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什么是公文？这是一切公文工作者（理论研究人员和实际工作者）都必须首先弄清的问题，也是公文学研究的最基本问题。在公文学的整个概念体系中，公文的定义是最常见的、最简单的概念，它是联结公文学全部知识单元的总钮结。
关于公文的定义，2012年4月16日中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发的《党政机关公文处理工作条例》借鉴并延续了以往公文法规中对公文概念的逻辑表述，从公文的形成范围、性质、功能和体式等方面，对公文的定义问题做出了明确界定，其第三条明确规定：“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”（见《党政机关公文处理工作条例》第三条）
公文格式专指法定（或称主要、正式）文种外形结构的组织与安排，以及公文的书写、字体、用纸的规格和样式等。公文格式是公文具有法定的权威性和组织约束力在形式上的表现，是区别公文与一般文章的重要标志，也是保证公文的质量和提高办文效率的重要手段。中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局和中国国家标准化管理委员会于 2012 年 6 月 29 日发布了《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）国家标准，该标准在1999年标准的基础上做了很大修订，显得更加科学、严谨、完备。在《党政机关公文格式》中，从整个公文的组成部分划分到各要素的标识规则都有十分明确具体的要求，各级党政机关必须坚决依照执行，其他机关包括人大机关、政协机关、审判机关、军事机关、人民团体和企事业单位等应比照执行。这些机关和单位有的制定了本系统或本部门的公文格式标准，在具体行文过程中应当首先按照本系统、本部门的规定执行，但如果其向党政机关行文时，就必须遵照《党政机关公文格式》的规定执行。
版心是公文格式中的一个重要术语。主要是在公文印制过程中，为了美观和装订方便，公文用纸的上、下、左、右4个方向都要留下白边，不能都印满文字，能够用来印刷文字的中心区域我们称之为版心。公文用纸天头（上白边）为37±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。实际上，公文版心只是一个虚拟概念，在正式印制文件时并不以实线框显示。
按通常理解，“字”（word）和“行”（line）就是一个汉字和一行汉字，但在《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）国家标准中却有其特定含义，主要目的是为了规定公文版心内的“坐标系”，然后再通过坐标系对公文格式各要素进行准确定位。由于公文是一个先横后纵的文字排列体系而不是图形体系，无须按照XY轴坐标精确到多少毫米，因此采用“字”和“行”的方式对公文版心内的空间进行定位，就建立了一个非常简单和方便的坐标体系。严格准确地讲，公文横向距离的基本度量单位就是“字”的字宽，公文纵向距离的基本度量单位就是“行”的行高。按照国标的解释，“字”是用来标示公文中横向距离的长度单位。一字指一个汉字宽度的距离。“行”是用来标示公文中纵向距离的长度单位。一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。
平订和骑马订均系公文的重要装订形式。平钉，即铁丝平钉。是将印好的书页经折页、配帖成册后，在钉口一边用铁丝钉牢，再包上封面的装订方法。用于一般书籍的装订。骑马订，取其于装订之时，将摺好的页子如同为马匹上鞍一般的动作，配至装订机走动的链条之上。装订以后钉子就订在马背的位置上。因此，打开书来看最中间的部分，可以发觉整本书以中间钉子为中心，全书的第一页与最后一页对称相连接，最中间两页也以其为中心对称且相连。
按照《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）国家标准的规定，骑马订或平订的公文应当：
a）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允许误差±4mm；
b）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；
c）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3~5mm。
分隔线系《党政机关公文格式》中的新提法，原来称为版头反线，此外还有诸如正线、文武线和武文线等多种概念表述，由于对所谓正线、反线等说法并没有清晰的定义，在实践过程中公文制作人员也对此表示困惑，不知道多粗的线算正线，多粗的线算反线，为避免歧义，简化操作，《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）中将其调整为“分隔线”。其中，版头与主体之间的分隔线为红色，版记部分的分隔线为黑色。信函格式公文及纪要格式公文也是如此，但命令（令）格式公文其版头与主体之间没有分隔线。
版头属于公文格式术语，即公文格式的第一部分。《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）国家标准将一份完整的公文划分为版头、主体、版记三部分，这样划分，主要是因为这三个部分各有特点，边界比较明显。版头位于公文之首，位置相对固定，与人们通常所说的“红头文件”的“红头”部分对应。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头。包括“份号”“密级和保密期限”“紧急程度”“发文机关标志”“发文字号”“签发人”6项要素。值得注意的是，过去的在国家行政机关公文法规中将版头称为“眉首”，而在党的机关公文法规中称之为“版头”，这次《党政机关公文格式》国家标准沿用了党的机关公文处理工作中的惯用称谓，同时也符合人们日常的理解习惯。
这是公文的最为重要和核心部分。主体的特点是篇幅不固定，依据公文内容的长短而变化，由于公文的实质性内容均在此部分，因此称之为“主体”。根据《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）的规定，主体是指公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分，又称内文，是党政公文的实质性内容，由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素组成。
版记也是公文格式的有机组成部分，版记位于公文之尾，位置相对固定。版记部分又称文尾，位于公文末页下部，以分隔线相夹，分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。主要由抄送机关、印发机关和印发日期两个要素组成。过去的行政机关公文处理法规曾经将版记称为“版尾”，现已废弃不用。
公文纸型是指公文用纸的幅面尺寸规格。按照《党政机关公文处理工作条例》第十二条以及《党政机关公文格式》的规定，公文用纸幅面采用采用GB/T 148中规定的国际标准A4型，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。之所以这样规定，主要有以下几点原因：一是采用A4型纸已成为国际范围公文用纸的共识；得到各国和各国际组织的广泛应用；二是我国已经具备采用国际标准A4型公文用纸的条件。因此，在《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》中明确规定采用国际标准A4型纸，充分体现了党政机关公文处理工作科学发展的要求。
行款是指书写或排列文字的行列款式，包括字序和行序。如汉字原来直排时，字序由上而下，行序由右而左；现在横排的行款，字序由左而右，行序自上而下。按《党政机关公文格式》的要求，公文正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。亦即公文第一行字顶格编排在版心左上角，公文最后一行字必须沉底到版心下边缘。但在特殊情况下也可做适当调整，即当公文排版后所剩余的空白处不能容纳得下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的解决。或者将字距行距调大，或者将字距行距调小，从而使正文和印章处于同一页上。
公文份数序号简称份号，是指公文印制份数的顺序号，系将依据同一文稿印制若干份时对每份公文的顺序编号，其作用便于登记查找、统计、清退。根据公《党政机关公文处理工作条例》的规定，涉密公文应当标注份号。
密级是秘密等级的简称，是指公文的机密等级，是公文格式的组成项目之一。《党政机关公文处理工作条例》规定：“密级和保密期限是指公文的秘密等级和保密期限。”涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
紧急程度是对某些急需处理的文件，由发文机关对受文机关提出处理的时限要求。它也是法定公文格式的组成项目之一。根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，紧急程度是公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
发文机关标志即人们通常所说的“红头”，是公文的非常重要的格式要素之一，它直接体现着发文机关的权威性，也是公文严肃性和庄重性的具体体现。根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
发文字号又称发文号、发文编号。它是公文格式中一个不可缺少的组成部分，即向外发文的登记编号，是公文的“身份标识”。根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，发文文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
签发人即签发文件人的姓名。根据《党政机关公文处理条例》的规定，上行文应当标注签发人的姓名，这就是说只有上行文才会出现签发人。公文标注签发人姓名，主要目的是为上级机关在处理下级机关公文时，上级机关领导人了解下级机关谁对上报的事项负责，从而有利于增加决策的透明度，进一步增强公文签发者的责任感。
标题是对公文主要内容的概括和揭示，其作用在于向读者传达公文的基本内容。根据《党政机关公文处理条例》的规定，公文标题由发文机关名称、事由与文种三个要素构成，通常称这种完整的公文标题为“标准式”的公文标题。
主送机关是公文的重要格式项目。根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
正文是公文最重要的格式项目，是一篇公文的重心。根据《党政机关公文处理条例》的规定，正文是公文的主体，用来表述公文的内容。公文正文的内容繁简不一，应当根据实际情况正确地确立主旨，恰当地运用材料，规范地运用结构规则去谋篇布局，准确简要地运用语言，以此来传递和记载形形色色的公务信息。
附件说明也是公文主体部分的一个格式要素，但并非每份公文都有。根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，附件说明是指公文附件的顺序号和名称。
发文机关署名即公文的制发机关，亦称落款，是指发文使用的名义。它是公文格式中的一个重要组成部分。发文的名义必须是法定的公文作者，党和国家机关以及企事业单位，都是依据法律、条例、章程而建立的，它们可以根据自己的职能和权限制发公文，都是法定的公文作者。发文的名义主要是以单位组织的名义为主，有时也用机关首长和国家领导人的名义，如中华人民共和国主席令、全国人大常委会委员长令、机关首长对所属工作人员的任免令（或任免通知）等。以领导人名义作为公文的作者，并非以其私人身份出现，而是以他所在机关法定领导人身份行使职权的一种表现。根据《党政机关公文处理工作条例》规定，发文机关署名应当使用发文机关全称或规范化简称。
成文日期是公文的生效时间，是党政机关公文生效的重要标志。根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
公文加盖印章是体现公文效力的表现形式，是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据。根据《党政机关公文处理工作条例》规定，公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。上行文，一定要加盖印章；纪要一般不加盖印章；联合下行文时，所有联署行文机关均须署名并加盖与发文机关署名、发文机关标志相符的印章。
签署，是以机关领导人的名义发文，由签发公文的领导人亲笔在公文落款处签字，大批印发的公文可使用签名章，多适用于议案、命令（令）等文种。
根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，附注是公文印发传达范围等需要说明的事项，对公文的发放范围、使用时需要注意的事项加以说明。
根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，附件是指公文正文的说明、补充或者参考资料。主要包括与公文正文内容相关的文字材料、数据、名单、图表、图形等，对公文正文起到解释、补充、说明或者印证、参考作用，是公文正文的有机组成部分，与正文具有同等效力。
根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期。
根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，页码是指公文页数顺序号。值得注意的是，在党政公文的18个格式要素中，页码不在版心之内，而位于版心之外。
（一）公文作为一种特定体式的文体，在国家政治生活、经济建设和社会管理活动中起着十分重要的作用。公文格式即公文的表现形式，具体是指公文由哪些要素项目组成以及各要素项目在公文文面上的分布位置及相关要求。规范的公文格式不是人们任意强加给公文的，而是公文本身的一种客观需要，是其写作结构的一种规律性表现，它不仅体现公文的法定权威性和约束力，而且有利于提高工作效率，保证政令畅通。公文格式不规范，不仅影响公文的质量和美观，更重要的是会影响公文的效力，甚至由于格式不规范而造成各种谬误，直接影响公文的严肃性和应有作用的发挥，有时还会因此造成重大失误。
