美国盖洛普公司的一项调查研究显示,半数以上的员工离职是因为无法与领导处好关系。处理好与领导的关系,关键在于做好与老板、上司的每一次沟通。
如何提升这项重要的向上沟通能力,运用好“向上沟通表达法”?给大家提供三个有针对性的建议:树立一种合作心态,把握两个沟通原则,学会四种沟通方式。
职场中有两类员工:一类员工遇到老板时会下意识地躲避,因为他们觉得老板是权威,让人害怕;另一类员工遇到老板时会主动往前凑、跟老板打招呼,因为他们认为老板是资源。
躲避老板的员工,往往把老板跟自己分化成两个对立的阵营,私下里聊天时会说“他们领导……我们员工……”,老板的错误往往会成为他们吐槽的谈资。这类员工成长得慢,具有典型的与老板对立的心态。
而主动往前凑的员工,会把老板当作资源,抱着合作的心态。他们认为:“老板是资源,是我在工作中达成目标的资源,也是帮助自己成长、进步的资源,我要争取这份重要的资源,才能在公司里更好地成就自己。”
向上沟通的本质,其实是合作,只不过这种合作披着“说服式沟通”的外衣。达成这种合作并不需要我们否定或者推翻领导,但需要我们通过表达自己的意见和建议,帮助领导做出更好的决策,让工作更顺利地进行。
一些员工的心智模式是固定型的,而另一些员工的心智模式是成长型的。表现出合作的心态,就是具有成长型心智模式的典型表现。具有合作的心态是与领导沟通的前提,抱着这样的心态,才能与老板建立同盟关系,帮助公司达成目标,突显个人价值,从而与老板相互成就。
1.主动沟通
对一个职场人来说,最高级的称赞就是两个字:靠谱。“凡事有交代,件件有着落,事事有回应”就是靠谱的表现。要做到这些,靠的就是主动沟通。在领导心里,主动沟通是一种加分的表现,也是你获得信任的前提。
进入一家公司后,要主动和老板约定固定的沟通方式,比如每周一次,一次半小时。提前定好沟通的内容、时间和地点,会让沟通更加顺畅。
阿里巴巴集团执行副主席蔡崇信刚刚加入公司时,就跟马云约定:每周双方进行两次面对面的工作反馈。起初的两年里,两个人每周一、周三下午见面,事无巨细地谈论公司的经营现状和自己面对的挑战。两年下来,沟通真实的意见成了他们关系之中最自然的部分,而且他们已经能随时进行交流,不必再等到周一或周三下午了。
主动沟通会让老板心里有安全感,让老板对项目的进程心中有数,这是老板想要的。与之相反,被动沟通不仅会让员工在老板心里减分,还需要员工花更多时间和精力来应付老板的各种不合理监督和管控。
2.支持老板
老板之所以能做老板,肯定有过人之处。但老板并非万能的,在某些方面肯定需要员工的支持。
怎么支持呢?首先我们可以在和领导沟通的时候和他分享一些有价值的行业资讯,这是一种不错的沟通形式。
除此之外,我们还可以帮老板节约时间。相对来说,老板的时间比员工的时间值钱,用自己的时间帮助老板节省时间,不仅会让团队效率提高,老板也会心存感激。当杰克·韦尔奇的助理被问及“你最大的价值是什么”时,她说:“在 14 年的时间里,我帮老板节省了 2 万个小时,这大概相当于老板每周多一天的时间。”哪位老板不愿意留住一个每周能给自己省出一天时间的助理呢?
把握主动沟通原则和支持老板原则,是学习具体沟通方式和技巧的前提。学习了前两者之后,我们来看一下具体的沟通方式。
1.汇报工作有准备
跟老板汇报工作时,一定要准备两个以上的建议或方案。我特别欣赏自己曾经的助理小翠,她汇报工作的方式让我感到很踏实。
当我在外地出差时,总和她以这样的方式进行电话沟通:
“舒总,我将手头上的方案跟您汇报一下,您方便吗?”
“好的,你说。”
“关于给周总公司的策划方案,我觉得有两种思路:
“第一种是……
“第二种是……
“它们各有优势与不足,分别是……我比较建议用第一种,因为……舒总,您看哪种思路更合适呢?”
“我也觉得第一种比较好。那你去做接下来的工作吧,周六中午前把方案发到我邮箱。”
她的话中既包含两种建议,也包含具体分析,这是老板最喜欢的汇报方式。不但为老板节省了时间,也减轻了老板的决策负担。
另外,汇报工作时还需要在语气上做好准备。
要清楚,我们的沟通对象是等级更高的领导,我们可以不卑不亢,但千万别让他感觉到,我们的语气中包含任何的不敬或者冒犯。所以,在沟通的过程中,我们要细心聆听和观察领导的情绪,随时调整说话的语气。否则,语气不对,技巧全废!
