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随着高科技、信息化、大数据时代的到来，对于现代管理科学理论提出了一系列新的更高的要求。从管理方式来看，主要体现为两种：一是书面管理，即以公文为载体，通过制发各类公文来传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况，这是推动各级各类党政机关、企事业单位公务活动得以有效运转的最为重要的途径；二是实行面对面的直接管理，比如通过召开会议的形式以及通过电话联系、公众微信等多种媒介。而这其中又以制发公文的方式最为重要和突出，而其本身又是一项比较复杂的系统工程，是一个受规范机制约束和调控的动态管理体系。公文写作与处理只有在规范的轨道内运行，才能确保其价值目标顺利而有效地得以实现，不然就会陷入混乱状态。
“规范”是一个较为抽象的概念。据《现代汉语词典》的诠释，规范是指“约定俗成或者明文规定的标准”（见《现代汉语词典》，商务印书馆1978年版，第409页），例如语音规范、语法规范、文字规范等。在公文写作过程中，写作者首先应当遵循的是党和国家公文法规中所明确规定的各类规范，诸如公文管理职能部门的设置、文种使用、格式拟制、行文规则、公文起草、公文办理（包括收文办理与发文办理）等，如果遇到公文法规中所没有规定的情况，则应遵循约定俗成的惯例，这也是应当遵守的不可或缺的规范。
“规范”作为一种标准，它是公文在长期的公务实践过程中为了适应公务活动的客观需要而约定俗成或者明文规定的标准以及如何达到标准，它是机关公文工作得以正确而有效运行的必要保证。在具体行文实践过程中，“规范”还是一个实实在在的文种名称，属于规章制度类公文家族中的成员之一，用以明文规定人们某一方面或行为的标准。例如《人民警察职业道德规范》《行人交通行为规范》《骑车人交通行为规范》等。
公文写作作为机关单位进行公务活动的重要工具，自然也要遵循特定的规范，以确保决策的科学有效及贯彻落实。这些规范，有些是在长期的公文工作实践中逐渐积淀而成，亦即通常所谓“惯例”，有些或者更多的是党和国家公文法规中的明文规定。它涉及机关公务活动管理的方方面面，没有这些规范，公文处理工作就会陷入一种忙乱无序的状态。根据机关公务活动的性质以及管理的职能、管理内容以及形成的发展线路，可以将公文写作规范的概念表述为：
公文写作规范是在长期的公务活动实践中为适应公务活动需要而约定俗成或者明文规定的标准。
这一概念揭示出了如下几个方面的内容：
第一，公文写作规范以公务活动实践为产生和存在的前提条件。它根植于机关公务活动的沃土，又反过来约束和调控公务活动实践本身，二者之间是辩证的统一体。
第二，公文写作规范具有明显的目的性，即为了适应机关公务活动的客观需要，通过其规范和约束，使公文写作与处理趋于规范化、制度化和科学化，从而推动整个机关工作的优质与高效。公文写作如果不着眼于公务活动的实际需要，就失去了其存在的意义和价值。
第三，公文写作规范的内容组成部件都是在机关公务活动实践中约定俗成或者是党和国家公文法规中明文规定的，它是一个综合的标准体系，具有明确的内容指向。
从大的范围讲，公文处理规范所蕴含的内容很多，范围也很广。它涉及公文处理工作的各个环节，贯穿于公文处理工作的全过程。从公文的起草、审核、签发、办理、运转一直到完成历史使命进入档案领域的诸多环节，都有其相应的规范，都要遵循法定的标准、统一的规则和统一的样式。本书只介绍公文写作环节的基本规范，而对其他相关方面的规范，则不论及。具体而言，公文写作规范主要包括如下几个方面的内容：
是指按照有关规定和要求正确选择、使用相应的公文文种。这是公文写作规范的核心内容。因为文种之于一篇公文，关系甚大。公文不同于一般文章和文学作品，它不是用来供人们欣赏的，也不是用来传递一般性信息的，更不是用来处理个人私务的，它是我们党和国家机关用来传递策令、指挥工作、沟通信息、交流经验的工具和手段，既是一个实实在在的处理公务的工具，同时又是一个具有极强的法定效力与十分严格的规范体式的文书，因此，即便你的文件写得再精美，如果文种选用错误，例如本来应当使用“通知”却使用了“通报”，本来应当使用“请示”却使用了“报告”，本来应当使用“决定”却使用了“决议”，本来应当使用“函”却使用了“请示”，本来应当使用“广告”“启事”等却使用了“公告”和“通告”，如此等等，滥用了职权，打乱了隶属关系，虽然“精美”但却无济于事。由此可见，文种的选择和使用直接影响和制约着制文机关的级别、行文目的、行文关系和行文方向等诸多因素，如果失之规范，就会导致一系列的负面连锁反应，关系到公文的质量和效用的发挥。