（二）公文格式标准化是公文处理工作本身所需要的。公文处理要实现规范化、制度化、科学化，公文格式的标准化是重要前提。公文格式标准化，将会给公文处理工作带来极大方便，有利于提高工作质量和效率。公文处理工作是机关的一件大事，也是频次最高的一项日常工作。办文部门每天都在制发公文，如果没有一定的规则，一个领导一个要求，一个秘书一种格式，不仅大大增加了文秘人员的工作量，而且也影响党政机关的形象。如果对公文的格式不重视，甚至认为它是细枝末节，只要公文内容不出错，格式规范与否无伤大雅，那样不仅会损害机关工作的形象，而且还会影响机关工作的质量和效率。因此，公文格式标准化是公文处理工作科学化、制度化和规范化的基本前提。
（三）公文格式标准化是与国际接轨的必然要求。随着20世纪80年代初国际标准A4型纸作为国际公文用纸以来，各国和国际组织均普遍使用A4型纸制作公文。当然，采用A4型纸应满足一定的条件，一是印刷设备，一是办公设备，如复印机、打印机等。从目前的技术基础来看，我国各级党政机关绝大多数都已满足这些基本条件，因此，将公文用纸统一规定为国际标准A4型，对于提升公文的外在表现形式质量，提高纸张使用效率，方便公文印制和归档管理起到非常重要的作用，也是公文纸张使用方面的一次飞跃。此外，目前我国与公文印刷有关的技术设备，一方面已经能够适应公文格式标准化的需要，另一方面也迫切要求公文格式实现标准化，然后以标准化为依据设计、改进和提高技术装备水平。
（四）公文格式标准化是信息化时代的必然要求。当前人类社会已经进入信息化时代，计算机和现代化的文印设备已普遍进入办公室，使用计算机进行公文处理的最大好处就是提高办公效率，改善办公环境和办公条件，对提高公文的制作水平和质量起到积极作用。如果没有统一的公文格式标准，通过计算机排版打印出来的公文风格各异，这对公文的严肃性和有效性将产生不利影响。如果有了统一的公文格式标准，就可以由相关的软件开发人员依据标准编制出党政机关公文制作模板，由此而生成的公文就一定是标准化的。
公文格式专指法定（或称主要）公文文种外形结构的组织与安排，包括由哪些要素组成，以及这些要素在页面上的标识位置。根据《党政机关公文处理工作条例条例》和《党政机关公文格式》的规定，公文格式的组成要素主要包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等，共计18个。《党政机关公文格式》将一篇完整的公文分为版头、主体和版记三部分。版头位于公文之首，位置相对固定，与人们通常所说的“红头文件”的“红头”部分对应；主体的特点是篇幅不固定，依据公文内容的长短而变化，由于公文的实质性内容均在此部分，因此称之为“主体”；版记位于公文之尾，位置相对固定。用一个形象的比喻，版头可称之为公文的“头”，主体称之为公文的“身”，版记称之为公文的“脚”。
公文格式的技术、印刷、用纸要求是：
（一）公文用纸幅面采用国际标准A4型，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
（二）公文用纸一般使用纸张定量为60g/m 2 ~80g/m 2 的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度 80%~90%，横向耐折度≥15 次，不透明度≥85%，pH值为7.5~9.5。
（三）公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。
（四）公文的版面规格，公文用纸天头（上白边）为37±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。
（五）在制版要求方面，要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1 mm。
（六）在印刷方面，要求双面印刷；页码套正，两面误差不超过2 mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
（七）在装订方面，要求左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4 mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90°，无毛茬或缺损。骑马订或平订的公文应当：a）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允许误差±4mm；b）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；c）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3~5mm。包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。
（八）在用字方面，如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以做适当调整。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以做适当调整。
《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》国家标准对公文格式构成要素的名称在原来的基础上进行了统一调整，从而使之更趋规范和合理。例如“份号”，原来党的机关公文称为“份号”，行政公文则称为“份数序号”，“发文机关标志”，原来党的机关称为“版头”，行政公文则称为“发文机关标识”；再如“附注”，原来党的机关公文称为“印发传达范围”，行政公文则称为“附注”，这次均趋于一致；另外对有些格式要素进行了删除，例如去掉了“主题词”这一使用多年的格式要素，使公文拟制和办理更加快捷，也减少了公文拟制过程中的麻烦。
从总体上讲，公文的格式应当包括标准格式和特定格式两大类。标准格式也称通用公文格式，特定格式则又包括信函格式、命令（令）格式和纪要格式。除了命令（令）格式和纪要格式之外，通用公文格式与信函格式的文与《党政机关公文处理工作条例》中所规定的15个文种之间并不存在一一对应或者一对多的关系。这样，在起草公文的时候，应当根据行文规则和公文内容，首先确定使用什么文种，然后再选择适当的公文格式。例如起草一篇意见，既可能使用通用的公文格式，也可能使用信函格式，这是由发文方向和公文内容所决定的。如果起草一篇通知，可能使用平行文和下行文，也可能使用信函格式，但不可能使用上行文。但是，命令（令）格式和纪要格式与文种具有一一对应的关系，亦即起草命令（令）时，只能使用命令（令）格式，不能使用其他格式；在起草纪要时，只能使用纪要格式，不能使用其他格式。
法定公文中的公布性文件（诸如公报、公告、通告、公布令等）使用的文件格式与内部运行的公文格式，是有所区别的。它们虽属下行文，但由于行文方式不是在内部运行，而是通过报纸、广播、电视、网络等媒体形式予以公开发布，所以与一般公文格式相比，其主要区别是：一无版头，二无主送，三无发文字号，四无抄送、印发日期等。也就是说，公布性文件的规格包括：标题、正文、落款、成文日期。公布令、公告一般还带有编号。
法定公文以外的机关常用应用文，由于不属于法定的正式、主要文种范畴，所以不能采用标准式的公文格式，也不具有独立行文的资格。正是基于这个原因，决定了总结、计划、领导讲话等常用应用文只能采用简便式公文格式，即无版头、发文字号、主送机关、附件、抄送机关、盖章（总结例外）等项要素。它的正确格式是：标题，正文，成文年月日。总结、计划等常用应用文在行文时，必须从法定公文文种中寻求一个文种来作为载体，载运着它来行文，我们通常称这种载体叫作“文件头”。“文件头”大都由通知、命令（令）（下行时）或报告、请示（上行时）及函（平行时）来担任。“文件头”，从行文的形式上看是一份公文的主体，而从实际内容上看，文件的主体恰恰是文后所附的总结、计划等，因为这种“文件头”仅仅是一个行文的载运工具，但其后所附的文件不作为公文的附件对待。对于在正文中已经写明报送、批转、转发、印发等字样的公文，在其生效标志后所附的内容不是公文的附件，因此在附件说明处不必标注相关内容。
下面是一份“文件头”样式：
所谓“特定格式”是相对于公文的通用格式而言的，是公文通用格式的补充，通常包括信函格式、命令（令）格式、纪要格式三种，其公文组成要素的标注规则有别于公文的通用格式的要求，但在实际工作中，这些特定格式的公文被广泛使用，其作用和效力与通用格式的公文相同，只是表现形式有所不同。在具体实践中，应当结合本单位的实际情况正确选用公文的格式。如信函格式是针对非普发性公文所采用的一种格式，它是一种特定的公文格式，并不是一个文种，与我们通常所说的“函”文种有着很大的区别。长期以来，公文的信函格式被各级行政机关普遍使用，通常用于答复、解释或说明某一具体事项。相对于公文的通用格式而言，信函格式相对简单，易于操作，多见于通知、批复、意见、函等文种的公文之中。命令（令）格式则体现出了国家政令的权威性和统一性，根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，命令（令）适用于公布法规和规章，宣布施行重大强制性措施，批准授予和晋升衔级，嘉奖有关单位和人员。值得注意的是，采用命令（令）格式只适用于命令（令）文种，具有专门性和单一性。纪要格式则是专门记载会议议定事项和主要情况的一种固定格式。根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。在实际工作中，各级党政机关例行会议、专题会议等讨论议定的事项和会议主要情况可通过纪要的形式印发，作为指导机关开展工作的依据。由于纪要格式有别于公文的通用格式，而且目前各级党政机关的纪要格式五花八门，很难规定统一的样式。值得注意的是，纪要格式也只适用于纪要文种，纪要格式与纪要文种也是严格绑定的。采用上述特定格式印制的公文与通常文件格式印制的公文其作用与效力是相同的，只是表现形式有所不同。
“信函格式”是公文格式中区别于“文件格式”的一种。按照规定在行文时应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。这种格式的具体标准与安排规则是：
（一）发文机关标志推荐使用红色小标宋体字，大小自定。使用发文机关全称或者规范化简称，联合行文时，使用主办机关标志。发文机关名称之后不加“文件”二字。发文机关标志上边缘至上页边为30mm，居中排布。与通用公文格式相比，发文机关标志往上移了42 mm。
（二）发文机关标志下 4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布。
（三）如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
（四）发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
（五）标题居中编排，与其上最后一个要素相距两行。
（六）第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为 3 号汉字高度的7/8。
（七）首页不显示页码，从第二页起开始标注页码。
（八）与一般公文格式相比，信函格式公文版记中不加印发机关和印发日期，只有抄送机关抄送机关上下不加分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。
具体格式如图所示：
（一）发文机关标志。命令（令）格式的发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，一般不使用发文机关规范化简称。居中排布，发文机关标志上边缘至版心上边缘为20 mm，推荐使用红色小标宋体字，字号大小由发文机关自定。联合发布的命令（令），发文机关名称顺序分行编排，两端对齐，“命令”或“令”字置于所有联署发文机关名称右侧，上下居中编排。
（二）令号。令号是命令（令）的编号，作用等同于发文字号，发文机关标志下空两行居中编排令号，一般采用“第× ×号”的形式，不编虚位。
（三）标题和正文。命令（令）一般无标题。令号和正文之间无红色分隔线。令号下空两行编排正文。正文的内容一般较为简短。
（四）签发人职务、签名章和成文日期的编排，单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空两行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空两字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。
签名章一般用红色。具体格式如图所示：
（一）纪要标志。纪要格式是以固定版头印发纪要的特定格式，纪要标志由“×××××纪要”组成，不加“文件”二字，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字，字号大小自定。
（二）纪要编号。纪要编号的作用等同于发文字号，可居中编排在发文机关标志下空两行位置，可以采用“第× ×号”的形式，不编虚位。
（三）标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空两字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐，段末加句号。同一单位不同人员之间、不同单位之间的分隔符号可根据实际情况确定。
标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。
（四）纪要不加盖印章。
（五）纪要格式可以根据实际制定。
简报是一种具有独自特殊格式的文书。它的格式，主要表现为都有专门设计的固定样式的版头，上面用醒目大字标明简报的名称，如《××简报》《××动态》《情况简报》《××情况》等，下面写明编发机关、印发日期、期号。简报的末尾处，标明印制的份数、分送单位等要素。如下图：
传真电报是随着电子技术的发展而出现的一种公文传递形式，分明传电报和密传电报两种。其主要项目包括：
明传电报报头称“内部传真电报”（见图1），密传电报报头称“密码电报”（见图2）。也有的由发报机关加“密传发电”组成，如“国务院密传发电”。
即收报机关（单位）。如收报机关（单位）较多，可写规范化统称，如“各市（地）、县人民政府”。
即签发人签名。如是打印的传真电报，可直接打印签发人姓名。
即紧急程度，如“特急”“加急”等。
密码电报的编号有“部门号”“译传号”“总号”“抄送号”等，明传电报有“部门号”“××机号”两种。部门号即电报的文号。其他编号由机要部门分别填写。
供收报机关（单位）分管负责人书写批办意见。
传真电报的标题、主送机关、正文、落款等格式，与公文的一般格式相同。
电报在格式上与一般文件有所不同，主要体现在以下几点：
（一）电报首页的版式，不论上行文、平行文还是下行文，均使用同一版式；
（二）发电的紧急程度分为特提、特急、加急、平急四种；
