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公文格式专指法定（或称主要、正式）文种外形结构的组织与安排，以及公文的书写、字体、用纸的规格和样式等。公文格式是公文具有法定的权威性和组织约束力在形式上的表现，是区别公文与一般文章的重要标志，也是保证公文的质量和提高办文效率的重要手段。中华人民共和国国家国家质量监督检验检疫总局和中国国家标准化管理委员会于2012年6月29日发布了《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）国家标准，该标准在1999年标准的基础上做了很大修订，显得更加科学、严谨、完备。《党政机关公文格式》中，从整个公文的组成部分划分到各要素的标识规则都有十分明确具体的要求，各级党政机关必须坚决依照执行，其他机关包括人大机关、政协机关、审判机关、军事机关、人民团体和企事业单位等应比照执行。这些机关和单位有的制定了本系统或本部门的公文格式标准，在具体行文过程中应当首先按照本系统、本部门的规定执行，但如果其向党政机关行文时，就必须遵照《党政机关公文格式》的规定执行。
根据《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》的规定，公文格式的组成要素主要包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等，共计18个。《党政机关公文格式》将一篇完整的公文分为版头、主体和版记三部分。版头位于公文之首，位置相对固定，与人们通常所说的“红头文件”的“红头”部分对应，具体是指公文首页红色分隔线以上的部分。包括“份号”“密级和保密期限”“紧急程度”“发文机关标志”“发文字号”“签发人”6项要素；主体的特点是篇幅不固定，依据公文内容的长短而变化，由于公文的实质性内容均在此部分，因此称之为“主体”，又称内文，是党政公文的实质性内容，由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素组成；版记位于公文之尾，位置相对固定，位于公文末页下部，以分隔线相夹，分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。主要由抄送机关、印发机关和印发日期两个要素组成。用一个形象的比喻，版头可称之为公文的“头”，主体称之为公文的“身”，版记称之为公文的“脚”。
公文份数序号简称份号，是指公文印制份数的顺序号，系将依据同一文稿印制若干份时对每份公文的顺序编号，其作用便于登记查找、统计、清退。对此，需要把握以下几个要点：
1.并不是所有的公文都需要编制份号。《党政机关公文处理工作条例》明确规定，涉密公文应当标注份号。即只有秘密、机密和绝密的公文才需要标注份号。当然，如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份号。编制份号可以唯一标识印发的公文，能够准确掌握公文的印制份数以及分发的范围和对象。发文机关根据份号可以掌握每一份公文的去向。因此，发文机关在发文和收文机关在收文时，都要对份号进行登记。当公文需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份号掌握其是否遗漏或丢失。
2.标识公文份数序号，一般用6位3号阿拉伯数字，实际编号时刻采用3~6位阿拉伯数字，编虚位补齐，即第一份公文份号可以编为“001”“0001”“00001”“000001”，不应编为“1”“01”。在实际操作过程中，有的单位是用印号机手工在成文上加盖份号，也有的印刷设备带有印号功能，可以与文件同时印刷，由发文机关自行掌握。
3.份号所使用的字体，也由发文机关自行掌握。
4.份号顶格编排在版心左上角第一行，版心第一行也就是天头下边缘，距离公文上页边37㎜处下面第一行，“顶格居左”的意思是指份号横向紧贴版心左边缘（钉口边缘，距左页边28㎜），份号上边缘紧贴天头下边缘。
密级是秘密等级的简称，是指公文的机密等级，是公文格式的组成项目之一。《党政机关公文处理工作条例》规定：“密级和保密期限是指公文的秘密等级和保密期限。”对此，应当注意把握以下几点：
1.秘密等级是标识公文保密程度的标志。《条例》进一步规定：涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定，“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。
2.保密期限是对公文密级的时效的规定，公文制发机关应当按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和相关规定确定公文的密级和保密期限。
3.密级的标注位置，根据《党政机关公文格式》的规定，如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，例如“秘密★1年”“绝密★10年”。“绝密”“机密”或“秘密”两字之间不空格，保密期限中阿拉伯数字和“年”字也不空格。如果只标密级不标保密期限，“绝密”“机密”和“秘密”两字之间空一字。
4.需要注意的是，密级和保密期限一定要编排在公文版心左上角第二行，不能编排在版心左上角第一行，因为《党政机关公文处理工作条例》规定“涉密公文应当标注份号”，这就意味着标注密级必须同时标注份号，份号编排在第一行，则密级和保密期限一定编排在第二行。
5.公文如有附件，且附件带有密级的，应以其中的最高密级标识公文的密级。
