下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
“文种”即公文的种类，它是各种公文的具体名称。党和国家现行的公文法规即《党政机关公文处理工作条例》中，在第二章对党政机关所使用的主要公文种类设有专章规定，具体包括15种，即决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。这15个文种，因为是在党和国家公文法规中明确做出规定的，所以在公文学术界一般称之为“法定公文”，也叫“正式公文”或“主要公文”。而在机关或单位的公文处理实践中，除了这15个文种之外，还有相当庞大的一个文书组群，是机关单位用于处理日常事务性工作所使用的文书，诸如工作计划、工作总结、领导讲话、调查报告、典型材料、组织鉴定、干部人事考察材料、条例、规定、办法、章程、规则、守则、制度、公约、协议书、大事记等，不一而足，此类文书公文学术界一般称之为事务文书，是不可或缺的公务活动成果，应当属于广义的公文范畴。这些事务文书，在实践中的使用频率很高，有的甚至高于15种狭义公文。也就是说，一个机关单位，可以不制发命令（令），可以不制发公告、决定等，但绝不能不制订计划，不撰写工作总结，不起草领导讲话。既然如此，将这些事务文书文种纳入公文范畴，是没有任何问题的。从理论上讲，只要是在机关单位公务活动中使用并发挥其基本功能的，就都应当属于公文，目前公文学术界普遍使用的“法定公文”“事务文书”“主要公文”“非主要公文”以及“正式公文”“非正式公文”等术语，是正确的概念。唯物辩证法告诉我们，世界上的任何事物都是在比较中存在，是对立的统一，因此，将党和国家公文法规中所规定使用的15个文种称之为“法定公文”，从理论上讲无可非议，与之对应的概念就是我们上述的“事务文书”；《党政机关公文公文处理工作条例》中有“党政机关所使用的主要公文种类”的表述，既然有“主要公文”，当然就应当有“非主要公文”，这也就充分说明了公文法规中所规定的公文文种只是“主要”的，是党政机关实际使用文种中的“一部分”，那么其他大量使用的公文文种即广义的公文，我们就不能无视其存在的客观事实。因此，公文和私文同属应用文，是否应用于公务活动，并由特定的作者制发进而发挥其公务活动效力，是公文与私文的根本区别。
在长期的公文写作实践中，对于文种的选择与使用，已经形成了一系列较为稳定的约定俗成的标准和规范要求。它们与公文法规中的规定一起，共同构成公文写作过程中的文种使用规范。
文种规范是公文写作规范的首要环节。在公文的整个职能体系中，文种最为重要。我们在受领一份写作任务以后，首先所应当做的，就是根据领导的意图、根据本机关或本单位的职权范围、根据不同的行文目的与方向、根据与受文单位之间的隶属关系等因素来准确地选择和使用相应的公文文种。如果文种使用错误，就会“一错百错”，公文的基本观点、材料安排、结构布局、语言运用甚至行文的语气措辞等都会受到影响，它直接关系到公文的内容表达，关系到行文目的、公文质量和效用的发挥。从目前大量的公文写作实践来看，文种使用的不规范问题表现得比较严重，错用、混用乃至滥用的现象时有所见。特别是文种混用问题，诸如决定和通报、纪要与决议、报告和请示、函与请示、公报与公告、通知和通报等，因其相互之间存在某种程度的相近之点，故在实际使用过程中极易导致混用，是公文写作过程中久治不愈的一大“顽症”。对此，学术界不少专家学者积极进行研究探讨，提出了许多便于正确区分的良策，但至今一直未能得以根治。因此，公文写作规范的核心就是要解决文种使用的不规范问题。这一问题不解决，其他诸多问题的探究就无由开始或者继续。
公文写作规范在文种使用方面所涉及的内容很多。从公文名称的确立，到文种的选择与使用，都有较为严格的规范化要求。择其要者，大体有如下几个方面：
公文文种，是公文最基本的分类单位名称。不同的公文名称，反映着不同的行文目的与要求，也反映着行文机关之间的关系和发文机关的权限范围。划清各种公文名称和使用界限，正确地使用公文名称，是做好机关公文写作工作必须首先解决的重要问题。
我国现阶段党政机关所使用的公文名称，包括正式公文和非正式公文在内，计百余种，是一支较为庞大的文书组群。其正式文种（或称“法定文种”）由中共中央办公厅和国务院办公厅通过法规形式加以规范。在文种数量上，现阶段党政机关所使用的正式公文文种有15个（如上所述）。在上述诸种正式文种之外，运行于党政机关公务活动中的文种我们统称为非正式文种，它们是在长期的公文工作实践中产生并逐步确立下来的，虽则其地位的重要程度不及正式文种，但也具有极其广泛而又重要的使用价值，这在前文已做阐释，在此不再赘述。
对于文种名称的使用，应依据如下规范进行：
（一）以“法”为准，循“规”而定。这就是说，党政机关在公文工作实践中，应当严格按照公文法规的规定来选择和确定使用文种名称，不能错用、滥用甚或随意自造。实践中，时常见到的诸如以“汇报”“批示”“批转”“转发”等作为文种名称的公文，均有欠规范。其中“汇报”系公文处理工作者中的常用词语（术语）之一，不能作为文种；“批示”早在20世纪50年代一度作为公文文种使用，但后来已明令禁用；“批转”“转发”只是公文的两种重要发布形式，仍然不能作为公文文种。公文处理工作中对于文种的使用做到规范、正确，既能标明公文的性质，反映行文的方向，又能体现行文的目的和要求，它是公文写作规范之魂。
（二）力戒混用或者漏用。“混用”是指将性质相近但职能各异的两个文种夹杂在一起混淆使用，是公文写作规范的“禁区”之一。如前所述，在实践中这一问题可以说屡禁不止，诸如“意见报告”“请求报告”“请示报告”“总结报告”“申请报告”等时有所见，常为公文写作领域久拖不决的“怪现状”。攻克此关，是一项十分必要而又艰巨的任务。“漏用”即不用，从标题上看不出究竟使用的是什么文种，例如《关于××电子乐器厂的整顿情况》一题即是如此，也属于不规范之列，应予清除。