（三）电报的成文日期就是电报的实际发出日期，成文日期上落款，不加盖印章；
（四）发电生效标识，若通过中办机要局、外交部机要局或各省（区、市）党委机要局等发送的电报，应加盖其制发的“发电专用章”，若本单位自行发送的电报，则应标注签发人姓名。
公文的版面尺寸即公文页边与版心尺寸。为了美观和装订方便，公文用纸上、下、左、右四个方向都要留下白边，不能印刷文字，能够印刷文字的部分称之为版心。按《党机关公文格式》的要求，公文的版面尺寸规格为：公文用纸天头（上白边）为37±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。这样使公文版心居于A4型纸的略偏右下部分，从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重的感觉，符合公文的庄重性要求，同时在天头处留下足够的空间，用于公文处理。从水平方向看，钉口略大于切口，使公文正文正好水平居中，便于阅读。
（一）在公文处理实践中，有些公文需要附带表格。如果是竖排表格，应当与正文同等对待，即与一般文字无异；但如果是横排表格，为了与一般页码位置一致，页码应放在横表的左侧，单页码在表的左下角，双页码在表的左上角。
（二）对于横表的表头，单页码放在钉口一侧，双页码放在切口一侧。这样编排能够保证连续编排的表格可以依次顺序向下看。
（三）与公文正文一起装订时，横排表格的页码按照正文的编排要求标注。
（四）公文如果需要A3表格，也就是表格的开本比较大，而且是作为公文的最后一页时，为避免表格的脱落，应使表格处于封三之前的位置，而不应将表格粘贴在封四上。此时，A3表格一般不编排页码。如A3表格在公文中间，页码编暗码。
版头规格是指公文版头部分的尺寸规格。按照《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）的规定，公文的版头规格由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
版式系指公文的版头发布形式。根据《党政机关公文格式》国家标准的规定，公文版式包括标准版式和特定版式。各种版式式样如图所示：
A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1；公文首页版式见图2；联合行文公文首页版式1见图3；联合行文公文首页版式2见图4；公文末页版式1见图5；公文末页版式2见图6；联合行文公文末页版式1见图7；联合行文公文末页版式2见图8；附件说明页版式见图9；带附件公文末页版式见图10；信函格式首页版式见图11；命令（令）格式首页版式见图12。
公文份号，是指公文印制份数的顺序号，系将依据同一文稿印制若干份时对每份公文的顺序编号，其作用便于登记查找、统计、清退。根据公文法规的规定，涉密公文应当标注份号。如需标识公文份数序号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。对此，需要把握以下几个要点：
（一）并不是所有的公文都需要编制份号。《党政机关公文处理工作条例》明确规定，涉密公文应当标注份号。即只有秘密、机密和绝密的公文才需要标注份号。当然，如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份号。编制份号可以唯一标识印发的公文，能够准确掌握公文的印制份数以及分发的范围和对象。发文机关根据份号可以掌握每一份公文的去向。因此，发文机关在发文和收文机关在收文时，都要对份号进行登记。当公文需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份号掌握其是否遗漏或丢失。
（二）标识公文份数序号，一般用6位3号阿拉伯数字，实际编号时可采用3~6位阿拉伯数字，编虚位补齐，即第一份公文份号可以编为“001”“0001”“00001”“000001”，不应编为“1”“01”。在实际操作过程中，有的单位是用印号机手工在成文上加盖份号，也有的印刷设备带有印号功能，可以与文件同时印刷，由发文机关自行掌握。
（三）份号所使用的字体，也由发文机关自行掌握。
（四）份号顶格编排在版心左上角第一行，版心第一行也就是天头下边缘，距离公文上页边37㎜处下面第一行，“顶格居左”的意思是指份号横向紧贴版心左边缘（钉口边缘，距左页边28㎜），份号上边缘紧贴天头下边缘。
密级是秘密等级的简称，是指公文的机密等级，是公文格式的组成项目之一。《党政机关公文处理工作条例》规定：“密级和保密期限是指公文的秘密等级和保密期限。”对此，应当注意把握以下几点：
（一）秘密等级是标识公文保密程度的标志。《党政机关公文处理工作条例》进一步规定“涉密公文应当根据涉密程度分别标注‘绝密’‘机密’‘秘密’和保密期限。”根据《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定，“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。
（二）保密期限是对公文密级的时效的规定，公文制发机关应当按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和相关规定确定公文的密级和保密期限。
（三）密级的标注位置，根据《党政机关公文格式》的规定，如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，例如“秘密★1年”“绝密★10年”。“绝密”“机密”或“秘密”两字之间不空格，保密期限中阿拉伯数字和“年”字也不空格。如果只标密级不标保密期限，“绝密”“机密”和“秘密”两字之间空一字。
（四）需要注意的是，密级和保密期限一定要编排在公文版心左上角第二行，不能编排在版心左上角第一行，因为《党政机关公文处理工作条例》规定“涉密公文应当标注份号”，这就意味着标注密级必须同时标注份号，份号编排在第一行，则密级和保密期限一定编排在第二行。
（五）公文如有附件，且附件带有密级的，应以其中的最高密级标识公文的密级。
紧急程度是对某些急需处理的文件，由发文机关对受文机关提出处理的时限要求。它也是法定公文格式的组成项目之一。对此，应当注意把握如下几点：
（一）《党政机关公文处理工作条例》规定，按公文送达和办理的时间要求，紧急程度分为“特急”“加急”。电报的紧急程度标识分为“特提”“特急”“加急”与“平急”。
（二）如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；具体排在第几行，有3种情况：一是如果只有份号，没有密级和保密期限，紧急程度就编排在版心左上角第二行；二是如果有份号、密级和保密期限，紧急程度就编排在版心左上角第三行，三个要素在版心左上角的第一、二、三行依次编排；三是如果既没有份号，有没有密级和保密期限，紧急程度则编排在版心左上角第一行。
（四）需要强调的是，如果同时标注密级和保密期限、紧急程度，表达紧急程度的两个汉字之间不空格，即应标注为“特急”；如果只标密级和紧急程度不同时标注保密期限，表达紧急程度的两个汉字之间应空一字，即应标注为“特急”。
（五）有的公文在标题中对紧急性质已做了标示，例如《关于××××的紧急报告（或紧急通知）》等，就可不再另外加注紧急程度标识。
发文机关标志即人们通常所说的“红头”，是公文的非常重要的格式要素之一，它直接体现着发文机关的权威性，也是公文严肃性和庄重性的具体体现。对此，应当注意把握如下各点：
（一）根据《党政机关公文处理工作条例》的规定：“发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加‘文件’二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。”
（二）值得注意的是对于发文机关标志称谓的变化，原来的公文法规，党的机关称为“版头”，国家行政机关称为“发文机关标识”，存在着不一致的情况，《党政机关公文处理工作条例》将其统一称为“发文机关标志”。
（三）发文机关全称应当以批准该机关成立的文件核定的名称为准，规范化简称应当由该机关的上级机关决定，当然也有由本机关自定的，但一定要明文告知其他相关的机关，而不能只是自己使用别人并不知晓。
（四）需要注意的是，以前党的机关公文版头曾经有发文机关全称或者规范化简称后面加“（××）”发布形式，用于各级党委通知重要事项，任免干部，批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作。《党政机关公文处理工作条例》中已经将此种版式取消，不宜再用。这样做也有利于党政机关发文机关标志的规范与统一。
（五）《党政机关公文格式》中规定，发文机关标志推荐使用小标宋体字，这是因为小标宋体字显得庄重，其他字体如楷体、隶书、魏碑体等都带有某些书法艺术的成分，不适合标注党政机关。关于发文机关标志的字号，应当以不大于上级机关为原则自行酌定，但不能超过22㎜×15㎜ （长×宽）。
（六）在具体排布位置上，发文机关标志如果文字较少，要尽量拉宽字间距，如果文字较多，则要尽量缩小字间距，总体上要小于版心的宽度，做到醒目、美观、庄重。
（七）值得注意的是，与原来相比，发文机关标志的位置有了变化，原规定发文机关标识上边缘至版心上边缘的距离为25㎜，对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘的距离则为80㎜，这样规定就使得各级党政机关在设计和印制空白的红头文件用纸时需要两种不同留白格式的红头纸，显得很麻烦。《党政机关公文格式》规定无论上行文、下行文还是平行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘的距离统一规定为35㎜。35㎜就是3行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限以及紧急程度。
（八）对于联合行文，发文机关标志可以同时标注联署发文机关的名称，也可以单独使用主办机关的名称。如果需要同时标注联署发文机关时，应分行连续标注所有联署发文机关名称，一般主办机关在前，并将“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。
签发人即签发文件人的姓名。根据《党政机关公文处理条例》的规定，上行文应当标注签发人的姓名，这就是说只有上行文才会出现签发人。公文标注签发人姓名，主要目的是为上级机关在处理下级机关公文时，上级机关领导人了解下级机关谁对上报的事项负责，从而有利于增加决策的透明度，进一步增强公文签发者的责任感。对此，应重点把握如下几点：
（一）需要说明的是，所有公文都有签发人这个概念。《党政机关公文处理工作条例》要求，公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由主要负责人签发。因此可见，任何一份公文都有签发人，一般性公文由主管领导就可以签发，而上行文必须由机关主要负责人签发。主要负责人是指各级机关的正职或主持工作的负责人。因此，上行文标注的也只能是机关的主要负责人。
（二）在具体标注方法上，为清晰醒目，对比明显，“签发人”三字使用3号仿宋体字，后加全角冒号，冒号后使用3号楷体字标注签发人姓名。
（三）单一机关或者两个机关联合上行文，签发人编排在发文字号的右侧，与发文字号处在同一行，右空一字，这样显得对称美观。
（四）如有多个签发人，签发人的标注方法是，“签发人”三字和全角冒号与首行签发人姓名编排在发文机关标志下空两行位置，按发文机关顺序编排签发人姓名，每行一般排两个签发人姓名，两个签发人姓名中间空一字，回行时应做到每行签发人姓名的第一个字都要对齐。为与三个字的人名对齐，两个字的人名中间空一字。发文字号应始终与最后一个签发人姓名处于同一行。
（五）联合发文时，所有联合发文机关的负责人都称为签发人，并都需要标注签发人姓名，当然主办机关的签发人应放在第一位。
（一）分隔线系《党政机关公文格式》中的新提法，原来称为版头反线，此外还有诸如正线、文武线和武文线等多种概念表述，由于对所谓正线、反线等说法并没有清晰的定义，在实践过程中公文制作人员也对此表示困惑，不知道多粗的线算正线，多粗的线算反线，为避免歧义，简化操作，《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）中将其进行了调整，统一称为“分隔线”。
（二）就通常而言，一篇公文中的分隔线可以有若干条。在公文首页版头部分的发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线；公文末页版记部分也有至少两条分隔线，用于区分版记与正文以及版记部分各要素。分隔线应当与版心等宽，即156mm，居中印制。
（三）需要特别注意的是，党的机关公文，原来在红色分隔线的正中央需要点缀一颗五角星，以示鲜明醒目和美观大方，除了党的机关公文外，其他机关公文均不得在红色分隔线中央嵌入五角星。而在《党政机关公文格式》实施后，这种做法业已取消，即无论党的机关还是国家行政机关公文，均不得在红色分隔线点缀一颗五角星，否则就是不合规范的。
发文字号又称发文号、发文编号。它是公文格式中一个不可缺少的组成部分，即向外发文的登记编号，是公文的“身份标识”。发文字号的作用主要体现在以下几个方面：
（一）便于文件的发出 。通过发文编号，使文件在文书部门挂号登记，文书部门就得履行职责按时将文件组织发出。
（二）便于掌握、统计发文的数量 。大单位对外发文较多，一看发文编号就知道整个单位及部门向外发出多少份文件。