紧急程度是对某些急需处理的文件，由发文机关对受文机关提出处理的时限要求。它也是法定公文格式的组成项目之一。对此，应当注意把握如下几点：
1.《党政机关公文处理工作条例》规定，按公文送达和办理的时间要求，紧急程度分为“特急”“加急”。电报的紧急程度标识分为“特提”“特急”“加急”与“平急”。
2.如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；具体排在第几行，有3种情况：一是如果只有份号，没有密级和保密期限，紧急程度就编排在版心左上角第二行；二是如果有份号、密级和保密期限，紧急程度就编排在版心左上角第三行，三个要素在版心左上角的第一、二、三行依次编排；三是如果既没有份号，有没有密级和保密期限，紧急程度则编排在版心左上角第一行。
3.需要强调的是，如果同时标注密级和保密期限、紧急程度，表达紧急程度的两个汉字之间不空格，即应标注为“特急”；如果只标密级和紧急程度不同时标注保密期限，表达紧急程度的两个汉字之间应空一字，即应标注为“特急”。
4.有的公文在标题中对紧急性质已做了标示，例如《关于××××的紧急报告（或紧急通知）》等，就可不再另外加注紧急程度标识。
发文机关标志即人们通常所说的“红头”，是公文的非常重要的格式要素之一，它直接体现着发文机关的权威性，也是公文严肃性和庄重性的具体体现。对此，应当注意把握如下各点：
1.根据《党政机关公文处理工作条例》的规定：“发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加‘文件’二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。”
2.值得注意的是对于发文机关标志称谓的变化，原来的公文法规，党的机关称为“版头”，国家行政机关称为“发文机关标识”，存在着不一致的情况，新《条例》将其统一称为“发文机关标志”。
3.发文机关全称应当以批准该机关成立的文件核定的名称为准，规范化简称应当由该机关的上级机关决定，当然也有由本机关自定的，但一定要明文告知其他相关的机关，而不能只是自己使用别人并不知晓。
4.需要注意的是，以前党的机关公文版头曾经有发文机关全称或者规范化简称后面加“（××）”发布形式，用于各级党委通知重要事项，任免干部，批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作。《党政机关公文处理工作条例》中已经将此种版式取消，不宜再用。这样做也有利于党政机关发文机关标志的规范与统一。
5.《党政机关公文格式》中规定，发文机关标志推荐使用小标宋体字，这是因为小标宋体字显得庄重，其他字体如楷体、隶书、魏碑体等都带有某些书法艺术的成分，不适合标注党政机关。关于发文机关标志的字号，应当以不大于上级机关为原则自行酌定，但不能超过22㎜×15㎜ （长×宽）。
6.在具体排布位置上，发文机关标志如果文字较少，要尽量拉宽字间距，如果文字较多，则要尽量缩小字间距，总体上要小于版心的宽度，做到醒目、美观、庄重。
7.值得注意的是，与原来相比，发文机关标志的位置有了变化，原规定发文机关标识上边缘至版心上边缘的距离为25㎜，对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘的距离则为80㎜，这样规定就使得各级党政机关在设计和印制空白的红头文件用纸时需要两种不同留白格式的红头纸，显得很麻烦。《党政机关公文格式》规定无论上行文下行文还是平行文，发文机关标识上边缘至版心上边缘的距离统一规定为35㎜。35㎜就是3行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限以及紧急程度。
8.对于联合行文，发文机关标志可以同时标注联署发文机关的名称，也可以单独使用主办机关的名称。如果需要同时标注联署发文机关时，应分行连续标注所有联署发文机关名称，一般主办机关在前，并将“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。
发文字号又称发文号、发文编号。它是公文格式中一个不可缺少的组成部分，即向外发文的登记编号，是公文的“身份标识”。发文字号的作用主要体现在以下几个方面：
1.便于文件的发出。通过发文编号，使文件在文书部门挂号登记，文书部门就得履行职责按时将文件组织发出。
2.便于掌握、统计发文的数量。大单位对外发文较多，一看发文编号就知道整个单位及部门向外发出多少份文件。
3.便于查询和引用。
4.利于保管的系统性。
编制发文字号的原则，《党政机关公文处理工作条例》中明确规定：“发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号”。其具体要求是：（1）发文字号三个构成要素的排列顺序，应先是机关代字，其次是年份（书写时两面加六角括号），最后是发文顺序号。编排在发文机关标志下空两行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，即4位年代号，“98”“15”等都是错误的；年份用六角括号“〔〕”括起，例如〔2015〕，它既不是数学公式中的中括号，也不是圆括号；发文顺序号是一个发文机关一年内制发文件的统一流水号，一般以不同的发文形式分别进行统一的编号，例如以本机关的名义制发的公文可以统一编号，以本机关办公厅名义制发的公文另行统一编号。不加“第”字，不编虚位（1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。（2）发文字号的拟制，难度最大的要数发文机关代字，它是由发文机关文秘部门为本机关所有部门统一编制的规范化缩写加“发”“函”等组成。