（三）要注意把握公文名称的时效性。新中国成立以后，党和国家先后制定和发布了一系列公文处理方面的法规、规章和规范性文件，到目前为止，对公文名称（种类）总共进行了10次重要调整和规范。具体包括：
1.1951年9月29日由中央人民政府政务院发布的《公文处理暂行办法》，将公文文种规定为7类12种，即报告、签报；命令；指示；批复；通知、通报；布告、通告、公告；公函、便函。
2.1957年10月8日由国务院秘书厅发布的《关于对公文名称和体式问题的几点意见》，对公文文种虽然仍规定为7类12种，但具体文种名称却做了较大调整，包括：命令、令；指示；报告、请示；批复、批示；通知、通报；通告、布告；函。
3.1964年2月由国务院办公厅发布的《公文处理试行办法》，将公文种类规定为10类12种，即命令（令）；指示；批复、答复；批转；通知；通报；报告；请示；布告、通告；函。
4.1981年2月27日由国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》，将公文种类规定为9类15种，包括命令、令、指令；决定、决议；指示；布告、公告、通告；通知；通报；报告、请示；批复；函。
5.1987年2月18日由国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》，在原《暂行办法》的基础上，将公文种类规定为10类15种，即命令（令）、指令；决定、决议；指示；布告、公告、通告；通知；通报；报告、请示；批复；函；会议纪要。
6.1989年4月25日由中共中央办公厅发布的《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》，将党的机关文件种类规定为13种，包括公报；决议；决定；指示；条例；规定；通知；通报；请示；报告；批复；会议纪要；函。
7.1993年11月21日由国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》，对1987年的《处理办法》进行了较大修订，将公文种类确定为12类13种，即命令（令）、议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。
8.1996年5月3日由中共中央办公厅发布了修订后的《中国共产党机关公文处理条例》，将公文种类规定为14种，包括决议；决定；指示；意见；通知；通报；公报；报告；请示；批复；条例；规定；函；会议纪要。
9.2000年8月24日国务院以国发〔2000〕23号文件发布了《国家行政机关公文处理办法》，对1993年的《处理办法》进行了修订，将公文种类确定为13种，即命令（令）、决定；公告；通告；通知；通报；议案；报告；请示；批复；意见；函；会议纪要。
10.2012年4月16日中共中央办公厅和国务院办公厅以中办发〔2012〕14号文件印发了《党政机关公文处理工作条例》，首次将党政两大系统的公文处理法规合二为一，是我国当代公文法规建设的一次具有划时代意义的重大变革，其中将党政机关所使用的公文种类规定为15个，即决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、议案、纪要。
这些文种当中，有些具有明显的时效性。随着社会形势的变化以及公务活动的不断发展，有些文种被淘汰，有些文种发生了变化，有些文种坐了“冷板凳”，有些文种则应运而生，这些都是公文工作发展过程中的正常现象。值得明确的是，这10次调整变化，总体趋势是稳定不变的，绝大多数文种一直在用，这也反映出公务活动在发展和传承过程中具有明显的稳定性特点。毫无疑义，在具体的写作实践中，对于公文文种名称的使用，一定要注意以现行公文法规中的规定为准，业已取消不用的文种就坚决不要再用，以确保公文名称的规范性。像“批示”“便函”“指示”“指令”“布告”“条例”“规定”等都曾经是正式文种，但后来逐步退出，明令不用；相反，而像“会议纪要”（最新公文法规将其简化为“纪要”）、“议案”“意见”等文种则应运而生，被吸纳为正式公文。注意这些变化并认真贯彻执行，就能够确保公文文种使用的规范化。
我国现行党政机关所使用的各种公文，在公文法规中均明确规定了其特定的适用范围，相互之间界限分明，不容混淆。认真弄清各个文种的适用范围，是文种使用规范化的关键。对此，《党政机关公文处理工作条例》中做出了明确具体的规定，兹分别列述之。
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。例如《中国共产党第十八届中央委员会关于十七大政治报告的决议》。
（二）决定。适用于对重要事项做出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。例如《中共中央关于全面推进依法治国若干重大问题的决定》。
（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。这一文种的发文机关级别较高，至少是县级以上的人民政府才有权使用，一般机关单位不能滥用。
（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。例如《中国共产党第十八届中央委员会第五次全体会议公报》。
（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。此种公文与报告性质相近但职能有别，故不可混用或者并称，以求规范。
（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。此种文书与请示互为存在的条件，相辅相成。
