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登记作为一种公示方法，应当将不动产登记簿记载的事项对外公开，使第三人能够查阅。物权之所以需要公示，是为了方便第三人查阅和了解登记的内容。如果在登记之后，第三人非常难以查阅甚至根本无法查阅，登记的公示和公信力就无从谈起，因此，第三人能否较为便捷地查阅登记内容是能否发挥登记公示效力的前提。物权公示的主要目的并非使全社会每个人都了解已登记的特定的不动产信息，而旨在使与交易有关的第三人了解登记的信息，登记资料主要能够满足合同双方当事人以外或者物权人以外的可能和物权变动有关系的人了解相关信息的要求，达到相关要求就达到了登记的目的和物权公示的要求。
登记的信息如果能够为这些人所了解或查询，就已达到公示的目的。毕竟登记的也属于个人信息的组成部分，从保护个人信息考虑，也应最小化处理。因此《民法典》第218条延续了《物权法》第18条的规定。
该条规定：“权利人、利害关系人可以申请查询、复制不动产登记资料，登记机构应当提供。”其明确了权利人和利害关系人查阅不动产登记簿的权利。
从公示原则出发，某项不动产或者动产上是否设立了物权或者存在某种负担，应当公之于世，使第三人可以对之了解。但是有关登记的详细资料，则并不能向全社会公开。这就是说，应当对查询主体作出必要的限制。有学者认为，所谓公示就是指将物权设定和移转的事实向全社会公开。因而，登记资料属于公共信息，应当允许任何人查阅，不应该在法律上对查阅主体作出限制。
更何况，允许一部分人查阅而不允许另一部分查阅，在实践中也很难操作。应当看到，查阅登记资料的权利人范围，确实应当与公示原则相一致。但是，公示不一定意味着要将物权设立和移转的事实向全社会公开，登记的内容不一定向每一个人公开。探讨这一问题应当从公示制度设立的目的出发。公示的目的是要将物权设立和移转的事实向社会公开，从而维护交易安全，保护交易当事人的利益。对于毫无交易意愿的人，登记机构就没有向其提供查阅登记资料的义务。因为这些资料可能涉及登记权利人的隐私或者商业秘密，一旦泄露可能对登记权利人产生重大不利。因此，如果某人根本没有参与交易的意图，而只是想了解与交易毫无关系的涉及登记权利人的情况，在此情况下就没有查询的正当理由。正是因为这一原因，《民法典》物权编限定了不动产登记查询的主体范围。
依据《民法典》第218条，只有权利人和利害关系人才有权要求查阅、复制登记资料。查询主体包括两种类型：一是权利人，即对登记的财产享有财产权的主体。例如，某人将共有的财产登记在其个人名义下，则其他共有人应当属于权利人，有权进行查询。再如，买受人有权查阅相关财产是否登记在出卖人的名下，该财产上是否存在相关的权利负担等。又如，设定抵押之后，抵押权人可以查阅；财产在租赁之前承租人可以查阅出租人的有关情况。
二是利害关系人，即对登记财产享有利益的人，原则上是指交易的当事人或者潜在的交易当事人。交易当事人是指已经与登记权利人签订了不动产物权变动协议的当事人或者正在缔约的当事人。利害关系人既包括现实的交易关系当事人，也包括潜在的交易关系当事人。而所谓潜在的交易当事人，是指一切可能从事交易的人或者有交易意向的人，其需要了解不动产之上的权属状态，从而决定是否与权利人从事交易，如买卖、设定担保等。非潜在的交易当事人，虽然可以查阅一些必要的公共信息，诸如土地的面积和权属状况、房屋上是否设定了抵押等，但没有必要了解详细的登记资料，如有关登记权利人的家庭住址、电话号码等。
潜在的交易当事人之所以要了解这些信息，是为了避免出现欺诈。但是，其无法了解、也没有必要了解登记簿上所有权利人的信息以及此前的交易记录。除了交易当事人和潜在的交易当事人之外，登记权利人的近亲属需要了解家庭共有财产状况的，也有权进行查询。至于一般的新闻媒体、记者出于好奇心或者舆论监督的需要，是无权随意申请查询或复制登记资料的。
如何理解登记资料？对此存在不同观点。一种观点认为登记资料是指所有与登记相关的文件材料，不仅包括登记簿记载的内容，还包括作为档案留存的登记资料，如当事人的登记申请表、提交的相关文件等。另一种观点认为，登记资料仅限于登记簿。笔者认为，登记资料除登记簿之外，还应当包括其他与登记有关的重要资料，如当事人的登记申请表、不动产物权变动的原因文件（如买卖合同、法院生效的判决书等）、地籍图等文件。《土地登记规则》第59条第1款规定：“土地登记形成的文件资料主要有以下几种：（一）土地登记申请书；（二）土地登记收件单；（三）土地权属证明文件、资料；（四）土地登记审批表；（五）地籍图；（六）土地登记簿（卡）；（七）土地证书签收簿；（八）土地归户册（卡）；（九）土地登记复查申请表；（十）土地登记复查结果表；（十一）确权过程中形成的协议书、决定书等文件、资料。”此外，依据建设部颁布的《房屋权属登记信息查询暂行办法》，登记资料包括两部分：其一，房屋原始登记凭证，包括房屋权利登记申请表，房屋权利设立、变更、转移、消灭或限制的具体依据，以及房屋权属登记申请人提交的其他资料。其二，房屋权属登记簿。因为《民法典》第218条提出了“查询、复制”的概念，如果查询的对象只是登记簿的话，实际上是没有必要复制的。只有在查询对象包含了登记簿之外的其他材料时，才有必要对这些材料进行复制。