公文格式，简言之就是指公文的表现形式，由公文的内容所决定，但又反过来作用于公文内容。公文的格式规范具体而言是指按照统一的规范和要求对公文的文面、构成、标记以及用纸纸型、印装等做出正确的格式处理。讲求规范的格式，是公文区别于其他文体的显著特征之一，是公文本身的一种客观需要，是其写作结构的一种规律性表现，也是使公文处理工作趋于准确、规范、及时和有效的重要保证。公文的格式规范，主要由国家以法规和标准的形式来加以规范，其中2012年4月16日中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发的《党政机关公文处理工作条例》占用整个第三章的重头篇幅，对公文的格式要素组成以及相关格式要素的标识规则做出了明确而具体的规定；更为重要的是，2012年6月29日，中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局和中国国家标准化管理委员会联合发布了《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012），以国家标准的形式对公文的格式问题进行非常细致的规定，各类机关单位的公文写作都要遵此执行。
是指按照行文关系和行文原则，规范而有效地行文所应当遵循的若干标准和法则。行文关系体现的是工作关系，如果偏离规范的轨道，势必导致不应有的混乱，贻误工作，祸患无穷。《党政机关公文处理工作条例》占用第四章的篇幅，对公文行文应当遵循的规范做出了明确规定。其中上行文应当遵循的规范要求是：（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。（二）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。（三）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。（四）请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。（六）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。下行文应当遵循的规范要求是：（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。（二）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。（三）党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。（四）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。（五）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。平行文应当遵循的规范要求是：同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。
是指运用语言载体来表述和传递各类公务信息所应当遵循的各种规范。它既包括公文语言表达在语法方面的规范，也包括修辞规范和逻辑规范。这些是公文写作的最基础性环节，语言运用规范与否，直接关系到公文的内容表达，关系到公文的质量和效用。
上述公文写作规范的诸项内容，实质上都应包括正反两个方面的规范要求。既要指出各项规范所包括的具体事项（内容标准）和如何达到，又要指出哪些是不符合规范要求的，以及不合规范的危害和纠正的方法。正是由于具备这样正反两个方面的内容，才能够使公文写作这项重要“工程”有“规”可循，有“弊”可鉴，从而实现其规范化、制度化和科学化的目标要求。
公文写作作为传递策令、指挥工作、沟通信息、联络协调、交流经验的重要工具，自古而然。由于公文产生于阶级的出现，和国家的产生同步，因此早在殷商王朝的奴隶制时期，统治阶级就利用公文来传达政令、颁布法规、处理国事、联系公务、记录活动，晓谕或者告诫公众，一直发挥着其特有的公务活动功能。而且，历代统治阶级为了切实发挥公文在推动公务活动中的效力，使制文的意愿得以贯彻实施，分别制定了一系列完整、严格的规章制度，即公文工作规范。例如，元代的缮写制度规定，特别强调公文用字的准确性，对于公文中的时间和数字的书写，必须做到准确、具体，要写完整的年、月、日，不得使用“今年”“去年”“本月”等的表述；数字书写要具体，而且必须大写。这些规范性的要求在很多方面直到今天仍然适用，具有极为重要的借鉴价值。类似的规定在不同朝代尚有许多，古代公文中的这些规范，为我们当今的公文写作规范提供了重要的历史依据。
公文写作的现实依据是指在长期的公文工作实践中，为了适应公务活动的需要而约定俗成的标准和法式，又称实践依据。这部分规范内容，在党和国家的有关公文法规中并没有做出明文规定，但在实践中又必不可少，久而久之，就形成了一系列为人们普遍接受和广泛认可的约定俗成的做法。以公文的办理时限为例，党和国家的公文法规中将其分为“特急”“加急”，除此之外即是一般公文。但这几种情况下的公文办理时限是多少，一直没有做出明文规定，但在实践中，人们对特急公文的办理一般限定在24小时之内，加急公文限定在3日之内，一般公文（普通公文）一般不超过15日。再如，公文版头部分的发文机关标志，《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）规定其字体使用小标宋体字，但具体使用几号字却没有做出规定，只是要求由发文机关根据醒目美观的原则酌定。但在实践中，人们一直坚持“一级小于一级”的原则，将中共中央文件、国务院文件发文机关标志的22㎜×15㎜的尺寸规格称为“大版头”，以此为上限，各省、自治区、直辖市的党委、政府以及中央、国务院所属各部委、各直属机构所使用的公文版头发文机关标志就应当以不超过这个标格为宜，即采用15㎜×10㎜的“中版头”；至于地委行署级以及县团级以下的单位，就应当采用10㎜×8㎜的“小版头”。这些做法都是在各地公文处理实践中长期相沿习用的，公文法规中未做规定，属于公文写作与处理实践中约定俗成的规范。