（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。例如《国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案》。
（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
在具体的公文写作实践中，对于上列诸种公文文种适用范围的把握，应当注意如下几个方面的规范：
1.适用范围不同，文种使用也就不同。公文文种与其适用范围之间显然是对应关系，特定的适用范围职能对应与之相应的文种，绝不能错用抑或以其他名称取代。例如答复请示事项，只能使用批复；向上级机关请求指示和批准，只能使用请示；对重要问题提出见解和处理办法，只能使用意见；向不相隶属的机关商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，只能使用函等。
2.要注意把握现行公文文种适用范围的变化。文种的适用范围及功能不是一成不变的，随着社会形势的嬗递、公务活动的不断推进以及公文本身的发展，有些文种的使用功能也要发生相应的变化，这可从党和国家公文法规的规定中体现出来。在公文写作实践中，一定要“审时度势”，对有关文种适用范围的变化给予足够的关注，以确保公文文种使用的规范化。以现行的《党政机关公文处理工作条例》为例，其在文种及其适用范围的规定方面就做了很多重要调整。《条例》紧密结合党政机关公文处理实际，对党政机关的法定公文文种进行了重新梳理和排队，使之更加趋于准确、规范、科学和合理。首先，在数量上进行了调整，删掉了原来党的机关使用的“指示”“条例”和“规定”，没有增加新的文种。原来党的机关法定公文文种是14个，行政机关法定公文文种是13个，合在一起是27个，其中相同的文种有18个，不同的文种有9个。这次重新整合以后，将“指示”“条例”和“规定”去掉，保留了15个。去掉“指示”这一文种，是十分必要的，因为早从20世纪90年代初开始，随着机关政治民主化建设进程的发展需要，我们党和国家的高级管理机关已不再习惯于居高临下发“指示”，指示的“通知”“意见”化倾向渐趋显豁，以至于到后来，指示这一文种逐渐坐了“冷板凳”，甚至成了被遗忘的“角落”，失去了实际使用价值。特别是在涉及有关经济管理方面的内容时，用“指示”行文就更加明显的不合时宜。因此，这次《条例》将其删掉，退出了法定公文的历史舞台，完全符合党政公文处理工作的实际需要。“条例”和“规定”两个文种也是如此，长期以来，尽管将其作为法定公文，但一直未能赋予其独立行文的资格，一般还都是采用复体行文的形式，即以“命令”（令）或“通知”作为“文件头”，采用复体行文方式将“条例”和“规定”运载出来，缺乏独立行文的特性。况且根据我国《立法法》的规定，对于“条例”的发布主体也有明确界定，而专门限定在党的机关范畴，容易引起误解，也是不够科学的。其次，对公文文种的排列顺序进行了重组，依据各个文种的效力、发布主体级别、行文方向等多方面因素，将其依次规定为：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。这样排列，较之原来更加科学和合理，更具逻辑性和严密性。再次，《条例》对相关文种的适用范围也做了一定程度的调整，出现了一些新的变化，使之更趋科学和实用。具体表现在：对命令（令）文种的适用范围进行了拓展，即除原有的使用功能外，还可用于“批准授予和晋升衔级”，这是新增加的内容，诸如人民警察晋升警衔等，较之原来更为完善，更加切合实际需要；对于通知文种，删去了原来“发布法规”及“任免人员”的使用功能；对于通报文种，原来的表述为“适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况”，此次调整为“传达重要精神和告知重要情况”，使之显得更为全面准确，也符合语法。将报告文种“答复上级机关的询问”中的“答复”改为“回复”，用词更加准确恰切；而对于纪要文种，长期以来一直称为“会议纪要”，这次将其简化为“纪要”，并且规定用于记载会议主要情况和议定事项，显得更加简明确切。对于这些变化，公文写作人员必须及时了解和掌握并在具体的行文实践中身体力行，确保规范。在公文写作实践中，如果不注意把握这些变化，势必导致文种使用上的差误，失之规范。
3.要注意把握相关文种之间的差异，避免错用或混用。在整个公文家族中，有些文种性质相近，但适用范围迥异，必须严加甄别，做到正确使用。在公文写作实践中，之所以屡屡出现对于文种使用的不规范问题，大多缘于没有真正弄清各类相近文种之间的差异，往往只是一知半解抑或望“文”生义，例如有人将公告简单理解成为“公开告知”，与通告、广告等均混为一谈，这些显然与文种使用的规范化格格不入，应当引起高度重视。
从实践来看，常用易混文种主要有如下各组：
在公文文种发展过程中，命令与令在使用上经历了一个由分到合的演变。在1981年2月国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》中将其规定为两个文种，到1987年2月18日公布的《国家行政机关公文处理办法》中将其合并，从此以后一直作为一个文种的两种名称使用。具体选用的方法是：如果公文标题是由发文机关加文种构成，或者文种之前有一密不可分的用法限定词如嘉奖、特赦、通缉等，就用“令”，例如《中华人民共和国国务院令》以及《国务院对胜利粉碎劫机事件的民航杨继海机组的嘉奖令》《××市公安局通缉令》；除此以外，尤其是当公文标题在文种前有独立完整的事由和助词“的”时，应当用“命令”，例如《国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令》。
