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数据表是将数据组织起来进行分析研究的工具。在采集到财务数据之前，首先要建立合理的数据表，然后输入数据并修正不正确的数据格式。下面分别进行讲解。
为数据命名，也就是为每列数据的标题（字段名）起一个合适的名称。命名不规范会导致后续统计混乱。为数据命名要遵循下面两个原则：
例如某车间的生产数据报表，原本的设计如表2-2所示。
表2-2 某车间的生产数据报表
简化以后如表2-3所示。
表2-3 某车间的生产数据简化报表
可以看到，简化后的表头显得更加简洁，特别是原本两行的表头简化为一行以后，行高与其他数据行的行高一致，让整个表格更加美观了。
在设计数据表时，使用标准术语非常重要。标准术语使得数据表的设计更加规范和统一，有助于团队成员理解和交流，提高数据的可维护性，保持数据的一致性和准确性，促进不同系统之间的数据集成。因此，使用标准术语是确保数据表有效运作和数据管理的关键措施。
在选择术语时，如果有行业通用的术语就首选行业通用的术语，如果企业内部有通用的术语也可以使用。必要时带上单位进行区分，避免量、价、额等元素出现混淆。
在Excel中，数据主要存在4种基本类型：数值、日期、文本和逻辑。通常情况下，数据的类型由用户输入的内容自动确定。然而，有时Excel自动确定的类型可能并不符合我们的需要。如果数据类型不正确，就会导致显示混乱或统计错误，可能会误导决策者的判断。为了解决这个问题，我们可以在单元格格式中修改数据的类型，确保数据正确显示和处理。
数值类型是指所有代表数量的数据形式，通常由数字0~9以及正号（+）、负号（-）、小数点（.）、百分号（%）、千位分隔符（,）、货币符号（$、¥）、指数符号（E或e）以及分数符号（/）等组成。在数据处理和分析中，数值类型的数据非常常见且重要，用于表示各种数量、度量和统计指标。
文本通常由字母、汉字、空格、数字及其他字符组成。例如，“张三”“Hello”“A1234”等都属于文本型数据。与数值数据不同，文本型数据不能用于数值计算，但可以进行连接运算。连接运算使用符号“&”，它可以将若干文本首尾相连，形成一个新的文本。
举例来说，在A1单元格输入“Excel”，在B1单元格输入“爱好者”，然后在C1单元格输入“=A1&B1”。这样，C1单元格的结果将是“Excel爱好者”。连接运算符“&”将A1和B1单元格中的文本链接在一起，形成新的文本“Excel爱好者”。
在Excel中，时间和日期以一种数值形式存储，这种数值形式被称为“序列值”。序列值的数值范围为1～2958465的整数，分别对应1900年1月1日到9999年12月31日。举例来说，2011年11月11日对应的序列值是40858。
日期通常以“年-月-日”的格式表示，例如2011-01-05；时间以“时：分：秒”的格式表示，例如15:09:36。通过这样的格式化，我们可以更直观地阅读和理解日期和时间数据。
在Excel中，逻辑型数据仅有两个取值：一个为TRUE，表示真；另一个为FALSE，表示假。例如，在A1单元格输入1，并在C1单元格输入公式“=A1＞0”，则会返回TRUE（真）；若将A1单元格的数值改为-1，则将返回FALSE（假）。
当逻辑值进行四则运算或与数值进行运算时，TRUE的作用等同于1，而FALSE的作用等同于0。例如，FALSE乘以FALSE等于0，TRUE减去1等于0。
通常，一个表格基本上都会用到数值和文本类型的数据，大部分时候会用到日期和时间类型的数据，有时候也会用到逻辑类型的数据，如表2-4所示。
表2-4 一个表格示例
提示 当数据从财务软件中导出后，可能其类型并不符合我们的需要，此时应对数据格式、类型进行规范，避免出错。
正确输入数据的重要性不可低估，只有正确的数据才能产生有意义的分析结果，节省时间和资源。尤其是在手工输入数据时，更是要注意数据的正确性。
有时候，不小心输入的空格会影响数据的统计，但因为空格往往不会显示，所以难以发现。比如表2-5中，左侧表格中共有3个“衬衣”项，共有150件衬衣。但在第一个“衬衣”单元格中，输入者不小心在“衬衣”后添加了一个空格，导致右侧表格统计的衬衣数量出现了错误。
表2-5 避免空格示例
在手工输入数据时，多个输入者可能会有不同的输入习惯，尤其是在输入日期和时间时，这种现象更为明显。如表2-6所示，左侧表格为多种不规范的日期格式，右侧表格为规范后的统一格式。
在输入较长的纯数字信息时，Excel往往会自动将其设置为科学记数法。比如输入身份证号或快递单号的时候，容易出现这种情况，此时只要使用分列法将单元格设置为“文本”格式即可正常显示，如表2-7所示。
