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公文写作离不开材料，它是构成公文的基本要素之一。具体地讲，材料是指公文制作者为了表现公文主旨，从现实工作、学习和生活中摄取并写入公文中的一系列内容包括情况、背景、目的、根据、办法、措施、意见、规定、时间、数字等的统称。它是提炼公文主旨的基础和依据。
材料对主旨具有制约作用。有什么样的材料，才能提炼出什么样的主旨。主旨能否做到正确、鲜明、集中，关键取决于材料的优劣。俗话说“巧妇难为无米之炊”，离开材料，就形不成公文。此外，公文主旨的表达也要依据材料。在公文写作中，要用大量的事实、数字、论据等来体现主旨，而这又必须以材料作为支柱。总之，材料是公文写作之母。
公文材料的种类很多，可以依据不同的标准进行划分。从材料的性质角度来划分，有感性材料和理性材料；从材料存在的时间或时代角度来划分，有现实材料和历史材料；从材料来源的角度划分，有直接材料和间接材料；从是非的角度来划分，有正面材料和反面材料。这些材料，对公文写作来说都是需要的。材料是表现主旨的依据，无论是表现基本精神的命令性、法规性公文，还是表现基本观点的报告性公文，为了表现主旨，都离不开这种经过加工的材料。只有这样，公文的“基本精神”或“基本观点”才能得以确立，才会具有说服力。公文的务实性特点，决定了它必须以实实在在的材料去证明或说明主旨，使阅文者能够依照执行。否则，言之无物，主旨无以依托，成为空中楼阁，就会失去公文的意义和价值。所以，公文写作必须以材料为“血肉”，使主旨的表达立足在坚实的材料基础之上。而这就要求公文写作人员必须勤于观察，广搜博取，精心甄别，恰切选用，以确保公文质量，顺利实现行文的目的。
材料的收集与积累，是写好公文的基础。准确充分的材料是公文中提出解决问题措施的依据，是形成观点的基础。缺少充足的材料，公文的观点将失去支柱；缺少可靠的材料，公文的约束力将大为降低。古人说“兵马未到，粮草先行”，材料就是“粮草”，公文写作人员在日常工作中，要认真做好材料的收集与积累工作，以免在接到写作任务后措手不及，“临时抱佛脚”，影响公文质量。
收集材料，就是把党和国家有关的方针政策和事实情况从工作活动和文件资料中提取出来，为形成与表现观点、主张做准备。收集材料是公文写作的一个起点，影响着整个公文写作的速度和质量。
首先是材料的日常积累。日常积累材料最忌支离破碎和彼此缺乏联系。因为这样的材料我们不敢借以形成观点和主张，更不敢贸然用在公文之中。那么，积累材料应该从哪里出发，到哪里去呢？
（一）立足于本部门、本单位。 公文起草者对本部门、本单位的工作状况、决策的形成和实施情况应该做到心中有数，特别是对一些基本情况，如职能、性质、人员配备、中心工作、任务与计划的完成状况等，应该了如指掌。这对领导者来说并不困难，而对于公文撰稿者来说，就需要事事留心，花一点时间和精力。收集材料时，应该站得高一点，因为机关单位的职能活动是一个统一体，部门或个人分管的工作只是部分地分担了其中某一方面的职能，如果缺乏对整体的了解，在认识和分析问题时就会产生局限性。
（二）着眼于本行业、本系统。 从工作性质上看，任何一个机关以及机关内的一个部门，都属于一定的行业；三百六十行，每行都有自己的特殊情况和专门的政策规定。公文起草者如果缺乏行业材料，写作时就有可能说外行话；同时，从工作关系上看，任何一个机关以及机关内部的一个部门，又都处于一定的系统之中，比如财务、劳资、教育等，都各自构成一个垂直的系统，上下级之间，构成一种领导与被领导或指导与被指导的工作关系。公文起草者如果对这个系统内上下情况了解得不够，那么对本单位、本部门履行职责活动情况的掌握就可能是片面的和孤立的。因此，对这方面的材料也应该着力收集，上下求索。