（四）利于保管的系统性 。编制发文字号的原则，《党政机关公文处理工作条例》中明确规定：“发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。”其具体要求是：（1）发文字号三个构成要素的排列顺序，应先是机关代字，其次是年份（书写时两面加六角括号），最后是发文顺序号。编排在发文机关标志下空两行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，即4位年代号，“98”“15”等都是错误的；年份用六角括号“〔〕”括起，例如〔2015〕，它既不是数学公式中的中括号，也不是圆括号；发文顺序号是一个发文机关一年内制发文件的统一流水号，一般以不同的发文形式分别进行统一的编号，例如以本机关的名义制发的公文可以统一编号，以本机关办公厅名义制发的公文另行统一编号。不加“第”字，不编虚位（1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。（2）发文字号的拟制，难度最大的要数发文机关代字，它是由发文机关文秘部门为本机关所有部门统一编制的规范化缩写加“发”“函”等组成。规范化缩写应能够代表发文机关的特征，如中共中央的代字为“中”，国务院的代字为“国”，中共江苏省委的代字为“苏”，江苏省人民政府的代字为“苏政”，中共成都市委的代字用“成委”，成都市人民政府用“成府”，国家质检总局党组用“国质检党组”，国家质检总局用“国质检”。也有在发文机关规范化缩写和“发”“函”之间加拟稿部门的代字，如“发改高技”“发改办高技”。党政机关的发文字号应以分开为宜。（3）在机关代字中应明确发文的含义，如“中发”“中办发”“闽党发”“晋汾党发”等。（4）几个单位联合行文时，不应一文多号，而应只标主办机关的发文字号。（5）在编写发文机关打字时，要力求做到明确、简洁、规范，且不产生歧义和冲突。特别是不能与上级机关、同级机关的机关代字相互冲突或重复，如某县的政府、政协、政法委三机关的代字都会编成“×政发”，就会出现不同文件同一文号的现象，要力求避免。（6）还有，发文机关代字应力求用字简练，有的发文机关代字有七八个、十几个字之多，虽然可能各有其所代表的层次，但代字过长，不仅使人读不懂，还会带来很多不必要的麻烦，诸如登记费事、排版困难等。（7）在机关代字中，要不要注明承办部门的代字，可视具体情况而定，如大单位可以考虑这样做，一般中小单位就不甚必要。（8）发文字号的标注位置，如果是平下行文，应以置于版头之下正中位置为宜。上行文的发文字号则居左空一字编排，此时右侧对称位置标注签发人，发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。
标题是公文的“眼睛”，在公文中具有非常重要的作用。具体包括以下4点：
（一）传神 。向阅者传递公文的基本精神和中心思想。作者撰写一份公文都具有其一定的主旨，即写作主体通过公文的全部内容所表现出来的一种贯穿全文的基本精神与中心思想，如制文的原委、目的及其主张等。假若一份公文没有标题，阅者只能通读全篇密密麻麻的文字之后，才知道这份公文的基本精神与中心思想是什么，这就会给阅者把握公文的主旨带来很大困难。公文有了标题，标题中的“事由”主要用以揭示公文的主旨，人们一看“事由”，就知道公文的基本精神和中心思想，可以提高阅读公文的效率。
（二）显性 。即显露公文的性质、特点。公文标题中都标注有文种名称，公文的阅者通过看标题中的文种，就可以准确地把握这份公文的性质和特点。
（三）好记 。标题是一份公文的名字，有了这个名字，收发文机关才便于登记管理。
（四）便用 。正因为标题是公文的名字，在日常查询、起草公文和讲话时引用起来非常方便，一提标题人们就会自然想到是哪份公文，而且也便于事后对其进行立卷、归档。
标题是对公文主要内容的概括和揭示，其作用在于向读者传达公文的基本内容。根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，公文标题由发文机关名称、事由与文种三个要素构成，通常称这种完整的公文标题为“标准式”的公文标题。例如《国务院关于深化流通体制改革加快流通产业发展的意见》，其发文机关是“国务院”，文种名称为“意见”，中间部分为“事由”。就通常而论，在发文机关与事由之间要加介词“关于”，在事由与文种名称之间要加一个助词“的”。从语法结构上看，公文标题通常是由一个偏正词组构成，以文种名称为中心词，前面加发文机关名称和事由做限制成分。
值得注意的是，关于公文标题的拟制规定，原来的公文法规曾经表述为“一般应当标明发文机关名称，并准确标明公文种类”，这就是说，在有些特定情况下，公文标题的3个构成要素可以省略，有时可以省略发文机关名称，有时可以省略事由，当然文种系必备要素，决然不可省略。但《党政机关公文处理工作条例》对此做出了明确规定，即必须由发文机关、事由、文种3个要素组成，不可或缺。发文机关名称可以使用发文机关全称或者规范化简称。要注意3个或者3个以下的机关联合行文时，应当列出所有的发文机关名称；如果是4个及4个以上的机关联合行文时，则可以采用排列在前的发文机关名称加“等”字的表述形式，以免将公文正文挤出首页，而这又违反了公文写作的一条最基本原则，即要确保首页显示正文。
事务性文书的标题，在写作时则比较灵活，可采用新闻式的公文标题，主要是简报、调查报告和讲话稿等文种有时使用。这类标题表现得很随意，有的只有一个标题，有的则有正副两个标题，其中正标题一般用来揭示正文的中心内容，副标题则用以说明反映的单位、时间、人物和事件。例如《与时俱进，持之以恒——关于××市健全“三位一体”德育网络情况的调研》《改革促联合 联合出效益——我市县办工业横向联系方兴未艾》。有的还用附加括号式的标题，即在标准式公文标题的下面正中位置加一圆括弧，括号内注明某年某月某日，经某某会议讨论通过或批准的字样。这种标题主要适用于：经会议集体讨论通过，且无红色版头又无主送机关标识的决定、决议以及条例、规定、制度、办法等法规性文件。
小标题又称分题、插题、层次标题。在公文写作中，尤其是那些头绪复杂、内容丰富、篇幅较长的公文，精心撰拟小标题，以概括揭示某一段落或层次的中心内容，突出某一件事或某项工作进程的阶段性，强调某种思想观点、措施或问题，从而让阅者准确地领会公文内容，是十分重要的。对长篇文章相间有序地设置这样的“窗口”，便产生疏朗醒目的美感。
公文写作中如何拟定小标题呢？应当主要把握以下六点：
（一）看是否准确恰当 。小标题对于本段所写的内容主旨而言，必须概括得准确无误，恰如其分。例如，有篇关于××工程的调查报告，题为《一颗盲目施工的苦果》，设立了这样几个小标题：“钓鱼”工程，后患无穷；违反基建程序，造成浪费；合同没订，扯皮无穷；领导外行，吃尽苦头。其中第三个小标题下面的内容为：××工程一开工，“扯皮”之战就打响。遇到问题，主建、施工、设计三方各说各的理，问题不能顺利解决。这个工程自兴建以来，主建、施工和设计三方，竟连一份经济合同都没签订。设计图纸没有按时完成，拖延了工期，但设计单位不负经济责任；主建部门任意要求修改设计，不受任何契约约束；施工单位则是“老牛赶山，走着瞧”，来一部分图纸，要一部分钱，干一部分工程。外装修用的面砖就是一个三方扯皮的典型事例。主建单位要求由面砖改为水刷石，设计单位则坚持要用面砖；而面砖的采购，主建单位和施工单位又互相推靠、扯皮近半年之久。
这段文字是该项工程三方互相“扯皮”的活写真。作者将小标题拟为“合同没订，扯皮无穷”是极其准确恰当的。
（二）看是否明确集中 。拟定小标题，要特别注意不能过于杂乱，而要力求明确集中，写得越单一越好。不要将几个性质不同、不能相提并论的问题，硬行扯在一起，搞成“小杂烩”。同时，也不能将原本是性质相同的问题，却分散到两个小标题中去说。例如×单位所写的《二〇一五年度工作总结》，共列有四个小标题，其中第一个是“解放思想，广泛宣传，积极争取对外业务，努力开展多种经营”。不难看出，这个小标题的内容较为杂乱，既有思想政治方面的，又有生产经营方面的，将这些性质不同的事项硬行“捏”在一起，显得头绪纷繁，庞乱芜杂。
（三）看是否照应总题 。拟定小标题，要注意与全文总标题相呼应。总标题是对全篇内容的高度概括，是“纲”，各个小标题均是从不同角度、不同层面对总标题内涵的展示，是“目”。它们共同服务于总标题，呈现出一种“轮辐向心”和“众星捧月”的态势。例如《中共中央、国务院关于保护森林发展林业若干问题的决定》一文共列有八个小标题：稳定山权林权，落实林业生产责任制；木材实行集中统一管理；对林业的经济扶持；木材综合利用和节约代用；抓紧林区的恢复和建设；大力育林造林；发展林业科学技术和教育；加强党和政府对林业的领导。可以看出，上列小标题是从八个方面制定了如何“保护”、如何“发展”的林业政策，丝丝入扣，不枝不蔓。值得注意的是，一些方针政策性较强的公文如通知、意见等，其所设立的小标题往往呈现出一种规律性的特征，即通常在第一个小标题交代问题的重要性及必要性，中间各题是有关指导思想、基本原则、总体目标以及主要任务、政策措施等方面的内容，最后则是组织领导方面的要求，也是从不同角度对总标题加以展示。
（四）看是否合乎逻辑 。拟定小标题，必须注意讲究逻辑性。从逻辑角度讲，公文总标题与小标题之间具有领属关系，而各个小标题相互之间则是并列关系。撰写时要对其进行合理的分类，符合逻辑，不能彼此包容或者相互交叉，不该并列的不能并列。对各个小标题的设置，还要照应全文主旨，分清性质、轻重、主次，仔细考虑其排列次序，做到条理清楚。例如《××县放宽政策和发展第三产业现场办公会议纪要》，共列有六个小标题：关于放宽政策问题；关于筹建货场问题；关于发展第三产业问题；关于贷款问题；关于扩建整流器厂问题；关于企业办理工商营业执照问题。从表面上看，各标题排列整齐具体，反映出了会议的主要议题。但仔细推敲则不然。从总标题来看，会议的中心议题实际是两个：一是放宽政策问题，一是发展第三产业问题。因此，要拟定小标题，有这样两个也就足够了。有些应归属“发展第三产业问题”，有些则应归属“放宽政策问题”。而文中所列小标题将具有从属关系的“问题”并列，显然不当。
（五）看是否有艺术性 。拟定小标题，还要讲求艺术性。一般来讲，主要有四种方法：一是运用形象化的语句。例如《中纪委关于加强纪检工作座谈会纪要》一文，其中最后一个小标题“自己干净才能帮助别人洗澡”，采用借喻手法，生动活泼，耐人寻味。二是运用对仗式。但这种对仗一般只是讲求字数的对称整齐，而非严格意义上的对仗。例如上文“总结工作，增强信心”“全党动手，上帮下促”等便是。三是运用排比式。例如《全国农村工作会议纪要》下设五个小标题：关于农业生产责任制；关于改善农村商品流通；关于农业科学技术；关于提高经济效益、改善生产条件；关于加强思想政治工作和基层组织建设。以介词“关于”做提示语，统辖全“局”，结构紧凑，语势强劲，富于表现力。四是使用该段中具有概括性的“原话”。这在一些综合性的简报以及先进人物事迹材料中较为多见。
（六）看是否匀称和谐 。即指各个小标题的拟定，一定要顾及相互之间在形式上的整齐匀称，无论在句式还是在字数上，都要尽量做到和谐顺畅，讲究布局上的美感，不能长短不一，参差不齐。例如《全国农村工作会议纪要》一文所设的五个小标题，均是以介词“关于”做提示语，构成整齐的排比式布局，显得十分匀称和谐。而像前文《一颗盲目施工的苦果》一文所列的四个小标题，第一、第三和第四个小标题均是由八个字组成，但第二个小标题却不如此，破坏了标题的整体美。因此，可将其中的“基建”二字删去，以求和谐匀称。
现代汉语中的标点符号有点号和标号两大类。其中标号包括引号、括号、书名号、省略号、破折号、着重号和连接号、间隔号、专名号九种，用以标明词语的性质和作用。关于公文标题中标点符号的使用问题，原来规定的“除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”，这就是说，公文标题中不提倡使用标点符号，只在出现法规、规章名称时需要加书名号。但是，需要注意的是，《党政机关公文处理工作条例》对公文标题中标点符号的使用未做任何限制性规定，也就是说在公文标题的写作中，完全可以根据实际需要适当使用相应的标点符号。然而，从实践来看，公文标题中所能够使用的标点符号一般仅限于5种，即引号、括号、书名号、顿号、破折号。其中引号是用以表示行文中直接引用的话，表示特定的称谓或需要着重指出的部分，表示具有特殊含义的词语。引号分为单引号和双引号两种。在公文标题的制作中，要时常用到引号。公文标题中引号的使用意义较为固定、单一，一般是在对某一事物需要着重指出时使用。例如《关于“渤海2号”钻井船翻沉事故的检讨报告》，其中的“渤海2号”属特定称谓，使用时必须用引号标明。再如《关于“农转非”户口审批制度改革情况的报告》，其中的“农转非”是一个缩略语，具有特殊含义，它是农业户口转为非农业户口的简缩，使用时必须用引号标明，以示强调。
现代汉语中的括号是表示文章中注释的部分。在公文标题中，有时要用到括号，用以对标题内容进行补充、解释或说明。这种标题中的括号，多是针对文件内容的成熟程度予以说明，是公文标题的组成部分，是不可缺少的。例如《××市人民政府住房公积金管理办法（试行）》，其中的“试行”是对文件成熟程度的限定，说明此办法尚有待于在实践中进一步修订、补充。它与标题同为一个整体，不能割裂开来。现行的公文写作中，在使用括号时存在的问题较为严重。这突出表现在拟写批转或转发性公文标题时，对“试行”“修改草案”“暂行”等说明性词语，置于书名号之外。这是不正确的，有损于原标题的完整性，例如：
××省教育厅关于转发教育部
《高等学校学生行为准则》（试行）的通知
此标题中的“试行”，表明了该文件的成熟程度。它与文件标题内容关系密切，是不可分割的整体。因此，在拟制时，除将“试行”加括号外，应特别注意将其置于书名号之内。
公文标题中的这种说明性词语，都是依据公文内容的成熟程度及公文文种选用的，其位置既可以出现在题尾，也可以出现在题中。括号只在题尾说明时才使用，而题内则不须用标点符号。例如《国家行政机关公文处理暂行办法》，不能写作《国家行政机关公文处理（暂行）办法》。
现代汉语中的书名号是用以表示书籍、文章、文件、报刊等名称。公文标题中经常使用书名号，主要用于批转、转发性公文。现行公文写作中，在拟制标题时使用书名号常见的错误主要是位置不当。例如：
批转××县商业局《关于深化改革，振兴××县商业实施意见的请示》的通知
这个标题书名号的使用位置不当。因为这是一个批转性标题，而批转和批复是不同的。批转是针对原文件的批准和转发，需将原文标题一字不易地标出；而批复则是针对来文所请示问题的答复性意见。如果将此标题改为批复性的，因其对象是××县商业局请示的问题，故可将标题拟为“对××县商业局《关于深化改革，振兴××县商业实施意见的请示》的批复”，发文机关可以置于书名号之外。而在批转时，因是县商业局的文件，因此，在拟写标题时，应将“县商业局”作为原标题不可缺少的部分，一并加上书名号，而不能将其截然分开；故此标题应改为“批转《××县商业局关于深化改革，振兴××县商业实施意见的请示》的通知”。
顿号用于表示语段中并列词语之间或某些序次语之后的停顿。公文标题中使用顿号具有特定的条件，即只能适用于标题的事由部分所出现的并列词语之间的停顿，例如《中共中央办公厅 国务院办公厅关于少开庆功、表彰大会的通知》，其中“庆功”“表彰”两个并列词语之间即应使用顿号隔开。值得强调的是，联合行文时，并列的两个或多个发文机关名称之间不用顿号，而采用空格的方式处理。
破折号用于标示语段中某些成分的注释、补充说明或语音、意义的变化。一般适用于由正副题组成的公文标题，其中正题往往是虚的，对公文所涉及的内容进行概括，而副题则往往是实的，对正题进行补充、解释或者说明。例如《改革促联合 联合出效益——我市县办工业横向联系方兴未艾》《今年的党风要有一个根本性的好转——中纪委2015年第38次会议纪要》。
总之，对于公文标题中的标点符号的使用，一定要严格区分其界限，不能混淆滥用；要注意掌握它们的不同特点和功能，以便使拟制出来的标题合乎要求，从而更好地维护公文的规范化和严肃性。
