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办公原则

今日所讲者,谓之为原则可,谓之为目标亦可。以下八点,乃中华教育改进社之所欲实验,亦即今日之所欲言者。所谓八点,即:1.唯事的;2.科学的;3.效率的;4.教育的;5.美术的;6.卫生的;7.兴趣的;8.互助的,是已。请分别言之。

1. 唯事的 中国人办公,素为唯人主义。一机关所用之人,彼此各有关系,常因一人之迁更,而影响其他各人者。故推荐者与被推者,同其去就;而所推荐者,又皆因人之关系,胜任与否,所不计也。今则当以事为主。办公者,非一人为另一人做事,乃人人为一事或数种事尽力,系“非人治的”(Impersonal)。事宜分工者则分,宜合作者则合,一切以事为中心。常见旧时幕府中,每一文出,他人不能更一字,恐伤情也。夫文件乃代表一机关之精神内容者,观乎一机关所发表之文件,该机关之优劣荣辱系焉。故每一文出,有关系之人皆有参加意见之必要。以人情所关,遂听一人之专断,牵强出之,损名败事,莫此为甚。且一机关之内,又每因人与人之意见而损及公事。主持之人待我厚则尽力,待我薄则不尽力。尽力之多少,机关之利害关之,事果何辜而因一厚一薄以增减其效力耶!事治则不然,善治其事者留,不善治其事者去,善事为尚,人情次之,既无素餐尸位之职,亦无人存事举、人亡事息之弊,人之去就不足损事,事之兴废不复因人,而事举矣。

2. 科学的 此盖重科学之方法与态度。昔之办公者,埋首不求改进,墨守成规,自封故步,使学问与事业,判若鸿沟,一若无相联之必要者。若以科学精神注于事业上,则事业成为学问,曰求改良以利公务,利用科学方法,比较、实验以求结果之善。科学方法,无处不可应用,上自机关之组织,下至文具购置(本社用信纸信封甚多,近以万计,若每昂一二文,则所失不赀,乃调查各店中关于信纸信封各种不同之货价,及各机关所买信纸信封之价而比较之,则知改进社所置之信纸信封较贵,于是改良之),无不适用之。人不能无过,过贵能知,知而不改,斯为过矣。做事亦然,人不能无失,既失败矣,则必究其致败之因,而求有以改良之。能如是而后能无第二次之失败。失败不足过,若听其长此终古,不思有以矫正之,则一日之失,即毕生之失。日计不足,月计有余。故有科学之态度,则于所做事能怀疑,反省,试验,分析,实证,而不囿于陈法,有科学之方法,则于所做事有改良余地矣。

3. 效率的 效率视所费时间、精力、财力与结果价值之比而定。所费多而成功少,则效率小,反之则大。欲效率之大,有二事须注意:一、事当其时;二、人当其才。不当时之事,不当才之人,皆有损于效率。种稻于冬日,用文人于耕耘,未有不败事者。以上二事,总合之即:

(1)须先有计划 计划包时间、精力、经济等而言。临时用人,必难当才;临事买物,其价必贵。一日有一日之计划,一年有一年之计划;日以实现年,而有年之计划,日之计划始有所依。有年之计划而无日之计划,则所谓计划者,必等诸空名,不能实现;有日之计划而无年之计划,则所谓计划者,必如不系之舟,盲动而无所成功。是以必先有计划。

(2)工具须利 善事必利器,器不利而求效能之增者,未之有也。各机关最要者为文件,旧机关中,检查文件乃极难之事,盖编置无法,保存无方也。改进社制成庋藏文件夹数种,各文件无论其为何年何月者,一分钟内,皆可寻出。夹凡三种:(a)编号庋藏夹。又分二类:(甲)收入;(乙)发出。各夹皆编有号目及年月日,文件依来去之先后,编号依次入夹。(b)名称检查夹。(c)事由检查夹。(b)(c)二种,内皆有表,载人名事由摘要来去号数等,各夹以图1、图2明之。

图1

图2

如郭秉文 先生,来函言东南大学预算已由国务院通过,则此函有四种分法:(一)郭秉文;(二)国务院;(三)东南大学预算;(四)预算东南大学。(一)、(二)、(三)可入名称检查夹内,(四)可入事由检查夹内。(其实分法不必有若是之精细,视信之重要及情形而定。)故欲检查此信,有四处可寻,能忆事者于事由检查夹内寻之,能忆名称者于各种名称检查夹内寻之。此二种检查夹内,各有一表,内载事由名称及号数,如下图。

检查夹不分来去,唯于表内载之,来去下记各信之号数。欲检一信,既已得之于事由或名称夹内矣,则记其号数,而向编号庋藏夹内寻之,无有或爽者。但各信之来往必须记入各表中,平时固觉烦琐,然检查利矣。再,信件来往不多者,可入事由夹,往来甚不过一二封信者,占一名称夹未免不经济。

报销之事,亦昔日所视最困难者,常专任一人任之。其实不复杂之机关,其账目不必先入“流水”,后再誊清分类,尽可采用分类账簿,一页中将门类分行账目属于何项即在何项下记其数目及其收条号数、年月日、事由等。如是则每页终了做一结束,即可完事,不必苦向“流水”中寻类别,致头绪繁多,而手慌脚乱也。