（三）关注社会上的有关情况。 事物是互相联系的，有些事物的发生和发展可能具有更广阔、深刻的社会背景和原因，因此对本地区乃至更为广泛的社会范围内的有关材料也应该注意收集，它们对于认识和分析事物往往具有重要意义。例如，商业企业就应该关注社会的生产状况、人民群众的消费状况和财政金融状况等，对此一无所知或知之甚少，就会陷入盲目性。其次是切实掌握第一手材料。材料的来源不外乎两种，一是起草者自己从工作和生活中收集到的，也称“直接材料”或“第一手材料”；另一种是从文件、资料中获取的，因为是经过他人筛选和整理使用过的，所以又称“间接材料”和“第二手材料”。就公文写作来说，这两个方面的材料都需要，不可偏废，但前者无疑是更重要、收集难度更大的。
对一名公文撰搞者来说，能否深入实际进行调查研究，不仅是一个工作作风问题，也是一个写作的观念和方法问题。有些人在起草公文时急于下笔成文，习惯在别人已经使用过的材料中抄来抄去，结果写不出新鲜的东西来。其中一个重要原因，就是对写作对象缺乏直接、真切的感受和了解，对所阐述的问题缺乏实际体验。写作公文，无论长短，深入实际，掌握第一手材料，对事物建立起一个具体的、带有感性特点的认识，是写好公文的重要因素之一。它可以使起草者挖掘和捕捉到新颖的材料，从而启发起草者的思考。而这一切，靠第二手材料是难以得到的。
在公文写作中，对于材料的处理需要经历收集（占有）、鉴别、筛选和使用这种前后相联的动态环节。每一环节所牵涉的内容很多，也比较复杂。从总体上讲，公文写作对于材料的处理应当注意做到如下几点：
公文材料的真实，首先是必须经过反复核实证明确凿无误的，而不能是弄虚作假的。意见、办法、措施的提出，必须实事求是，便于执行；对有关背景、经过等的表述也必须完全真实，即便某一细节甚至某一数字等，也必须认真核实，确保其真实准确。否则，就会从根本上失去其应有的说服力，毫无利用价值，甚至给党和国家的事业造成损害。其次，要求材料是必然的，能够反映客观事物的一定本质，而不是个别的、偶然的表象。只有本质的东西才是真实的。报告、总结性公文中已然的内容，应反映事物的本质，表明其发展的必然结果；指令性公文中未然的内容，也应反映事物的本质，表明其发展的必然趋势。最后，要求材料必须是客观的，而不是主观的。即公文中的材料必须直接或间接地来自公务活动的实践，而不能是公文写作人员为着某种目的而随意杜撰的。公文中的材料虽然以观念形态出现，但它不是凭空想象，无中生有，而是客观现实在作者头脑中的反映，那种不经认真细致的调查研究而随意歪曲或者编造“事实”材料的做法，是极其有害的，必须坚决禁止。
要做到真实，就要求公文写作人员必须深入实际，认真进行调查研究，切实获取和掌握第一手材料，而决不能凭借传闻或者道听途说进行写作，更不允许随意编造。同时，还要有正确的思想意识和思想方法，不能随意扬“善”或隐“恶”。
公文的材料除要做到真实以外，还应力求系统。只有如此，才能全面、辩证地反映公务活动，不致犯主观片面的错误。所谓系统材料，是指公文中所运用的材料，既要有正面的也要有反面的；既有现实的，也有历史的；既有点上的，也有面上的，做到前后相应，点面结合，从而构成一个纵横交织的立体网络，形成材料系统。具体包括如下三种情况：
