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公文起草是指公文起草者遵照领导人或领导机关的指示精神，从领命、准备、构思到写就公文初稿的行文过程。公文起草是公文形成的第一步，是制发公文的基础和核心环节。
党的路线方针政策和国家法律法规，是各项工作的依据和准绳，更是公文起草的依据和准绳。符合党的路线方针政策和国家法律法规，是公文起草首先要遵循的原则。
发文机关的意图是发文机关领导集体的意图，即发文要达到的目的和设想。要做到完整、准确地体现发文机关的意图，公文起草者必须全面、仔细地了解和听取机关领导集体的意见和要求，特别要听取机关主要领导人的意见，从领导角度和全局高度来认识形势、分析问题、提出对策。
公文起草必须同现行有关公文相衔接包含以下三个方面的含义：其一，同现行有关公文相衔接，是指同有现行效用的公文相衔接。这里的公文包括本机关与其他机关的有现行效用的有关公文。需要说明的是，各级机关起草的公文必须符合各自上级机关的有关指示，并同本地、本部门实际结合起来。其二，在同一个问题上，有关公文可以从不同侧面做出某些规定，但它们之间应当相互配合，统一于上级机关的某一规定之中，不能相互矛盾。其三，根据新情况、新问题、新形势对现行公文的有关规定做某些改变，制定新的政策、规定等，既要符合实际情况、切实可行，又要在新制定的公文中以适当的形式有所交代或说明。例如，在公文的末尾可以加上交代性语句：“凡过去的文件规定与本文不一致的，以本文为准。”
只有坚持一切从实际出发，分析问题实事求是，全面、准确、客观地反映实际情况，找到解决问题的有效方法，公文才能发挥应有的作用。
制发公文是为了解决问题的，解决问题离不开必要的政策措施和办法。政策措施和办法的制定必须符合现实条件的要求，充分估计各种因素的影响和制约。
内容简洁，就是言简意明、简短精练、简而不疏、要言不烦、务实管用、意尽言止。
主题突出，就是要主旨明确，中心观点和分观点开门见山，直述不曲，一目了然。
观点鲜明，就是提出的各种意见、要求、措施等，都要清楚明白。
结构严谨，就是围绕主题表达的需要，合理地安排和展开材料，公文层次、段落的划分和安排前后呼应、逻辑严密、自然连贯。这里所说的结构，包括如何开头和结尾、怎样安排层次和段落，以及如何进行过渡和照应等。
表述准确，就是观点和论述要符合实际情况和机关意图，措辞得体，无虚假错漏，不产生歧义，遵守语法和文字、标点符号、计量单位等规范。在表达手段上，主要用叙述、说明、议论等文体，一般情况下不使用描写、夸张、比喻、讽刺、虚拟、幽默等修饰方法。
文字精练，就是简明扼要，用最精练的文字来表达发文机关的意图，力求做到词无可删、句无可减，使公文中的每一句话、每一个词都有其作用。
文种正确和格式规范，既是公文的“包装”，又是公文的“规矩”。如果在文种、格式上出现问题，就会严重影响公文的严肃性和效力。正确选用文种、格式，是公文起草的基本要求。
在公文起草阶段，要通过实地考察、座谈研讨、书面征求意见等方式，对公文中提出的政策措施和办法进行民主讨论，反复比较、鉴别和论证，在此基础上，对公文进行修改、充实和完善。
涉及其他部门职权范围内的事项，未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级税务机关应当责令其纠正或者撤销。
其目的在于把好公文质量关，强化责任意识和质量意识。
公文是各级党政机关实施领导、履行职责、处理公务的有效手段和重要工具，其背后是政府公信力，体现着治理能力和水平。公文出错绝非小事，会严重影响党政机关形象。以下这些错误，大家应该避免在工作中出现。
公文标题正误示例见表2-1。
表2-1公文标题正误示例
正文内容正误示例见表2-2。
表2-2正文内容正误示例
版记部分正误示例见表2-3。
表2-3版记部分正误示例