所谓“权利人和利害关系人有权查询、复制登记资料”，可以分为两类：一是应当向全社会公开、允许任何人查询的资料。这主要是不动产上的权利负担情况，例如是否设定了抵押权，是否有分管协议，是否已被查封，是否已经设定了地役权等。对于此种信息，登记机构有义务向所有的社会成员提供查阅、复制登记资料的便利。二是除上述资料之外的其他登记资料。对于这部分登记资料，因为涉及个人隐私，因此不宜完全作为公开信息。例如，不动产权属情况，登记权利人姓名、住址、电话号码等。对此种信息，只限于权利人和利害关系人查询，其他人如果没有任何正当理由要求查询，登记机构应予以拒绝。但是，一旦登记权利人要进入法律交易中，例如，某人委托房屋中介机构出售房屋，或者某人张贴了房屋的招租公告，那么也意味着他也希望与他人进行交易。对于愿意与其进行交易的当事人，登记权利人应当授权其查阅权属状况等登记资料。公示制度作为维护交易安全的基本规则，正是因为其目的在于维护交易安全，它应当是直接服务于交易的，所以对于登记资料，应当是面对交易当事人和潜在的交易当事人，而并非是要向全社会公开。
《不动产登记暂行条例》第28条规定：“查询不动产登记资料的单位、个人应当向不动产登记机构说明查询目的，不得将查询获得的不动产登记资料用于其他目的。”《民法典》物权编及《不动产登记暂行条例》的上述规定实际上限定了不动产登记查询的主体范围。公示的目的是要将物权设立和移转的事实向社会公开，从而维护交易安全，保护交易当事人的利益，但这并不意味着需要将不动产登记的内容向每一个人公开。依据《不动产登记暂行条例》第28条，对于利害关系人能够申请查阅的登记资料，应当作出必要的限制。一是，在没有经过登记权利人同意的情况下，不能对权利人的姓名加以查询，而只能查询不动产上的权利负担。二是，即便经过权利人同意，作出适当的限制还是有必要的，例如，有关登记权利人的家庭住址、家庭成员、联系方式等就没有必要公开。这就要求登记资料在详细记载的同时，应当加以分类，涉及权利负担、物权变动的内容可以记载于登记簿并予以公开，与交易或者物权变动无关的内容，不宜在登记簿上记载，也不能允许所有的人都去查阅。
依据《民法典》物权编的上述规定，登记机构作为专门负责登记的机构，不仅享有审查登记资料等权力，同时也承担公示的义务，此种义务就是向有权查阅的权利人和利害关系人提供查阅、复制登记资料的便利，从而促进不动产的交易安全。如果登记机构无正当理由拒绝权利人和利害关系人的查询，由此造成他人损害，则应当承担责任。在获得登记权利人授权的情况下，登记机构也有义务向他人公开涉及登记权利人财产隐私的资料。
需要指出的是，登记机构有义务对权利人的个人隐私保守秘密。应当看到，登记的信息确有一部分要转化为公开信息，但是，并非所有登记的信息公开以后都应当转化为公开信息。有一种观点认为，公示以后，所有信息都应当成为公开的信息，不再受隐私权的保护。这种理解是不妥当的。因为一方面，登记资料类型多样，记载的内容也较多，有些适于公开，有些涉及个人隐私或者商业秘密，不宜公开。另一方面，即使是有关财产归属的内容，也不都是公开的信息，因为财产登记并不意味着财产申报，没有必要把权利人的情况都向社会公开。凡是涉及权利人姓名、名称、住址等情况，都属于隐私权的范围，没有足够的理由无法要求当事人必须公开此种个人信息。对于这部分资料，不是任何人都可以查阅、复制的。我们要坚持公示原则，促进交易，但同时也要保护商业秘密和个人隐私。公示本身只是出于交易的需要而作出的制度上的安排，它只是给需要交易的人提供物权的真实情形，只需使那些需要交易的利害关系人知道权利的归属等情况，而并不一定需要使利害关系人了解权利人的一些个人隐私。因此，在建立公示原则的同时，既要保护利害关系人的知情权，又要维护登记申请人的隐私权。尤其是对登记机构来说，更不能将产权人的资料向中介机构和企业等擅自披露，从中牟取利益。
利害关系人在查询相关的登记资料后，对登记资料也负有保密义务，对此，《民法典》第219条明确规定：“利害关系人不得公开、非法使用权利人的不动产登记资料。”该条源自《不动产登记暂行条例》《不动产登记暂行条例实施细则》的相关规定，明确课以利害关系人对所查询的不动产登记资料的保密义务，即不得公开和非法利用所获取的权利人的不动产登记信息。因为这些信息属于权利人重要的敏感信息，包含权利人的家庭住址、财产状况、家庭成员等，一旦被公开和不法利用将会侵害权利人的生活安宁、隐私等权益。依据上述规定，虽然利害关系人享有查询、复制不动产登记资料的权利，但也负有对登记的个人信息的保密义务
，不得公开、非法使用权利人的不动产登记资料。
不过，《民法典》第219条虽然规定了利害关系人的保密义务，但有关利害关系人对个人信息和隐私的保密义务，是由《民法典》人格权编和《个人信息保护法》全面规定的，如果利害关系人违反了保密义务，造成他人损害，无法直接依据物权编的规则认定利害关系人的责任，而应当依据《民法典》人格权编及《个人信息保护法》有关隐私权、个人信息保护的相关规定认定其责任。