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所谓行文，是指一个法定作者向另一个法定作者或自己下属组织机构的发文，是机关办理公务的最主要形式。这里所说的法定作者，就是指公文的制文机关，它是依法成立并能以自己的名义行使权利的组织或者个人。根据公文法规的规定，公文行文应确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文一定不发，可长可短的公文一定要短。2012年年底，中共中央出台的关于密切联系群众、切实改进工作作风的“八项规定”，其中很重要的一条就是要“切实改进文风”，指出“要精简文件、简报，切实改进文风，可发可不发的文件、简报一律不发”，这对规范公文的行文具有重大指导意义。
由于行文是一个机关给另一个机关或本机关下属组织机构的发文，这一发一收之间必然构成一对行文关系。行文关系的确定，一看隶属关系，向具有被自己领导或指导关系的单位行文为下行文关系，向具有领导或指导自己关系的单位行文为上行文关系，具有平级或不相隶属关系单位之间的行文为平行文关系；二看职权范围，按照职权大小分别适用于不同的行文关系，如职权范围大的单位对职权范围小的单位行文属于下行文，反之，则为上行文，而不同职权的单位之间的往来行文显然为平行文。
行文关系，是指发文机关与受文机关之间的公文往来关系。
机关与机关之间的行文，是根据组织系统和本机关的职权、所处的地位及与其他机关之间的工作关系而进行的，主要是以机关或部门为单位的立体交叉的行文关系。在特殊情况下，领导者个人与机关、部门之间也可以形成行文关系。
行文关系具有双向性特点。具有行文关系的双方，一般都可以互相行文。
党政公文的行文具有一整套特定的制度，包括行文的方式和规则。为了避免行文混乱，《党政机关公文处理工作条例》设有专章为各级党政机关制定了严格的行文制度，以保证国家机关之间上下左右联系畅通，使国家机器指挥灵便、管理协调、运转自如、工作有效。
行文方向是指行文运行的方向，包括上行文、下行文、平行文三种方向。由于方向不同，行文方式也有所区别。行文方向不同，公文所涉及的文种以及行文的语气等都有很大的不同，而正确把握这种不同之处，是充分发挥公文的应有效用、顺利实现行文目的的关键所在。
1.上行文
上行文是下级机关向具有隶属关系的上级机关的行文。其行文方式有逐级行文、多级行文、越级行文三种。
（1）逐级行文。即下级机关向具有隶属关系的上一级机关行文，是上行文最基本、最常用的方式。除特殊情况外，下级机关一般均应向直接上级机关行文，以保持正常的领导与被领导关系。
（2）多级行文。即下级机关在必要时向具有隶属关系的上一级机关和更高一级的上级机关行文。这种行文方式只在个别特殊情况下如遇有重大问题时才可使用。
（3）越级行文。即下级机关在非常必要时，越过有隶属关系的上一级机关而向更高级的上级机关行文。这种方式只能在下列特殊情况下采用：
①由于发生特殊紧急情况，如严重火灾等，逐级上报会延误时机，造成更大损失的问题；
②向具有隶属关系的上一级机关请示多次，长期未能得到解决的问题；
③隶属下级机关与上级机关之间有争议而无法解决的问题；
④上级机关交办的，并指定越级上报的事项；
⑤对上一级机关进行检举、揭发的问题；
⑥询问与请示极个别的、必要的具体问题等。
2.下行文
下行文是上级机关向所属的下级机关的行文。其行文方式有逐级行文、多级行文、直达基层行文三种。
（1）逐级行文。即采取逐级下达的方式或只对直属的下一级机关行文。
（2）多级行文。即上级机关根据需要同时向所属的几级下级机关行文。
（3）直达基层行文。即上级机关直接向最基层机关行文。采用这种方式行文的多是无须保密的普通文书。
3.平行文
平行文是相互没有隶属关系的同级机关或不属同一系统的机关之间的行文。这是不分系统、级别、地区、性质的机关之间的行文。机关之间需要彼此联系工作、沟通情况时，可以使用函、通知等文种。
所谓行文规则是指制发公文必须遵循的基本准则。根据党和国家公文法规规定以及约定俗成原则，公文行文应当遵循如下基本规则：
（一）行文原则：公文行文应当确有必要，注重效用。
（二）行文权限：
1.公文的行文关系，应当根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级请示和报告。
