这里讲的银企对账指的是企业的银行存款明细账同银行的交易流水明细账之间的核对,是企业与银行之间金融交易的一种财务审计活动,主要是检查企业与银行之间的账目是否一致。一般银企对账每月进行一次。
在手工记账时代,财务人员每月月底都要进行银企对账,逐笔核对与银行之间的来往账目,并编制余额调节表,那个时候是纯手工操作。后来财务人员不用手工记账了,银行也开通了网银,财务人员从网银下载银行交易明细,然后再导入财务系统,系统按照一定的规则进行对账,实现了银企对账的半自动化。目前仍然有很多企业采用这种方式进行银企对账。
当下国内很多集团公司都建有财务共享服务中心,在共享模式下,成员单位的银行账户一般都是集中到财务共享中心进行统一管理,账户数量少则几百个,多则数千个,如果仍然采用传统的银企对账模式,其工作量之大是难以想象的,按照一个人一天处理20个银行账户的量计算,仅对账这一项工作每天就要数百上千个人来完成,这对财务共享中心来说是难以承受的。
笔者所供职公司的财务共享中心有近千个共享单位,管理的银行账户数量有数千个,每个银行账户每月都要进行银企对账并编制余额调节表,但共享中心资金组还不足10个人,如果按照传统的模式进行银企对账,估计整个资金组只做这么一件事就需要一个月的时间。因此,在财务共享中心建设初期,银企对账工作还是由各单位的财务人员自己负责。随着信息技术的不断发展以及业财一体化的深入应用,银企对账自动化问题已经基本解决,从2018年开始,银企对账工作统一移交给财务共享中心处理。现在一个人一天可以完成数百个银行账户的对账工作,工作效率是传统模式的100多倍。下面重点谈谈银企自动对账的业务逻辑和实现方式。
理论上,如果企业的每一笔收支业务都能及时进行账务处理,且银行提供的交易明细也完整、正确,那么企业和银行的账目余额应该是完全相等的,不会有未达账项,也就不需要银企对账了。这是财务核算的最高境界,是一种理想的状态,希望人工智能等信息技术能帮助我们实现这个愿望。
银企对账的本质就是银行交易明细同企业的银行存款明细账进行核对,银行的每一笔交易都有一个对应的结算号(或交易流水号),如果财务在进行账务处理时,每一笔收支都能对应上银行的结算号,然后在财务系统内设置相应的逻辑关系,就可以实现银企自动对账。
银企对账的基本原则是确定的,但要实现自动对账还需要满足三个条件:一是要开通银企直联,并且能够实时获得银行交易明细,这是银企对账的先决条件,没有银企直联就不可能实现银企自动对账;二是企业的支付业务通过银企直联方式办理,这样系统就会给每一笔付款分配一个对账码,并且将对账码和银行结算号建立关联关系;三是收款业务的应收单同银行交易结算号建立关联关系,使每个应收单都能与银行的交易结算号关联。在这三个条件中,前两个条件比较好实施,财务软件厂商一般都具备这样的能力,第三个条件相对要复杂些,需要专用的智能收款系统支持,这个后面的章节会详细讲述。
企业的财务和业务系统满足银企自动对账的条件后,下面就是要在财务系统里面设置相应的对账规则和进行自动对账。
首先是对账码对账。财务系统定期通过银企直联自动获取银行交易明细,一般情况下每天至少获取一次。之后财务系统定期执行按对账码对账后台事务,该后台事务将付款类型为银企直联支付的单据生成的日记账和对账单自动带上对账码,按对账码匹配,进行自动对账。结算方式为银企直联的付款业务,可实现自动对账全流程智能化,无须人工干预。
其次是结算号对账。财务系统首先将结算号相同、汇总金额相等的多条数据进行勾对,再将结算号相同、金额相等单条数据勾对,然后将单边有结算号、金额相等、借贷方向相反的数据勾对,最后将都无结算号、金额相等、方向相反的数据勾对。
经过对账码和银行结算号的两轮银企数据勾对,银企对账工作也基本完成了98%以上,剩余的一些未勾对账项,需要人工干预解决。在财务共享中心模式下,可进行多组织、多账户对账,批量编制银行余额调节表。