公文写作规范，除了在借鉴历史经验的基础上，并在实践中约定俗成的那部分内容以外，就是党和国家公文法规中的明文规定，而且这是重中之重。值得注意的是，公文写作的法规依据具有明显的时代特色，它随着时代进步和社会发展而不断进行调整和完善。新中国成立以后，我们党和国家先后制定和发布了一系列与公文工作相关的法规、规章、指导性文件和国家标准。例如，《公文处理暂行办法》（1951年）、《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》（1951年）、《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》（1955年）、《国家行政机关公文处理暂行条例》（1964年）、《国家行政机关公文处理暂行办法》（1981年）、《国家行政机关公文处理办法》（国务院办公厅1987年发布，1993年进行修订）、《国家机关公文格式》（GB/T9704—1988）、《中国共产党各级领导机关文件处理条例（施行）》（1989年）、《国家行政机关公文处理办法》（2000年国务院发布）、《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999）、《党政机关公文处理工作条例》（2012年）、《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）等。每一次的颁布实施，有相当多的一部分内容做出了相应的调整，使得我国的公文处理工作不断发展进步，朝着更加规范化、制度化和科学化的轨道向前推进。这些法规、规章和规范性文件，分别是不同历史时期的公文工作规范。它们是公文写作规范的核心部分，所占比重最大，地位也最为重要，指导性和规范性也更强。
在长期的公文工作实践中，对于各类规范的执行，首先应当严格按照公文法规的规定去做，而且要以党和国家最新的公文法规规定为准，做到与时俱进，积极体现新的规定，而不能因循守旧，墨守成规。例如现阶段的规范主要是2012年4月16日由中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发的《党政机关公文处理工作条例》以及2012年6月29日国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合发布的《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012），二者是现行的公文写作规范。要特别注意新旧规范之间的差异，严格按照新的规定去做，体现新的变化，例如“指示”曾经是党的机关法定公文文种，现在已明令废止；“条例”“规定”原来也是党的机关法定公文文种，现在也退出，称为一般的事务性文书。“主题词”原来是党政机关公文的必备格式要素，现已取消；“会议纪要”是原来的公文文种名称，现已简化为“纪要”；原来下行文的发文机关标志与版心的上边缘的距离为25㎜，上行文则为80㎜，党政两大机关在设计公文版头时需要准备两种不同的版式，给工作带来很大不便，也不利于公文处理工作的统一化和规范化。有鉴于此，现行的规定已经统一改为35㎜，还有，党政机关公文版头部分与标题之间通常有一条红色分隔线（原称反线，不规范），而且党的机关公文在这条分割线中央点缀有一颗红五星，以示鲜明醒目和美观大方，《党政机关公文格式》已明确规定取消不用，如此等等，在公文写作过程中必须严格遵照执行，避免造成差误。其次，如果公文法规中没有做出明文规定的，则应按照约定俗成的规范执行。这种情况在公文写作实践中也比较常见，例如关于公文版头部分的规格样式，包括其结构形式、要素构成等，在现行的《党政机关公文处理工作条例》（2012年4月16日）以及《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）中均有明确规定，因此即应严格遵照执行。但是，有关发文机关标志制作的等级、字号规格等，却无具体规定。这样，如前所述，即应遵循“一级小于一级”的原则，对于这些约定俗成的规范，在具体行文实践中也要遵照执行。
公文写作规范作为运用公文实施管理活动所应遵循的标准和法式，在整个公文处理工作中至关重要。认真掌握和遵循这些规范，对于提高机关公文制作、处理的质量和效率，充分发挥公文的应有效用，使之趋于规范化、制度化和科学化，更好地适应改革开放和机关职能转变的需要，具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。
一、公文写作规范是公文写作以至整个公文处理工作的依据和准绳
