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1.3 两个思维提高完成计划的效率

在上一节制定人生规划时,我提到要列出期望清单,分解成子任务,并进一步细分成可执行的具体事项。细究下来,每个环节都会涉及两个关键要素,那就是:定目标、见行动。

定目标的意思是,只有目标确定得合理、可落地、可执行,你才能有的放矢,不跑偏,确保自己在对的方向上前行。

见行动的意思是,只有开始去执行,行动起来,才能推动事情的进展,使它向设定的目标稳步推进,不断接近直至最终达成目标。

只有目标,没有行动,即使再科学、合理的目标也无法落地,只能束之高阁;只有行动,没有目标,那不过是在盲目推进,很可能会偏离目标甚至与目标背道而驰,而导致做得越多,错得越多。

那么,这一节我将介绍两个有用的思维模式,帮助你轻松“定目标”和“见行动”,提高完成人生规划和计划的效率。它们分别是:

—SMART原则。

—WOOP思维。

1.3.1 SMART原则

我曾经问学员,未来一周的目标是什么?他们的回答五花八门,比如:

—完成公司管理软件的升级。

—将羽毛球练习得更厉害。

—跟新公司的同事搞好关系。

—学会升职加薪的方法。

—学习化妆和穿搭技巧。

你觉得上面的目标定得如何?或者你平时也是如此制定目标的?这些目标看上去是不是更像是某种想法或愿望?总之,你可能会觉得这些目标有点问题,但又说不清楚哪里不对。比如一周内如何完成类似“学会升职加薪的方法”这种目标呢?而实际生活中,如果你定的目标都是这样的,那么想要顺利实现它们,就很不现实了。

其实这些都不是合格的目标。定目标的人也并不懂目标管理的方法,他们经常会犯这样的错误:无法区分期待、灵感、想法、困扰和目标的区别。也就是说,他们时常会将自己的期待、想要解决的问题、突发的灵感当作目标。

什么才是合格的、正确的目标呢?

SMART原则就是帮你检视自己的目标是否能实现的重要工具,学完以后,你就能知道上述那些所谓的“目标”真正的问题出在哪里。

SMART原则出自管理大师彼得·德鲁克(Peter F.Drucker)的《管理实践》( The Practice of Management )一书。该原则是进行目标设定和管理的经典工具,也是制定目标需要遵循的基本原则,被人们广泛应用于工作、学习和生活中,是一个将目标变成看得见、摸得着的利器。它不仅可以用来判断你的某种期待是否合理,它还能帮助你把期待转化到目标,同时也是一种能帮你把目标思考得更加清楚的思维框架。

SMART是由五个英文单词的首字母组成,分别为:

—Specific:目标是具体的。

—Measurable:目标是可以衡量的。

—Attainable:目标是可以达到的。

—Relevant:目标要和其他目标具有一定的相关性。

—Time-bound:目标具有明确的截止日期。

下面我将就这五项原则逐一进行介绍。

1.Specific

目标要明确、具体、看得见,不能模糊不清,语焉不详。举个例子。在会议上领导要求你说一下今年的销售目标。有如下两种表达方式,如果你是一名销售人员,你认为哪一种符合S原则?

(1)今年我们要更上一层楼,争取比去年做得更好。

(2)今年要实现5000万元的年度销售额。

显而易见,第二种说法符合S原则,因为它能让人立刻就清楚你的目标到底是什么,而第一种说法则表达的只是一种美好的愿望。

如果你是一名客户服务人员,你给自己设定了这样一条工作目标:增强客户服务意识。这对目标的描述就很不明确,因为增强客户服务意识有许多具体做法,比如减少客户投诉、提升服务的速度、使用规范的礼貌用语、采用规范的服务流程等,这些都是增强客户服务意识的措施。那么你所说的“增强客户服务意识”到底是特指上述的某一个方面,还是某几个方面,或者全部都有?不管是哪种情况,你都需要具体列出其中的几项,或者全部列出来。

除了日常工作,我们在做个人职业发展规划的时候,目标同样要清晰可测,它就像是一个看得见的靶子。比如,有的人这样描述他的职业目标:进入大公司,升职加薪,出人头地。这样的描述虽然体现了他的发展或奋斗的目标,但仍然很模糊、不具体,因而在执行上难以把握,这样的职业目标就形同虚设。

