1.7 电子邮件：严谨简洁，职业沟通由此开始

1.职场中收发电子邮件的4个注意事项

在职场中，我们收发电子邮件时需要格外注意以下4个关键点。

第一，邮件名规范。 邮件名称不要随便取，也不要不写邮件名。一封专业的电子邮件，应该是单看邮件名收件人就能准确了解邮件内容的主体，一眼判断出该邮件的重要性。

第二，格式清晰。 邮件应遵循专业格式，如正确区分和使用收件人、抄送人功能，以及正文结构清晰、重点前置、签名规范等。

第三，内容客观严谨。 电子邮件一旦发出，就变成了所有收发者手里都留存的证据，所以在发送之前，一定要确保内容和措辞上客观严谨，避免使用会引发歧义或明显带有调侃、贬义的词语。

第四，要求确认。 电子邮件是一种单向的、非实时的沟通方式，如果你当前发送的是一封非常重要的邮件，希望对方做出回应，那么可以在邮件末尾明确加上一句 “若无异议，请回复确认，如果在XX日前仍未回复，则视为已确认”。

2.如何使用ChatGPT生成一封专业得体的电子邮件

明确了以上注意事项，现在我们继续沿用1.6节中的案例做示范。

案例：总助小周已整理好会议纪要，现在需要编写电子邮件发送给相关与会者。鉴于此前已由ChatGPT协助生成了会议纪要（即小周要发送的电子邮件的主体内容），接下来他只需告知ChatGPT如何生成这封电子邮件即可。

（1）完成初稿。 分规范邮件名、确定收件人和抄送人、生成邮件内容3步，完成电子邮件初稿的生成。

邮件名： “10月26日AIGC启动会纪要，请务必查看并反馈确认”

收件人和抄送人： 收件人为策划部刘总、新媒体部孙总、产品部王总、IT部雷总、HR总监罗总，抄送人为郑总。

邮件内容： 即1.6节中的会议纪要内容，但需要调整为更适合电子邮件的排版格式。

（2）整合提供，AI生成邮件内容。 将上述内容整合并提供给ChatGPT，提示词如下（见图1-37）：

请帮我生成一封专业的电子邮件，邮件名为“10月26日AIGC启动会纪要，请所有人务必查看并反馈确认”。收件人为策划部刘总、新媒体部孙总、产品部王总、IT部雷总、HR总监罗总，抄送人为郑总。邮件内容即为上面的会议纪要，但请把它调整为更适合电子邮件的排版格式。另外，请在邮件末尾加上一句：若无异议，请回复确认，如果在27日下班前仍未回复，则视为已确认。

如此，一封措辞严谨、专业、清晰的电子邮件就生成好了。