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公文的格式是指正式印发并运行的行政公文各构成要素排列标志的法定性位置及标志样式，也包括正式制发的公文书面印刷、装订的固定格式。公文格式是公文具有法定权威性和组织约束力在形式上的表现，是区别公文与一般文章的重要标志。根据2012年4月6日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）的规定，公文格式一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等要素组成。
公文的格式在《条例》第三章中做了明确的规定，同时还规定“公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行”。认真贯彻这两个法定性公文精神，严格按照有关要求制作公文，掌握规范化的公文制作流程，是国家公务员在公文写作中必须做到和遵守的要求。
这些一般格式当有者必须具备，不当有者不得出现（如密级和紧急程度，就不是每份公文必需的）。而且每一格式项目在正式公文中出现的位置和形式，也都有严格的规定。
《党政机关公文格式》将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。
版头部分由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线等要素组成，即公文首页红色分隔线以上的部分。
1.份号
（1）释义
份号指公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。份数序号是用自动号码印刷机印刷的，每一份公文的份数序号都不一样，这在秘密公文的管理过程中有重要意义。
（2）标注位置与写作方法
如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。有些单位的办文人员并不明白流水号的数据意义，他们用“04”“06”等类数字表示公文的顺序号，但两个阿拉伯数字只表示十位数，而很多公文是超过百位数的，这在公文的存储、检索、分发、清退和销毁等程序中，都容易引起管理的混乱。
2.密级和保密期限
（1）释义
密级和保密期限指公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。
（2）标注位置与写作方法
如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
有关保密的法规还要求公文在密级后面标明时限，超过时限将自动解除秘密。如在“机密”二字之后加注“一年”（3号黑体）字样，与密级之间用实心五星号“★”隔开。
3.紧急程度
（1）释义
紧急程度指公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
（2）标注位置与写作方法
如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
4.发文机关标志
（1）释义
发文机关标志就是我们通常所说的“红头”，由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称（一般党的机关这样使用，不加“文件”二字）。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
（2）标注位置与写作方法
发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35毫米，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
5.发文字号
（1）释义
发文字号是公文的一个重要项目，是发文机关按照发文顺序为不同的公文所编排的顺序号，由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
（2）标注位置与写作方法
发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
（3）注意事项
①机关代字是发文机关名称的极度简缩，但还能识别出是哪一个机关。如：“国发”是国务院的机关代字；“国办发”是国务院办公厅的机关代字，“中发”是中共中央的机关代字。一些发文数量比较多的机关，可以在“机关代字”中加入部门代字，比如财政部预算司办理的公文，财政部使用的机关代字是“财预”，财政部会计司办理的公文，财政部使用的机关代字是“财会”，根据代字可以看出发文的是什么机关。
②机关代字后用“发”字，有上级下发文件的意思，如“国办发”是国务院办公厅下发文件，“中办发”是中共中央办公厅下发文件，“财办发”是财政部办公厅下发文件，一般单位不要随意使用。如对上级呈送的公文用一“发”字，就会显得不伦不类。函件式公文中要标明文种，如“×政函”等。
③年份就是发文当年的年度，用阿拉伯数码标识，应写全称，不得缩写，如不得把2003年减缩为“03”。年份外加六角括号，例如：〔2004〕，不得用圆括号或别的括号。序号是机关发文的流水号，用阿拉伯数码标识，当年所发的第一份公文是1号，以后依次顺排即可，序号不编虚位（即1不编为001）。但要注意上级公文在正文中引用下级机关公文的发文字号可用年份简称，而这时要用圆括号，如批复用语“你单位政字〔98〕×号收悉”。而在新闻语体中，经常是用圆括号加年份简称的方法引用公文发文字号的。专业性文件可使用圆括号括住年份全称。
④除命令（令）外，其他公文的序号前不要加“第”字，原因是“×号”已有序数性质，但在专业性文件中，因当年预制的版页有可能用不完，要留待明年使用，因此，它们反倒常用一个“第”字表示连续的顺序号，如“×介字（××××）第×号”等；某些单位用“03”“06”等数字表示行政机关公文的顺序号，是没有文件管理的数据意义的，因为两位数表示文件的总量不会超出百位数，而一个单位一年的发文总量往往会超出百位数。