1.正反对举。它包括两种含义：一是正面材料指反映公务活动的成绩、经验等的材料，反面材料是指反映公务活动的缺点、问题的材料。例如工作总结，既要讲取得的成绩、经验，也要讲存在的问题；既要报喜，又要报忧。工作简报，既要反映工作好的方面，也要反映工作中的缺点和不足。只不过在实际运用中，应视不同情况和需要有所侧重，不能平均用墨。二是对于同一问题从不同方面提要求、做规定。其中“正”表明相同的材料，“反”表明相异的材料。用“反”面材料说明、补充“正”面材料，以强调、深化行文的主旨。在法规体公文中，这种正反对举的写法最为突出，它具体表现为层次或段落之间的正反对比。例如《关于党内政治生活的若干准则》一文的第二大部分“坚持集体领导，反对个人专断”一节中，先用五个段落论述集体领导的重要性和基本原则，继而又用两个段落交代“坚持集体领导，并不是降低和否定个人的作用”，从反面加以论述。无疑，这样具有辩证意蕴的材料，对实际工作必然具有强大的指导作用。
2.前后相应。即指公文写作中对于材料的运用，要做到现实材料和历史材料的结合，使之形成强烈对照，以看出事物的发展变化。现实是历史的继续，历史是现实的前身。运用历史材料的目的是为了更好地说明现实。例如某单位的一篇工作总结中有这样一段文字：“从1999年到2008年，农业总产值（包括村办工业）平均每年增长7.9%,2008年增长14.5%，远远超过了1973年到1998年的25年间平均每年增长3%的速度。”这段文字，将同一事项（农业总产值）在不同的时间内的变化发展情况进行对比，很能说明问题，同时也使行文清晰鲜明，给人留下深刻印象。
3.点面结合。“点”是指反映局部问题、个别事例、特殊情况的材料；“面”是指反映全局问题、整体概貌、一般情况的材料。在公文写作中，对于材料的运用，应当注意使用“点”“面”两方面的材料有机地结合起来，以确保行文内容既充实又具体，富于说服力。例如有一篇题为《关于××内燃机厂2014年度财务收支情况的审计报告》，其中写道：此厂是一个具有2700名职工,9700万元固定资产，以生产SX-17内燃机为主的中型企业。近年来经济效益较好,2014年产值增长18%，利润增长19%。但是，财务收支还存在不少问题。显见，这段文字属于“面”上的材料。为了进一步说明问题，文中又运用了“点”上的材料，列有私设小金库、仓库管理混乱、削价私分产品、任意扩大成本开支范围和漏交所得税五个方面，每方面内容又分别提供有具体的事例及数字，从而与前面“面”上的材料互为补充，相得益彰，有力地说明了问题。
所谓典型，究其含义，应是具有某种代表性的，能够集中反映一般事物的本质和规律的东西，它是同类事物的代表。典型既有正面的、先进的，也有反面的、落后的，还有代表事物的发展趋势或方向以及反映事物一般的、平均的发展水平的典型。公文写作的材料要典型，是指必须使用那些能够揭示公务活动的本质和规律，具有代表性和说服力的材料。这是因为，公务活动是错综复杂的，用以说明同样问题的材料往往很多，但受各种因素制约（如篇幅等），又不可能也没有必要把获取的事实材料都写入文中，并且，各个材料说明问题的程度也不可能完全一致，总要存在某些差异，而这种差异通过比较、遴选才能显得出来，其中最能显示客观事物的内部联系和本质特点的材料就是典型材料。材料不典型，就不足以令人信服，行文的目的也就难以实现。例如，某汽车修配厂拟将本厂院内的黄土地改为水泥地面，向上级主管部门行文请示，请求拨款数万元。文中在陈述请示理由时，列摆出刮风时尘土飞扬，下雨时道路泥泞的事实。结果请示发出后，未获批准。这里，其所运用的事实论据不可谓不真实，但却不够典型，缺乏应有的说服力。如果换一角度，突出尘土飞扬对该厂生产的影响，如机器运转部件上附有润滑油，沾上很多尘土，会影响产品质量，加速机器磨损的程度；厂内雨天道路泥泞，运输受阻，使生产环节衔接下上，影响生产进度等，这样就使得请示缘由富有典型性，集中明确，说服力增强，让人充分感到解决问题的必要性与迫切性，请示的目的也就容易实现。
