办公原则

今日所讲者，谓之为原则可，谓之为目标亦可。以下八点，乃中华教育改进社之所欲实验，亦即今日之所欲言者。所谓八点，即：1.唯事的；2.科学的；3.效率的；4.教育的；5.美术的；6.卫生的；7.兴趣的；8.互助的，是已。请分别言之。

1. 唯事的 中国人办公，素为唯人主义。一机关所用之人，彼此各有关系，常因一人之迁更，而影响其他各人者。故推荐者与被推者，同其去就；而所推荐者，又皆因人之关系，胜任与否，所不计也。今则当以事为主。办公者，非一人为另一人做事，乃人人为一事或数种事尽力，系“非人治的”（Impersonal）。事宜分工者则分，宜合作者则合，一切以事为中心。常见旧时幕府中，每一文出，他人不能更一字，恐伤情也。夫文件乃代表一机关之精神内容者，观乎一机关所发表之文件，该机关之优劣荣辱系焉。故每一文出，有关系之人皆有参加意见之必要。以人情所关，遂听一人之专断，牵强出之，损名败事，莫此为甚。且一机关之内，又每因人与人之意见而损及公事。主持之人待我厚则尽力，待我薄则不尽力。尽力之多少，机关之利害关之，事果何辜而因一厚一薄以增减其效力耶！事治则不然，善治其事者留，不善治其事者去，善事为尚，人情次之，既无素餐尸位之职，亦无人存事举、人亡事息之弊，人之去就不足损事，事之兴废不复因人，而事举矣。

2. 科学的 此盖重科学之方法与态度。昔之办公者，埋首不求改进，墨守成规，自封故步，使学问与事业，判若鸿沟，一若无相联之必要者。若以科学精神注于事业上，则事业成为学问，曰求改良以利公务，利用科学方法，比较、实验以求结果之善。科学方法，无处不可应用，上自机关之组织，下至文具购置（本社用信纸信封甚多，近以万计，若每昂一二文，则所失不赀，乃调查各店中关于信纸信封各种不同之货价，及各机关所买信纸信封之价而比较之，则知改进社所置之信纸信封较贵，于是改良之），无不适用之。人不能无过，过贵能知，知而不改，斯为过矣。做事亦然，人不能无失，既失败矣，则必究其致败之因，而求有以改良之。能如是而后能无第二次之失败。失败不足过，若听其长此终古，不思有以矫正之，则一日之失，即毕生之失。日计不足，月计有余。故有科学之态度，则于所做事能怀疑，反省，试验，分析，实证，而不囿于陈法，有科学之方法，则于所做事有改良余地矣。

3. 效率的 效率视所费时间、精力、财力与结果价值之比而定。所费多而成功少，则效率小，反之则大。欲效率之大，有二事须注意：一、事当其时；二、人当其才。不当时之事，不当才之人，皆有损于效率。种稻于冬日，用文人于耕耘，未有不败事者。以上二事，总合之即：

（1）须先有计划计划包时间、精力、经济等而言。临时用人，必难当才；临事买物，其价必贵。一日有一日之计划，一年有一年之计划；日以实现年，而有年之计划，日之计划始有所依。有年之计划而无日之计划，则所谓计划者，必等诸空名，不能实现；有日之计划而无年之计划，则所谓计划者，必如不系之舟，盲动而无所成功。是以必先有计划。

（2）工具须利善事必利器，器不利而求效能之增者，未之有也。各机关最要者为文件，旧机关中，检查文件乃极难之事，盖编置无法，保存无方也。改进社制成庋藏文件夹数种，各文件无论其为何年何月者，一分钟内，皆可寻出。夹凡三种：（a）编号庋藏夹。又分二类：（甲）收入；（乙）发出。各夹皆编有号目及年月日，文件依来去之先后，编号依次入夹。（b）名称检查夹。（c）事由检查夹。（b）（c）二种，内皆有表，载人名事由摘要来去号数等，各夹以图1、图2明之。

图1

图2

如郭秉文先生，来函言东南大学预算已由国务院通过，则此函有四种分法：（一）郭秉文；（二）国务院；（三）东南大学预算；（四）预算东南大学。（一）、（二）、（三）可入名称检查夹内，（四）可入事由检查夹内。（其实分法不必有若是之精细，视信之重要及情形而定。）故欲检查此信，有四处可寻，能忆事者于事由检查夹内寻之，能忆名称者于各种名称检查夹内寻之。此二种检查夹内，各有一表，内载事由名称及号数，如下图。

检查夹不分来去，唯于表内载之，来去下记各信之号数。欲检一信，既已得之于事由或名称夹内矣，则记其号数，而向编号庋藏夹内寻之，无有或爽者。但各信之来往必须记入各表中，平时固觉烦琐，然检查利矣。再，信件来往不多者，可入事由夹，往来甚不过一二封信者，占一名称夹未免不经济。

报销之事，亦昔日所视最困难者，常专任一人任之。其实不复杂之机关，其账目不必先入“流水”，后再誊清分类，尽可采用分类账簿，一页中将门类分行账目属于何项即在何项下记其数目及其收条号数、年月日、事由等。如是则每页终了做一结束，即可完事，不必苦向“流水”中寻类别，致头绪繁多，而手慌脚乱也。