1.多个书名号或引号并列时使用顿号分隔
错例1：
为加强网络直播营销管理，维护国家安全和公共利益，保护公民、法人和其他组织的合法权益，促进网络直播营销健康有序发展，根据《中华人民共和国网络安全法》、《中华人民共和国电子商务法》、《中华人民共和国广告法》、《中华人民共和国反不正当竞争法》、《网络信息内容生态治理规定》等法律、行政法规和国家有关规定，制定本办法。
正确写法：
为加强网络直播营销管理，维护国家安全和公共利益，保护公民、法人和其他组织的合法权益，促进网络直播营销健康有序发展，根据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国电子商务法》《中华人民共和国广告法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《网络信息内容生态治理规定》等法律、行政法规和国家有关规定，制定本办法。
错例2：
各地税务机关要加强涉税专业服务实名管理，明晰纳税申报代理权利与责任，规范涉税专业服务机构及其从业人员申报代理行为，在委托人授权的范围内开展代理业务，如实准确填写申报表中“经办人”、“经办人身份证号”、“代理机构签章”、“代理机构统一社会信用代码”等信息，切实防范“越权代理”、“隐身代理”问题。
正确写法：
各地税务机关要加强涉税专业服务实名管理，明晰纳税申报代理权利与责任，规范涉税专业服务机构及其从业人员申报代理行为，在委托人授权的范围内开展代理业务，如实准确填写申报表中“经办人”“经办人身份证号”“代理机构签章”“代理机构统一社会信用代码”等信息，切实防范“越权代理”“隐身代理”问题。
错例3：
严格执行个人所得税有关政策，实施股权（股票，下同）激励的企业应当在决定实施股权激励的次月15日内，向主管税务机关报送《股权激励情况报告表》（见附件），并按照《财政部 国家税务总局关于个人股票期权所得征收个人所得税问题的通知》（财税〔2005〕35号）《财政部 国家税务总局关于完善股权激励和技术入股有关所得税政策的通知》（财税〔2016〕101号）等现行规定向主管税务机关报送相关资料。
正确写法：
严格执行个人所得税有关政策，实施股权（股票，下同）激励的企业应当在决定实施股权激励的次月15日内，向主管税务机关报送《股权激励情况报告表》（见附件），并按照《财政部 国家税务总局关于个人股票期权所得征收个人所得税问题的通知》（财税〔2005〕35号）、《财政部 国家税务总局关于完善股权激励和技术入股有关所得税政策的通知》（财税〔2016〕101号）等现行规定向主管税务机关报送相关资料。
【解析】标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间通常不用顿号。若有其他成分插在并列的引号之间或并列的书名号之间，宜用顿号。
2.在标示数值和起止年限时使用连接号不规范
错例4：
《制造业设计能力提升专项行动计划（2019-2022年）》。
正确写法：
《制造业设计能力提升专项行动计划（2019—2022年）》。
错例5：
各省级税务局分类分岗分批开展专业人才培训，以2-3年为周期，组织……。
正确写法：
各省级税务局分类分岗分批开展专业人才培训，以2~3年为周期，组织……。
【解析】标示时间、地域的起止一般用一字线（占一个字符位置），标示数值范围起止一般用浪纹线。
3.在并列分句中使用逗号统领
错例6：
各职能部门在查处取缔无证无照经营工作中要各司其职、互相配合，工商部门负责查处取缔未取得有效许可证擅自从事经营活动的行为；工信部门负责依法监督管理无线电和电子电器产品维修行业；公安部门负责依法监督管理旅馆业、公章刻制业。
正确写法：
各职能部门在查处取缔无证无照经营工作中要各司其职、互相配合：工商部门负责查处取缔未取得有效许可证擅自从事经营活动的行为；工信部门负责依法监督管理无线电和电子电器产品维修行业；公安部门负责依法监督管理旅馆业、公章刻制业。