⑤联合行文只标主办机关发文字号。
6.签发人
（1）释义
签发人指文件发出的领导人的签名。签名人在其职权范围内必须能对文件负责，上行文应当标注签发人姓名。公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。联合发文由所有联署机关的负责人会签。
（2）标注位置与写作方法
签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置（即与发文字号同处一行）。“签发人”三字用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后签发人姓名用3号楷体字标识。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
7.版头中的分隔线
发文字号之下4毫米处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
主体部分由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件等要素构成，即公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。
1.标题
（1）释义
公文标题是对公文主要内容准确、简要的概括，由发文机关名称、事由和文种组成。它具有揭示公文主题和内容的功能。结构完整的标题，使人对文件的制发机关、内容和文种一目了然。结构完整的标题既便于公文的登记、阅处、查询、立卷，又便于运用计算机进行公文管理，还可以为档案的整理、鉴定、检索、著录、利用等工作奠定基础。所以，如何准确拟写公文标题就显得非常重要。
（2）标注位置
一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。
（3）写作方法
公文标题由发文机关名称、事由、文种组成。例如，在《国务院关于加强预算外资金管理的决定》这一标题中，“国务院”是发文机关名称，“关于加强预算外资金管理”是事由，“决定”是文种。
发文机关名称、事由、文种是公文标题写作的“三要素”。拟写公文标题要力求准确、简要地概括公文的事由，用最精练的文字鲜明突出地表达行文的主要目的，并正确地标明文种。写作发文机关的名称要写全称或规范化的简称，如果文件首页具有制发机关的标志（文头），标题中可以省略发文机关。事由是标题的主题部分，应该准确、简要地概括出公文的内容，多以“关于……”这样的介词结构形式出现，用助词“的”与文种连接。文种是公文文体的名称，用以概括揭示公文的性质和制发的目的。正确使用文种，有利于及时、准确地处理文件。
有些公文标题的制作较为稳定，如议案、通报的标题经常要“三要素”齐备。而报告、请示标题通常不写发文机关（可参考有关章节说明），有些公文标题制作则十分不稳定，如通知，有时只取文种为题。公文的标题通常有下面两种类型：
①完整式。完整式指三要素俱全的标题。其写作通式是：
发文机关＋事由＋文种
②省略式。省略式指省略一个或两个构成要素的标题。具体可分为三种情形：
一是省略发文机关，其写作通式是：
事由＋文种
二是省略事由，其写作通式是：
发文机关＋文种
三是省略发文机关和事由，仅以文种为题的标题，也称文种式。
在具体的公文写作中，究竟采用哪种公文标题类型，要根据不同的情况加以对待，例如对有文头的大多数文件说来，其标题因有文件名称而一般可不写发文机关，但对某些例如通过报刊转发的普发性文件说来，由于无文头的关系，它们的标题必须写明发文机关。总体上说，重要的或较重要的文件，要由发文机关或事由加上文种二要素以上构成，一些内容简短、不很重要而且发布面小的公文，即可仅以文种为题，如同是一单位内部的通知，事项重大的，标题必须写明事由项，以引起注意，事项小的则可仅以文种为题。同时，上文提过的行政公文标题事由项要用“关于”二字引出也要引起注意。这和其他公文标题如条例、办法、总结等一般不使用“关于”二字比较，是很具特色的。
原《国家行政机关公文处理办法》规定：“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”，而新《党政机关公文处理工作条例》对此没有作专门要求，实际使用中是否加标点可根据需要而定。要注意行政公文的标题原则上是不使用标点符号的，“一般”一词的适用范围是除非不使用标点符号会引起误解，例如《国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定》，其中“九五”如不使用标点符号，不会引起理解的不便，而“一二·九”（运动），如不使用标点符号，就有可能引起阅读的不便。但要注意，标题中引用法规、规章性文件标题必须加书名号。当前，在公文的标题写作中，上述两方面的误例均时有发生，例如：
××省人民政府关于批转《全省地市财政局局长座谈会纪要》的通知
例中所引文件标题并非法规、规章类文件，却用了书名号，应予以删除。又如：
××省财政厅转发财政部会计从业资格管理办法的通知
例中所引财政部原件是规章类文件，应加上书名号。
公文标题的排列形式也是要讲究的，应当使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏形，它大致以对称、美观为原则，可视具体情况灵活制作，但要注意不要将双音节词或多音节词分拆为两行，如：
××市财政局关于开展二×××年度会计人员继续教育的通告
标题中“会计”是一个双音节词，应将它们排列为一行。还有多音节词例如“计算机”等。
（4）注意事项
拟写公文标题需要注意以下六点：
①批转、转发文件，在“批转”“转发”二字之前，不可再加入“关于”二字，以防介词重叠，语法不通。
②“发文机关＋文种”的标题，可用于公布性文件，如“公布令”“公告”“通告”，而不能用于“决定”“通知”“通报”“报告”“请示”“函”“会议纪要”等内部运行的公文。