工具固宜改良，然亦不宜常改。变更过勤，于所做事之进行，颇有妨碍。改良之事最好于结束时行之，庶几进行无伤，而方法日善。

4. 教育的 办公者，因所办之事，日日无所变更，遂渐成习惯，而流为机械。治一事，固望事之进步，然亦望人有进步。若成为机械，则何长进之有？故为一机关之领袖者，不可不留意于此。人有向上之理智，故其做一事，决不愿终其身于此而无进步之望。为领袖者，则当利其向上之心理，使做事有进步者得依进步渐升较优之职，则人皆努力于所做之事，而求以改进之，昔之所谓机械者，今则活动矣。同时于一机关各部职务所需乃所参考之书籍，宜为之代置（如会计处置会计学、经济理财学等书是），则公务之暇，可得学问，因学问之进益，遂有升职之望，且间接于该机关之事，亦必多有所补益。犹有进者，即除各项专门知识之人同时亦为世界之人，凡世界之大势，思想之潮流，皆宜知之。不然，日坐公事房中，兴趣索然，毫无人生乐趣，则又何优于监狱耶？

5. 美术的 中国办公处，最不讲美观。猪槛马厩，望而生厌。是以办公处不能不稍事讲究，以求适于美的观念。吾人在办公室八小时占全时约三分之一，若物质环境太劣，实至痛苦。所谓美者，固不应流于奢侈，金碧辉煌，玑珠满架，美则美矣，然失之奢。苟能布置适宜，错落有致，清雅幽静，几净窗明，亦能使人心怡目悦，恋恋而不肯去。次之，所办之事，亦宜有美术。表格，最贵整洁；信件，亦宜雅致。第三，办公室不仅为物质环境，同时仍有人的环境，若办公者囚首垢面，衣履乖张，虽玉堂椒房，亦使人不乐。第四，美术尚条理，重秩序，当做不做，不当做而做，皆不美。

6. 卫生的 办事有美术的意味，则精神上得无限安慰，若再能合卫生原则，则心身并受其益矣。中国办公者，多在湫隘卑湿之小屋中，既无日光，亦无空气，又复椅桌之高低，不合人体，办公者更则随地吐痰，随时吸烟，于是办公室内之空气，污浊而不堪问。故近视有之，驼背者有之，病肺者有之，患脑者有之。疾病时生，人无宁日，而公事遂亦因之而减其效率。是以办公室，必合卫生，椅桌之高低，光线之强弱，空气之通塞，墙壁之颜色，皆宜配合适宜，总以能使人舒畅而安为是。又，做事继续一二小时，休息数分钟以恢复疲劳，亦是好事。为办公人员稍置体育设备，亦促进体育之一端。

7. 兴趣的 各人所做之事，皆能合其兴趣，此乃最难之事。大机关中，事多人众，兴趣不合者，尚可调换位置，若小机关中，则难尽如人愿。但极不合兴趣而因经济关系不得不勉强为之者，亦只得权做此事，俟有合兴趣之事，再言迁更，同事者有机会亦当为之介绍一合兴趣之事。兴趣能减少疲劳，增加努力，于工作至有影响。人于不合兴趣之事，不但不愿有以改良之，且每因循敷衍，不利于己，有损于事，不幸莫大焉。

8. 互助的 此项与唯事项相辅助。办公固不当为人，然人与人之互助，不因此而减少。人不能常健康，亦不能无其他意外重大事，于是有离职之一问题。一机关中，苟无人能代其职务者，则当其离职也，此项职务，必完全停顿。故一机关中，最好一人于其所办之事，必有第二人能十分明了其职务，则虽有缺席离职之时，而事无停顿阻碍之日。且公事中亦有须合作者，是更赖互助精神以成之。次，则为经济之互助。西国机关办事人员往往有互助保险之举。再，娱乐之互助，亦为不可少者。盖感情之联络，甚有得于此也。

以上八端，乃治事之标准，然须有一共同不悖之基础，即开诚布公是也。无标准不过使人头绪不清，进行迟缓，至无公开之基础，则一事莫举。所谓标准者，必有所附丽，而后始能互相提携，互促改良：不然则当见各标准散漫零乱，格格不相通。科学能改进社会，亦能损人福利。火药可开峻岭，通火车，然亦可为起战争侵略工具。是以理论之方法，仍须有伦理之目的，此开诚布公基础不可少也。改进社庶务，每周有分开之报告，报告物价单位，此有数益：（一）无滥费。各办公人员，明乎物价之轻重，则不滥用（西式信笺，每张价约五分，如不知者每以之起草，迨知其价甚昂，乃惜之唯恐不及）。（二）庶务不能舞弊。盖单位之价格既为同事所共知，势不能妄加增减，以谋中饱。（三）可得更便宜之货物。各办事人员，既知物价单位，则随时可发现较此货物贵贱之物，一遇便宜者，可告庶务购置之。（四）可免感情之伤。不公开之机关中，同时每暗论长短，尤以论庶务者为多，因之感情日恶，嫌隙易生，小则损一时之事，大则败机关之名，不可不慎也。此为开诚布公之一常例，推而行之，其益无穷。