规范化缩写应能够代表发文机关的特征，如中共中央的代字为“中”，国务院的代字为“国”，中共江苏省委的代字为“苏”，江苏省人民政府的代字为“苏政”，中共成都市委的代字用“成委”，成都市人民政府用“成府”，国家质检总局党组用“国质检党组”，国家质检总局用“国质检”。也有在发文机关规范化缩写和“发”“函”之间加拟稿部门的代字，如“发改高技”“发改办高技”。党政机关的发文字号应以分开为宜。（3）在机关代字中应明确发文的含义，如“中发”“中办发”“闽党发”“晋汾党发”等。（4）几个单位联合行文时，不应一文多号，而应只标主办机关的发文字号。（5）在编写发文机关打字时，要力求做到明确、简洁、规范，且不产生歧义和冲突。特别是不能与上级机关、同级机关的机关代字相互冲突或重复，如某县的政府、政协、政法委三机关的代字都会编成“×政发”，就会出现不同文件同一文号的现象，要力求避免。（6）还有，发文机关代字应力求用字简练，有的发文机关代字有七八个、十几个字之多，虽然可能各有其所代表的层次，但代字过长，不仅使人读不懂，还会带来很多不必要的麻烦，诸如登记费事、排版困难等。（7）在机关代字中，要不要注明承办部门的代字，可视具体情况而定，如大单位可以考虑这样做，一般中、小单位就不甚必要。（8）发文字号的标注位置，如果是平下行文，应以置于版头之下正中位置为宜。上行文的发文字号则居左空一字编排，此时右侧对称位置标注签发人，发文字号应与最后一个签发人姓名处在同一行。
签发人即签发文件人的姓名。根据《党政机关公文处理条例》的规定，上行文应当标注签发人的姓名，这就是说只有上行文才会出现签发人。公文标注签发人姓名，主要目的是为上级机关在处理下级机关公文时，上级机关领导人了解下级机关谁对上报的事项负责，从而有利于增加决策的透明度，进一步增强公文签发者的责任感。对此，应重点把握如下几点：
1.需要说明的是，所有公文都有签发人这个概念。《党政机关公文处理工作条例》要求，公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由主要负责人签发。因此可见，任何一份公文都有签发人，一般性公文由主管领导就可以签发，而上行文必须由机关主要负责人签发。主要负责人是指各级机关的正职或主持工作的负责人。因此，上行文标注的也只能是机关的主要负责人。
2.在具体标注方法上，为清晰醒目，对比明显，“签发人”三字使用3号仿宋体字，后加全角冒号，冒号后使用3号楷体字标注签发人姓名。
3.单一机关或者两个机关联合上行文，签发人编排在发文字号的右侧，与发文字号处在同一行，右空一字，这样显得对称美观。
4.如有多个签发人，签发人的标注方法是，“签发人”三字和全角冒号与首行签发人姓名编排在发文机关标志下空两行位置，按发文机关顺序编排签发人姓名，每行一般排两个签发人姓名，两个签发人姓名中间空一字，回行时应做到每行签发人姓名的第一个字都要对齐。为与三个字的人名对齐，两个字的人名中间空1字。发文字号应始终与最后一个签发人姓名处于同一行。
5.联合发文时，所有联合发文机关的负责人都称为签发人，并都需要标注签发人姓名，当然主办机关的签发人应放在第一位。
标题是对公文主要内容的概括和揭示，其作用在于向读者传达公文的基本内容。根据《党政机关公文处理条例》的规定，公文标题由发文机关名称、事由与文种三个要素构成，通常称这种完整的公文标题为“标准式”的公文标题。例如《国务院关于深化流通体制改革加快流通产业发展的意见》，其发文机关是“国务院”，文种名称为“意见”，中间部分为“事由”。就通常而论，在发文机关与事由之间要加介词“关于”，在事由与文种名称之间要加一个助词“的”。从语法结构上看，公文标题通常是由一个偏正词组构成，以文种名称为中心词，前面加发文机关名称和事由做限制成分。
值得注意的是，关于公文标题的拟制规定，原来的公文法规曾经表述为“一般应当标明发文机关名称，并准确标明公文种类”，这就是说，在有些特定情况下，公文标题的3个构成要素可以省略，有时可以省略发文机关名称，有时可以省略事由，当然文种系必备要素，决然不可省略。但《党政机关公文处理工作条例》对此做出了明确规定，即必须由发文机关、事由、文种3个要素组成，不可或缺。发文机关名称可以使用发文机关全称或者规范化简称。要注意3个或者3个以下的机关联合行文时，应当列出所有的发文机关名称；如果是4个及4个以上的机关联合行文时，则可以采用排列在前的发文机关名称加“等”字的表述形式，以免将公文正文挤出首页，而这又违反了公文写作的一条最基本原则，即要确保首页显示正文。
事务性文书的标题，在写作时则比较灵活，可采用新闻式的公文标题，主要是简报、调查报告和讲话稿等文种有时使用。这类标题表现得很随意，有的只有一个标题，有的则有正副两个标题，其中正标题一般用来揭示正文的中心内容，副标题则用以说明反映的单位、时间、人物和事件。例如，《与时俱进，持之以恒——关于××市健全“三位一体”德育网络情况的调研》《改革促联合 联合出效益——我市县办工业横向联系方兴未艾》。有的还用附加括号式的标题，即在标准式公文标题的下面正中位置加一圆括弧，括号内注明某年某月某日，经某某会议讨论通过或批准的字样。这种标题主要适用于：经会议集体讨论通过，且无红色版头又无主送机关标识的决定、决议以及条例、规定、制度、办法等法规性文件。
《党政机关公文处理工作条例》对公文标题中标点符号的使用未做任何限制性规定，也就是说在公文标题的写作中，完全可以根据实际需要适当使用相应的标点符号。然而，从实践来看，公文标题中所能够使用的标点符号一般仅限于5种，即引号、括号、书名号、顿号、破折号。