③有红色版头的文件，在版头中已标识出发文机关名称，其标题中可以省略发文机关。
④下行文标题常有发文机关，上行文、平行文标题常不写发文机关。
⑤标题的排列格式应注意固定词语不能分开；结构助词“的”不能放在下一行的行首。
⑥应避免出现标题过长、不准确、标题与文件内容不符、文种选用不当等情况。
2.主送机关
（1）释义
主送机关即公文的主要受理机关，俗称“抬头”或“上款”，是和“抄送机关”相对应的一个公文概念，应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。
（2）标注位置
主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文，应当将主送机关名称移至版记。
（3）写作方法
文件的主送有上行文和下行文之分，上行文一般主送一个机关。主送机关一栏容易产生错误的地方是上下级关系和直属关系两称呼间的逗号使用问题，例如：
各区、县人民政府、市府直属各单位：
例中，市政府与“各区、县人民政府”属于上下级关系，与“市府直属各单位”属于直属关系，在两者之间应用逗号，而不应用顿号，并且先写上下级关系，直属关系排在其后。在“各区、县人民政府”中，虽然区和县是同类同级别，但同时出现时，一般将县放在区的前面。例子的正确写法如下：
各县、区人民政府，市府直属各单位：
这方面的例子在行文实际中时有发生，在公文写作教科书的引例中也时有误引，应引起注意。下行文的主送机关可以有若干个，排列时，同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如财政部《关于加强政府非税收入管理的通知》的主送机关：
各省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅（局），新疆生产建设兵团财务局，财政部驻各省、自治区、直辖市、计划单列市财政监察专员办事处：
“各省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅（局）”与“新疆生产建设兵团财务局”以及“财政部驻各省、自治区、直辖市、计划单列市财政监察专员办事处”三部分之间属于不同类型的关系，所以它们之间使用逗号间隔。而它们各自内部则属于同类型、相并列的关系，所以机关之间用顿号间隔。
向上级机关行文，特别是上行文中的请示，一般只能写一个主送机关。如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。
（4）注意事项
①大多数公文都有主送机关，但有些向全社会普发的下行文，没有明确的主送机关，可以没有这一项。
②如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文，应将主送机关名称移至版记中抄送之上，标注主送。
3.正文
（1）释义
正文是公文的主体，用来表述公文的内容。
（2）标注位置
公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。
（3）写作方法
公文正文。正文是公文的内容所在，是公文写作的关键。正文一般分为开头、主体、结尾三个部分。
开头：为什么行文，是制发公文的依据和理由所在。开头大致有以下情况：根据现实中的好、坏现象，具体事件、事故行文；根据事物发展变化行文；根据方针、政策、法令、法规行文；根据某种理论、道理行文；根据上级或对方来文行文等。具体到某篇公文如何开头，应根据发文意图、行文对象和文种特点来确定。
主体：什么事项。公文主体主要是列举材料，申述观点，叙事明理，尤其要把事说清楚。主体部分往往采用分条列项的办法，或加小标题的办法，使条理清楚，要注意事项间的逻辑顺序。
结尾：论断。内容多数是提出要求、措施、办法等。有些公文有规范的结束语，如“特此通知”“以上请示当否、请批示”“此复”等。
内容简单篇幅较短的公文，这三部分之间并没有明确的界限，或“开头”“主体”合为一段，或“主体”“结尾”合在一起，或“开头”“主体”“结尾”合为一段，通常把这种结构叫做“篇段合一”。
在正文写作中，如使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称，如使用外文名称，在其第一次出现时要注明中文名称。
4.附件说明
（1）释义
公文附件的顺序号和名称。
（2）标注位置与写作方法
如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号，使用阿拉伯数码加圆点（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
5.发文机关署名、成文日期和印章
（1）释义
发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
成文日期。其又称署时，具体指公文经签发后发出生效的时间。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
（2）标注位置与写作方法
发文机关署名、成文时期和印章的标注位置与写作方法具体分为5种情况：
①加盖印章的公文（公文中有发文机关署名的应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符）。
成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
②不加盖印章的公文（有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章）。
单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。
③加盖签发人签名章的公文。
