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3.1 函数的基本操作

在使用Excel函数时,掌握函数的基本操作方法是至关重要的。我们需要正确地输入函数,并学会复制函数来提高工作效率,还要能够灵活地修改函数,以满足不同的数据处理和分析要求。

3.1.1 输入函数

输入函数有两种方式,一种是通过对话框输入,另一种是手动输入。对话框输入比较直观,但操作步骤较多;手动输入则正相反。

1.对话框输入

Excel具有很完善的输入公式的界面,调出“插入函数”对话框及设置函数参数的方法如下:

选中要输入公式的单元格,然后单击“公式”选项卡下的“插入函数”按钮,就会弹出“插入函数”对话框,如图3-1所示。在该对话框中可以单击“或选择类别”下拉菜单来选择要输入的公式的类别,如“财务”“统计”等,然后选择类别下的函数。这里以平均数函数AVERAGE为例,选择好函数以后,单击“确定”按钮。

图3-1

弹出“函数参数”对话框,为函数设置参数。在AVERAGE函数中,需要选择所有求平均数的单元格,用鼠标选择几类衬衣的价格(即C15:C18单元格),然后单击“确定”按钮,如图3-2所示。

图3-2

随后即可在C19单元格得到平均值,如图3-3所示。

提示 也可以在选中要输入公式的单元格后,单击上方的fx按钮,直接调出“插入函数”对话框,这样比较快捷,如图3-4所示。

图3-3

图3-4

2.手动输入

手动输入即选中单元格后,使用键盘输入公式“=AVERAGE(C15:C18)”,而不通过“插入函数”对话框,如图3-5所示。

图3-5

提示 许多人习惯通过“插入函数”对话框来输入函数,因为这种方式较为直观。然而,在练习和实际工作中,推荐使用手动输入函数的方法。手动输入函数可以帮助大家培养对函数的理解能力,尤其在涉及多层嵌套函数时,手动输入的人通常更具有优势。

3.1.2 复制函数

很多时候我们需要将函数复制到其他单元格,避免重复地输入相同的函数。复制函数有3种方式,即拖曳、双击和直接复制。

1.拖曳

在Excel中,如果选中一个或多个单元格以后,再将鼠标悬停在最右下方单元格的右下角,即可看到鼠标变成一个十字光标,这个十字光标通常称为“填充手柄”,如图3-6所示。

图3-6

此时按住鼠标左键不放,再向下或向右进行拖曳,选中的一个或多个单元格中的内容就会被复制到新的单元格中。

比如,在如图3-5所示的表格中,我们需要计算各类衬衣的总价。首先在Q14单元格中输入公式“=O14*P14”,计算出总价为6000。然后选中Q14单元格,并将鼠标放在单元格右下角上,此时可以看到鼠标变成了填充手柄,如图3-7所示。

此时按住鼠标左键不放,再向下拖曳到Q17单元格,如图3-8所示。

图3-7

图3-8

放开鼠标以后,公式就被复制到了Q15~Q17这三个单元格,如图3-9所示。

图3-9

这就是拖曳复制法的使用过程。拖曳复制法适合小批量地复制函数或数据,但如果要大批量复制的话,就显得力有不逮。比如,要将Q14单元格的公式复制到Q15~Q1000单元格,使用拖曳法将不得不拖曳很久。因此,当需要大批量复制函数或数据时,我们通常使用双击法。

2.双击

双击法的操作很简单,同样是选中单元格以后,将鼠标悬停在单元格的右下角,当鼠标变成填充手柄时,双击鼠标左键,Excel会自动将函数或数据复制到最后一行,如图3-10和图3-11所示。

图3-10

图3-11

这种复制法有一个小小的弊端,即如果在填充的路径上有数据或公式,也就是存在“挡路”的数据,填充就会停在该数据之前,而不会覆盖或越过该数据继续往下填充。比如,如果在Q16单元格中已经存在数据,自动填充就只会填充到Q15单元格。因此,在使用双击法进行填充时,要检查填充的路径上是否存在“挡路”的数据。

3.直接复制

直接复制很简单,选中要复制的单元格,按Ctrl+C组合键进行复制,然后选中目标单元格,按Ctrl+V组合键进行粘贴即可。很明显,这种复制方法适合复制单个或几个少数的单元格内容。

3.1.3 修改函数

在Excel中,函数经常需要进行修改,以满足不同的需要。要对函数进行修改,可以通过以下两种方式来完成。

1.单击f x 图标

选中函数所在的单元格,单击单元格编辑栏左侧的f x 图标,即可调出“插入函数”对话框,对公式进行修改,如图3-12所示。

图3-12

2.手动修改

手动修改也有两种方法,第一种是选中函数所在的单元格,再单击单元格编辑栏,在编辑栏中进行修改,如图3-13所示;第二种方法是双击函数所在的单元格,直接在单元格中修改函数,如图3-14所示。

图3-13

图3-14

提示 一般来说,较短的公式或函数可以在单元格中进行编辑修改,而较长的公式或函数最好在单元格编辑栏中进行编辑或修改,方便看到整个公式的全貌,便于理解和修改。 AiBLETd/jJEbG51RtuQOq+hv6z1J69JH3f0YITgJRfHUo/pPMFsTM89aHcBovKaN

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