公文写作规范是公文写作这一复杂精神生产劳动不可须臾离开的“行为准则”。无论是党和国家公文法规中明确做出规定的各项具体内容及要求，还是在公务活动实践中约定俗成的诸多规范，都是公文处理工作赖以进行并进而发生效力的基本依据，任何机关单位都要认真执行和遵照办理，绝不能自行其是，各搞一套。否则，势必影响机关整体工作的正常运转，甚至造成不应有的混乱状态。应当看到，在现阶段的公文写作实践中，其总体品位还不够高，存在着这样那样的问题，诸如文种错用或混用、格式错误、行文关系紊乱等。究其根源，在很大程度上就是缘于偏离了公文写作规范化的轨道，未能做到按“规”行事。因此，强化公文写作主体的规范意识，从根本上克服主观随意性和盲目性，是一项至关紧要的任务。
二、公文写作规范是充分发挥公文工作效力的重要保证
随着全面建设小康社会以及党政机关工作职能的转变，各种公务交往活动的日趋频繁，把公文写作的规范化建设问题提上了重要议事日程。公文是我们党和国家方针、政策的载体，其效用能否得到正确发挥，能否及时有效地推动机关工作的正常运转，从根本上说取决于公文工作规范化的程度。“没有规矩不能成方圆”，公文写作如果不讲究规范，或者规范化程度不够，都将直接影响和削弱公文工作的应有效力。
三、公文写作规范有利于提高机关公文制作和处理的质量和效率，更好地实行“公文管理”活动，改进机关工作作风
公文工作规范是一项较为复杂的系统工程，它是各个子系统（包括文种、格式、行文、处理、语言运用等）的规范化之和，其中，公文写作规范则是重中之重。在整个公文工作中，必须注意这些子系统的规范问题，它直接关系到机关公文质量的高低、优劣，关系到党和国家策令传递的效率和质量，是党政机关指挥系统整体工作效能的反映。但是，必须看到，现阶段各级党政机关所制发的公文，还存在着较为普遍的“多”“杂”“差”“慢”的现象。逢事必发文，导致公文数量太多，“文山”越“平”越高。还有的公文写作质量较差，内容空洞无物，写作者缺乏深入细致的调查研究，未能获取第一手材料，大多是“临时抱佛脚”，抑或从网上拼装嫁接而来，致使所写内容与工作实践相去甚远。还有的公文传递、处理费时费力，速度慢、效率低。还有一些机关单位的公文，篇幅冗长杂乱，以为只有“长”才有气势，只有“长”才显得有分量，只有“长”才能够反映本机关工作的绩效和水平。这些现象的发生，从根本上讲就是由于制文主体缺乏规范化的意识，囿于传统的习惯，自行其是，无视公文法规的规定以及一些约定俗成的规则。根据公文法规的规定，公文行文必须做到“确有必要”，讲究针对性和可行性，可发可不发的文件坚决不发，可长可短的文件一定要短。由此可见，认真落实和加强公文工作特别是公文写作规范化的问题，势在必行。只有做到规范化，将公文文种、格式、适用范围和处理方法等各个子系统统一纳入规范化的轨道，才能高水平地实行党务政务管理工作，从而有效地提高机关公文制作的质量和效率。同时，对于改变机关工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，促进机关工作的整体优化，也都有着不可缺少的实际意义。
四、公文写作规范是公文工作实行现代化和自动化的客观需要
革命导师列宁曾经说过：“我以为，我们应该制定文牍工作的规范，然后在各地推行。这是最重要的。”这在今天看来，仍然具有极其重要的指导意义。公文工作做到规范化，不仅是公文制作、运行、使用和存储所必需，而且是公文处理工作现代化和办公自动化的客观需要。特别是在高科技、信息化、大数据的今天，公文写作规范的这一效用体现得就更加明显，更有实际意义。
五、公文写作规范是实现公文发展国际化目标的基础和前提
当前，随着发展中国特色社会主义以及全面建成小康社会的逐步推进，使公文走向世界、与国际接轨成为必要与可能。公文发展的国家化，是必然的趋势。而国家化的先决条件就是规范化，只有在文体结构式样、文章技术参数、文面安排等诸多方面做到了规范化，国际化目标的实现才会如期而至。公文写作规范诸多方面内容及其实施，无疑为公文发展的国际化目标奠定了充分基础，也是其得以实现的前提。例如在公文用纸的纸型方面，随着20世纪80年代初国际标注A4型纸作为国际公文用纸以来，各国和国际组织均普遍使用A4型纸制作公文。使用A4型纸作为公文用纸需要满足一定的条件：一是印刷设备，二是办公设备。在很长的一段时间内，我国各级党政机关尤其是基层机关均不具备至少是未能普遍具备这样的条件。但到目前为止，从各级党政机关的技术基础来看，我国各级党政机关绝大多数都已满足这些基础条件，因此，《党政机关公文处理工作条例》将公文用纸纸型统一规定为国际标准A4型。党政机关公文用纸的统一对提高公文的外在表现形式质量，提高纸张使用效率，方便公文印制和档案管理起到了非常重要的作用，也是公文纸张使用方面的一次飞跃。此外，目前我国与公文印刷有关的技术设备，一方面已经能够适应公文格式标准化的需要，另一方面也迫切需要公文格式实现标准化，然后以标准为依据设计、改进和提高技术装备水平。《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）以国家标准A4型为基型，对纸张、油墨、印刷、装订等提出了一系列标准化要求，这就必将促使造纸、印刷、复印、传真，特别是电子计算机硬、软件技术以及设备与之相适应，从而推进我国办公自动化水平的提高。