2.换位思考
“要想有效沟通,必须换位思考”,要想说服老板或者上司,必须学会从老板或者上司关心的角度切入。
领导思考的角度大多偏向有关战略的大方向,缺乏对细节的把控,他们有时甚至对容易出现失误的地方认识不足。这时,就需要我们站到他们的角度上深度思考,从他们的关心点切入,为他们提供互补支持,厘清他们思考的盲点,更好地找到解决问题的方法和策略。
具体怎么做呢?可以先认可领导的思考方向,再顺势提出看法和建议。
在《西游记》“三打白骨精”里,孙悟空说那是妖怪,唐僧就是听不进去,他因为孙悟空杀生而生气,甚至把孙悟空赶走了。
为什么唐僧听不进孙悟空的意见?表面上看,他是不相信孙悟空的专业水平,其实真正的原因是,他们关注问题的方向不同。
孙悟空相当于我们现在的专业技术人员,只负责降妖除怪,见妖怪就打很正常。可唐僧是什么人?他是十世修行的金蝉子,安全不是他考虑的首要问题。唐僧当然知道孙悟空是专家,但问题是,万一孙悟空错了呢?唐僧的十世修行就会付诸东流,取经这事儿就算彻底泡汤了。
那么孙悟空该怎么和师父沟通呢?
他可以这样说:“师父,我知道您怕我万一看走了眼,滥杀无辜。可是您也要想想,万一我们被妖怪的外表迷惑,错放了妖精,可就要让周围的老百姓受苦了,生灵涂炭都要算在我们头上。到时候您在佛祖面前如何交代啊!”就算唐僧这时候还犹豫,但至少不会念紧箍咒了,因为他的想法被照顾到了。
再看一个职场工作中对话的场景。
领导对小王说:“我们的业绩最近下滑得有点多,我认为,目前最迫切的是要想办法提高客户的留存率,你负责跟进这项工作吧。”
可小王很清楚,领导这个解决方法是偏向战略方向的,从实际操作的角度讲,不太可行,而且无法立竿见影。因为目前的客户留存率已经超过行业的平均值,要想再提高,不仅难度大,而且要投入的资源也很多,最关键的是,提升客户留存率对提升业绩的效果不明显,整体来看,投入产出比会偏低。相反,小王认为,目前最应该做的是赶紧提高提升空间较大的新客转化率。
但如果小王直接提出这个建议,就相当于否定了领导的判断,说不定还会和领导争论起来。怎么办呢?
小王可以这样说:“嗯,提升客户留存率的确很重要。我还有另外一个想法,可以用更低的成本快速提升整体业绩,要不我也和您说说,您看看是否可行?”
领导可能就会说:“那你说来听听。”
这个时候,小王就可以把他的想法和建议一一展开叙述,让领导看到真实的情况。
作为职场人,跟领导沟通时,我们要学会换位思考,从领导关心的话题切入,这样才能实现有效沟通。当我们的想法与领导的意见不一致时,不妨先认可领导的方案,再提出自己的建议。
3.用“要支持”代替“讲困难”
当领导布置的任务难度大时,与其不断强调困难,不如换个表达方式,向领导申请我们需要的支持和资源。
比如,领导要小赵在这个季度完成 200 万元的业绩。但上个季度团队中业绩最佳的员工也才完成了 150 万元。
小赵可能会直接和领导说:“我的客户量不多,客源渠道也很有限,自己的销售技巧比业绩第一的同事差,要完成这个目标,真的很有难度……”
虽然这些都是客观事实,但听在领导耳朵里,这都是借口。这时,小赵如果能换个说法,或许就能达到不同的效果。
他可以说:“领导,关于如何完成这个目标,我计划从以下两个方面入手,希望您能提供一些支持:第一,我计划多拓展几个渠道,增加我的潜在客户量,提升我的客户基数,希望您能提供一些资源;第二,我计划通过学习更多的销售技巧来提升我的成交转化率,我听说,上个年度的销售冠军是您一手带出来的,希望您也能指点指点我……”
两段话要表达的内容实质是差不多的,但换了个角度,是不是感觉很不一样呢?话语中表现出来的态度从消极悲观一下变成积极向上,领导会感觉这名员工已经奔着目标去了。
4.沟通方式要灵活
很多当代的职场人都习惯于用微信进行沟通,在微信上等老板的反馈,会降低部分工作的执行效率。老板一般都很忙,我们要根据工作的具体情境,选择适合的沟通方法。
探讨一般工作内容时,可以选择用微信沟通。
需要解决紧急的事情时,一定要面对面沟通或直接打电话沟通。
处理严肃严谨的工作内容时,要用正式文件进行沟通。
跟老板和上司建立顺畅的沟通关系是非常重要的职场能力。提升这项能力要记住三点:
首先,要树立合作的心态。
其次,把握两个沟通原则:主动沟通;支持老板。
最后,学会四种沟通方式:汇报工作时准备两个以上的方案;要善于换位思考;用“要支持”代替“讲困难”;根据工作内容选择不同的沟通方式。