2.根据授权行文。上级机关的职能部门根据授权，可向下级机关行文。
3.同级机关或相应单位可以联合行文。
（三）行文要求
1.“请示”应当一文一事和主送一个机关，如需要同时送其他机关阅知的，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。
2.“报告”中不得夹带请示事项。
3.公文一般不直接报送领导同志个人。
4.涉及其他机关职能的事项，机关之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。
《党政机关公文处理工作条例》第十三条明确规定，公文“行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性”，这是公文行文的基本原则，也是行文的出发点。在确定行文时，首先要明确行文的目的和作用，做到有的放矢，富有针对性。只有坚持这一点，才能有效地控制公文数量，从源头上治理“文山”问题，同时还要纠正“发文越多、文件的规格越高，对工作越重视”的误区，根据实际需要确定是否行文。例如，制发请示性公文，就应当研究请示事项是否属于上级机关的职责范围，同时还要研究解决该问题的可行性；制发平行文，要注意明确职权，防止推诿扯皮，搞公文旅行；制发下行文，则要符合实际，富有针对性，讲求实效，要注意避免照抄照搬上级机关文件或以文件贯彻文件，形成新“八股”。只有这样，才能使发出的公文达到预期的目的。
行文规则是行文制度的系统规定，是行文关系的处理规范，是将公文处理过程中产生的机关或部门之间的权利与义务关系用规则确定下来，从而形成共同遵守的行文制度。
上行文是下级机关向上级领导机关（包括有业务指导关系的上级机关在内）的行文。在上行文的行文关系上，应注意把握以下几点：
1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。
2.党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。
3.下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
4.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
5.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。
6.受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。
下行文是上级机关对所属下级组织的行文。在下行文的行文关系上，应注意处理好以下几点：
1.主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
2.党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。
3.党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。
4.涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。
5.上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。
所谓平行文是指平行机关或不相隶属机关之间的行文。在平行文的行文关系上，应注意把握如下几点：
1.要选准文种。用于平行文的文种相对较少，主要有函、周知性的通知以及告知性的意见。
2.要注意联合行文的条件。根据新《条例》第十七条的规定：“同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。”“党委、政府的部门依据职权可以相互行文。”
3.要注意行文的态度和语气。在写法上，由于平行文的各机关或部门之间是对等关系，因此要做到态度谦和，语气平缓，不能唯我独尊，强加于人，更不能用指示性的口吻。
4.不相隶属机关之间一般用函行文。