我建议可以将其修正为: 加入国内互联网大厂,薪水翻倍,成为财务总监。

2.Measurable

目标要数量化或者行为化,是可知可见的,有一定的标准进行衡量。如果想要验证这些目标的数据或者信息,也是可以获得的。这就要求你在制定目标时,不能停留在抽象的描述层面,而要进行目标或指标的量化。

比如上述将目标设定为“增强客户服务意识”的例子,如果你将客服意识限定在减少客户投诉这一条上,那么就可以按照M原则进一步量化,调整为: 去年的客户投诉率是3%,今年的目标为降低到1.5%。

在客户服务方面,有个著名的沃尔玛案例,是关于如何体现对顾客礼貌和热情的。它们用“三米微笑原则”将这个要求具体化,同时为了避免不同的人、不同的心情之下的“微笑”看起来并不令人愉悦,所以规定微笑要“露出八颗牙齿”。

同理,前文中关于个人职业发展目标的例子,原来的表述为: 加入国内互联网大厂,薪水翻倍,成为财务总监。 如果按照M原则进行调整,可以这样写: 加入国内互联网大厂(排名前10),年薪80万~100万元人民币,成为财务总监。

你看,按照M原则进行了量化方面的调整后,现在设定的目标是不是看上去更加具体、清晰、可落地和可执行?

再举一个工作上的例子。你在制定本季度工作目标的时候,把其中一条设为: 为所有的老员工安排进一步的销售培训。 这里你提到的“进一步”是一个既不明确也不容易衡量的概念。什么是“进一步”?它到底指什么?是不是只要安排了这个培训,不管由谁来讲、讲多久、讲什么内容,也不管培训的效果和反馈如何,都叫“进一步”?

所以,如果想让其他人对你的目标一目了然,可以进行如下改进: 在三个月内完成对所有老员工关于销售技巧的培训,并且在这个课程结束后进行考评,学员的评分需要达到85分以上,低于85分就认为培训效果不理想。

显然,经过这样的调整,你的工作目标变得清晰、可衡量和可操作。

3.Attainable

目标要有边界、够得着。也就是说,你在付出努力的情况下,这个目标是可以实现的,而不是没有边界的。同时,目标要避免订立得过高或过低。这就好比射箭比赛,如果你把箭靶子立在一千米外,相信射箭比赛的世界冠军也对此力不从心,更无从谈及射中目标了。再比如刚上一年级的学生,你如果要求他一个学期之后就能通过小学毕业考试,显然也是遥不可及、非常难实现的。这两个例子都说明,太高的目标是不切实际的。

目标不能设立得太高,但也不意味着要设得你轻而易举就可以达到,要设得有一定挑战性,并且是那种经过努力,完全可以实现和达成的。

有学员跟我说,他们的上司利用权力和行政命令,在没有征求下属意见的情况下,一厢情愿地就把自己所制定的目标强压给下属,使得这个目标远远超过下属的心理承受和实际完成能力。这时,作为下属,他们典型的反应就是心理和行为上的抗拒,潜台词是:我可以接受你为我设立的目标,但是否能完成这个目标、有没有最终的把握,这个可不好说。

这样一来,有一天当下属真的无法完成目标的时候,他们就会有一百个理由来推卸责任,他们会跟上司说:“我早就说了,这个目标肯定完成不了,但您坚持要压给我,现在完成不了,我也没办法。”对于任何一位上司来说,都很难接受这样的结果。

4.Relevant

Relevant指相关性,也就是实现这个目标与其他目标的关联情况。具体是指如果你实现了设定的这个目标,但这件事和其他的目标完全不相关,或者相关度很低,那么即使达到了这个目标,意义也不是很大。

举个例子以便于你更好地理解相关性。比如你是一家外企的前台接待,你想要学好英语,这样在跟公司的外籍员工交流时,或是接待外宾、接听外宾电话时,可以派上用场,轻松流利地与他们进行对话。从这个角度来看,提升英语水平和前台接电话的服务质量有关联,即学英语这一目标与提高前台工作水准这一目标直接相关。但如果你非要去学习“六西格玛 ”这种生产质量管理方面的课程,跟学习英语这个目标相比就跑题了,因为学习“六西格玛”这一目标与提高前台工作水准这一目标的相关度很低。