决定和决议虽然同属议决类下行文，但却是两种不同文种。主要表现为：（1）决议的内容多是关系全局性、原则性的重大问题、重大事件以及重大方针政策，而决定的使用则相对灵活、具体一些；（2）决议形成的过程和程序要比决定严格，决议必须经过有关会议讨论通过，而决定不一定经过会议表决程序；（3）决议和决定同属于指令性公文，都要求下级机关认真贯彻执行，但决定的指令性更强，而决议所要求达到的效果，却各式各样。有的决议具有较强的指令性；有的决议则偏重于号召，具有较强的理论性、论证性；还有的决议只做认定性、认可性的结论，例如人民代表大会对会议期间各种报告所做出的决议即属此种情况。
“议案”与“提案”不同。主要表现为两点：一是适用主体范围不同。议案用于各级人民代表大会或人民代表大会常务委员会，而提案则用于各级政协会议和企业职工代表大会。二是内容效力不同。议案在提请大会审议通过后，具有较强的约束力和法律效力，而提案则相对弱些。
从行文方向上看，决定仅用于下行文，而意见既可以下行，也可以上行或平行；从内容效用上看，决定具有较强的制约性、指挥性，而意见具有突出的指导性，比较注重原则性和灵活性的结合、规定性和变通性的结合，以便为下级机关办文留有更多的创造余地。
通知是上级机关要求下级机关办理和周知或执行有关事项或转发文件时使用的公文，属于下行文；而意见是对重要问题提出见解和处理办法，既可以下行，也可以上行或平行。还有，通知的内容具有较强的指导性和执行效力，而意见则主要是就某项工作如何开展或解决提出建议和思路，具有较强的灵活性，重在提出方案和措施以供参考和选择。从执行程度上看，通知一经下发，要求有关单位必须贯彻执行，而意见行文如对贯彻执行有明确要求时，应遵照执行，如无明确要求时则可参照执行。
主要表现为：（1）适用范围不同。通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。（2）行文目的不同。发布通知的目的是使受文单位了解发文单位要求做什么和怎么做，从而行动起来；而制发通报的目的则在于使受文单位了解某一重要情况或典型事件，从而受到教育、启发。（3）内容构成层次不同。通知一般要由受文单位做什么和怎么做两大层次构成，要直陈直述，不用举例和论证；而通报则不同，它一般由情况和事例构成，要求对情况和事例做简明扼要的分析，并对分析的结果加以议论。
此组文种在公文家族中的易混用频率很高，主要是由于二者在行文方向和结构形态上极为近似，并且在新中国成立初期乃至以后和很长的一段时间，“请示报告”曾经作为一种正式文种使用，这在当时的公文法规中做出过明确规定，这样，就使得后来对国家公文法规明令分开，但仍积重难返，以至于实践中屡屡出现“请示”与“报告”混用的问题，一直未能彻底根治。公文处理实践表明，请示与报告必须严加区别，分开使用，否则弊端甚多。其实，两个文种之间存在着明显差异。首先，性质要求不同。报告属于陈述性公文，请示则属于请求性公文；上级机关对报告不一定做出批复，而对请示则必须做出明确批答回复。其次，行文时限不同。报告在事前、事中和事后皆可行文，而请示只能在事前行文。再次，内容含量不同。报告可以一文一事，也可一文数事，而请示只能“一文一事”。最后，行文目的不同。报告是为了向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问，而请示是为了向上级机关请求指示和批准。
请示与上行的意见相比，在行文方向与目的上比较接近，都是要求上级对自己所提的事项或问题给予批准、指示或予以认可。但其所提的事项与内容不尽相同。请示的内容较多涉及的是诸如机构设置、人员编制、资产购置、财政支出、出国出境等实质性事项，而意见则往往涉及的是有关政策性的问题，提出见解和处理办法，请上级机关定夺。
纪要和决议都是反映会议结果的公文文种，但在使用上有所区别。突出表现为在内容的重要程度上，纪要的内容可大可小、可轻可重，既可以是党和国家的大事，也可以是具体的日常工作，而决议的内容通常是一个单位或部门甚至是党和国家的重大问题或重大事件；其次，纪要是对会议议定事项和主要精神的概括和反映，起草后经过主管领导签发即可作为正式文件发布，而决议必须经过会议表决程序才可发布。此外，纪要所涉及的内容事项也往往较多，而决议则相对集中单一。
函不同于平行的意见。意见有时也应用于不相隶属的机关之间，但与函有所区别。对涉及的某一主要问题所提出的见解和处理办法，如属供对方参考而不需要回复时，应用“意见”；如需对方回复时，则要用“函”。
函，即公函，属于法定公文文种之一，它所使用的是公文的标准行文格式。便函与函虽只有一字之别，但它不是公文文种，而是与“文件格式”相区别的一种文件形式。这种信函式的文件形式，即无标题、发文字号，又无主送、抄送等的标注。一般使用印有单位名称的信笺用纸，内容一开始先写受函单位或受函人的名称，然后写正文，正文的末尾处注明发函者的单位名称，即落款，落款之下是发函的日期。
公函与便函的另一重要区别是公函只能写给某一个组织，而不能主送给个人，而便函却不存在这样的问题，它既可以写给某一个组织，也可以写给某一组织的负责人或某一个人。
函也不同于请示。由于函具有向有关主管部门请求批准的功能，在行文目的和内容上与请示具有一定的相似性，因此常常容易被人们错用或混用。实际上，它们在行文的隶属关系上有着严格的界限。那就是请示适用于具有隶属关系的上下级机关之间；而申请函则适用于平级机关或不相隶属的机关之间。
公布令与发布性通知的区别主要有两个方面：
一是用法上的区别。公布令是用来公布法律、行政法规和规章的命令，有使用权限的是国家主席、国务院及其工作部门和各级人民政府。例如，公布各种法律的“国家主席令”、公布《行政机关公务员处分条例》的“国务院令”、公布《普通高等学校学生管理规定》的国家教育部令等。