《党政机关公文处理工作条例》第十四条中明确规定公文的行文关系应当根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级向上级机关行文，尤其不得越级行文请示问题；但因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。所谓“越级”是指越过自己的直接上级领导机关而向更上一级的上级机关行文。所谓“特殊”，主要包括下列一些情形：由于情况十分紧急（如战争、重大灾害等），逐级请示会延误时机给工作带来损失；经多次请示直接上级领导机关，长期拖而不批的重大问题；上下级机关有所争议而无法办理的原则性事宜；上级机关指定越级上报的事项；对直接上级组织严重违法乱纪问题的揭发、检举等。
上级机关向下行文，除非特殊需要，也不可越过直接下级组织向更下一级组织行文指挥工作、布置任务、决定事项。
所谓行文位度，指在行文过程中对行文对象的定位要准确。对上行文，谁负有办理的职责与权限，就报送给谁，切忌“多头主送”。尤其是撰写请示，必须坚持“主送一个机关”的原则，严禁搞“多头主送”，以免造成上级机关相互推诿、扯皮，谁都不答复，或者反过来谁都答复但意见不一致，这样会令请示机关难以适从，因而也就难以实现行文目的。受双重领导的机关，在行文请示时，应当本着谁有权力批准或者解决这个事项就主送给谁，而把另一个上级机关列为抄送机关，同样不能搞“多头主送”。对下级行文，谁需要知道或办理，就下发给谁，切忌“无的放矢”。正确确立行文的位度，是顺利实现行文目的的关键所在。
新《条例》公布实施后，将党政两大系统的公文法规合二为一，有人认为党政机关行文就不再讲究“分开行文”，其实这是一种误解。党政机关行文要按隶属关系分别进行，不可相互交叉行文。具体要求是：同级党委可以向政府机关党组、党委行文，但不宜直接向政府机关发指示；政府机关向同级党委请示、报告工作，应以机关党组、党委的名义行文，不可使用政府机关的名义。不管是上行或下行，均不可将上级的党政机关或下级的党政组织一并列入主送或抄送，除非是党政联合行文。
至于党与人大、人民团体以及企事业单位的党政工团等组织的行文，亦应参照上述原则办理。
所谓联合行文，是指两个或两个以上的机关、部门联合在一起行文，是公文行文较为常见的形式，以增强行文的法定效力。联合行文的基本原则必须是同级，它可以是几个部门联合向上级机关或向下级相应对口部门的行文，也可以是同级机关或者上级机关的某一部门与下一级机关的联合行文。具体地说，按照《党政机关公文处理工作条例》第十七条规定：“同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”
在过去一个时期，部门行文偏多过滥，导致“文山”增高。比如，国家及省、市、县的一些部门，不经政府授权，擅自向下一级政府直接行文，交代任务，布置工作；一些部门的内设机构（如部属的公司、厅属的处、局属的科等）越权对外行文的现象十分突出，致使政出多门，使下级难以适从。
要遏制“文山”，就必须精简文件，而规范部门行文则是要抓住的关键所在。为此，新《条例》进一步明确提出：“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。”
函与信函式公文是在公文处理实践中容易被人们混淆的两个概念。函是正式公文文种之一，而信函式公文是以信函格式印制的公文，是一种重要的公文发布形式。在实际工作中，一些非普发性公文，诸如批复、函、通知、通报等，常常使用信函格式印发，此即所谓信函式公文。因此，二者属于不同的范畴，不能相提并论。
部门内设机构与相应的其他机关进行工作联系需要行文时，只能以函的形式行文。“函的形式”是指公文格式中区别“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。具体而言：
1.部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文，不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项。
2.“信函形式”的格式与正式标准的文件格式是截然不同的。这里所讲的“函”是形式，而不是指文种，所以在具体使用时，不要把“函的形式”与作为文种的“函”混为一谈。至于“函的形式”所使用的文种，“应注意选择使用与行文方向一致，与公文内容相符的文种”，这些都是确保函文种使用趋于规范的必要条件。