上一部分举过的三个例子,不管是增强客户服务意识、个人职业发展规划,还是在下一个季度完成老员工培训,这些目标的完成都跟他们提高工作水平和质量有着强关系,也就是说跟岗位职责相关联,所以并没有跑偏。

所以,你在设立某个目标的时候,除了要具体、可衡量、有边界(可实现),你还必须考虑相关性。目标不是孤立和随心所欲的,而是为了服务你更上一层的总体目标,是总目标分解下来的子任务。

5.Time-bound

Time-bound指定期完成。目标的完成是应有时间限定、有截止期限的,不能没完没了,遥遥无期。

再拿上面的个人职业发展规划的目标举例说明。经过M原则调整后为: 加入国内互联网大厂(排名前10),年薪80万~100万元,成为财务总监。 到这一步,对于目标的描述已经很具体、可衡量、可实现、有关联了,但是按照T原则,它却缺乏了时间限制,所以可以进一步调整为: 5~7年内加入国内互联网大厂(排名前10),年薪80万~100万元,成为财务总监。

怎么样?在SMART原则的指导下,经过几次梳理,这个职业发展目标是不是变得更加完善、信息明确并清晰可见了?

下面我们来做个练习,针对如下两个目标,你认为哪一个更符合T原则呢?

(1)这个方案下周五以前一定要完成。

(2)大家尽量往前赶,争取下周把这个方案确定下来。

显然是第一个目标更符合T原则。

为了帮助你更灵活地运用SMART原则,我们用制定年度目标来做个示范,看看普通人和脸书公司(Facebook) 的创始人扎克伯格(Zuckerberg)所制定的年度目标有何不同。

你的年度目标为:

(1)减肥;

(2)不熬夜;

(3)旅行;

(4)脱单。

扎克伯格的年度目标为:

(1)2014年挑战每天写封感谢信。

(2)2015年挑战每个月读两本书。

(3)2016年全年跑步587千米。

看出两者的区别在哪里了吗?第一份年度目标看上去更像是新年愿望清单,只有结果,没有实现措施。而第二份年度目标更具体、更精准,不仅清晰地展示了每一年集中的一个主题,而且时间、数量也写得清清楚楚。所以,你需要把自己想要的东西,不管是期待、灵感、想法还是困扰都转化成目标,并运用SMART原则进行梳理和重新描述。如果你此前没有这样做过,那么从现在开始,就需要在这方面刻意进行训练。

你可以强制要求自己在制定任何目标的时候,都必须用SMART的方式进行思考,这样一个月内就会取得实质性的突破。你会发现自己开始具备一种清晰思考、了解所需要执行对象的能力,对事情的掌控感也越来越强,做事情的投入感和专注度也会越来越好。

1.3.2 WOOP思维

上文介绍了SMART原则,解决了“制定目标”的问题,现在要解决“见行动”的问题。

很多人都有过这样的遗憾:设定好的目标,但是想做的事情到头来却没有去做,或者没有坚持去做,蹉跎了大好时光,错失了不少良机,目标的实现成了空谈,变得遥遥无期。

这种现象比比皆是。比如:你买了很多书,却没有读完;办了健身卡,去健身房一两次后就再也不去了;买了很多课,却从不好好听课、做作业;决心要养成某些习惯、学习某个领域的知识或是提升某些方面的技能,却常常因为各种各样的原因而搁置。

那么,导致这些现象发生的真实原因是什么呢?

其实,当你设立目标后,心中就有了前进的张力,这股张力会让你一直处于紧张的状态,于是你开始制订相应的行动计划,当这份计划摆在眼前的时候,你的紧张感随之降低,不自觉放松了很多。但此时,你行动的动力反而减少了。

所以,很多人有个习惯,看到自己制订的完美计划,就会产生自己已经在行动,目标的实现就在眼前的错觉。而当计划没有执行下去,导致目标达成失败,这种失败的经历又会让人产生挫败感和无力感,再也不愿意去尝试、去改变。“见行动”的失败导致目标渐行渐远。

那么,有什么办法可以应对这种行动的困难,让“见行动”真正发生呢?