发布性通知是转文性通知的一种，是发文机关把本机关制发的不能独立行文的规范性文件下转时使用的通知，这种通知没有使用主体的限制。例如《国务院办公厅关于印发全国打击传销专项行动方案的通知》。
在实际工作中，除《宪法》及《立法法》规定可制定规章并签署命令予以公布的各级政府及国务院工作部门外，那些无命令使用权力的地方政府工作部门在工作中也需要发布一些规范性公文，如规则、制度、实施细则等，而这类文种是不能独立行文的，必须使用“发布性通知”予以公布。
概括地说，公布令在发布资格与所公布的文种上都有严格限制，且发布范围广；如果不能满足其中任一条件，就不能使用公布令，而只能使用发布性通知。
二是写法上的区别。公布令与发布性通知在写法上的相同之处，就是都必须写明被公布或发布文件的完整标题和执行要求。
两者的不同之处主要有两点：
①根据《立法法》的规定，公布令必须标有批准会议名称以至时间，而发布性通知的写作就没有这样严格的要求。
②公布令必须明确标明被公布文件的生效日期，发布性通知有类似要求，印发性通知则只有“请认真贯彻执行”之类的宽泛要求。
按照新《条例》的规定，命令适用于“嘉奖有关单位和人员”，决定适用于“奖惩有关单位和人员”，通报适用于“表彰先进”。据此可见，这三个文种均有表彰奖励的功能，因此，在实践中往往被人们错用或混用。正确的做法是，各级党政机关应当依据法律的规定和职权，根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况，选择使用相应的文种。根据长期的使用习惯，人们往往是从以下几方面区别选用的：
一是发布机关的层次级别。在这三个文种中，唯有命令具有发布权限的规定，而嘉奖令又往往由级别较高的机关予以发布；表彰性决定虽无明确的使用权限，但发文机关一般层次较高且通常是被表彰对象的非直接上级机关；表扬性通报的发文机关不受限制，但多是被表彰对象的直接上级机关。
二是被嘉奖对象先进事迹的类型及影响范围。若是在完成“急难险重”任务中事迹突出、影响范围广泛，则适于用嘉奖令，如《国务院对胜利粉碎劫机事件的民航杨继海机组的嘉奖令》《国务院、中央军委关于给武警部队抗洪抢险先进单位及个人授予荣誉称号和记功的命令》；若是在长期艰苦的工作中表现突出、成绩卓著则适于用表彰性决定，如《国务院关于2015年度国家科学技术奖励的决定》；表扬性通报适用的规格低于前两者，但适用范围可大可小。
三是表彰奖励的规格。嘉奖令和表彰性决定的规格要高于表扬性通报。尤其是嘉奖令，通常都要授予被嘉奖对象荣誉称号，故在新《条例》中有“批准和授予衔级”的特别规定。而表扬性通报多侧重于介绍被嘉奖对象的先进事迹，进行恰切的评价并给以适当的表扬奖励，但其规格要低于嘉奖令和表彰性决定，多是“通报表扬”，如《国务院关于对第二次全国大督查发现的典型经验做法给予表扬的通报》中提到的“为进一步调动各方面的积极性、主动性和创造性，总结经验，宣传典型，扎实推进各项重大政策措施落地生效，经国务院同意，对天津市推动重大项目开工建设等20项地方工作典型经验做法和发改委加强宏观政策统筹协调等16项部门工作典型经验做法予以通报表扬”，不过表扬性通报进行表扬奖励的及时性往往胜于嘉奖令和表彰性决定。
总之，从嘉奖令、表彰性决定到表扬性通报，表彰奖励的规格是逐步递降的，而其中的表扬性通报，无论是适用主体还是适用范围都是最广的。
根据新《条例》规定，决定“适用于对重要事项做出决策和部署”，通知适用于“发布、传达要求下级机关和有关单位周知或者执行的事项”，意见“适用于对重要问题提出见解和处理办法”。因为决定与通知、意见都具有向下级机关布置安排工作，提出工作的原则、要求和做法的共性，所以在向下行文时经常出现将此三个文种混淆的问题，因此必须认真加以区分。
首先看指挥性决定。在决定中，容易与另两者混淆的是指挥性决定。指挥性决定往往是发文机关就带有全局性的某一方面工作或某一类问题（往往是一项新工作或者新举措）做出重大安排而形成的明确而又原则的决定。它通常要统一思想认识，提出工作任务，确定工作方针，阐述基本原则，甚或提出工作的方案、步骤、措施和要求。立足全局、事由重大、内容相对比较原则、篇幅一般较长是指挥性决定的特点。例如《国务院关于进一步推行依法治国若干重大问题的决定》。
其次看指示性通知。在通知中，易与另两者混淆的是指示性通知。指示性通知是上级机关向下级机关布置带有普遍性的工作、做出相应指示时使用的通知。其所布置的工作或者是对一项已开展的常规工作进行补充完善，或者是对此前通过指挥性决定提出的具有方向性、原则性的新工作或新举措做出具可操作性的具体安排。事由可大可小、内容可重可轻，要求明确具体，便于下级执行，是指示性通知的特点。例如《国务院关于调整和完善固定资产投资项目资本金制度的通知》（国发〔2015〕51号）。
最后看下行意见。“意见”的行文方向灵活，可以上行、下行和平行。而以独立文件形式直发的下行意见如《国务院关于推进国内贸易流通现代化法治建设营商环境的意见》（国发〔2015〕49号），与指挥性决定、指示性通知最为相似，都可以向下级机关直接布置工作。
三者的不同在于，指挥性决定和指示性通知都是把上级机关确定成型的原则想法或具体做法交代给下级机关，要求其贯彻执行；而下行意见通常是针对没有先例和经验的新情况或新问题提出见解、方案与处理办法，它具有方向性和指导性，是告诉下级机关工作的原则和方向，一般没有十分明确的具体要求，下级机关可结合实际情况相对灵活地贯彻执行。
公告与通告是行政公文中颇具相似性的两个文种。从内容上说，两者都是起告知作用的知照性公文；从形式上说，两者都是公开发布的周知性公文。正因如此，所以两个文种常被混用，多数情况是把通告的内容冠以公告的文种。为避免发生类似错误，有必要对它们加以区别。公告与通告的使用区别主要表现在五个方面：
