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1.4 资料提炼:运用AI快速拆解并领会晦涩又繁杂的文档

本节提示

在现代职场中,效率就是生命,如果你能够快速从晦涩又繁杂的文档中提炼出有效信息,一定能大幅提升工作效率,事事快人一步。本节将聚焦如何利用ChatGPT快速拆解、归纳复杂文档,更高效地处理信息和工作任务。借助ChatGPT完成资料提炼,可分为4步:首先,需要将相应资料上传;其次,让ChatGPT阅读全文并提炼摘要;接着,可以让其基于文档内容,回答相关问题;最后,若有必要,还可以要求它做定制解析,拓展出更多的应用场景。

我们将这4步提炼为一个公式:

AI提炼资料=上传文档+提炼摘要+咨询问题+定制解析

职场新人在面对工作文档时,常常会因晦涩的术语、巨量的篇幅、分散的关键信息而一筹莫展。偏偏迫在眉睫的工作任务,又根本不可能让你有时间慢慢拆解,进而从中找到解决方案,快速做出相应的决策和行动。

这一困境如何破局?

ChatGPT等AI工具就可以帮助我们克服困难,更快地检索与提取出文档中的关键信息,进而为我们所用。

1.ChatGPT解析文档的优势

ChatGPT能借助自身强大的自然语言处理能力,轻松解析文档中的晦涩术语,并将其转化为更通俗易懂的语言,降低文档的理解门槛。

我们来看一个案例:张一鸣在字节跳动9周年年会上念了一段报告,报告内容来自公司员工的文档。张一鸣念报告的本意是讽刺互联网愈演愈烈的“八股文”,要求大家好好说人话。原文如下:

底层逻辑是打通信息屏障,创建行业新生态。顶层设计是聚焦用户感知赛道,通过差异化和颗粒度达到引爆点。交付价值是在垂直领域采用复用打法达成持久收益。抽离透传归因分析作为抓手为产品赋能,体验度量作为闭环的评判标准。亮点是载体,优势是链路。思考整个生命周期,完善逻辑考虑资源倾斜。方法论是组合拳达到平台化标准。

将这段话复制到ChatGPT对话框,并输入以下提示词(见图1-24):

请帮我把以下这段网上热传的“互联网黑话”,翻译为普通人听得懂的表达。请注意,不需要逐个名词做解释,请尝试直接将这段话翻译为容易被人理解的大白话,尽可能去掉专业术语。

图1-24

从生成的结果看,确实容易理解多了,可见ChatGPT对于术语的解析能力还是过关的。

除了解析文档之外,ChatGPT也可以根据要求快速生成文档摘要、关键信息等,能为我们节省大量的文档阅读时间。同时,ChatGPT还可以整合内容,帮助我们更好地理解和掌握文档中的关键点与难点。

2.运用ChatGPT快速解析长文档的4个步骤

(1)上传文档。 把需要解析的文档上传到ChatGPT。此处,我们将焱公子撰写的一篇分享稿提供给ChatGPT(见图1-25)。

(2)提炼摘要。 上传完毕后,输入提示词: 请全篇阅读附件文档,并提炼出这篇文档的内容摘要。

图1-25

此处, 特别提醒:提示词中需要写明让ChatGPT阅读全文。 因为根据我们多次实测的结果,由于ChatGPT每次调用文档都会涉及大量算力,倘若不在提示词中特别强调 “阅读全文” ,它通常会倾向于只阅读开篇几百字就生成内容摘要,导致内容摘要与实际有偏差(见图1-26)。

图1-26

焱公子的这篇分享稿超过6000字,从以上内容摘要能看出,ChatGPT已经完整且富有逻辑地把全篇内容概括出来了。

(3)咨询问题。 ChatGPT通读完上传的文档后,已经完全记住了内容,此时你可以对它发起任何有关文档内容的询问。如问(见图1-27): 焱公子的分享稿中提到的“拐点”,具体是什么意思?

图1-27

再问(见图1-28): 为什么编写好的个人品牌故事要注意商业诉求?

图1-28

图1-28(续)

(4)定制解析。 至此,我们可以尝试再进一步:基于对现有资料或术语的理解,让ChatGPT进行术语拓展使用。输入提示词(见图1-29): 焱公子在分享稿中提到了“留白”,这是故事创作的技法。在职场沟通中,留白是否也可以发挥积极的作用呢?若可以,具体应该怎么做?

图1-29

ChatGPT非常好地完成了术语的拓展使用,就“留白在职场沟通中的作用和操作办法”给出了较好的回应。

“定制解析”这一步骤的拓展使用,可在你需要进行头脑风暴或发散思维时,使ChatGPT成为激发创意、启发思路的好帮手。

以上实例,因篇幅所限,未能完整展示与ChatGPT的全部对话过程。如果你想了解完整的解析内容,可以关注微信公众号“焱公子”(ID:Yangongzi2015),回复关键词 “AI解析” 以获取。

实战演练

请选择一篇你的工作文档,按照公式 “AI提炼资料=上传文档+提炼摘要+咨询问题+定制解析” ,让ChatGPT帮忙提炼和解析,并将它培养成你的专属资料小助手。 g/sxzFKhWofBEvFriys3TxCbMG741qKGzWVRbBxYduB37XP4h7d5zNkRIg/JSmMl

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