所谓“事由”，顾名思义，“事”即事情，“由”即要点，是指一篇公文所要解决的主要问题。对此，不能把“事由”简单地理解为解决问题的原因，也不能把“事由”单纯地理解为态度、看法、观点、认识，它是与态度、看法、观点、认识有着密切关系的主张、措施、办法、要求。提炼公文的事由要善于概括全文的中心内容，语意要完整准确，而且用语一定要高度概括和凝练，寥寥几字即解决问题，切不可题文不符抑或失之繁冗。在公文标题的拟写中，如何寻求准确、精练、得体的“事由”，是公文标题写作成功的关键所在。例如《中共中央关于加强党同人民群众联系的决定》一题，事由部分即为“加强党同人民群众的联系”，通过事由的表述，使行文的主旨趋于明确具体，便于人们理解和执行。在实际写作中，有些公文标题的事由部分就存在诸多问题，对正文部分内容的概括或失之于宽或失之于严，损害了公文内容的准确表达，是必须引起注意的。
公文标题仅有内容美是不够的，还要讲求形式美。所谓形式美是指将构成公文标题的各内容要素即发文机关、事由和文种诸要素在文面上妥当、合理地进行排列布局，使其清晰整洁、醒目匀称，给人以美感。按《党政机关公文格式》的规定，公文标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空两行位置，分一行或多行居中排布；许多公文的标题字数较多，往往需要多行排布，这样在回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形（包括上梯形和下梯形）或菱形。综括起来，对公文标题的排列布局大体如下：
（一）单行式。此种标题一般字数较少，排列时应将其置于一行正中，两边空出相等距离，以示鲜明醒目，匀称美观。例如：
中共中央关于整党的决定
（二）双行式。此种标题分上下两行排列，其字数相对较多，如挤占一行则有失美观，在这种情况下，即分双行排列。它又包括如下三种情形：
1.上下等长（又称两行等长）。例如：
中共中央关于接收宋庆龄同志
为中国共产党正式党员的决定
2.上短下长。例如：
中共中央、国务院
关于加强职工教育工作的决定
3.上长下短。例如：
全国人民代表大会常务委员会
关于教师节的决定
（三）多行式。此种标题一般分上中下三行（少数则在三行以上）排列，字数较多，尤其在批转或转发性公文标题之中更为常见。它又包括如下八种情形：
1.上梯型。例如：
国务院关于提请审议
《中华人民共和国外商投资企业
和外国企业所得税法（草案）》的议案
2.下梯型。例如：
全国人民代表大会常务委员会
关于设立国防科学技术
工业委员会的决议
3.上下短中间长。例如：
国务院批转进出口管理委员会
国家经济委员会《关于建立中国工艺美术
行业协会的报告》的通知
4.上中下等长。此种标题字数相对较多，尤其以批转、转发性通知最为常见。例如：
中共中央办公厅转发《中共中央宣传部关于
马克思主义理论研究和建设工程实施以来的
工作情况和今后5年工作设想的报告》的通知
可以看出，上述诸种公文标题的排列方式都能给人以一定的形式美感。值得注意的是，公文标题的排列应尽可能控制在3行以内，否则即应在内容表达上尽量求简，以充分发挥其应有的作用。
此外，要做到形式美，还必须注意掌握这样几个具体问题：
第一，按照《党政机关公文格式》的规定，公文标题“可分一行或多行居中排列”，如果字数较少，则居中排成一行。对于只有两个字的标题如“通告”“公告”等，排列时字与字之间要适当空出一定的距离，既不能过分“拥挤”，也不能流于松散，一般以空出3~5字为宜；如果字数较多，排列时超过一行3/5以上的，则应分成两行或三行。要尽量避免四行甚至更多行数标题的出现。
第二，要注意保持词或词组的相对完整性，不要随意割裂，将其分置两行之中。如果这样，即使各行字数匀称相等，也不符合公文标题的形式美要求。例如下面的示例存在问题：
中共××市委 ××市人民政府
关于进一步整治和改善经济
发展环境的实施意见
“经济发展环境”是一个完整的词组，在标题中将其分割到两行之中显然不妥。应当改为：
中共××市委 ××市人民政府
关于进一步整治和改善经济发展环境的实施意见
第三，要注意排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应使用梯形或者菱形。一般来说，标题应尽量简短，不要占据行数太多。标题多行时一般采用上梯形、下梯形或菱形排布，每行标题字数不能过多，如果左右都顶到版心边缘，会显得非常难看。标题采用3号字字高的7/8作为行间距即可，不宜采用2号字字高的7/8，行距过大会使标题显得不美观。
第四，对于标题中的标点符号，应将其与正文中的标点符号同等对待；但是，双行或多行排列的标题，每行末尾的标点符号可以省略。
第五，如果标题所占行数太多就会出现把正文挤出首页的情况，此时可以做变通处理，即将标题上移，不必在红色分隔线之下空两行标注，可以空一行或者不空行。
总之，公文标题的制作要着意讲求美，既要有美的内容，又要有美的形式，并将二者有机地结合起来，达到高度的统一。讲求标题美，建立公文标题的美感机制，是公文发展的客观需要。
根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，主送机关是指公文的主要受理机关。它负有办文的责任，是公文的致送对象，也是一个非常重要的格式要素，是公文行文能否做到“有的放矢”、顺利实现行文目的、发挥公文应有效用的关键所在。没有主送机关或者主送机关确立不准，将直接影响公文的效力。准确认定公文的主送机关，是文件发出后能否得到及时贯彻处理的一个关键性问题。对此，应当注意把握如下几点：
（一）主送机关，要注意使用发文机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。所谓同类型机关的统称，如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”“各区、县委，各区、县政府，市委、市政府各委办局，各总公司，各人民团体，各高等院校”。
（二）对于上行文，原则上只能有一个主送机关，以便公文的办理。只有普发性的下行文，才可以有若干个主送机关。
（三）有些公文可能没有主送机关，例如选用公告文种的行文，用于向国内外宣布重要事项或法定事项，一般通过报纸、电视、广播电台、网络等媒体向国内外公开发布和传播，所以没有特定的主送机关。
（四）主送机关一般按照重要程度排列。各有关单位之间使用顿号或逗号分清层次。同类型机关内同级机关之间用顿号分隔，不同类型机关之间使用逗号分隔，最后一个主送机关之后标全角冒号。例如“各省、自治区、直辖市党委和人民政府”“中央和国家机关各部委，解放军各总部、各大单位，各人民团体”。
（五）根据《党政机关公文格式》规定，主送机关使用3号仿宋体字标识，其位置编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍然顶格。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，与抄送机关之间不加分隔线。
（六）值得注意的是，“命令”“纪要”等文种不使用“主送”与“抄送”，统用“分送”代替之。
《党政机关公文处理工作条例》规定：“正文是公文的主体，用来表述公文的内容。”可以这样说，正文是公文写作最为核心也是最为重要的部分，我们讲公文写作，实质上就是指公文正文部分的写作。通过正文部分，将公文的具体主张、见解、依据、背景、缘由、办法、措施、结论等传输给读者，以此推动公务活动的开展。因此，对于公文正文部分的写法，一定要引起高度重视。
（一）正文是一份公文具体叙事、明理、提出要求的文字表达部分。公文正文一般由三个部分构成：一是开头部分，其内容或是引据，或是讲明背景、原委，或是概述情况，或是篇前撮要，或是明了目的；二是主体部分，内容或是针对问题进行分析，在分析问题、讲明道理的基础上提出解决问题的办法；或是直陈要求、意见；或是提出主张、列摆措施、讲明办法；三是结尾部分，这部分的用语要适应不同文种的需要而异，切不可千篇一律。如上行文一般可用“当否、请批示”“以上是否可行，请批示”等；下行文一般可用“希即遵照”“特此通知”“此复”“此令”等；平行文则一般可用“为荷”“为盼”“为要”“特此函复”等。
（二）按照《党政机关公文格式》的规定，公文首页必须显示正文。这是公文行文的一条最基本原则。之所以这样规定，主要是为了保证公文的严肃性、真实性。如果公文首页没有正文，使人一看首页还不知道文件的内容是什么，是不太严肃的事情，并且容易产生假冒公文。那么在哪些情况下可能会出现首页显示不了正文呢？主要有：（1）联合行文。一般来说，单一机关行文，不可能出现将正文挤出首页的情况，但如果联合行文的机关过多，例如极端情况下曾经有26个单位联合行文，就可能出现将正文挤出首页的情况。发文机关过多时，推荐只使用主办机关标志；也可以将所有联署发文机关标志字号缩小、行距缩小，直至保证公文首页显示正文为止；除此之外，还可以考虑调整行距、字距等办法解决。标题中可用“××等26部门关于××××”。总之，可以采取各种变通的方法满足首页必须显示正文的基本要求。（2）主送机关过多。主送机关过多时，也可能出现将正文挤出首页的情况，在此种情况下，可采取将主送机关移至版记部分，编排在抄送机关上一行的方式加以解决。（3）签发人过多。联合上报公文的签发人太多时，也可能将正文挤出首页，在此种情况下，可以采取增加每行签发人个数等办法解决。
（三）正文一般采用3号仿宋体字，从主送机关下一行开始，每个自然段左空两字，回行顶格，自然段之间不空行。这些要求与一般文件格式的要求相同。要注意每面排26行，每行28个字。
《党政机关公文处理工作条例》十一条明确规定，公文中使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。计量单位、标点符号、数字等市公文拟制过程中经常用到的，国家标准对计量单位、标点符号和数字等的用法规定与我们日常生活中的一些习惯用法不完全一致，例如“千克”是国际通用的法定计量单位，而“公斤”就不是法定计量单位；“千米”是国际通用的法定计量单位，“里”却不是。党政机关公文作为具有特定效力和规范体式的文书，很多情况下是依法行政的主要依据，假如公文中使用计量单位、标点符号、数字等不合规范，使概念界定不清、词义模糊，容易产生歧义，有时一个小小的失误就会产生极其严重的后果。而计量单位、标点符号、数字等的规范化使用，对于提高公文质量，体现公文的权威性和严肃性，具有非常重要的作用。有关计量单位、标点符号、数字等的具体标准和用法，请详见书后附录。
公文中的结构层次，一般不超过四层，其层次序数依次可用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，第一层一般使用黑体字，第二层一般用楷体字，第三层和第四层一般用仿宋体字标注。之所以这样规定，是为了使各级层次更加清晰醒目。此外，需要加以强调的是，第一层次“一”后面跟的是顿号，第二层次“（一）”后面不能跟标点符号，第三层次“1.”后面跟的是一个小圆点“.”，第四层次“（1）”后面不能跟标点符号。公文中的结构层次序数可以越级使用，如果一篇公文的结构层次只有两层，第一层用“一、”，第二层既可以使用“（一）”，也可以使用“1.”。
公文中如果涉及字母词时，应注意使用的规范要求。首先公文应依法使用规范汉字。《中华人民共和国国家通用语言文字法》明确规定：“国家机关以普通话和规范汉字为公务用语用字。”其次，汉语文出版物中需要使用外国语言文字的，应当用国家通用语言文字做必要的注释。各级党政机关要按规定办事，制发公文时一般不应使用字母词，如确需使用，应当在文中首次出现时以括注的方式注明准确的汉语译名，例如使用GDP这个概念，应该以“GDP （国民生产总值）”的方式引用。对于《现代汉语词典》中收录的以西文字母开头的字母词，已有对应汉语译名的，要使用其汉语译名。
对于正文中涉及的阿拉伯数字和汉字数字的用法，应当按照国家标准GB/T15835—2011 《出版物上数字用法》中的有关规定执行。该标准的第4.1条规定，在使用数字进行计量、编号的场合，已定型的含有阿拉伯数字的词语（如3G手机、MP3播放器等）中，应该使用阿拉伯数字；作为非公历纪年、概数（如三四个月、一二十个），已定型的含有汉字数字的词语时，应该使用汉字数字；如果表达计量和编号所需要用到的数字个数不多，选择汉字数字还是阿拉伯数字在书写的简洁性和辨识的清晰性两方面没有明显差异时，两种形式均可使用，如17号楼（十七号楼）、3倍（三倍）。如果要突出简洁醒目的表达效果，应使用阿拉伯数字；如果要突出庄重典雅的表达效果，则应使用汉字数字。该标准的第5.1.7.2条还规定，一个阿拉伯数字书写的数值应在同一行中，避免被断开。因此，正文中的数字不能回行。
当公文正文中需要引用其他公文时，应按照先引标题，后引发文字号的方式进行引用，例如“根据国务院国有资产监督管理委员会关于× ×××的通知》（国资发〔2015〕××号）的要求”。
附件说明也是公文主体部分的一个格式要素，但并非每份公文都有。根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，附件说明是指公文附件的顺序号和名称。对此，需要把握以下几点：
（一）要弄清什么是附件说明。公文正文中的一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文正文的前后联系而造成阅读上的不便，需要将其从公文正文中抽出来作为公文的补充单独表述，即附件。公文附件是正文的说明、补充或者参考资料，是公文格式的一个重要组成部分，与正文具有同等效力。因此，需要在正文中以及附件内容处加括号注明“见附件”或“附后”。
（二）在公文的正文之下、公文生效标志（发文机关署名、成文日期和印章）之上需准确标注附件的顺序号和名称，以显示公文的附件与正文不可分割的关系。若公文带有一个附件，需在正文之下、公文生效标志（发文机关署名、成文日期和印章）之上准确标注附件的名称；若公文带有两个及两个以上附件，需要在公文的正文之下、公文生效标志（发文机关署名、成文日期和印章）之上注明附件的顺序号和名称。
（三）公文如有附件，要用3号仿宋体字在正文下空一行之后，左空两字开始标注“附件”，后标全角冒号和附件名称。如果公文带有两个及两个以上附件，附件名称前面用阿拉伯数字标注附件的顺序号，顺序号后面紧跟一个小圆点（如“附件：1.××××”）。
（四）如果附件名称较长需要回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（五）附件名称之后不加任何标点符号。
（六）正文中涉及的附件处的标注内容、附件说明处的标注内容及附件的标注内容前后要保持一致。
（七）需要注意的是，以往存在一种说法，即采用复体行文方式用于向上级机关报送或向下级机关批发（批转、转发、印发）的相关文件材料，有人认为也属于公文的附件。其中前一类附件是真正意义上的附件；而后一类附件，实际上是主件，是真正意义上的主件，原来的主件成为一种形式，只起报送、发布、按语、转发、函告的作用。这种观点是错误的。正确的观点和做法是，在正文中写明报送、批转、转发、印发等字样的公文，在其生效标志后所附的内容不是公文的附件，因此，在附件说明处也就不必标注相关内容。