一是制发机关。公告的制发机关都是层次级别较高的，尤其是最高层的国家机关及其职能部门；通告的制发机关则没有严格的层级限制，经常使用通告的是各级政府的职能部门。
二是发布事项。公告所发布的事项是国内外人士普遍关注、有必要让海外人士了解的重大事项和法定事项；通告所发布的事项则属于有关职能部门对负有责任进行管理的社会某一方面工作做出规定和安排的一般业务事项。
三是发布范围。公告所宣布的事项既然是让国内外人士了解的，就必须面向国内外发布；通告只是公布对社会某一方面工作的规定和安排，以利于相关人士的了解与遵守，所以其发布仅限于国内与此相关的一定范围。
四是发布方式。公告与通告虽都是公开发布、一体周知的公文文种，但在发布途径与方式上也有不同。公告是采用报纸、广播电视等方便快捷、波及面广的媒体来发布；通告也可使用这些媒体，但还可以利用发布范围相对较小、更易于引起相关范围人士注意的公开张贴、悬挂、下发等形式。
五是发布目的。公告固然也有要求遵守的，但一般来说，公告以发布事项、传达信息，让人“知”为直接目的；通告虽有单纯知照性的，但多是公布事项让人遵守的，即主要目的在于要求阅文者“知且行”。
公告与公布令都属于公布周知性重要内容或事项的知照性公文，但使用上又区别很大。
一是发布内容不同。新《条例》明确规定：“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公布令主要用来公布行政法规和规章。
二是行文方向不同。公告没有固定的行文方向，是一种发散性的泛行文；公布令则是发布机关在所属范围内向下发布的下行文。
三是发布效力不同。公告意在发布事项、传达信息，众所周知即达目的，没有强制成分；公布令则不然，既让人知晓，又要求人必须遵照执行，带有极强的强制性。
四是发布方式不同。公告是采用报纸、广播、电视、网络等方便快捷、波及面广的媒体来发布；公布令则采用行政公文文件格式发布。
通告与通知看起来颇有相似之处，都可以用来传达或者宣布要求阅文者周知或者遵守、执行的事项。但要注意新《条例》中关于两者适用范围的规定：通告“适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项”；通知则适用于“发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文”，这就是说，发文机关若要让阅文者了解应当周知或者遵守、执行的事项，选择文种必须看对象，向系统内的下级机关传达用“通知”，向辖区内的社会公众宣布应当用“通告”。
传达问题（事故）的情况通报与批评性通报颇易混淆：两者都需要程度不同地介绍问题或者事故的情况、论述其危害的严重性、提到处理决定，并就此对全局工作提出统一的要求，但是，这两种通报的用法与写法都有区别。概括起来，主要有以下三个方面：
一是两者对事故或者错误事实的介绍详略不同。批评性通报针对文中个案的事实做出处理决定，所以事实的介绍通常较为具体；而问题（事故）情况的传达性通报是以此事实为切入点、为由头，引导人们重视某一带有共性的现象，所以对事实的介绍就较为简要概括。
二是两者对处理决定的表述不同。能够区别两者的突出之点，就在于批评性通报写有对问题的处理决定，这是所有关注问题处理结果的人员在第一时间获取的第一手的书面信息，如《国务院办公厅关于福建省人民政府违反规定征收基础设施建设附加费的通报》作为批评性通报，在文中直接宣布了对福建省人民政府所犯错误的处理决定：“经国务院同意，决定没收其部分收费收入上缴中央财政，并予以通报批评。”而问题（事故）情况通报包含的处理决定只是对原始处理决定及实际处理情况或具体或概括的转述。
三是两者在此问题基础上对全局工作提出的要求详略不同。批评性通报以处理该事故（问题）为基本任务，附带提出一些对全局工作的要求，所以通常这一部分文字简短、言简意赅；而问题（事故）情况通报，行文的本意就是要借题发挥，所以对全局工作提出要求是其写作的重点。
议案与请示都是法定公文文种。对于各级行政机关来说，向上级机关请求指示和批准，要使用的文种是请示；向同级人大或其常委会提请审议事项，就要使用议案。这两个文种都属请求批准的文件，在写作上都必须“一文一事”，但在使用上又具有下列区别：
一是主送机关不同。议案只能把人大或其常委会列为主送机关，而且必须是同级的；而请示的主送机关则比议案宽泛，只要是有权决定所请事项的上级机关，就可列为请示的主送机关。特殊情况下，还可越级行文请示。
二是发文机关不同。议案的发文机关有着严格的限制，必须具有法定的议案提出权的机关才能写作议案。根据我国《宪法》《全国人民代表大会组织法》《地方人民代表大会和地方政府组织法》的规定，我国具有议案提出权的法定机构包括各级人大主席团、人大常委会、人大各专门委员会、本级人民政府；全国人大及其常委会的议案提出主体还有中央军委、最高人民法院、最高人民检察院。可以向同级人大常委会提交议案的还有全国人大常委会的委员长会议与县级及县级以上地方人大常委会的主任会议。单就行政机关来说，政府可以自身名义提出议案，政府的各种工作部门却无议案提出权。至于党派组织、群团组织、企事业单位等皆无权提出议案。而请示是任何发文机关都可以使用的。
三是行文内容不同。法律规定，议案的内容不得超出同级人大或其常委会的职权范围，即在其拥有的立法、监督、任免和决定四项权力范围之内，否则不予受理。如属工作上的批评、建议和意见，只能转有关部门处理。而且议案的内容必须具有现实的实施条件，否则也不会被受理或通过；请示的行文固然也有上级机关职权范围及事由可行性方面的限制，但远不及议案严格。
四是行文时间的要求不同。议案的提出具有严格的时间限制，必须在人代会或者常委会举行会议期间提出。人代会期间还有议案提出截止时间，超过时间就不能再提出。而请示则不然，只要工作需要，下级机关可以随时向上级机关行文请示。