按《党政机关公文格式》的规定，公文标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空两行位置，分一行或多行居中排布；许多公文的标题字数较多，往往需要多行排布，这样在回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形（包括上梯形和下梯形）或菱形。
根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，主送机关是指公文的主要受理机关。它负有办文的责任，是公文的致送对象，也是一个非常重要的格式要素，是公文行文能否做到“有的放矢”、顺利实现行文目的、发挥公文应有效用的关键所在。没有主送机关或者主送机关确立不准，将直接影响公文的效力。准确认定公文的主送机关，是文件发出后能否得到及时贯彻处理的一个关键性问题。对此，应当注意把握如下几点：
1.主送机关，要注意使用发文机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。所谓同类型机关的统称，如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”“各区、县委，各区、县政府，市委、市政府各委办局，各总公司，各人民团体，各高等院校”。
2.对于上行文，原则上只能有一个主送机关，以便公文的办理。只有普发性的下行文，才可以有若干个主送机关。
3.有些公文可能没有主送机关，例如选用公告文种的行文，用于向国内外宣布重要事项或法定事项，一般通过报纸、电视、广播电台、网络等媒体向国内外公开发布和传播，所以没有特定的主送机关。
4.主送机关一般按照重要程度排列。各有关单位之间使用顿号或逗号分清层次。同类型机关内同级机关之间用顿号分隔，不同类型机关之间使用逗号分隔，最后一个主送机关之后标全角冒号。例如“各省、自治区、直辖市党委和人民政府”“中央和国家机关各部委，解放军各总部、各大单位，各人民团体”。
5.根据《党政机关公文格式》规定，主送机关使用3号仿宋体字标识，其位置编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍然顶格。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，与抄送机关之间不加分隔线。
6.值得注意的是，“命令”“纪要”等文种不使用“主送”与“抄送”，统用“分送”代替之。
《党政机关公文处理工作条例》规定：“正文是公文的主体，用来表述公文的内容。”可以这样说，正文是公文写作最为核心也是最为重要的部分，我们讲公文写作，实质上就是指公文正文部分的写作。通过正文部分，将公文的具体主张、见解、依据、背景、原由、办法、措施、结论等传输给读者，以此推动公务活动的开展。因此，对于公文正文部分的写法，一定要引起高度重视。
1.正文是一份公文具体叙事、明理、提出要求的文字表达部分。公文正文一般由三个部分构成：一是开头部分，其内容或是引据，或是讲明背景、原委，或是概述情况，或是篇前撮要，或是明了目的；二是主体部分，内容或是针对问题进行分析，在分析问题、讲明道理的基础上提出解决问题的办法，或是直陈要求、意见，或是提出主张、列摆措施、讲明办法；三是结尾部分，这部分的用语要适应不同文种的需要而异，切不可千篇一律。如上行文一般可用“当否、请批示”“以上是否可行，请批示”等；下行文一般可用“希即遵照”“特此通知”“此复”“此令”等；平行文则一般可用“为荷”“为盼”“为要”“特此函复”等。
2.按照《党政机关公文格式》的规定，公文首页必须显示正文。这是公文行文的一条最基本原则。之所以这样规定，主要是为了保证公文的严肃性、真实性。如果公文首页没有正文，使人一看首页还不知道文件的内容是什么，是不太严肃的事情，并且容易产生假冒公文。那么在哪些情况下可能会出现首页显示不了正文呢？主要有：（1）联合行文。一般来说，单一机关行文，不可能出现将正文挤出首页的情况，但如果联合行文的机关过多，例如极端情况下曾经有26个单位联合行文，就可能出现将正文挤出首页的情况。发文机关过多时，推荐只使用主办机关标志；也可以将所有联署发文机关标志字号缩小、行距缩小，直至保证公文首页显示正文为止；除此之外，还可以考虑调整行距、字距等办法解决。标题中可用“××等26部门关于××××”。总之，可以采取各种变通的方法满足首页必须显示正文的基本要求。（2）主送机关过多。主送机关过多时，也可能出现将正文挤出首页的情况，在此种情况下，可采取将主送机关移至版记部分，编排在抄送机关上一行的方式加以解决。（3）签发人过多。联合上报公文的签发人太多时，也可能将正文挤出首页，在此种情况下，可以采取增加每行签发人个数等办法解决。
3.正文一般采用3号仿宋体字，从主送机关下一行开始，每个自然段左空两字，回行顶格，自然段之间不空行。这些要求与一般文件格式的要求相同。要注意每面排26行，每行28个字。
4.对于正文中涉及的阿拉伯数字和汉字数字的用法，应当按照国家标准GB/T15835—2011 《出版物上数字用法》中的有关规定执行。该标准的第4.1条规定，在使用数字进行计量、编号的场合，已定型的含有阿拉伯数字的词语（如3G手机、MP3播放器等）中，应该使用阿拉伯数字；作为非公历纪年、概数（如三四个月、一二十个），已定型的含有汉字数字的词语时，应该使用汉字数字；如果表达计量和编号所需要用到的数字个数不多，选择汉字数字还是阿拉伯数字在书写的简洁性和辨识的清晰性两方面没有明显差异时，两种形式均可使用，如17号楼（十七号楼）、3倍（三倍）。如果要突出简洁醒目的表达效果，应使用阿拉伯数字；如果要突出庄重典雅的表达效果，则应使用汉字数字。该标准的第5.1.7.2条还规定，一个阿拉伯数字书写的数值应在同一行中，避免被断开。因此，正文中的数字不能回行。