公文的生效标志包括3个要素，即发文机关署名、成文日期和印章。这3个要素联系紧密，在公文文面上的编排位置相互影响，是一个有机的整体。每个构成要素各具特点：
1.发文机关署名
发文机关署名即公文的制发机关，亦称落款，是指发文使用的名义。它是公文格式中的一个重要组成部分。发文的名义必须是法定的公文作者，党和国家机关以及企事业单位，都是依据法律、条例、章程而建立的，它们可以根据自己的职能和权限制发公文，都是法定的公文作者。发文的名义主要是以单位组织的名义为主，有时也用机关首长和国家领导人的名义，如中华人民共和国主席令、全国人大常委会委员长令、机关首长对所属工作人员的任免令（或任免通知）等。以领导人名义作为公文的作者，并非以其私人身份出现，而是以他所在机关法定领导人身份行使职权的一种表现。《党政机关公文处理工作条例》规定，发文机关署名应当使用发文机关全称或规范化简称，公文一般以发文机关名义署名，特殊情况[如议案、命令（令）等文种]需要由签发人署名的，应当写明签发人职务并加盖签发人签名章。要注意发文机关署名应与发文机关标志、标题中的发文机关名称相一致。联合行文时，若发文机关标志并用联合发文机关名称，则发文机关署名的顺序应与发文机关标志的排列顺序相一致。值得注意的是，对于发文机关署名，原来曾规定单一机关以及两个机关联合行文时不要求署名，但《党政机关公文处理工作条例》以及《党政机关公文格式》中已经统一，明确规定均须标注发文机关署名。
2.成文日期
成文日期是公文的生效时间，是党政机关公文生效的重要标志。根据《党政机关公文处理工作条例》的规定：成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期确定的原则是：会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准；经发文机关负责人签发的公文，以签发日期为准；联合行文的公文，以最后签发的机关负责人签发的日期为准；法规性公文，以批准日期为准；一般电报、信函等则以实际发出日期为准。成文日期在公文中的标注位置有两种：一是在公文标题之下，写全年、月、日并用圆括号“（）”括起来，适用于经会议集体讨论通过批准而又不以“红头文件”（带有红色版头的文件）形式发出且无主送标识的公文。如会议通过的决议、决定等公文。二是成文日期在公文正文或附件说明的右下方标注，写全年、月、日，并统一使用阿拉伯数字标识。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（1不编为01）。这与原来也有所不同，按原来的规定，党的机关公文的成文日期使用阿拉伯数字，而国家行政机关公文的成文日期则使用汉字数字，《党政机关公文格式》对此做了统一规定，一律使用阿拉伯数字标注。
3.印章
公文加盖印章是体现公文效力的表现形式，是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据。根据《党政机关公文处理工作条例》规定，公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并于署名机关相符。上行文，一定要加盖印章；纪要一般不加盖印章；联合下行文时，所有联署行文机关均须署名并加盖与发文机关署名、发文机关标志相符的印章。需要明确的是，签发人签名章也属于印章的一种特殊形式，对于以机关负责人名义制发的公文，需要署签发人的签名章[如议案、命令（令）等]。
主要包括：
1.加盖印章的公文
（1）单一机关制发的公文
成文日期编排的横纵坐标通过以下方法确定：横向位置，成文日期最后一个字距离版心右边缘的距离一般为4个字，右空4字是为了确保印章两端不超出版心。纵向位置，置于正文（或附件说明）之后若干行，至于具体放在多少行之后，是由机关印章的大小决定的，因为印章大小是固定不变的，要确保成文日期处于印章中心下边缘位置，同时保证印章顶端距离正文（或附件说明）1行之内。发文机关署名标注在成文日期之上，以成文日期为准居中排布。若发文机关全称较长，一般使用规范化简称，若规范化简称仍然较长，则发文机关署名可以考虑分为两行编排。署名之间是否空字，可以根据署名的长短和印章的大小自行确定。需要注意的一个问题是，发文机关署名在成文日期之上居中编排，空1行的位置，也就是说发文机关署名应当在成文日期之上1行。加盖印章后，要使发文机关署名和成文日期位于印章的中心偏下位置，以不影响印章的庄重和美观。值得注意的是，对于印章的加盖，原来曾经有下套和中套两种方式，其中下套即使印章的下弧压在成文日期上，中套就是以印章的中心线压在成文日期上。此次《党政机关公文格式》已经将其统一，取消了中套的加盖印章方式，一律采用下套方式。印章要端正居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居于印章中心偏下位置。居中下压是指印章、发文机关署名和成文日期的纵向中心线应该重合，印章下边缘与成文日期下边相切，印章的上边缘距离正文（或附件说明）距离应在1行之内。
（2）联合行文
联合行文时，成文日期的编排格式与单一机关行文一致，仍然在正文（或附件说明）后下空若干行，用阿拉伯数字右空4字编排。发文机关署名按照发文机关的顺序排列，每排最多排3个印章，要确保两印章间互不相切或相交，印章和署名的纵向中心线应重合，署名的左右排列顺序与发文机关标志中的排列顺序应一致；同时保证首排印章的顶端距离正文（或附件说明）也不能超过1行。最后1个印章端正居中下压发文机关署名和成文日期。
2.不加盖印章的公文
无论是单一机关行文还是联合行文发文机关署名，第一个发文机关署名都标注在正文（或附件说明）下空1行位置。联合行文时应首先标注主办机关署名，其余发文机关署名与主办机关上下对齐，依次向下排列。成文日期标注在发文机关署名的下1行（距离署名的距离为一个行距，3号字字高的7/8），成文日期首字比发文机关首字右移2字。如果发文机关署名长于成文日期，那么发文机关署名居右空2字编排；如果成文日期比发文机关署名长，成文日期居右空2字编排，发文机关署名适当增加右空字数。
3.加盖签发人签名章的公文
单一机关制发的公文，在加盖签发人签名章时，应当在正文（或附件说明）下空2行右空4字加盖签发人签名章，签名章左空2字标注签发人职务，相对于签名章上下居中。在签发人签名章下空1行右空4字标注成文日期。联合行文需加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空2行右空4字加盖主办机关签发人签名章，签名章左空2字标注签发人职务，相对于签名章上下居中。其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排1个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应标注全称。在签发人签名章下空1行 右空4字标注成文日期。
用印就是给公文盖章，它是公文制发的一道重要程序，也是公文产生法定效力的一种标志。对此，应当注意把握如下几点：
（一）根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
（二）公文盖印的依据是领导人的签发字样，未经领导人签发的公文不得用印。
（三）印章与公文落款要相一致。
（四）用印要注意清晰、端正，位置准确，这是基本要求，特别是手工加盖印章，务必使印章清晰、不歪斜。
（五）签署，是以机关领导人的名义发文，由签发公文的领导人亲笔在公文落款处签字，大批印发的公文可使用签名章，多适用于议案、命令（令）等文种。
“此页无正文”属于对公文排版时遇到的特殊情况的处理，在过去的公文处理实践中经常使用。对此，应当注意把握以下两点：
（一）到底在公文中是否允许使用“此页无正文”的编排方式，《党政机关公文处理工作条例》中并没有做出明文规定。当正文之后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，一般应当采取调整行距、字距的措施解决。具体的调整方法是：当正文之后的空白只有一两行时，可以加宽行距，至少将一行文字移到下一页；如果正文之后的空白仅差一两行便可容下印章位置时，可以缩小行距或缩小一两行字距，挤出能容下印章的空间。这样，使印章与正文务必同处一页，不留任何空白。
（二）如果出现采取调整正文字距或行距的措施仍无法解决的极特殊情况，如多个机关联合下行文，联合行文的机关过多，无法实现正文与所有发文机关的印章同处一页，就应采取“此页无正文”的方法，即将印章加盖在下一页空白上，并在该空白页第一行标注“（此页无正文）”。这种情况可以通过加强排版的计划性，其目的主要有两点：一是说明正文内容在前页已经完结；二是防止末页被人撕下，伪造他用。
根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，附注是公文印发传达范围等需要说明的事项，对公文的发放范围、使用时需要注意的事项加以说明。对此，需要把握如下几点：并非所有公文都需要标注附注，公文的印发传达范围一般针对平行文和下行文，例如“此件公开发布”“此件发至县团级”“此件发至乡镇级”“此件可登党刊”等，对发送范围和阅读对象进行限定。值得注意的是，请示行文需要在附注处注明联系人姓名和电话号码，这属于一种特殊情况。
（一）要明确的是，附注不是对公文内容的解释，对公文正文的注释或解释一般在公文正文中采用句内括号或句外括号的方式解决，这一点在使用附注时需注意。
（二）确定公文的阅读范围，要依据工作的需要和安全保密的要求进行。需要限定阅读范围的，一般是属于机密文件，不是机密文件没有确定阅读范围的必要。
（三）公文如有附注，根据《党政机关公文格式》的规定，应当使用3号仿宋体字，紧接成文日期之下 1 行居左空两字，并在文字外加圆括号，回行时顶格。
（四）需要注意的是，对上行文不可标注阅读范围。
根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，附件是指公文正文的说明、补充或者参考资料。对此，应当注意把握以下几点：
（一）附件是附属于公文正文的其他文字、图表、图形等材料，对公文正文起到解释、补充、说明或者印证、参考作用，是公文正文的有机组成部分，与正文具有同等效力。
（二）附件并非每份公文的必备要素，它主要包括与公文正文内容相关的文字材料、数据、名单、图表、图形等，这些内容如果穿插在公文正文中，往往容易隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便，在这种情况下需要将其从公文正文中抽出来而作为公文的附件单独表述，既可以补充完善正文，又可使正文的内容简洁连贯。
（三）根据《党政机关公文格式》的规定，公文的附件需要另面编排，也就是说无论前一面留有多少空白，都需要另起一面。
（四）附件应当在版记之前编排，并与正文一起装订，这也是在实际操作中容易忽视的一点。如果在版记之后编排装订附件，由于版记是公文结束的标志，附件就不能视为公文的组成部分了。
（五）附件首页首先要在版心左上角第一行顶格编排“附件”二字，使用3号黑体字，如果有多个附件，后面必须紧跟附件顺序号，顺序号后无须加冒号。
（六）附件标题编排在首页第三行居中位置，附件序号和附件标题必须与附件说明中的内容完全一致。附件标题以及附件中行、字、段落等的编排与主体部分相应格式要素的要求一致。
（七）如果附件不能与公文正文一起装订，则应在附件首页版心左上角第一行顶格标注公文的发文字号加“附件”二字以及附件的顺序号。例如正文中的附件标识为“附件：1.2015年度国家标准制修订计划项目”，在与正文不一起装订的附件左上角应顶格标注“国标委〔2015〕215号附件1”。
（八）值得注意的是，批转、转发、印发类公文，被批转、转发、印发的内容（诸如工作要点、工作总结、实施方案、领导人的讲话等）不属于公文的附件，在公文正文中不加附件说明，直接另面编排，所附内容首页也不标注“附件”二字，其他格式方面的要求与正文一致。
版记是公文不可缺少的重要组成部分，是公文结束的标志，对此，应当注意把握以下几点：
（一）版记一般由抄送机关、印发机关和印发日期等要素组成。
（二）置于公文的最后一页，版记的最后一个要素要置于最后一行。也就是说版记一定要放在公文的最后，即公文的最后一面（《党政机关公文格式》规定公文双面印制）的最下面的位置。
（三）在实际操作过程中一定要注意版记必须处在偶数页上。假设公文内容很短，即使首页能够放得下版记内容，由于公文是双面印刷，也必须将版记移至第二页上，即便第二页除了版记没有任何内容。
（四）公文的篇幅如果在一个折页（有4面）以上，这时公文的页数一般应是4的倍数（一般是用A3纸印制，骑马装订），此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少（一般不会超过 3 面），版记页和空白页均不标页码。
（五）如果附件是被转发的文件，转发文件还应标识自己的版记。
（六）《党政机关公文格式》中规定版记中的各个要素与印发机关和印发日期之间加一条分隔线隔开，一是为了显示各要素之间的区别，二是如此设计显得美观。要注意第一个要素之上和最后一个要素之下也有一条分隔线，但这两条一头一尾的分隔线要比中间的分隔线略粗一些。按照规定，分隔线应与版心等宽，即156㎜，首条分隔线与末条分隔线的高度应为 0.35 ㎜，中间的分隔线用细线，高度一般为0.25㎜。
（七）印发机关，是指发文单位的中心机构或业务主管部门。标注印发机关的目的，在于收文单位对文件内容中未尽事宜的询问或工作中遇有什么问题、什么情况需要联系、反映时，径直与印发机关的承办部门联系，不必什么事都找机关领导，以提高工作效率。
《党政机关公文处理工作条例》规定，抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，是公文的一个重要格式要素，但不是必备的要素。对此，应当注意把握如下几点：
（一）抄送机关要使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准；一个机关或者单位的简称，应当由其上级机关或单位确定。当然也有本单位自定的，如果是本单位自定的简称，应当明文告知相关的机关或单位，而不能只是自己使用别人并不知晓。同类型机关统称，则应注意其排列的先后次序，而且要按系统和级别恰当排列，例如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”。
（二）对于抄送机关，不论是上级、平级或下级，均称为“抄送”。过去那种分列“抄报”“抄送”“抄发”的做法已不复存在。
（三）抄送机关的排列顺序，首先是上级机关在前，其次为同级机关，再次为下级机关，而且要按照党、政（地方党委政府在前，部门和厅局在后）、军、群的顺序排列。