所谓切旨，是指公文写作中对于材料的运用，必须紧紧结合主旨表达的需要进行。材料是形成主旨的基础和前提，主旨又是材料的统帅。主旨决定材料的剪裁、取舍，而材料又必须服务于主旨的表达需要，要使二者之间有机地统一起来，达到和谐顺畅、融会贯通的境界。
凡优秀公文，都在材料与主旨的统一方面臻于完美。例如，中共中央办公厅、国务院办公厅《关于解决当前机关作风中几个严重问题的通知》一文，首先明确提出观点：“必须看到，最近以来，在各级党政机关中，一些中央曾三令五申加以制止的不正之风不但没有完全刹住，而且在新形势下又有所发展，出现了一些性质十分严重的新问题。比如，一些机关违反规定滥用外汇大量购买小汽车，某些领导干部争相更换豪华汽车；一些机关乘干部新老交替之际，巧立名目，安排领导干部轮流出国观光游览，或用公款到处游览，以此做人情；一些机关利用手中的权力，私自筹款经商，办企业、开公司，甚至投机诈骗，用非法手段牟取暴利；一些领导干部及其子女、配偶，也利用职权和某种方便，经商牟利，以饱私囊；一些机关请客送礼成风，讲排场，比阔气，愈演愈烈；一些机关乱收费、乱摊派，甚至弄虚作假，敲诈勒索，对中央规定置若罔闻，我行我素。所有这些腐败现象，都是同社会主义精神文明背道而驰的，虽然发生在少数机关和少数工作人员身上，但它严重地损害了党和政府在群众中的威望，败坏党风和社会风气，涣散人民群众对改革和‘四化’建设的信心。”这段文字在观点和材料的结合方面堪称典范。首先明确提出观点：“最近以来，在各级党政机关中，一些中央曾三令五申加以制止的不正之风不但没有完全刹住，而且在新形势下又有所发展，出现了一些性质十分严重的新问题。”为了证明这一观点，文中随即列述六个方面的典型而又有充分说服力的事实论据加以佐证，同时指出问题的性质及其严重程度，进一步证实观点的正确性。这样，就能够使人从观点和论据有机统一的角度加深对该通知基本精神的理解和把握。这样的材料运用是很切合主旨的，并能充分有力地为主旨表达服务。
具体来讲，要使公文材料切合主旨表达的需要，应当从以下几个方面进行：
（一）要根据主旨的需要决定材料的数量。公文篇幅有长有短，制约它的因素不在于作者掌握材料的数量的多寡，而在于是否切合主旨。有些公文，如命令（令）、决定、决议、公告等，篇幅很短，用很少的材料即可表明基本精神；而有些公文，如调查报告、总结等，三言两语不足以说明观点，需要一定数量的材料加以证明。因此，摄入公文中材料的数量，一定要服从主旨的需要。否则，过多或过少都会影响主旨的表达。要特别注意避免不看需要，以为“多多益善”，以致公文越写越长，主旨却淹没在材料堆中。
（二）要根据主旨表达的要求决定材料的详略。公文写作中所涉及的题材很多，但在使用时又不能平分秋色，而必须做到重点突出，详略适当。决定材料详略的关键因素不是别的，而是主旨表达的需要。以调查报告文种为例，如发文目的旨在介绍经验，即应以经验方面的材料为主，详写；而其他内容诸如基本情况、存在问题及今后意见等材料则应略写，不可喧宾夺主；如果旨在反映情况，即应以情况为主，情况详写，其他略写。
