1.5 会议邀请函：制作出彩邀请函，提高出席率与参与度

1.明确一份正式会议邀请函的构成要素

一份正式的会议邀请函有哪些必要的构成要素？通常来说，至少包含会议主题、目的、时间、地点、参会人员、会议议程这6个要素。当然，你也可以通过一句简单的提示词—“ 一份正式的会议邀请函有哪些构成要素？ ”，让ChatGPT来告诉你。

如图1-30所示，ChatGPT就列出了包括标题或主题、会议日期和时间、会议地点、参会人员等8个要素，并分别给出了相应的解释。

2.使用ChatGPT生成会议邀请函模板

明确了构成要素，就可以让ChatGPT基于此生成邀请函模板。我们将用两个案例来呈现这一过程。案例1使用简单的提示词生成“通用版本”；案例2会增加额外要求，生成“定制化版本”。两个案例，两种演示，方便大家做对比筛选。

案例1：使用不增加额外要求的简单提示词。

输入提示词： 请给我生成一份会议邀请函模板。 结果如下（见图1-31）：

案例2：使用增加了额外要求的提示词。

输入提示词： 请给我生成一份会议邀请函模板。请强调业界领袖会参加本次会议，以引起受邀者的重视。同时请合并“会议主题”和“会议目的”，并在会议地点下方预留地图位置。 结果如下（见图1-32）：

从图1-31、图1-32中我们可以看到：与通用版本相比，定制化版本更专业、更符合职场需求。

3.使用ChatGPT生成正式的会议邀请函

现在，可以利用已做好的模板，填充特定内容，生成最终的正式会议邀请函了。这个过程你既可以自己手动完成，也可以将内容“喂”给ChatGPT，请它帮忙进行内容填充。我们选择上述的案例2模板来进行演示（见图1-33）。

会议主题：AIGC技术研讨大会。时间：2023年10月26日10点～12点，地点：腾飞大厦顶楼1901会议室。议题：1.AIGC对传统行业的冲击。2.AI的出现会优先淘汰哪些职业。3.企业管理者如何快速上手AIGC。4.AI生成文本与图像技术在企业端的应用。分享嘉宾：张大拿、李大牛、王大帅，这三人都是业界知名的领袖人物。

一份专业又美观大气的会议邀请函就生成好了，若你还有别的需求，可以要求ChatGPT继续进行优化。比如，要求它把分享嘉宾的名字添加到具体的议程里，可输入提示词（见图1-34）： 请在“议程”部分，把分享嘉宾的名字添加上去。议题1和议题2的分享嘉宾是张大拿，议题3和议题4的分享嘉宾分别是李大牛和王大帅。

经过优化，我们就得到了一份既符合需求又专业严谨的会议邀请函。