表2-6 避免格式不规范
表2-7 避免科学记数法
通常，在数据采集的模板设计中，我们会根据数据的类型和显示要求来定义格式。然而，当导出数据时，往往会出现格式不规范的情况。这可能是由于不同系统之间的数据转换，或者导出过程中的错误设置，导致数据的格式与预期不符。这样的情况可能会影响数据的可读性和可用性，增加了数据处理和分析的难度。因此，在导出数据后，我们要仔细检查和验证数据的格式，确保数据的规范和一致性。
例如，某眼镜店的财务数据表，就存在单号、销售日期、产品成本、销售收入数据格式不规范等情况，如表2-8所示。
表2-8 某眼镜店的财务数据表
在经过格式化后，以上错误都得到了纠正，如表2-9所示。
表2-9 格式化后的某眼镜店的财务数据表
总之，在数据录入的过程中，一定要牢记“录入要规范，录后要检查”，尽量把数据错误消灭在整个数据分析过程的初始阶段。
【案例】 在实际工作中，常常会出现销售人员填报业务招待费、会议费、水电费等费用的情况。在制作相应的报销表格时，我们需要考虑多个问题。首先，项目名称需要尽可能规范，以避免销售员在输入时出现错误。为此，我们可以采用下拉菜单的方式，以确保输入的准确性。其次，金额字段需要在表格设计阶段就给予格式限定，例如千位分隔样式，这是财务上常用的格式。另外，日期和月份字段也需要设置输入格式，以便于未来的统计工作。同时，为了方便一目了然地了解总金额，我们可以在表格中加入一个合计金额字段。此外，还可以记录制表人的信息，以便追溯和核对。通过综合考虑和设计这些字段，可以使报销表格更规范、准确，并为后续的统计和审查提供便利，如表2-10所示。
表2-10 销售费用流水账明细表
下面我们就来练习制作这样的一个流水账明细表。打开附赠文档“第2章-流水账登记表制作.xlsx”。
建立一张空白的新表，输入表头（为了方便，可以直接从原表中复制过去）并调整间距，如图2-2所示。
图2-2
提示 注意上面留两行用于输入表名和合计金额等信息。
接下来制作项目名称。选中“项目名称”下的第一个单元格，再单击“数据”选项卡下的“数据验证”下拉菜单中的“数据验证”选项，如图2-3所示。
图2-3
打开“数据验证”对话框，在“允许”下拉菜单中选择“序列”选项，并单击“来源”文本框右侧的向上箭头，如图2-4所示。
此时“数据验证”对话框会缩小。切换到“汇总”表，选择“项目名称”下的所有项目，选择后“数据验证”对话框中会出现相应的选择结果，然后单击“数据验证”对话框右侧的向下箭头，如图2-5所示。
图2-4
图2-5
“数据验证”对话框恢复原状后，单击“确定”按钮，如图2-6所示。
图2-6
可以看到“项目名称”下面的单元格右侧有一个下拉按钮，单击该按钮时，会展开一个下拉菜单供用户选择。这种设计可以规范用户输入的项目名称，避免出现意义相同但表述不同的项目名称，如图2-7所示。
图2-7
接下来，我们把“金额”列设置为常用的财务格式，即千位分隔样式。选中整个“金额”列，右击，在弹出的菜单中选择“设置单元格格式”选项，如图2-8所示。
图2-8
在弹出的对话框中选择“会计专用”选项，将“小数位数”设置为2，将“货币符号（国家／地区）”设置为“无”，然后单击“确定”按钮，如图2-9所示。
图2-9
设置完毕后，进行验证。在“金额”列的单元格中输入一个超过1000的数字，可以看到数字被自动格式化为包含两位小数，并在千分位上添加了分隔符，如图2-10所示。
图2-10
接下来，要在“月份”列设置公式，根据“发生日期”列中的日期来自动计算出月份。首先，在“发生日期”列下的G4单元格中输入一个日期。然后，在“月份”列下的H4单元格中输入公式：=MONTH(G4)，如图2-11所示。
图2-11
接下来调整一下样式。首先整体将字体大小设置为10号，然后为内容添加序号，并为表格添加边框，同时移除原有的网格线。随后输入表格名称以及制表人信息，如图2-12所示。
接下来在F2单元格输入公式：=SUM(F4:F1999)，用以统计“金额”列从F4到F1999的总金额，如图2-13所示。
提示 这里为什么要把统计范围设置到F1999单元格？这是因为无法预知这个明细表在使用中会增加到多少行，因此先将其统计范围设置得广一些，以免因行数增加而导致的统计错误。
图2-12
图2-13
在E2单元格输入“合计金额：”，然后输入各列数据和公式，最后得到整个明细表，如图2-14所示。
图2-14
本表的制作重点就在于限制数据输入范围（“项目名称”列），以及设置数据格式（“金额”列），在实际工作中这都是常用的技能，一定要熟练掌握。