五是处理程序不同。人大及其常委会收到议案后，必须按照严格的法定程序审议、表决并报告处理结果。议案一经人大或其常委会通过，就具有了强制性，国家机关其他组织必须执行；而上级机关收到下级的请示，其处理程序是予以研究后行文批复（或责成其工作部门函复）。
以往有些呈转性报告汇报情况的篇幅不长，大部分内容都是对某项工作的意见或处理办法，给人以报告与意见混用的感觉，所以，在20世纪90年代前期的行政公文中，此类现象大量可见。自“意见”列为法定公文文种以后，这两个文种的用法逐渐明晰：行文旨在就下步工作（尤其是某项新工作）提出意见、见解和处理方法时要用“意见”；行文旨在对以往工作情况进行梳理汇报时要用“报告”。
虽然批复“适用于答复下级机关的请示事项”，但批复却不是回复请示的唯一文种，“复函”也常被用来答复请示。
在公文处理实践中，常有上级机关对下级呈送的请示拿出意见之后，交由办公部门或者业务职能部门以部门的名义予以回复。这种情况以工作部门的名义答复同级机关及其他不相隶属机关的请示，使用批复文种显然是不妥当的。因为根据行文规则规定，党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。据此可见，党委、政府办公厅（室）根据授权向下级党委、政府行文，即使是“审批事项”，也只能使用“函”，而不能使用“批复”。公文法规还规定，不相隶属机关之间“答复审批事项”用“函”。由此，不相隶属机关之间产生了大量的请批函和与之对应的复函，其中也不乏答复下一级政府请示的复函。公文研究人员将此做法称为“函复请示”或者“函代批复”。
“复函”无论复的是报给领导机关的“请示”还是主送本部门的“请批函”，其作用与批复完全相同，区别只在于由不同行文关系决定使用的文种。例如国务院收到并批准了四川省人民政府、教育部联合呈报的《关于四川大学、华西医科大学合并问题的请示》后责成国务院办公厅给以答复。国务院办公厅作为国务院的办公部门，对呈报请示的两个机关无法使用“批复”，所以制发了复函《国务院办公厅关于四川大学和华西医科大学合并组建新的四川大学的复函》。
具体而言，批复与复函的区别主要表现为以下几个方面：
（1）行文方向不同。尽管两个文种都属法定行政公文文种，但一个是下行文，一个是平行文。收到下级机关的请示，应该回之以批复；收到不相隶属机关的请批函以及领导机关转来的下级机关请示，只能回之以复函。各级行政机关及其办公部门都必须针对来于不同方向、使用不同文种的请批件，正确选用不同的回复文种，切勿混淆。
（2）尾语明显有别。不同的公文文种具有不同的结尾用语，写给下级机关的批复，尾语可使用严肃的要求式尾语或专用尾语“特此批复”；写给不相隶属机关的复函，就不可使用这样的尾语，只能使用适合行文关系和文种的尾语，如“特此函复”。而“此复”这个尾语，两者都可以使用。
（3）两者的语气必须有别。不同行文方向和行文关系的公文文种，使用的行文语气也是截然不同的。批复是下行文，语气可坚定严肃；复函属平行文，态度要鲜明，但语气应相对委婉，不应给人以“一朝权在手，便把令来行”、忘乎所以以及盛气凌人的感觉。
综上所述，下级机关向上级机关呈送请示，若上级机关以本机关名义亲自回复须用“批复”；若上级机关拿出态度责成下面某部门以部门名义回复应该用“复函”。
在以往的实际工作中，下级机关有时使用“请求批转的请示”。这种请示的用法和写法类似“呈转性报告”以及目前大量可见的“呈转性意见”，也经常采用诸如“以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门贯彻执行”之类的结尾用语。上级机关以往对于这种请示，经常是应其要求使用“批转请示的通知”给予批转。
由于“请求批转的请示”实际上起着呈转性报告和上行性意见同样的作用，尤其在把“意见”列为法定公文文种之后，“请求批转的请示”已经被上行性意见所取代。相应的，“批转请示的通知”也已淡出公文。
首先看相同之处。意见作为上行文时，与呈转性报告相似之处有两点：
一是在行文关系上，两者都是上行文，通常都由主管某一方面工作的职能部门呈送给上级机关。
二是在行文目的上，两者通常都要求上级机关批转或转发（上级办公部门用转发）文件。
再看不同之处。也有两点：
一是写作时机不同。意见成文于某项工作开始之前，呈转性报告则写作于某项工作开展之后，即事中所写。
二是文件内容不同。意见是对某项工作的见解和处理办法，属单纯性的建议；呈转性报告是在汇报前段工作情况的基础上，针对存在的问题提出下一步工作的建议，其内容包括两个部分，其中第一部分是必不可少的，它的存在使第二部分内容更具有针对性。
首先看相同之处。以重大问题为内容、以独立文件为形式的直发性意见在下行时，与决定、指示性通知相似，都可以向下级机关布置、安排工作。
再看不同之处。意见通常是面对没有先例、没有经验的新情况、新问题提出的见解与处理办法，具有方向性、指导性，告诉下级机关“应当”按着什么原则、朝着什么方向去做，下级机关一般可以结合本地区、本部门的实际情况相对灵活地制定“实施意见”来贯彻执行；而用于部署重大工作的决定和对某项工作做出相应指示的指示性通知都具有确定性、指挥性，是把上级机关确定的成型做法交代给下级机关，要求其“必须”执行。
首先看相同之处。意见也可以平行，这在行文方向上就与函有相同之点。
再看不同之处。函是平行机关及其他不相隶属机关之间行文的基本文种，它用于传递这些机关之间书面往来的各种信息；而意见只用于向对方提出必要的见解与建议，且此种用法在实际工作中少之又少。