3.需要注意的是，《党政机关公文格式》定义了两大类公文格式：第一类是常用格式或称标准格式，包括单一机关行文、联合行文时的常用公文格式；第二类是特定格式，包括命令（令）格式、信函格式和纪要格式。在这两大类格式中，除了命令（令）格式与《条例》中的命令（令）文种、纪要格式与《条例》中的纪要文种具有一一对应的关系以外，需要在公文起草过程中根据实际情况灵活选择，例如起草一份“意见”公文，既可能选用常用格式，也可能选用信函格式。也就是说，信函格式所使用的文种不仅仅限于“函”，还可能是“意见”“批复”“通知”“通报”等文种。
批转系公文写作领域的专用术语，是一种重要的公文发布方式，适用于上级机关对下级机关公文的处理，是上级机关对下级机关的文件材料，批注意见后下发给所属单位贯彻执行或参考的行文方式。行文部分由批转行文和被批转行文两部分组成。批转行文一般包括：对被批转文件的评价，批转的目的、意义，要求或希望等。对一些比较重要的问题，还可进行必要的强调或补充说明，提出指导性意见和要求。例如《国务院批转民政部关于进一步加强生产救灾工作的报告的通知》。
转发也是一种重要的公文发布形式，它适用于把上级和不相隶属的机关的文件材料下发给所属机关贯彻执行或学习参考。行文部分由转发行文和转发对象（被转发的文件材料）组成。转发行文正文通常包括被转文件材料全称，转发的目的、意义、希望和要求等。根据工作需要可以把上级发至本级的文件材料继续下发，如××省人民政府办公厅《转发交通运输部关于制止在铁道两旁滥砍林木的通知》；也可以将平级机关给领导机关的请示性安排下发。例如国务院办公厅《转发国家计委、农牧渔业部关于加快农村改灶节柴工作报告的通知》；还可用于转发下级机关的请示性安排和其他对全局有重要影响的文件材料，例如《中共××县委关于转发××厂党委加强廉政建设的几点做法的通知》；也可以转发那些由不相隶属的机关形成的对自己部属工作有指导、借鉴意义的文件材料，如《××市人事局关于转发××县委组织部举贤荐能的十条措施的通知》。
批转与转发的不同之处，主要是在对被转材料的选择上，批转只能是对自己所属下级单位形成的文件材料，而转发既可以转发上级的文件材料，又可以转发不相隶属机关形成的文件材料。
亦称下发。印发的字面意思就是把文件印出来发下去。这里不是指的作为公文形成过程中印制和发出这两个环节，而是指制文机关制作的批语性公文的一种形式。在实际工作中，有不少文件本体很短小，而随之制发的文件材料（可称副体，但不属公文的附件）却较长，这些公文就是批语性公文，其中有一部分就是以印发形式制作的。
以印发形式下发的文件材料，通常是制文机关某一部门或某位领导人或某次会议形成的文件材料，如机关内某一部门制定的规章制度要发给下级机关或单位执行，就可以印发的形式发下去；再如某位领导人的讲话（谈话）对下级工作有指导作用，也可以印发的形式发给下级学习和贯彻执行；还如某次会议形成的简报、纪要之类的文件，也可以印发给下级贯彻执行。
发布是公文写作领域，与印发、批转和转发等术语一样，也有其特定的含义。仅从字面的解释来讲，发布表示思想、观点、文章和意见通过报纸、书刊或者公众演讲等形式公之于众（见《现代汉语词典》）。在公文写作领域，发布就是指公开制发、布达，要求全体公众周知且要执行，其所涉及的文种既有命令（令）、公报、公告、通告等告知性公文，也包括通知、通报等文种，要求受众知晓或者执行。例如《国务院关于发布<医疗事故处理办法>》的通知》，这是对一份法规的发布，使用“发布”一词，说明这份法规面向全社会公开，其受众范围不受任何限制。这也说明了其与印发、批转和转发等术语之间的差异。因此，在制发公文时一定要准确使用。
公文的行文关系，不是随意产生的，是按照机关的性质、地位、隶属关系及职权范围来划分的，是有其客观规律性的。只有从实际出发，按照客观规律办事，才能使公文真正起到办理公务的“一种重要工具”的作用。正确地按行文关系去做，对于提高党和国家机器的组织管理效能有着极其重要的作用。但是，目前有些单位在行文上不够符合正确的行文原则，给公文的正常运转和准确、快速的传递、处理造成不少麻烦。其具体表现是：
如某局党委直接向局属各公司的行政机构发指令行文件，某县委向县直各行政部门发指示性通知（这些机关、部门的党组仍然存在），某县粮食局以局行政机构的名义向县委报送工作总结，某一农垦总场以行政机构名义向各分场党、政组织发紧急通知等，这些行文方法都是不妥的。前两种情况应以向各公司及县政府和县直各单位的党组、党委行文为宜，第三种情况则应改为以粮食局党委的名义向县委报送为妥，最后一种情况则以改作农垦总场党、政联合行文为好。