5.公文中如果涉及字母词时，应注意使用的规范要求。首先，公文应依法使用规范汉字，《中华人民共和国国家通用语言文字法》明确规定：“国家机关以普通话和规范汉字为公务用语用字。”其次，汉语文出版物中需要使用外国语言文字的，应当用国家通用语言文字做必要的注释。各级党政机关要按规定办事，制发公文时一般不应使用字母词，如确需使用，应当在文中首次出现时以括注的方式注明准确的汉语译名，例如使用GDP这个概念，应该以“GDP （国民生产总值）”的方式引用。对于《现代汉语词典》中收录的以西文字母开头的字母词，已有对应汉语译名的，要使用其汉语译名。
6.公文正文中的计量单位应当使用法定计量单位，以面积单位为例，可根据实际面积大小，选用平方米、公顷、平方公里等计量单位。
7.公文中的结构层次，一般不超过四层，其层次叙述依次可用“一、”“（一）”“1.”“（1）标注，第一层一般使用黑体字，第二层一般用楷体字，第三层和第四层一般用仿宋体字标注。之所以这样规定，是为了使各级层次更加清晰醒目。此外，需要加以强调的是，第一层次“一”后面跟的是顿号，第二层次“（一）”后面不能跟标点符号，第三层次“1.”后面跟的是一个小圆点“.”，第四层次“（1）”后面不能跟标点符号。公文中的结构层次叙述可以越级使用，如果一篇公文的结构层次只有两层，第一层用“一、”，第二层既可以使用“（一）”，也可以使用“1.”。
8.当公文正文中需要引用其他公文时，应按照先引标题，后引发文字号的方式进行引用，例如“根据国务院国有资产监督管理委员会关于××××的通知》（国资发〔2016〕××号）的要求”。
附件说明也是公文主体部分的一个格式要素，但并非每份公文都有。根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，附件说明是指公文附件的顺序号和名称。对此，需要把握以下几点：
1.要弄清什么是附件说明。公文正文中的一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文正文的前后联系而造成阅读上的不便，需要将其从公文正文中抽出来作为公文的补充单独表述，即附件。公文附件是正文的说明、补充或者参考资料，是公文格式的一个重要组成部分，与正文一样具有同等效力。因此，需要在正文中以及附件内容处加括号注明“见附件”或“附后”。
2.在公文的正文之下、公文生效标志（发文机关署名、成文日期和印章）之上需准确标注附件的顺序号和名称，以显示公文的附件与正文不可分割的关系。若公文带有一个附件，需在正文之下、公文生效标志（发文机关署名、成文日期和印章）之上准确标注附件的名称；若公文带有两个及两个以上附件，需要在公文的正文之下、公文生效标志（发文机关署名、成文日期和印章）之上注明附件的顺序号和名称。
3.公文如有附件，要用3号仿宋体字在正文下空一行之后，左空两字开始标注“附件”，后标全角冒号和附件名称。如果公文带有两个及两个以上附件，附件名称前面用阿拉伯数字标注附件的顺序号，顺序号后面紧跟一个小圆点（如“附件:1.××××”）。
4.如果附件名称较长需要回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
5.附件名称之后不加任何标点符号。
6.正文中涉及的附件处的标注内容、附件说明处的标注内容及附件的标注内容前后要保持一致。
7.需要注意的是，以往存在一种说法，即采用复体行文方式用于向上级机关报送或向下级机关批发（批转、转发、印发）的相关文件材料，有人认为也属于公文的附件。其中前一类附件是真正意义上的附件；而后一类附件，实际上是主件，是真正意义上的主件，原来的主件成为一种形式，只起报送、发布、按语、转发、函告的作用。这种观点是错误的。正确的观点和做法是，在正文中写明报送、批转、转发、印发等字样的公文，在其生效标志后所附的内容不是公文的附件，因此，在附件说明处也就不必标注相关内容。
发文机关署名即公文的制发机关，亦称落款，是指发文使用的名义。它是公文格式中的一个重要组成部分。发文的名义必须是法定的公文作者，党和国家机关以及企事业单位，都是依据法律、条例、章程而建立的，它们可以根据自己的职能和权限制发公文，都是法定的公文作者。发文的名义主要是以单位组织的名义为主，有时也用机关首长和国家领导人的名义，如中华人民共和国主席令、全国人大常委会委员长令、机关首长对所属工作人员的任免令（或任免通知）等。以领导人名义作为公文的作者，并非以其私人身份出现，而是以他所在机关法定领导人身份行使职权的一种表现。《党政机关公文处理工作条例》规定，发文机关署名应当使用发文机关全称或规范化简称，公文一般以发文机关名义署名，特殊情况（如议案、命令（令）等文种）需要由签发人署名的，应当写明签发人职务并加盖签发人签名章。要注意发文机关署名应与发文机关标志、标题中的发文机关名称相一致。联合行文时，若发文机关标志并用联合发文机关名称，则发文机关署名的顺序应与发文机关标志的排列顺序相一致。值得注意的是，对于发文机关署名，原来曾规定单一机关以及两个机关联合行文时不要求署名，但《党政机关公文格式》已经统一，明确规定均须标注发文机关署名。