（四）抄送机关是版记中的第一个要素，如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。首先标注“抄送”二字，后加全角冒号，随后标注抄送机关名称，回行时与冒号后的第一个抄送机关首字对齐。
（五）一般情况下，抄送机关之间标点符号的使用方法是：同一系统内同级机关之间使用顿号分隔，不同系统机关之间使用逗号分隔，最后一个抄送机关名称后标句号，表明结束的意思。
（六）在实际操作中，有时会遇到公文的主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文，这样就需将其移至版记部分。如果抄送机关名称之上需要标注主送机关，要注意主送机关和抄送机关之间不用分隔线分开。如遇此种情况，主送机关与抄送机关的编排方法相同。
根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，公文的印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期。对此，应当注意把握以下几点：
（一）“印发机关”不是指公文的发文机关，发文机关已经有明显的“发文机关标志”。这里的“印发机关”是指公文的印制主管部门，一般应是各机关单位的办公厅（室）或文秘部门。当然，有的发文机关没有专门的文秘部门，在此种情况下，发文机关就是印发机关。
（二）标注发文日期是为了准确反映公文的送印时间，一般来说，公文在负责人签发之后，也就是成文日期之后，往往需要经过打字、校对、复核等环节，因此成文日期与印发日期通常存在时间差。通过标注印发日期，既可以使发文机关掌握制发公文的效率，也可以使收文机关掌握公文的传递时间，从而有利于公文的办理和工作效率的提高。
（三）按照《党政机关公文格式》规定，印发机关和印发日期使用4号仿宋体字，如有抄送机关，编排在抄送机关下一行，印发机关和印发日期只能占一行。印发机关居左空一字标注，使用机关全称或者规范化简称；印发日期居右空一字标注。印发日期使用阿拉伯数字完整写明年、月、日，后面加“印发”二字。
（四）翻印文件时需要标注翻印机关和翻印日期，并标注在印发机关和印发日期的下方位置。翻印机关居左空一字标注，使用全称或规范化简称；翻印日期居右空一字标注，用阿拉伯数字完整写明年、月、日，并在其后加“翻印”二字。
公文的成文日期是公文发出和生效的时间，直接关系到公文的时效。对于成文日期的确定，一般是以发文机关负责人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；经会议讨论通过的公文，以通过日期为准；电报，以实际发出日期为准。
公文的印发日期是指公文的付印时间。如上所述，在一般情况下，成文日期与印发日期可以有一定的时间差，主要原因是公文在签发之后，往往需要经过复核和印制等诸多环节，因此印发日期可能略晚于成文日期，但绝不可能提前。
值得注意的是，有些规范类公文如政策性、规章制度类公文，其施行日期与公文的成文日期也可能有一定的时间差，即某些政策、规定从制定下发到正式实施需要有一定的准备时间，在行文时应当根据实际情况在公文中加以明确。例如“本规定自2016年5月1日起正式施行”，表明该规定的生效日期应以2016年5月1日为准，而不是公布该规定的公文的成文日期（该规定的批准公布时间）。
（一）《党政机关公文处理工作条例》首次将页码规定为公文的格式要素之一，这充分说明页码是公文的一项重要组成部分，是保证公文完整性和有效性的标志。在公文中标注页码，还有利于对公文进行查阅、统计、检索、印制和装订，甚至有助于公文的防伪。
（二）根据《党政机关公文格式》的规定，页码使用4号半角阿拉伯数字，置于版心下边缘之下，页码数字左右两边各空1个半角空格，放一条一字线。一字线距离版心下边缘7㎜，单页码右边的一字线右空1字，双页码左边的一字线左空1字，这样即可保证从两个方向定位页码的位置。在页码数字两边各放置一条一字线主要是为了美观和阅读方便。
（三）公文版记前有空白页的，即将版记放到最后一页时，前面会出现空白页的情况。在此种情况下，空白页和版记页均不标注页码，也就是说页码只标识到公文主体部分结束的那一页。
（四）公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排；附件与正文不一起装订时，附件另编页码。
密级和紧急程度均属公文版头部分的格式项目，在公文处理过程中具有重要位置。其中密级是指公文机密程度的等级，紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。当前，不少机关的公文在这两个要素的标注方面还存在一些问题，主要表现在：
（一）位置不当。根据原来党的机关和国家行政机关公文法规的各自规定，党的机关公文密级和紧急程度标注在版心的左上角，而行政公文则明确规定标注在版心的右上角。《党政机关公文格式》基于统一的角度考虑，同时也便于给领导阅批公文留出更多空间，便于公文办理，所以规定均须标注在版心左上角。密级在上，紧急程度在下。但从实践来看，有些机关单位的公文在标注这两个要素时未按新的规定执行，仍然标注在版心右上角，是不规范的。
（二）字号不当。根据《党政机关公文格式》国家标准的规定，公文的密级和紧急程度均用3号黑体字标识，但有的机关单位的公文却使用2号宋体字，显然不妥。
（三）方式不当。按照规定，公文的密级一般分为“绝密”“机密”“秘密”3个等级，标注时两字之间要空1个字的距离，但有的公文忽视了这一点；还有，如果需要同时标注密级、保密期限和紧急程度，表达紧急程度的两个汉字之间不空格，即应该标注为“特急”，但如果只标密级和紧急程度，不同时标注保密期限，则表达紧急程度的两个汉字之间应该空一个字的位置，即应标为“特 急”。但实践中有不少机关单位的公文没有这样做，显然有失规范。
（四）称谓不当。如果需要同时标注密级和保密期限，应当在两者之间使用一个五角星隔开，但有的公文没有这样做；还有公文的紧急程度按规定只有“特急”“加急”，但有的公文却标注为“特急”“急件”等，不合规范要求。
发文机关标志病误是指公文的红色版头违背公文法规的有关规定或不符合人们公认的约定俗成的原则。关于公文的发文机关标志，原来党的机关公文称为“版头”，行政公文中称为“发文机关标识”，而且规定了两种不同的版式，即下行文的版式，发文机关标识上边缘至版心上边缘的距离为25㎜，而上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘的距离则为80㎜，因此，就使得各级党政机关在设计和印制空白的红头文件用纸时，就需要两种不同留白格式的红头纸。在《党政机关公文处理工作条例》中对此做了专门调整，明确规定；发文机关标识上边缘至版心上边缘的距离统一为35㎜，这样，上行文、下行文和平行文的发文机关标志位置已经完全统一，但目前有些机关单位仍然忽视这一规定，很有可能是原来所印制的版头数量过多，尚未用完，但新的规定出台后，一定要及时调整到位，以确保公文拟制的规范化，真正体现公文的严肃性和庄重性。
主要表现为：
按照公文法规的规定，公文的发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。但按惯例，发文机关标志后加“文件”二字的版式主要用于下行文，只标识发文机关全称或者规范化简称的版式主要用于上行文。因此，上面两图的发文机关标志属于相互错用，应当予以更正。
还有的发文机关名称后仍带有括号。例如：
在《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》国家标准正式颁布实施之前，在党的机关公文版式中确实存在发文机关全称或规范化简称后面加“（ ）”的形式，但要注意《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）国家标准从党政机关公文发文机关标志的规范和统一的角度考虑，已经明令取消不用。因此，此例文业已不合规范。
还有的发文机关标志与正文之间的红色分隔线当中仍加有“红五星”。按照规定和人们的使用习惯，原来党的机关公文版式在发文机关标志与主体之间的红色分隔线中间均点缀一颗五角星，以示鲜明醒目和美观大方，但《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）国家标准从党政机关公文发文机关标志的规范和统一的角度考虑，也已经明令取消不用。因此，在公文发文机关标志中出现括弧及红五星的做法都不是妥当的。
主要表现为：
1.（15）×财字第017号
2.×电（15）第6号
3.冀×发（2015）4号
按照《党政机关公文处理工作条例》的规定，公文的发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）国家标准规定，发文字号编排在发文机关标志下空两行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
上述几种发文字号都是不符合这一规定原则的。第一个发文字号，排列的次序前后颠倒，而且多一个“字”及一个“第”字，年号被缩简，且用圆括号，此外在顺序号前冠以“0”也是错误的。正确的写法应当是：×财〔2015〕17号；第二个发文字号，年号被缩简，且采用圆括号，顺序号前加了一个“第”字，也不符合规范要求。正确的写法应当是：×电〔2015〕6号；第三个发文字号，近似合乎规定，但年号使用圆括号却是错误的，应当写作“冀×发〔2015〕4号”。
（二）一文多号错误 。即指在一份文件的版头处出现了两个或两个以上的发文字号。例如某市科委、财委、经委等八个单位联合行文，在版头“发文机关名称”之下，并列了八个发文字号，占去了首页的一半多的位置，使得这份文件的首页变得很不匀称。《党机关公文处理工作条例》以及《党政机关公文格式》中都明确规定：联合行文时，只标明主办机关发文字号。因此，这份文件应按规定只标市科委的发文字号即可，其余七个单位的发文字号均可省略。
（三）党政机关发文字号混在一起 。这是指在一个单位中，党政对外行文代字不分，相互混杂。例如某地水利局，不论是以局行政名义或是以党组织名义发出的文件，在党组织中也不管是以机关党组织名义还是以机关党委名义发出的文件，统统以“×水发”为机关代字。这种做法实际上起不到编制发文字号的真正作用，因为党政文件混编在一起，既不符合规范要求，查找起来也十分不便。
（四）机关代字重复 。即指发文字号中的“机关代字”在一个地区中出现重复的问题。比如，某市市委政法委员会、市政协、市委政治思想工作领导小组的机关代字，选择了与市政府相同的机关代字——“×政”，这就造成了一个地方上多家代字相重复，从而使“×政”这个代字失去了实际存在的意义。正确的做法应该是避开出现重复的现象，体现出各自的代表性，比如市委政法委应选区用“×党法”、市政府政法办公室应选用“×政法”、市政协应选用“×政协”、市委政治思想工作领导小组应选用“×党思”等。
（五）发文字号不明确发文含意 。是指发文字号中看不到发文的含意，即在机关代字中未标明“发”字，如“鲁公治”，代表山东省公安厅治安总队，但由于未标明“发”字，仅仅看这个机关代字判明不了它是一份发文还是一份收文的文号。因此，凡属发文编号的均应在机关代字中加注“发”字，以示与收文字号相区别。
所谓公文标题拟制上的病误，是指在公文标题拟制中出现的不规范、不科学的问题，它违反了公文法规的规定以及人们公认的约定俗成的原则。这些不规范的问题主要有：
即拟制的公文标题违背公文法规的有关规定。公文标题的拟制格式，在《党政机关公文处理工作条例》明确规定，公文标题应当由发文机关、事由和文种三部分组成。例如《中纪委关于开除×××党籍的决定》，其发文机关是“中国共产党中央纪律检查委员会”，为了简短醒目，使用了“中纪委”这个简称；事由是“开除×××党籍”；文种是“决定”；在“发文机关”与“事由”之间使用介词“关于”二字，在“事由”与“文种”之间使用助词“的”字。从语法结构上看，文件标题通常是一个偏正词组形式，以文种名称为中心词，前面加发文机关和事由。
如果一份文件的标题违背了上述的格式要求，应视为不合格。例如：
1.一份通知的标题是《通知》或《通知如文》。这个标题，既无“发文机关”，也无“内容”（事由），是极不合格的，特别是《如文》的写法，早在1954年10月中共中央办公厅就已明令禁用。在一份文件的标题中，只标文种的做法，无论什么文件都是不允许的。
2.一份决定的标题是《××市人民政府决定》。这个标题有“发文机关”与“文种”，而无“事由”，作为这份决定来讲，这个标题是不合格的。
“发文机关”+“文种”的标题，名为“双项式”标题。这种标题可以应用于公布性文件，诸如“公布令”“公告”“通告”“公报”等，而不能用于内部运行的公文。决定、决议、通知、通报、函、纪要、请示、报告等文种都是在机关内部运行的文种，故不可使用“双项式”公文标题。
3.一份通报的标题是《××钢铁公司授予王××同志“钢铁战士”荣誉称号通报》。这个标题在“授予”的前面丢掉了“关于”二字，在“通报”的前面缺少“的”字，不符合公文标题拟制的语法结构要求。
是指在公文标题的拟制上，出现的事由概括不准、文种名称确定不准等问题。例如，某市食品工业公司对司机刘××私自开车去北戴河游玩的情况发一通报，而标题却写作《关于司机刘××开车去北戴河的通报》，这个标题，对事由概括得不准确，因为开车去北戴河与私自开车去北戴河游玩是性质不同的两码事，该标题没有准确地反映出通报真正的内容，故应改为《关于司机刘××私自开车去北戴河游玩的通报》。又如，某市公安局拟购置五辆警用依维柯面包车，向市财政局行文，标题是《关于拟购置五辆警用依维柯面包车的请示》，市财政局给市公安局回文，标题是《关于同意购置五辆警用依维柯面包车的批复》。这两份文件的标题，对文种均属错用。因为市公安局与财政局均属平级兄弟单位，按照公文法规的规定，相互之间商洽有关事宜应用“函”，而不应使用请示与批复。
是指在公文标题的拟制上过长和烦琐，主要表现为：
1.公文标题的“事由”概括得不简要。例如，《××大学关于认真贯彻中央纪律检查委员会关于不准干扰大学生毕业分配工作的通报精神，做好我校应届毕业生分配工作的几点意见》，这个标题长达57个字，并且重叠使用两个“关于”，显得很不简要。应改作《××大学关于认真贯彻中央纪委××号通报精神，搞好应届毕业生分配工作的意见》或《××大学关于认真做好应届毕业生分配工作的意见》。
2.转发文件时，标题十分烦琐冗杂。例如，有这样一份文件标题：《××区财委转发市财委转发市人民政府关于在全市商业系统中开展文明服务争先创优活动的通知的通知的通知》。这个标题显然过于烦琐。正确的做法应当是，按照惯例，可改为《××区财委转发市政府关于在全市商业系统中开展文明服务争先创优活动的通知》，这就删去了中间（市财委）的转发层次，将被删掉的这个中间层次的内容写进公文的开头，并把连续重复的三个“通知”减去了两个，只保留文件发源处的一个文种。
