企业的财务部门,通常负责大部分有关现金处理的事项,像处理和送存现金收款、签发支票、投资闲置现金,以及保管现金、有价证券和其他流通资产等。此外,财务部必须预测现金需要并作长、短期的财务调度。
理想的财务部、会计处的机能应当是整体的,而且能提供保证:
1.所有应当收进的现金,事实上均经收到并立即正确的记载;
2.一切现金支出都曾经得到批准并且已适当地入账;
3.预测在正常经营下、现金的预期收付以维持适度的现金余额而不超越水准。这样就可及时知道是否需要借款或需要将多余现金从事投资。
在设置最有效的控制程序时,详细研讨每一个成员的处理程序是必要的。但是,一切企业都应拥有好的处理现金实务的一般原则。这种可以用来实现现金内部控制的原则是:
a、任何人不得自始至终包办一笔交易;b、分开处理现金出纳和计账的业务;c、尽可能地集中收取现金;d、收到现金应立即记账;e、鼓励顾客索取收据并查看收银机总数;f、每日所收现金全数送存银行;g、除零用金支出外,其他各款一律以支票给付;h、银行调节事项应由签发支票或保管现金以外人员担任。
每日所收现金应全数送存银行的原则被证明是非常有效的。每日送交银行意味着手头保管的现金比较少,可以防止挪借。而且将每天收入的现金作为一个单位存入银行,更可防止以稍后收到的现金弥补短缺。如若公司方针中允许以所收进的现金支付开销,那么造假报销或者以少报多的花账、远比付款先经适当审核后再以支票付款的程序更容易隐匿弊端。将所收支票或现金迟延送存银行,增加了不能兑现的风险。进一步说,未存银行的收入代表闲置现金——没有获利能力的资产。