成文日期是公文的生效时间，是党政机关公文生效的重要标志。根据《党政机关公文处理工作条例》的规定：“成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期确定的原则是：会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准；经发文机关负责人签发的公文，以签发日期为准；联合行文的公文，以最后签发的机关负责人签发的日期为准；法规性公文，以批准日期为准；一般电报、信函等则以实际发出日期为准。成文日期在公文中的标注位置有两种：一是在公文标题之下，写全年、月、日并用圆括号“（）”括起来，适用于经会议集体讨论通过批准而又不以“红头文件”（带有红色版头的文件）形式发出且无主送标识的公文。如会议通过的决议、决定等公文。二是成文日期在公文正文或附件说明的右下方标注，写全年、月、日，并统一使用阿拉伯数字标识。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（1不编为01）。这与原来也有所不同，按原来的规定，党的机关公文的成文日期使用阿拉伯数字，而国家行政机关公文的成文日期则使用汉字数字，《党政机关公文格式》对此做了统一规定，一律使用阿拉伯数字标注。
公文加盖印章是体现公文效力的表现形式，是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据。根据《党政机关公文处理工作条例》规定，公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并于署名机关相符。上行文，一定要加盖印章；纪要一般不加盖印章；联合下行文时，所有联署行文机关均须署名并加盖与发文机关署名、发文机关标志相符的印章。需要明确的是，签发人签名章也属于印章的一种特殊形式，对于以机关负责人名义制发的公文，需要署签发人的签名章[如议案、命令（令）等]。
根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，附注是公文印发传达范围等需要说明的事项，对公文的发放范围、使用时需要注意的事项加以说明。对此，需要把握如下几点：
1.并非所有公文都需要标注附注，公文的印发传达范围一般针对平行文和下行文，例如“此件公开发布”“此件发至县团级”“此件发至乡镇级”“此件可登党刊”等，对发送范围和阅读对象进行限定。
2.值得注意的是，请示行文需要在附注处注明联系人姓名和电话号码，这属于一种特殊情况。
3.要明确的是，附注不是对公文内容的解释，对公文正文的注释或解释一般在公文正文中采用句内括号或句外括号的方式解决，这一点在使用附注时需注意。
4.确定公文的阅读范围，要依据工作的需要和安全保密的要求进行。需要限定阅读范围的，一般是属于机密文件，不是机密文件没有确定阅读范围的必要。
5.公文如有附注，根据《党政机关公文格式》的规定，应当使用3号仿宋体字，紧接成文日期之下1行居左空两字，并在文字外加圆括号，回行时顶格。
6.需要注意的是，对上行文不可标注阅读范围。
根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，附件是指公文正文的说明、补充或者参考资料。对此，应当注意把握以下几点：
1.附件是附属于公文正文的其他文字、图表、图形等材料，对公文正文起到解释、补充、说明或者印证、参考作用，是公文正文的有机组成部分，与正文具有同等效力。
2.附件并非每份公文的必备要素，它主要包括与公文正文内容相关的文字材料、数据、名单、图表、图形等，这些内容如果穿插在公文正文中，往往容易隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便，在这种情况下需要将其从公文正文中抽出来而作为公文的附件单独表述，既可以补充完善正文，又可使正文的内容简洁连贯。
3.根据《党政机关公文格式》的规定，公文的附件需要另面编排，也就是说无论前一面留有多少空白，都需要另起一面。
4.附件应当在版记之前编排，并与正文一起装订，这也是在实际操作中容易忽视的一点。如果在版记之后编排装订附件，由于版记是公文结束的标志，附件就不能视为公文的组成部分了。
5.附件首页首先要在版心左上角第一行顶格编排“附件”二字，使用3号黑体字，如果有多个附件，后面必须紧跟附件顺序号，顺序号后无须加冒号。
6.附件标题编排在首页第三行居中位置，附件序号和附件标题必须与附件说明中的内容完全一致。附件标题以及附件中行、字、段落等的编排与主体部分相应格式要素的要求一致。
7.如果附件不能与公文正文一起装订，则应在附件首页版心左上角第一行顶格标注公文的发文字号加“附件”二字以及附件的顺序号。例如，正文中的附件标识为“附件:1.2015年度国家标准制修订计划项目”，在与正文不一起装订的附件左上角应顶格标注“国标委〔2015〕215号附件1”。
8.值得注意的是，批转、转发、印发类公文，被批转、转发、印发的内容（诸如工作要点、工作总结、实施方案、领导人的讲话等）不属于公文的附件，在公文正文中不加附件说明，直接另面编排，所附内容首页也不标注“附件”二字，其他格式方面的要求与正文一致。
《党政机关公文处理工作条例》规定，抄送机关是指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，是公文的一个重要格式要素，但不是必备的要素。对此，应当注意把握如下几点：
1.抄送机关要使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准；一个机关或者单位的简称，应当由其上级机关或单位确定。当然也有本单位自定的，如果是本单位自定的简称，应当明文告知相关的机关或单位，而不能只是自己使用别人并不知晓。同类型机关统称，则应注意其排列的先后次序，而且要按系统和级别恰当排列，例如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”。
2.对于抄送机关，不论是上级、平级或下级，均称为“抄送”。过去那种分列“抄报”“抄送”“抄发”的做法已不复存在。