3.批转会议文件时，标题非常臃肿。例如，《中共××区委、××区人民政府批转<××同志在全区第二次外贸工作会议上的总结发言>及区委财贸部、区外贸委<关于全区第二次外贸工作会议的情况报告>和<××同志关于加强我区外贸工作的几点意见的报告>的通知》，这个标题包括三个被批转文件的标题，先后使用四个文种名称，长达90多个字，显得过于冗长，给人一种臃肿的感觉。正确的做法应当将其改为：《中区××区委、××区人民政府批转全区第二次外贸工作会议三个文件的通知》，文字省去50多个字，且内容简要，标题醒目。
是指在文件标题的拟制上模糊不清，容易引起歧义和误解。例如，《××建筑公司关于水泥的请示》和《××商场关于小汽车问题的请示》，均属表意不清。因为看了这样的标题，并不知道发文机关行文请示的真正意图是什么，究竟是想增拨水泥还是减拨水泥，是想购置还是报废、调换小汽车，而小汽车究竟是货车还是小客车，这一切均不清楚。规范的做法是，应当写作《××建筑公司关于增拨（或减拨）水泥的请示》和《××商场关于购置（或报废、调换）小货车（或小客车等）的请示》。再有，如果把上述《中区××区委、××区人民政府批转全区第二次外贸工作会议三个文件的通知》简化为《中区××区委、××区人民政府批转三个文件的通知》，虽然更为简化了，但却导致简而不明，令人费解，也不符合要求。
即指公文标题中的“发文机关”与落款标注的公文作者不一致。例如，有一份文件的标题是《中共××县委关于开展共产党员先进性教育活动的通知》，而这份文件的落款却是“中共××县委组织部”，这就违背了标题中的发文机关必须与落款完全一致的原则。
公文标题排列是公文制作过程中不容忽视的一个问题。它的基本要求是要做到鲜明醒目，错落有致，匀称得体，能够给人以美感。这样排列出来的公文标题，既能够反映出公文制作者较高的审美能力，又能体现出发文机关对公文制发严肃认真、高度负责的态度。但在实际拟制中，往往会出现一些不规范的问题，主要有如下几个方面：
转行的情形适用于字数较多的公文标题。那么，究竟在什么情况下需要转行？对此，人们往往把握不准，存在较大的随意性。本来应当转行的标题却不转行，以致给人以过于拥挤之感。解决的办法，依照惯例，公文标题的排列，以不超过一行的3/5为限。这就是说，如果公文标题的排列超过一行的3/5以上，即应转行，分为双行或多行排列。
同时应该注意，不应转行而转行，同样是不规范的，亦应加以避免。
公文标题的拟制，在事由和文种两要素之间，要用结构助词“的”字连接，构成以文种为中心词的偏正结构形式。在转行（双行或多行）排列时，如果“文种”独占一行（最后一行），应当注意必须将其前面的“的”字置于上行，亦即它不能与“文种”同处一行。而在实践中，很多标题的排列却未能如此去做。例如：
××市人民政府批转市人事局等
五部门关于加强市直机关、事业
单位基金管理工作意见的报告
的通知
此标题中，将“的”字与文种同占一行，从表面上看似无不妥，但在实质上却破坏了公文标题排列的整体美。因此，应将“的”字置于上行末尾。
保持词或词组的完整，不能随意割截断裂，是公文标题排列的一条基本要求。这就是说，单纯地为了追求行与行之间字数的匀称相等而忽视词或词组的完整性，这是公文标题排列的大忌。
例如：
××文化用品采购供应站文具批发部
关于调整二〇一四年晒图机工商衔接
数及要求增拨原材料的函
此标题中“衔接数”是一特定名词，具有整体性，但因刻意讲求排列的整齐匀称而将其分置开来，故而是不合规范的。不妨改成：
××文化用品采购供应站文具批发部
关于调整二〇一四年晒图机工商衔接数及
要求增拨原材料的函
公文标题中使用顿号，一般有两种情况：一是用于并列的发文机关名称之间，一是用于“事由”部分并列的词语之间。排列时应将顿号与标题中的文字同等对待，即占据一个字的位置。但是，如果该顿号恰巧赶置一行的末尾，而且标出它又会影响字数搭配的整齐匀称时，则应予以省略。这样处理，对于阅文者准确理解公文标题的内容不会产生任何影响。但在实践中，有些标题的排列却不如此，例如：
××市经济委员会、××市科学技术委员会、
××市标准计量局关于印发采用
《国家标准管理办法（试行）》的通知
此例中，上行末尾的顿号即应省去。因为该顿号后面的内容已做转行处理，而在现代汉语中转行本身即有停顿的功能，这样，不至于给阅文者造成理解上的障碍。同时，省略该顿号，上行左右比中行分别多出两个字，既匀称又美观。
但是，如果省略以后会影响标题字数的匀称搭配时，则应予保留。
主送机关是行文的对象，是负有办文责任的机关。当前，在主送机关标注方面存在的问题较多，主要有：
（一）主送机关过于烦琐。主要表现为该用简称的不用，给人一种繁冗杂乱之感。例如××总公司发给中科院社科所的一封函的主送机关是“中华人民共和国科学技术研究院社会科学研究所”，显得过于烦琐；应使用规范简称“中科院社科研究所”。
（二）主送机关过简。过简的主要表现是主送机关不能反映出该单位的实际名称或业务范围，如有些地市州机关给××省人民政府的上报文件称“省府”，给××省人民检察院的上报文件称“省院”。这是不尽妥当的。即使在一个省内，将××省人民政府，称为“省府”，将××省人民检察院称为“省院”都是不准确的。“省府”的称呼一般人们在口语上都不大使用，何况庄重的公文。正确的称呼应简称为“××省人民政府”。“省院”一词容易引起歧义，也可理解为“省法院”“省教育学院”等，这个称呼即使在省检察院本系统也不能使用，因其容易与在业务上有密切联系的“省法院”相混淆。正确规范的简称应是“××省检察院”。又如“省司”，究竟指什么业务范围的公司，这一主送称谓也让人不得而知。因此，主送机关应尽量使用全称，如用简称，必须是规范化简称。
（三）主送机关不明确。即不知道所主送的机关是谁。造成主送机关不明确的主要原因是乱用简称，例如“五讲四美三热爱工作办公室”，已经是一个约定俗成的简称，有的单位为了图省事，给该办公室的书函称“五四三办公室”。又如，有的单位给“计划生育委员会”的函称“计委”，收文单位误认为是给计划委员会的文件，准备转送给计委，结果看内容是汇报计划生育工作，于是才把该文件留下来。计划生育委员会简称可用“计生委”。
（四）主送机关称谓前后不统一。即在一份公文中，主送机关的称谓和正文的称谓用法前后不一致，给人以混乱之感。例如某公司制发的《关于印发<职工劳动考勤管理制度>的通知》，主送机关为“全公司员工”，而正文中有时称“全体职工”，有时又称“干部、工人”，有时还称“职工群众”等。又如在一份公文中，主送机关称“集团公司”，而正文中却用“总公司、股份有限公司”。上述这些主送机关前后称谓不统一，以至概念矛盾的现象，应该在文件称谓中加以改正，使公文阅读者能够准确地理解主送机关称谓的含义，避免给工作带来混乱。
（五）主送机关顺序不当。普发性公文一般主送机关较多，标识时用“各”表示全部，称谓顺序从大到小排列，如××省委给全省各地、市、州、县委的普发文件，主送机关为“各地、市、州、县委”。有的上级机关颁发普发性文件时，一是省略了“各”字，一是顺序从小到大，这是不规范的。例如××省商业总公司给全省各地、市、州、县商业公司的普发性文件，其主送机关为“县、地、市、州商业公司”，就是主送机关连用顺序不当。
（六）主送机关标识个人。《党政机关公文处理工作条例》中的行文规则明确规定，主送机关不得标识为个人。有的机关误认为主送机标识为主要领导人，以便有些问题能尽快解决，结果往往适得其反。因为按照民主集中制的组织管理原则，许多问题的解决，需要领导集体开会讨论才能决定，并不是由某一领导个人说了算。同时，将主送机关标识个人，办文部门就不得按照公文处理程序办理，必将延误时机。更重要的是领导经常外出不在单位，其他领导也不便办理，致使时间紧迫的问题也无法及时解决。特别是有些涉及财物问题的请示和报告的主送机关常有“×经理”“×市长”字样，这种写法是不合规范的。
（七）上行文主送机关标识过多。如上所述的行文规则中规定，上行文主送机关一般只写一个。如需同时送其他机关，应当用抄送形式。有的机关请示性公文标识主送机关过多，如某公司所拟制的需修建办公楼的请示，标识四个主送机关，结果造成了其各自之间相互推诿，都不批复，致使该解决的问题得不到解决。上行文，主送机关多，显然是需要解决的问题多。多头主送易造成多头办复口径不一，或出现拖延、漏办现象。各主送机关收到后都无法解决，发文机关在往只得重新制作文件，从而造成人力、物力、则力和时间上的浪费。
（八）主送机关与抄送机关混淆。主送机关是公文内容的办理机关，抄送机关是只对公文内容有所了解的机关。一旦混淆，本机关的意图就难于实现。主送机关与抄送机关混淆，多见于受双重领导的下级机关。《国家行政机关公文处理办法》中规定，受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。如某中专学校，人、财、物归由省主管局领导，教学计划、新设专业、教学质量考评由省教委负责。在请示新设专业时，把主送机关标识为省主管局，省教委标识为抄送机关，结果主管局无权审批，影响招生计划，给工作造成了损失。
（九）主送机关与抄送机关同时标注在同一位置。《国家行政机关公文格式》规定主送机关应标注在标题之下，正文之上的位置，抄送机关标注在主题词之下，印发说明之上的位置。有的单位把主送机关与抄送机关同时标注在同一位置，致使收文单位分不清该谁办理，也影响了机关行文意图的实现。
（十）主送机关位置标注不当。如前所述，主送机关标注的位置在标题之下，正文之上，顶格标注。然而现行公文中存在两个方面的不规范：一是未顶格标注；一是标注在公文末尾与抄送机关并列。主送机关与抄送机关虽然同是受文机关，但主送机关是负有办文责任的单位，而抄送机关是只是需要了解文件内容的单位。就文件本身来说，主送机关与之关系最为密切，所以也就最为重要，抄送机关不应与主送机关“平起平坐”。
（十一）主送机关间标点符号的使用不当。常见的有三种情况：1.漏用标点符号。主送机关之间以空格隔开，不使用任何标点符号。如“公安局 检察院法院”，这种写法是不规范的，应在单位之间使用逗号。2.多用标点符号。因机构名称前有“各”字，按惯例可省去中间的标点符号连写。如“市各部、委、办、局、院、行、社、校、公司”，可去掉顿号连写成“市各部委办局院行社校公司”。3.错用标点符号。主送机关间一逗到底、一顿到底的现象极为普遍。如某县政府为了保持街道的安全畅通而发文要求一些单位共同进行综合治理，其行文中的主送机关为“县交通局，县交警大队，县巡警大队，县城监中队”，因交警和巡警是同系统的单位，中间的逗号应改为顿号。主送机关标点符号的标注一般参照以下规则：同系统单位之间用顿号，不同系统单位之间用逗号，最后不要忘了加冒号。
（十二）将有包含与被包含关系的主送机关并列。如“厂属各单位及厂工会”，因“厂工会”是“厂属各单位”的组成部分，并列使用就造成了概念内涵重叠，省掉“厂工会”并不影响意思的表达。
在公文写作中，运用数目字表述数量时的不规范问题，具体表现有：
（一）该用阿拉伯数字时却用了小写汉字 。公文中的发文编号，版心左上角的份数序号，印制版记处的印发日期与印发份数等，按规定均应使用阿拉伯数字，如用了小写汉字即属表述不当。
（二）该用小写汉字的却使用阿拉伯数字 。如数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略词或具有修辞色彩的语句，邻近的两个数字并列连用、表示概数时，应用小写汉字。假若把“二万五千里长征”“一把手”“五六天，写作“2万5千里长征”“25000里长征”“1把手”“56天”即属表述有误。
（三）行政公文成文日期仍然使用汉字数字，而且随意被简化等 。例如成文日期应当写作“2015年3月8日”，但有的公文却写为“一五年三月八日”“一五·三·八”等都是错误的。正确的做法是使用阿拉伯数字，年月日表述要用全称。
（四）数量语表述上有错误 。例如“鹰厦铁路北段两列货车相撞，四辆车辆报废，六辆车辆破损……”“车”是表示物件的名称，“辆”是车的计量单位，合成为“车辆”是一个表示不定量的名词，因此它就不能再受定量的修饰。“今年我厂上交利税比去年增长了75%，而生产成本却下降了一倍……”“倍”只有在增长上才能使用，在减少、下降方面是不能使用“倍”的，因为降低一倍即减少100%，而这显然是不可能的。“去年我厂产值为4000万元，今年是8000万元，前年是2000万元，去年比前年翻了一番，今年比去年又翻了一番，比前年是翻了三番……”翻三番，是指2000万元的8倍，即1.6亿元，而8000万元只是前年的3倍，把“倍”和“番”的概念混淆了。再如“参加县处级领导干部学习班的185名学员，期末考试成绩在 85 分以上者有 100 名，85 分以下者有 85 名……”这一表述也是不够恰当的，属于界限表述不清。因为照约定俗成的惯例，当用“以上”或“以下”表示界限时，一般均包括前面的本数在内；当“以上”与“以下”连用时，对是否包括本数应做出明确交代，否则，本数就会导致被丢掉或重复出现的情况。故这段话应写作“成绩在85分及其以上者有100名，85分以下者有85名。”
正式文种与非正式文种，由于地位的不同，决定了非正式文种在行文时，不能使用党和国家公文法规中正式规定的行文格式，也不具有独立行文的资格。按照人们的普遍做法，非正式文种要上报或下发时，应从正式文种中寻求一个文种做它的载体，载运着它行文，我们通常称这一载体为“文件头”。“文件头”大都由“命令”（令）、“通知”（下行时）或“报告”（上行时）来担任。
假若非正式文种在行文时不按上述做法，而是使用正式文种的行文格式，并“天马行空，独来独往”，那就犯了拿着非正式文种当正式文种使用的错误，如下例文：
1.
2.
上述两例做法都是不妥的。正确的方法应当是：
1.
这就是报送总结的“文件头”。其后附有该单位《2015年工作总结》。这里作为附件上报的总结，其格式只有标题、正文、落款与日期。
2.
这是下发计划的“文件头”。其后附有该县委《2016年工作计划》，该计划的格式只有标题、正文、落款与日期。
附件说明是公文的一个重要格式要素。根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，附件说明是指公文附件的顺序号和名称。在标注的时候经常出现一些问题，主要有：
（一）标注称谓不规范。有的只写“附件如文”或者“附件××件”等，应当明确交代出附件的确切名称。
（二）按照《党政机关公文格式》规定，附件说明应当使用3号仿宋体字标注在正文下空一行之后，但有的公文却用3号黑体字而且不空行；还有，按照规定，如果有多个附件，应当在附件名称前面用阿拉伯数字标注附件的顺序号，顺序号后紧跟一个小圆点，但有的公文却是用顿号，例如“1.”，是不够规范的。
（三）按照规定，如果附件名称较长需要回行时，应当与上行附件名称的首字对齐。但有的公文却不是如此，要么与顺序号对齐，要么与顺序号后面的冒号对齐，显然有欠规范。
（四）按照规定，附件名称之后不加标点符号，但有的公文却加上句号，显得画蛇添足，也不合规范，应予纠正。