诸如某市商务局党组向各区、县的商务局党组发指令行文件，某县农林局党组向市农林局党组写工作报告等，这种行文显然是不妥当的。还有，某市人大常委会党组直接向市政府所属各局、委、办和市属各企业、事业单位的行政机构发指示性通知，要求认真宣传贯彻《中华人民共和国治安管理处罚法》，并要求这些单位将宣传贯彻的情况予以报告。由于市人大常委会党组与市直各行政、企事业单位并没有什么直接的隶属关系，所以这样行文是不合适的。正确的做法是或以市人大常委会党组名义就有关《治安管理处罚条例》的宣传贯彻问题提出具体意见上报市委，请求批转全市各单位的党组织，予以贯彻执行；或以市人大常委会的名义，直接行文给它的执行机关——市人民政府，再由市政府或采取转发的形式，或采取另行发文的办法，要求市直各单位认真贯彻执行市人大常委会的意见。
如某市所属一个区的公安分局，在报送《关于我区当前治安主要情况及今后工作的意见》时，主送机关写的是“区委、市局”。这不仅在行文上造成党政不分（因为公安分局用行政部门的名义向上级党组织行文），而且容易给工作带来一定麻烦。要么造成区委、市局都不批复，要么造成双方都做出批复而批复的意见恰恰相反的现象，这就不便于下一步工作的顺利进行。
例如某县人民政府与该县安全生产监督管理局联合行文，标题是《关于加强煤矿安全生产管理工作的通知》。这一行文的错误在于县政府与县安全生产监督局不是平行单位，后者是前者的下属职能部门。以一个县的最高行政机关行文足可以解决问题，而偏偏挂上一个管理部门，这不但没有使县政府增加什么权威性，相反却有失行文的严肃性，显得多此一举。
例如某市工商局，拟对全市现有的27个工商所的设置进行调整，合并成10个。其在向市政府报送的《关于调整合并全市工商所设置的请示》的同时，也将此件抄送给局属各科、室，结果消息传播出去，未等政府做出批示，下面业已人心浮动，有的干脆自行合到一起办公，给工作带来了混乱。由此告诉我们，向上级机关的请示，不能同时抄送给同级或下级部门。因为在上级未批准之前文件的内容并不生效；但向下级机关发布的重要文件，必要时可同时抄送给上级机关，以便上级了解和掌握情况。
某市教育局向市财政局发送《关于召开我市教育工作会议所需经费的请示》，市财政局不但安然受之，而且给对方发出《关于同意拨付我市教育工作会议所需经费的批复》。双方本是平行单位，在会议经费上忽而一下子变成一个上级，一个下级，而且谁也不能为然，不知是“毛病”，岂不怪哉。按照行文关系的原则，平行单位之间不能写请示或报告，同样平行单位之间也不能使用批复。正确的做法是向有关主管部门请求批准，只能使用“函”（“申请函”）这个文种，有关主管部门在回复时也只能使用函（答复函）。
某市教育局给各区、县的卫生局、教育局行文，要求为具有30年教龄的中、小学教师开设“专门保健门诊”。市教育局与各区、县的卫生局没有业务上的指导关系，故这样行文是不妥的，它极易给工作带来指挥上的混乱。
按照行文关系原则，上级机关所属的主管部门，只能根据本级机关授权或已有规定，答复上级机关向本部门联系、商洽或申请批准的问题，但无权做指示、下命令。但实践中有些行文却违反了这一原则。例如某县民政局给乡镇人民政府发出通知，内容是“定于本月7日上午召集殡葬改革工作座谈会，望乡、镇政府主要负责同志及分管民政工作的副职务必参加，并按提纲要求准备好口头发言材料，届时在会上发言”，这样行文是不合适的。因为它们之间没有上下级的隶属关系，县民政局无权对乡、镇政府下指示、派任务。
某市煤炭生产管理局安全处，以处的名义行文给下属的32个煤矿生产单位，要求各单位吸取近期连续发生的严重瓦斯事故教训，立即开展安全大检查，发现隐患、堵塞漏洞，严防类似事故发生，并将各单位安全检查整顿的情况做出书面报告。这一行文，内容十分必要，但方式极其不妥。根据《条例》的规定，部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文，此事应以市煤炭生产管理局的名义行文为妥。
上述种种，均属公文行文中应当注意和防止的问题。坚持正确的行文关系，有助于机关工作的正常运行，并可避免行文混乱，防止和克服文牍主义。因此，对行文关系切莫抱着无所谓的态度，要本着对革命事业高度负责的精神，严格、慎重地对待，以确保公文处理工作的规范化。