3.抄送机关的排列顺序，首先是上级机关在前，其次为同级机关，再次为下级机关，而且要按照党、政（地方党委政府在前，部门和厅局在后）、军、群的顺序排列。
4.抄送机关是版记中的第一个要素，如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。首先标注“抄送”二字，后加全角冒号，随后标注抄送机关名称，回行时与冒号后的第一个抄送机关首字对齐。
5.一般情况下，抄送机关之间标点符号的使用方法是：同一系统内同级机关之间使用顿号分隔，不同系统机关之间使用逗号分隔，最后一个抄送机关名称后标句号，表明结束的意思。
6.在实际操作中，有时会遇到公文的主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文，这样就需将其移至版记部分。如果抄送机关名称之上需要标注主送机关，要注意主送机关和抄送机关之间不用分隔线分开。如遇此种情况，主送机关与抄送机关的编排方法相同。
根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，公文的印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期。对此，应当注意把握以下几点：
1.“印发机关”不是指公文的发文机关，发文机关已经有明显的“发文机关标志”。这里的“印发机关”是指公文的印制主管部门，一般应是各机关单位的办公厅（室）或文秘部门。当然，有的发文机关没有专门的文秘部门，在此种情况下，发文机关就是印发机关。
2.标注发文日期是为了准确反映公文的送印时间，一般来说，公文在负责人签发之后，也就是成文日期之后，往往需要经过打字、校对、复核等环节，因此成文日期与印发日期通常存在时间差。通过标注印发日期，既可以使发文机关掌握制发公文的效率，也可以使收文机关掌握公文的传递时间，从而有利于公文的办理和工作效率的提高。
3.按照《党政机关公文格式》规定，印发机关和印发日期使用4号仿宋体字，如有抄送机关，编排在抄送机关下一行，印发机关和印发日期只能占一行。印发机关居左空一字标注，使用机关全称或者规范化简称；印发日期居右空一字标注。印发日期使用阿拉伯数字完整写明年、月、日，后面加“印发”二字。
4.翻印文件时需要标注翻印机关和翻印日期，并标注在印发机关和印发日期的下方位置。翻印机关居左空一字标注，使用全称或规范化简称；翻印日期居右空一字标注，用阿拉伯数字完整写明年、月、日，并在其后加“翻印”二字。
所谓“特定格式”是相对于公文的通用格式而言的，是公文通用格式的补充，通常包括信函格式、命令（令）格式、纪要格式三种，其公文组成要素的标注规则有别于公文的通用格式的要求，但在实际工作中，这些特定格式的公文被广泛使用，其作用和效力与通用格式的公文相同，只是表现形式有所不同。在具体实践中，应当结合本单位的实际情况正确选用公文的格式。如信函格式是针对非普发性公文所采用的一种格式，它是一种特定的公文格式，并不是一个文种，与我们通常所说的“函”文种有着很大的区别。长期以来，公文的信函格式被各级行政机关普遍使用，通常用于答复、解释或说明某一具体事项。相对于公文的通用格式而言，信函格式相对简单，易于操作，多见于通知、批复、意见、函等文种的公文之中。命令（令）格式则体现出了国家政令的权威性和统一性，根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，命令（令）适用于公布法规和规章，宣布施行重大强制性措施，批准授予和晋升衔级，嘉奖有关单位和人员。值得注意的是，采用命令（令）格式只适用于命令（令）文种，具有专门性和单一性。纪要格式则是专门记载会议议定事项的一种固定格式。根据《党政机关公文处理工作条例》规定，纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。在实际工作中，各级党政机关例行会议、专题会议等讨论议定的事项和会议主要情况可通过纪要的形式印发，作为指导机关开展工作的依据。由于纪要格式有别于公文的通用格式，而且目前各级党政机关的纪要格式五花八门，很难规定统一的样式。值得注意的是，纪要格式也只适用于纪要文种，纪要格式与纪要文种也是严格绑定的。采用上述特定格式印制的公文与通常文件格式印制的公文其作用与效力是相同的，只是表现形式有所不同。
“信函格式”是公文格式中区别于“文件格式”的一种。按照规定在行文时应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。这种格式的具体标准与安排规则是：
1.发文机关标志推荐使用红色小标宋体字，大小自定。使用发文机关全称或者规范化简称，联合行文时，使用主办机关标志。发文机关名称之后不加“文件”二字。发文机关标志上边缘至上页边为30mm,居中排布。与通用公文格式相比，发文机关标志往上移了42 mm。
2.发文机关标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm,居中排布。
3.如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
4.发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
5.标题居中编排，与其上最后一个要素相距两行。
6.第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
7.首页不显示页码，从第2页起开始标注页码。
8.与一般公文格式相比，信函格式公文版记中不加印发机关和印发日期，只有抄送机关抄送机关上下不加分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。