工具固宜改良,然亦不宜常改。变更过勤,于所做事之进行,颇有妨碍。改良之事最好于结束时行之,庶几进行无伤,而方法日善。

4. 教育的 办公者,因所办之事,日日无所变更,遂渐成习惯,而流为机械。治一事,固望事之进步,然亦望人有进步。若成为机械,则何长进之有?故为一机关之领袖者,不可不留意于此。人有向上之理智,故其做一事,决不愿终其身于此而无进步之望。为领袖者,则当利其向上之心理,使做事有进步者得依进步渐升较优之职,则人皆努力于所做之事,而求以改进之,昔之所谓机械者,今则活动矣。同时于一机关各部职务所需乃所参考之书籍,宜为之代置(如会计处置会计学、经济理财学等书是),则公务之暇,可得学问,因学问之进益,遂有升职之望,且间接于该机关之事,亦必多有所补益。犹有进者,即除各项专门知识之人同时亦为世界之人,凡世界之大势,思想之潮流,皆宜知之。不然,日坐公事房中,兴趣索然,毫无人生乐趣,则又何优于监狱耶?

5. 美术的 中国办公处,最不讲美观。猪槛马厩,望而生厌。是以办公处不能不稍事讲究,以求适于美的观念。吾人在办公室八小时占全时约三分之一,若物质环境太劣,实至痛苦。所谓美者,固不应流于奢侈,金碧辉煌,玑珠满架,美则美矣,然失之奢。苟能布置适宜,错落有致,清雅幽静,几净窗明,亦能使人心怡目悦,恋恋而不肯去。次之,所办之事,亦宜有美术。表格,最贵整洁;信件,亦宜雅致。第三,办公室不仅为物质环境,同时仍有人的环境,若办公者囚首垢面,衣履乖张,虽玉堂椒房,亦使人不乐。第四,美术尚条理,重秩序,当做不做,不当做而做,皆不美。

6. 卫生的 办事有美术的意味,则精神上得无限安慰,若再能合卫生原则,则心身并受其益矣。中国办公者,多在湫隘卑湿之小屋中,既无日光,亦无空气,又复椅桌之高低,不合人体,办公者更则随地吐痰,随时吸烟,于是办公室内之空气,污浊而不堪问。故近视有之,驼背者有之,病肺者有之,患脑者有之。疾病时生,人无宁日,而公事遂亦因之而减其效率。是以办公室,必合卫生,椅桌之高低,光线之强弱,空气之通塞,墙壁之颜色,皆宜配合适宜,总以能使人舒畅而安为是。又,做事继续一二小时,休息数分钟以恢复疲劳,亦是好事。为办公人员稍置体育设备,亦促进体育之一端。

7. 兴趣的 各人所做之事,皆能合其兴趣,此乃最难之事。大机关中,事多人众,兴趣不合者,尚可调换位置,若小机关中,则难尽如人愿。但极不合兴趣而因经济关系不得不勉强为之者,亦只得权做此事,俟有合兴趣之事,再言迁更,同事者有机会亦当为之介绍一合兴趣之事。兴趣能减少疲劳,增加努力,于工作至有影响。人于不合兴趣之事,不但不愿有以改良之,且每因循敷衍,不利于己,有损于事,不幸莫大焉。

8. 互助的 此项与唯事项相辅助。办公固不当为人,然人与人之互助,不因此而减少。人不能常健康,亦不能无其他意外重大事,于是有离职之一问题。一机关中,苟无人能代其职务者,则当其离职也,此项职务,必完全停顿。故一机关中,最好一人于其所办之事,必有第二人能十分明了其职务,则虽有缺席离职之时,而事无停顿阻碍之日。且公事中亦有须合作者,是更赖互助精神以成之。次,则为经济之互助。西国机关办事人员往往有互助保险之举。再,娱乐之互助,亦为不可少者。盖感情之联络,甚有得于此也。

以上八端,乃治事之标准,然须有一共同不悖之基础,即开诚布公是也。无标准不过使人头绪不清,进行迟缓,至无公开之基础,则一事莫举。所谓标准者,必有所附丽,而后始能互相提携,互促改良:不然则当见各标准散漫零乱,格格不相通。科学能改进社会,亦能损人福利。火药可开峻岭,通火车,然亦可为起战争侵略工具。是以理论之方法,仍须有伦理之目的,此开诚布公基础不可少也。改进社庶务,每周有分开之报告,报告物价单位,此有数益:(一)无滥费。各办公人员,明乎物价之轻重,则不滥用(西式信笺,每张价约五分,如不知者每以之起草,迨知其价甚昂,乃惜之唯恐不及)。(二)庶务不能舞弊。盖单位之价格既为同事所共知,势不能妄加增减,以谋中饱。(三)可得更便宜之货物。各办事人员,既知物价单位,则随时可发现较此货物贵贱之物,一遇便宜者,可告庶务购置之。(四)可免感情之伤。不公开之机关中,同时每暗论长短,尤以论庶务者为多,因之感情日恶,嫌隙易生,小则损一时之事,大则败机关之名,不可不慎也。此为开诚布公之一常例,推而行之,其益无穷。 +hs3FlJgpSO4nh65QNVl23BVWI7+GvSDsCMyC7W327E6z2G2u40QwRmEEauNY6yp

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