【解析】用分号隔开的几个并列分句不能由逗号统领或总结。
4.在并列分句中使用句号后再使用分号
错例7：
一是养老保险安置。对进入企业工作的失地农民要同企业员工一样纳入企业职工基本养老保险；二是医疗保险安置。城镇居民医疗保险制度已建立，可参加城镇居民医疗保险。
正确写法：
一是养老保险安置。对进入企业工作的失地农民要同企业员工一样纳入企业职工基本养老保险。二是医疗保险安置。城镇居民医疗保险制度已建立，可参加城镇居民医疗保险。
【解析】分项列举的各项或多项已包含句号时，各项的末尾不能再用分号。
5.同一形式的括号套用
错例8：
围绕政府半年工作开展回头看，认真总结上半年工作，科学谋划下半年工作。（责任单位：各镇（街道））
正确写法：
围绕政府半年工作开展回头看，认真总结上半年工作，科学谋划下半年工作。[责任单位：各镇（街道）]
【解析】同一形式的括号应尽量避免套用，必须套用括号时，应采用不同的括号形式配合使用。
6.阿拉伯数字表示次序时使用点号不当
错例9：
1、督促主办单位按时办结。
正确写法：
1.督促主办单位按时办结。
错例10：
（1）、督促协办单位按时办结。
正确写法：
（1）督促协办单位按时办结。
【解析】带括号的汉字数字或阿拉伯数字表示次序语时不加点号，不带括号的阿拉伯数字、拉丁字母做次序语时，后面用下角点（圆心点）。
7.在图、表说明文字末尾使用句号
错例11：
（图表略）
注：以上各项数据统计截止时间为2020年12月31日；城市人口指常住户籍人口；规模工业企业个数统计为新口径。
正确写法：
（图表略）
注：以上各项数据统计截止时间为2020年12月31日；城市人口指常住户籍人口；规模工业企业个数统计为新口径
【解析】图或表的短语式说明文字，末尾不用句号。即使有时说明文字较长，前面的语段已出现句号，最后结尾处仍不用句号。
8.在标示发文年号时使用括号不规范
错例12：
根据× ×发[2013]3号文件精神，……
正确写法：
根据× ×发〔2013〕3号文件精神，……
【解析】标示公文发文字号中的发文年份时，应使用六角括号。
9.书名号内用顿号表示停顿
错例13：
按照《财政部、税务总局关于通过公益性群众团体的公益性捐赠税前扣除有关事项的公告》有关要求，现将……名单公告如下：
正确写法：
按照《财政部 税务总局关于通过公益性群众团体的公益性捐赠税前扣除有关事项的公告》有关要求，现将……名单公告如下：
【解析】书名号内标示停顿时用空格。
10.句内括号行文末尾使用标点符号不当
错例14：
为贯彻落实党中央、国务院决策部署，支持制造业中小微企业发展，促进工业经济平稳运行，现就制造业中小微企业（含个人独资企业、合伙企业、个体工商户，下同。）延缓缴纳2021年第四季度部分税费有关事项公告如下：
正确写法：
为贯彻落实党中央、国务院决策部署，支持制造业中小微企业发展，促进工业经济平稳运行，现就制造业中小微企业（含个人独资企业、合伙企业、个体工商户，下同）延缓缴纳2021年第四季度部分税费有关事项公告如下：
【解析】括号内行文末尾需要时可用问号、叹号和省略号。除此之外，句内括号行文末尾通常不用标点符号。
11.附件名称后使用标点符号
错例15：
附件：1.全国税务系统文明单位名单；
正确写法：
附件：1.全国税务系统文明单位名单
【解析】附件名称后不用任何标点符号。
12.二级标题在换行分段情况下使用句号
错例16：
（一）整合监管职能和机构。
为减少监管环节，保证上下协调联动……
正确写法：
（一）整合监管职能和机构
为减少监管环节，保证上下协调联动……
或者：
（一）整合监管职能和机构。为减少监管环节，保证上下协调联动……
【解析】二级标题在换行分段时不使用句号，如使用句号则不需要换行分段。