单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。
签名章一般用红色。
④成文日期中的数字。
用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
⑤特殊情况说明。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
6.附注
（1）释义
附注指公文印发传达范围等需要说明的事项，如公文的发放范围、政府信息公开方式，使用时要注意的事项加以说明的文字，联系人和联系电话等。例如“此件发至县团级”“此件可在媒体上发布”等。
（2）标注位置与写作方法
如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行，用3号仿宋字体标注。“请示”件须在附注处标明联系人和电话，这属于一种特殊的规定和要求。其他公文是否在附注处标明联系电话视情况而定，如布置工作的“通知”。附注不是对公文的内容作出解释或注释，对公文的内容作出解释或注释一般在公文的正文中采取句内括号或句外括号的方法解决。对此，使用附注时要加以注意。
无需特别说明者，可以省略此项。
7.附件
（1）释义
附件指公文正文的说明、补充或者参考资料。公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文具有同等效力。附件作为与公文正件相关的附属材料，可分为两类：一类是证实公文正件内容的材料，如历史资料、证明人资料、照片等；另一类为公文要传达的有关文件，特指随文发布的其他相关资料。
（2）标注位置与写作方法
公文如有附件，附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。实践中不少机关把版记（文尾）置于公文的正件之后，附件之前，形成正附分离，这是不正确的。
无附件的公文，省略此项。
版记部分由版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期等要素组成，即公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。
1.版记中的分隔线
版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35毫米），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25毫米）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
2.抄送机关
（1）释义
抄送机关指主送机关之外的其他需要阅知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。公文需要抄送的条件是协调工作，受文单位虽不负责执行公文，但因其工作关系，它对相关的公文的事项必须有所了解，从而在必要的时候协调或配合工作。如果没上述行文条件，则公文一般不需要抄送。
（2）标注位置及写作方法
除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用全称、规范化简称或同类型机关统称。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
3.印发机关和印发日期
（1）释义
印发机关和印发日期指公文的送印机关和送印日期。印发机关，一般是发文机关的办公机构。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识，与公文的成文日期意义不同。
（2）标注位置及写作方法
印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
1.信函格式
发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30毫米，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。发文机关标志下4毫米处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20毫米处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170毫米，居中排布。
如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7／8。
发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7／8。
标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7／8。首页不显示页码。版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。
2.命令（令）格式
发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20毫米，推荐使用红色小标宋体字。发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。
签发人职务、签名章和成文日期的编排见本节“二、公文的一般格式”“（二）主体部分”“5.发文机关署名、成文日期和印章”中有关说明，此处不再赘述。
3.纪要格式
纪要标志由“×××××纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35毫米，推荐使用红色小标宋体字。
标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。纪要格式可以根据实际情况制定。
纪要不加盖印章。其他要素与一般公文相同。