心理学家加布里埃尔·厄廷根(Gabriele Oettingen)在他的著作《反惰性:如何成为具有超强行动力的人》( Rethinking Positive Thinking:Inside the New Science of Motivation )一书中提到,人的大脑分不清什么是计划和决心,什么是真正的行动。有时候就是因为我们下了决心,做了计划,大脑就误以为我们已经做过了,于是行动的张力就被消减了。

因此,针对这种情况,他给出了一个药方,那就是先拿出一个愿望,然后立即找到阻碍愿望实现的现实障碍,并针对障碍制订一个最小行动计划。

这个方法就是WOOP思维工具,即“愿望—结果—障碍—计划”四步法。WOOP由四个英文单词的首字母组成,分别对应WOOP思维的四个操作步骤。

第一步:Wish(愿望)

你想实现或达成的一个愿望。

第二步:Outcome(结果)

实现愿望的最佳结果是什么?

第三步:Obstacle(障碍)

找到那个妨碍你达成愿望的关键障碍,可以是某个想法,也可以是某种行为。

第四步:Plan(计划)

要克服或规避这个障碍,你能怎么做?思考一个最有效的行动,接着制订一个“如果……那么……”的风险防范计划。

举一个简单的例子加以说明。比如你有一个愿望(W),是下班后跑步一个小时,想要的结果(O)是跑完步后身心舒畅,以达到减重、放松、健身的目的。那么,是什么阻碍了你不能做到呢(O)?你可能有各种各样的理由,如加班、有聚餐、回到家后很累……最终造成的后果是,等你回到家以后往往没有动力出门运动了。所以,眼前最大的障碍就是,回到家时已缺乏出门运动的动力。你就应该针对这个障碍,拟定相应的行动方案。但现实总是充满了变数,你也有倦怠、松懈的时候,想要把实现愿望的计划进行到底,就需要一个能够增强行动力的武器。这件武器,就是“风险防范计划”(P),也就是解决“遇到了某种具体情况,就应该怎么做”。

风险防范计划的句式,就是: 如果……(情景、时间、地点),那么……(行为)。 设计风险防范计划的目的在于,针对可能出现的那个关键障碍,事先约定一个行为模式,当障碍出现时,马上要求自己按照这个行为模式来执行。

针对下班跑步这个例子,这里的关键障碍就是回家很累、懒得动。那么你的风险防范计划就要约定好出现这种情形时的“行为模式”——立刻去跑。那么运用上述句式,你可以这样设计风险防范计划:“如果晚上7点回家已经很累了,那么我就不能坐下来休息,要立刻换上装备外出跑步。”

除了用来管理愿望,WOOP思维工具还能帮助你处理紧急任务,缓解对未来事件的不必要焦虑以及整理不清晰的思路。举个例子,比如你将要做一次即兴演讲,担心自己会怯场、发挥失常。这个时候,你可以花两三分钟做一个简单易行的WOOP分析,识别关键障碍是担心紧张,所以你的风险防范计划可以这样设定:如果我紧张了,就停顿两秒,深吸一口气。

再比如,你在电梯里遇上领导时特别容易紧张,表现得很拘谨,担心会给领导留下不良印象。那么运用WOOP工具,你识别出关键障碍是害怕面对领导,所以风险防范计划就是:一旦遇到领导,就马上提醒自己,领导是很认可自己的,只要微笑着向他问好就行了。

运用WOOP思维工具,你在梳理愿望、结果、障碍、计划时,语言描述尽量要清晰明确。另外,如果有必要,你还可以尝试多制作几个风险防范计划,以应对不同的情况。

以上就是在制定人生规划或进一步细化的计划后,运用SMART原则和WOOP思维工具,帮助我们将“定目标”和“见行动”两个关键要素落到实处,不断推动规划或计划中的具体行动向前发展。 FkCanEEArKIi7Puu6V5hW2WYQtfea4qQJKaoFUEjTtnp6ftkeeX1FLKvzaYcsTxA

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