具体格式如图所示：
1.发文机关标志。命令（令）格式的发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，一般不使用发文机关规范化简称。居中排布，发文机关标志上边缘至版心上边缘为20 mm,推荐使用红色小标宋体字，字号大小由发文机关自定。联合发布的命令（令），发文机关名称顺序分行编排，两端对齐，“命令”或“令”字置于所有联署发文机关名称右侧，上下居中编排。
2.令号。令号是命令（令）的编号，作用等同于发文字号，发文机关标志下空两行居中编排令号，一般采用“第× ×号”的形式，不编虚位。
3.标题和正文。命令（令）一般无标题。令号和正文之间无红色分隔线。令号下空两行编排正文。正文的内容一般较为简短。
4.签发人职务、签名章和成文日期的编排，单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空两行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空两字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
5.联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。
6.签名章一般用红色。具体格式如图所示：
1.纪要标志。纪要格式是以固定版头印发会议纪要的特定格式，纪要标志由“×××××纪要”组成，不加“文件”二字，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm,推荐使用红色小标宋体字，字号大小自定。
2.纪要编号。纪要编号的作用等同于发文字号，可居中编排在发文机关标志下空两行位置，可以采用“第× ×号”的形式，不编虚位。
3.标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空两字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐，段末加句号。同一单位不同人员之间、不同单位之间的分隔符号可根据实际情况确定。
标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。
4.纪要不加盖印章。
5.纪要格式可以根据实际制定。
公文格式的技术、印刷、用纸要求是：
一、公文用纸幅面采用国际标准A4 型，其成品幅面尺寸为:210 mm×297 mm。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
二、公文用纸一般使用纸张定量为60g/m 2 ~80g/m 2 的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度 80%~90%，横向耐折度≥15 次，不透明度≥85%,pH值为7.5~9.5。
三、公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。
四、公文的版面规格，公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm,公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm,版心尺寸为156 mm×225 mm。
五、在制版要求方面，要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1 mm。
六、在印刷方面，要求双面印刷；页码套正，两面误差不超过2 mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
七、在装订方面，要求左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4 mm,裁切后的成品尺寸允许误差±2mm,四角成90°，无毛茬或缺损。骑马订或平订的公文应当:a）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允许误差±4mm;b）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固;c）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm。包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。
八、在用字方面，如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以做适当调整。
一、什么是公文格式？
二、公文格式由哪些要素组成？
三、公文标题中可使用的标点符号有几种？
四、可能影响公文首页显示正文的因素有哪些？
五、什么是公文的生效标志？
六、什么是公文的特定格式？它与标准格式之间有什么不同？
七、下面的公文标题在排列上存在什么问题？
八、下面两个公文标题存在什么问题？
（一）
《××市财政局关于转发××省财政厅关于转发<财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知>的通知的通知》
（二）《中共××乡党委关于加强秋粮收购工作的通知》
九、下面所列公文版式是否正确？说明理由。
例1
十、下面所列的几个发文字号有什么问题？试加以改正。
1.（15）×财字第017号
2.×电（15）第6号
3.冀×发（2015）4号