一是二者的行文目的不同。处分决定与批评性通报虽然都能起到引以为戒、使人受到教育的作用，但前者是组织传达对某人所犯错误的处理结果，是在一定范围内组织对某人的处理结论，而后者则是以反面典型教育大家，汲取教训，避免类似事件的再次发生。二是涉及对象不同，处分决定一般对人，而批评性通报通常以对事为多，对人较少。三是行文范围不同，处分决定的行文范围比较严格，有些还具有保密性，不宜广为宣传；而批评性通报的行文范围比较广泛，保密性较少，一般都让群众知道。四是写法不同。处分决定的写法比较简单，一般包括个人身份情况、错误事实和结论三部分，而批评性通报则一般包括情况介绍、原因分析、希望和要求等内容。
两者虽然都是对会议情况的整理概括，但是，会议简报成文于会中，在会议期间可根据实际情况和需要不发或发若干期，每期只反映会议某个阶段或者某一方面的情况，也可包括对所反映情况的议论和看法，供与会代表或相关人员参考，其只有参考性而无约束力；而一次会议只能有一个纪要，且成文于会后，反映的是会议的基本情况和议定事项，是会议的全貌。纪要必须客观忠实地叙述会议情况，不可加以评论。纪要不仅具有知照性，而且还具有指挥相关工作的权威性。
两者都能记载反映会议议决的事项，都属反映会议结果的文件，但是，决议适用于依据多决原则进行决策的会议，如人代会、党代会等各种代表会议和委员会议。它反映的是会议围绕某个主题、经反复讨论研究而通过的一致性意见，属于决定性文件，所以必经与会人员的法定多数表决通过方才生效。一个决议只能围绕一个主题，如果会议有多个主题，相应可以产生多个决议，每个决议一旦形成和发布，就都具有很强的权威性和约束力；而纪要主要用于不实行多决原则的各种工作会议、座谈会议、研究会议等，其他会议也可酌情采用。纪要属总结记录性文件，一个会议只能形成一个纪要，主要反映一致意见，特殊情况下也可以反映不同看法，可以围绕一项工作，也可以写入不同方面毫无关联的几项决定。它不须表决通过，由会议主持机关负责人审定即可制发。了解纪要与上述相似文种的区别，可以帮助我们更好地用好与写好纪要。
（一）依主体权限来选用文种。公文文种的选择和使用要受到制文机关权限（法律地位）的制约。每种公文应当由哪级机关制发，都有其特定规范，不可随意而为。例如命令（令）文种，其发文机关的级别就很高，对其主体权限的要求颇为严格。根据我国《宪法》和《地方人民代表大会组织法》的规定，全国人大常委会委员长、国家主席、国务院总理和各部部长，各委员会主任连同其机关或工作部门可以发布命令（令）。地方各级人民政府亦可使用，但至少需要县级以上人民政府才有权制发，其他机关单位不能制发命令（令）。曾经有一个乡镇人民政府只发过一篇嘉奖令，对于本辖区内在抗旱抢险过程中涌现出来的先进单位和个人进行表彰，对文种的使用就显属不当，滥用了职权，因此是不规范的。又如公告，虽属于告知性文件名称，但这个“公”字包含代表党和国家的意思，也就是说只有党和国家的高级管理机关一般才有资格使用。但从目前的实际情况来看，对于这一文种的使用显得很不规范，随意性很强。不但党和国家的高级管理机关使用，就连基层的企事业单位也用，其所涉及的事项既有法规中所规定的重要事项或者法定事项，也有一般性的事项，甚至有些单位还用“公告”来规定门卫制度，显得很不严肃。报纸广告栏目那令人眼花缭乱的“招生公告”“招干公告”“征文公告”“证订公告”“迁址公告”“商品展销公告”“开业公告”“拍卖公告”等（到目前为止，只缺“征婚公告”），实在应当休矣。因为它们的作者（如报社、杂志社、出版社、工厂、商店、学校等）无权代表党和国家，不能随便使用“公告”。这种滥用“公告”的做法，从实质上说是一种越权行为。
（二）依行文方向来选用文种。行文方向不同，对文种的选择和使用也就不同。例如依据行文方向的角度，可将公文分为上行文、下行文、平行文和泛行文四大类别。其中上行文包括4种：请示、报告、意见（上行）、议案；下行文则比较多，包括命令（令）、决议、决定、公报、公告、通告、意见、通知、通报、批复、纪要；平行文有函以及用于告知相关单位有关事项的“通知”、意见等；泛行文是指行文的方向不确定，既可以上行，也可以下行，还可以平行，其最具代表性的文种就是“意见”。确定了行文方向之后，已经将多数文种限定在较小范围之内，并使行文双方的地位和权限趋于显豁，从而给正确选择和使用文种提供了便利条件。
应当注意的是，如上所言，有些文种的行文方向较为特殊，例如“公告”，兼有下行文和平行文的双重性质；“通知”和“意见”等也都具有不确定性，在此种情况下，即应变换方位，从性质和功能的角度加以突破。
（三）依性质特征来选用文种。如果依行文方向的不同难以确定文种，则可另谋“出路”，从文种的性质特征方面加以考虑。据此，可将其分为指挥性公文[包括命令（令）、决定、决议、批复、纪要、意见]、规范性公文（包括条例、规定、通告）、知照性公文（包括公告、通知、通报、报告）和呈请性公文（包括议案、请示、函）四大类，从而将公文文种限定在更小的范围之内，便于正确选用。
（四）依目的功能来选用文种。行文目的不同，功能不同，则对文种的选择和使用也就不同。为此，即应首先明确行文的目的和意图，做到有的放矢；其次，要认真弄清和把握每种公文的特点、适用范围和基本功能，以求规范。例如行文的目的在于向上级机关请求指示和批准，则文种即用“请示”；负有向国内外宣布重要事项或者法定事项功能的是“公告”；而在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项，则应使用“通告”，等等。
总之，文种作为公文的具体名称，绝不只是一个代号。不同的文种标明公文的不同性质，反映公文的不同的行文方向，表达公文的不同行文目的与要求，揭示公文的不同行文特征。因此，在公文写作实践中，我们必须注意对于文种的正确选择与使用。要严格按照公文法规的规定去做，同时还要紧密结合发文机关的职权范围、与受文单位之间的组织关系以及行文的目的和要求等诸多因素，学会“弹钢琴”，切莫只囿于一点而不及其余，以便实现文种使用的规范化。