企业应用绩效管理工具方法,一般按照制订绩效计划与激励计划、执行绩效计划与激励计划、实施绩效评价与激励、编制绩效评价与激励管理报告等程序进行。
企业应根据战略目标,结合业务计划与预算,综合考虑绩效评价期间宏观经济政策、外部市场环境、内部管理需要等因素,按照上下结合、分级编制、逐级分解的程序,在与各责任部门沟通反馈的基础上,编制各层级的绩效计划与激励计划。
绩效计划是企业开展绩效评价工作的行动方案,包括构建指标体系、分配指标权重、确定绩效目标值、选择计分方法和评价周期、拟定绩效责任书等一系列管理活动。制订绩效计划通常从企业级开始,层层分解到所属单位(部门),最终落实到具体岗位和员工。
企业可运用关键绩效指标法、经济增加值法、平衡计分卡等工具方法构建指标体系。指标体系应反映企业战略目标实现的关键成功因素,具体指标应含义明确、可度量。
指标权重的确定可选择运用主观赋权法或客观赋权法,也可综合运用这两种方法。主观赋权法是利用专家或其他人的知识与经验来确定指标权重的方法,如德尔菲法、层次分析法等。客观赋权法是从指标的统计性质入手,由调查数据确定指标权重的方法,如主成分分析法、均方差法等。
绩效目标值的确定可参考内部标准与外部标准。内部标准有预算标准、历史标准、经验标准等;外部标准有行业标准、竞争对手标准、标杆标准等。
绩效评价计分方法可分为定量法和定性法。定量法主要有功效系数法和综合指数法等,定性法主要有素质法和行为法等。
绩效评价周期一般可分为月度、季度、半年度、年度、任期。月度、季度绩效评价一般适用于企业基层员工和管理人员,半年度绩效评价一般适用于企业中高层管理人员,年度绩效评价适用于企业所有被评价对象,任期绩效评价主要适用于企业负责人。
绩效计划制订后,评价主体与被评价对象一般应签订绩效责任书,明确各自的权利和义务,作为绩效评价与激励管理的依据。绩效责任书的主要内容包括绩效指标、目标值及权重、评价计分方法、特别约定事项、有效期限、签订日期等。绩效责任书一般按年度或任期签订。
激励计划是企业为激励被评价对象而采取的行动方案,涉及激励对象、激励形式、激励条件、激励周期等内容。
激励计划按激励形式可分为薪酬激励计划、能力开发激励计划、职业发展激励计划和其他激励计划。
①薪酬激励计划按期限可分为短期薪酬激励计划和中长期薪酬激励计划。短期薪酬激励计划主要包括绩效工资、绩效奖金、绩效福利等,中长期薪酬激励计划主要包括股票期权、股票增值权、限制性股票以及虚拟股票等。
②能力开发激励计划主要是对员工知识、技能等方面的提升计划。
③职业发展激励计划主要是对员工职业发展做出的规划。
④其他激励计划包括良好的工作环境、晋升与降职、表扬与批评等。
激励计划的制订应以绩效计划为基础,采用多元化的激励形式,兼顾内在激励与外在激励、短期激励与长期激励、现金激励与非现金激励、个人激励与团队激励、正向激励与负向激励,充分发挥各种激励形式的作用。
绩效计划与激励计划制订完成后,应经薪酬与考核委员会或类似机构审核,报决策机构审批。经审批的绩效计划与激励计划应保持稳定,一般不予调整,若受国家政策、市场环境、不可控因素等客观因素影响,确需调整的,应严格履行规定的审批程序。
审批后的绩效计划与激励计划,应以正式文件的形式下达执行,确保与计划相关的被评价对象能够了解计划的具体内容。
绩效计划与激励计划下达后,各计划执行单位(部门)应认真组织实施,从横向和纵向两方面将其落实到各所属单位(部门)、各岗位员工,形成全方位的绩效计划与激励计划执行责任体系。
绩效计划与激励计划执行过程中,企业应建立配套的监督控制机制,及时记录执行情况,进行差异分析与纠偏,持续优化业务流程,确保绩效计划与激励计划的有效执行。
①监控与记录。企业可借助信息系统或其他信息支持手段,监控和记录指标完成情况、重大事项、员工的工作表现、激励措施执行情况等内容。收集信息的方法主要有观察法、工作记录法、他人反馈法等。
②分析与纠偏。根据监控与记录的结果,重点分析指标完成值与目标值的偏差、激励效果与预期目标的偏差,提出相应整改建议并采取必要的改进措施。
③编制分析报告。分析报告主要反映绩效计划与激励计划的执行情况及分析结果。
绩效计划与激励计划执行过程中,绩效管理工作机构应通过会议、培训、网络、公告栏等形式,多渠道、多样化、持续不断地沟通与辅导,使绩效计划与激励计划得到充分理解和有效执行。
绩效管理工作机构应根据计划的执行情况定期实施绩效评价与激励,按照绩效计划与激励计划的约定,对被评价对象的绩效表现进行系统、全面、公正、客观的评价,并根据评价结果实施相应的激励。
评价主体应按照绩效计划收集相关信息,获取被评价对象的绩效指标实际值,对照目标值,应用选定的计分方法,计算评价分值,并进一步形成对被评价对象的综合评价结果。
绩效评价过程及结果应有完整的记录,结果应得到评价主体和被评价对象的确认,并进行公开发布或非公开告知。公开发布的主要方式有召开绩效发布会、企业网站绩效公示、面板绩效公告等;非公开告知一般采用书面、电子邮件或面谈等方式进行。
评价主体应及时向被评价对象进行绩效反馈,反馈内容包括评价结果、差距分析、改进建议及措施等,可采取反馈报告、反馈面谈、反馈报告会等形式进行。
绩效结果发布后,企业应依据绩效评价的结果,综合运用绩效薪酬激励、能力开发激励、职业发展激励等多种方式,逐级兑现激励承诺。