（三）要根据主旨的要求决定材料的表现形式。材料表现形式要有利于公文作用的发挥。法规体公文，其发挥作用的范围一般较广，因而其材料往往以概括形式表现出来，要选用经过概括的材料；而报告体公文要汇报有关公务活动情况，因而就离不开具体的事实材料。
一、什么是公文材料？它有什么作用？
二、怎样做好材料的日常积累？
三、公文运用材料的基本要求是什么？
四、根据所给材料，拟写公文标题。
各省、自治区、直辖市民政厅（局），各计划单列市民政局，新疆生产建设兵团民政局：
根据《社会团体登记管理条例》等有关法规和政策规定，我部制定了《关于规范社会团体开展合作活动若干问题的规定》，现印发给你们，请遵照执行。
民政部
2012年9月27日
五、请分析下面一篇纪要，在用材方面有哪些突出问题？
4月24日，县委常委召开了第九次会议，听取了×××同志关于第一季度经济分析会议精神的传达汇报，×××同志结合本县实际讲了贯彻意见，经讨论对几个有关问题做出决定。
一、各级领导要狠抓经济工作。五月份除搞好选举和开好人代会外，集中精力，认真抓好经济工作（包括县、乡、镇企业；“两户一体”和农业）。县四大部门及咨询处的领导同志分片深入下去，直接听取乡、厂长的汇报。重点抓新建厂、大厂、亏损厂、倒退厂和第一季度进展不大的地区。看责任制和“三权”“三制”是否落实。要开展时间过半任务完成超半的竞赛活动，对好的单位要进行表彰。
五月份还要重点抓一下知识分子政策的落实情况。下去的同志也要走访一下中小学校，医院及其他战线的知识分子。看看在入党、住房及工作条件上还存在什么问题，能解决的要抓紧解决。
二、要加强经济统计工作。经委负责工业统计（包括乡、镇、村办企业），经管站负责农业统计。乡政府要设一名统计员，一名抽样调查员，负责全面统计，直接对县统计局。
三、认真抓好商检信息和供销工作。各级供销采购人员在发展经济中起着穿针引线的作用，为调动这些人的积极性，进一步把流通环节搞活，根据外单位经验，对这些人可按推销、采购额确定计奖。具体办法由经委、财委拟定报县政府审定。由×××同志牵头建立全县商品信息、购销网，把各方面的供销人员组织起来，相互联系，充分发挥作用。先由主管部门登记造册，充实力量，提高素质，并要定期召开专门会议，表彰先进。
建立人才引进和科技咨询信息组织。在县科委内设专人，抓好人才引进和科技咨询、信息网。引进人才的汇总工作由组织人事部门负责。在适当时候召开一次与科技人员“结亲会”，请县境内的中央、市属单位和部队的科技人员参加。
四、根据上级有关规定，参照各系统××年发放奖金的情况，对今年奖金基数分别为：经委系统165元，财委系统150元，农委系统160元，以完成上一年实现的利润为起点，今年的利润奖金同步增、减。乡、镇根据经济水平的高低，今年奖金基数分为220元、200元和180元三个基点（各乡、镇具体级别由农委定）基点数为百分，计分标准：农、林、牧等各项指标以前三年平均完成数；人均纯收入以××年实际数为满分。在总分中，物质文明占百分之八十，精神文明占百分之二十，两大类相加为总分，按分计奖。经委、财委、农委和乡镇的奖金，上不封顶，上不保底。县党政干部随县经济部门上下浮动。教育、卫生系统两个半月平均工资为基数，切块归口安排。乡镇、学校、卫生院由乡镇安排；县直属学校、医院由主管局安排。
五、在基建中严格控制建平房。根据市里要求，今后在机关、企业、事业及农村集体单位的办公用房和宿舍，不许盖平房。要大力提倡、鼓励和扶持社员盖楼房，集体可酌情予以帮助；在公路两旁，集镇和经济基础较好的村，要带头提前盖楼房；经济基础较差的乡村和山区也要划定楼房区，境内不准盖平房。