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写作公文要从以下四个方面注意语言的表述。
准确是指用词要切合语体，语言要准确、连贯，逻辑性要强，造句要合乎语法修辞的规范。例如，在公文的写作中，经常会遇到一些数字、概念，在运用时就不能含糊不清，一定要准确、恰当，切忌使用“可能”“大概”等词语。
简练是指语言的简洁和精炼，用最少的文字表达最丰富的内容。但简练要以明白为前提，如果只是为了简练而压缩字句，将应该用的词不用，弄得语气不连贯，意思不好懂，那就是错误的。
质朴就是不用夸张性的语言，杜绝虚妄不实之词，保持写作的严肃性。公文是为了解决实际问题的，它的用语不追求华丽深奥，而强调朴实得体。质朴的语言用得恰当，也能产生很好的语言效果。
规范就是指公文不宜使用文学语言，也不宜使用口语、方言、不规范的简称等词语，要使用公文专门用语。规范的语言词义严谨周密，而不规范的语言能导致理解歧义，影响工作的进行。
1.称谓词
称谓词指表示称谓关系的词。
在公文中，涉及机关时，一般应直呼机关的全称或规范化的简称；涉及个人时，要直呼对方的职务或“××”同志、先生。在表述指代关系的称谓时，一般用下列专门词语：
第一人称：“本”“我”，后面加上所代表的单位的简称，如院、部、厅、局等。
第二人称：“贵”“你”，后面加上所代表的单位的简称，如院、部、厅、局等。
第三人称：“该”，可用于指代人、事物或单位，如“该同志”“该税种”“该笔会计分录”等。
2.引叙词
引叙词指用于引出公文撰写的根据、理由或公文具体内容的词。
公文的引叙词多用于文章的开端，引出法律、法规以及国家政策做依据，或引出事实做根据；用在文章的中间，起过渡、衔接的作用。一般情况下，借助引叙词可以使公文写得开宗明义。常用的引叙词有：根据、按照（依照、遵照）、为了、现将、兹因（兹有、兹定于）、经研究、鉴于、接……、悉、近悉、惊悉、……收悉、为……特……、前接……、近接……等。
3.经办词
经办词指用来说明工作处理过程的已然时态，表明处理时间及经过情况。
在使用时，应注意这类词语在表述次数和时态方面的差异。常用的经办词有：兹经、已经、业经、前经、即经、复经、均经等。
4.承转词
承转词又称过渡语，即承接上文转入下文时使用的关联词、过渡用语。
承转词用于在陈述理由及事实之后引出作者的意见和方案。常用的承转词有：为此、据此、故此、有鉴于此、综上所述、总而言之、总之、提出如下、答复如下等。
5.期请词
期请词指用于向受文者表示请求和希望的词语。
使用期请词的目的在于营造机关之间相互敬重、和谐合作的氛围，从而建立正常的工作关系。常用的期请词有：即请查照、希即遵照、希、敬希、希予、请、拟请、报请、恳请、烦请、务求等。
6.征询词
征询词用于征询对方的意见和反映，具有探询的语气。
这类词语一般用于公文的上行文、平行文中。在使用时要确有实际的针对性，即确需征询对方的意见时才使用。常用的商洽词有：当否、可否、妥否、是否可行、是否妥当、是否同意，等等。
7.受事词
受事词指向对方表示感谢、感激时使用的词。
受事词属于客套语，一般用于平行文或涉外的公文有：蒙、承蒙。
8.命令词
命令词指表示命令或告诫语气的词语。
命令词的作用在于增强公文的严肃性与权威性，引起受文者的高度注意。常用的命令词有：着令、着、特命、责成、着即、切切、毋违、不得有误、严格办理等。
9.目的词
目的词指直接交代行文目的的词语。
人们撰写公文都有明确而具体的目的，对此，需要有针对性地使用简洁的词语加以表述，以便受文者正确理解并加速办理。
用于上行文、平行文的目的词，还需加上期请词，常用的有：请批复、函复、批示、告知、批转、转发。
用于下行文的有：查照办理、遵照办理、参照执行。
用于知照性的文件有：周知、知照、备案、审阅。
10.表态词
表态词又称回复用语，即针对对方的请示、问函，表示明确意见时使用的词语。在使用表态词时，应对公文中的下行文和平行文严加区别。常用的有：照办、同意、可行、不宜、不可、同意、不同意、遵照执行等。
11.结尾词
结尾词指置于正文最后，表示正文结束的词语。
使用结尾词，有助于使文章表达得简练、严谨并富有节奏感，从而赋予文章庄严、严肃的色彩。常用的有：“此”（复、令、布）、“特此”（报告、通知、通告、公告、函复、函达、函告）、“专此函达”、“为”（要、盼、荷、感）、“希”（研究执行、贯彻执行、遵照办理、参照执行）、“以上报告，请审查”、“以上请示当否，请批复”、“敬请函复”、“此致”、“敬礼”、“谨致谢忱”等。
公文语言的准确性，是其语言的基本特征。但是，在写作实践中，公文所用的词语并非都是表意精确的准确性词语。公文写作中，在表达某些模糊概念和不便准确表达的对象的时候，而又需要保留某些内容，使问题阐述有回旋余地，或高度概括以避免冗长的文字，恰当地运用一些模糊词语能收到积极的表达效果，是公文语言的一大特点。在一些特殊的语言环境，表意不精确的词语不但经常使用，而且是非用不可的。如：“有些单位，挥霍浪费现象相当严重”，“相当”一词，就是模糊词语。在对一些单位的挥霍浪费现象进行表述时，无法用一个表意精确的词语来表述，如果那样，反而让读者对其可信度产生怀疑。
模糊词语是指自然语言中带有模糊性的语言。模糊语言，是公文写作中不可缺少的语言形式，它具有弹性，在本质上具有中介性，在表意上具有模糊性，是具有特殊表现力的语言形式。
公文需要模糊语言，是因为它具有相对明确性的作用和特殊表达意义。在特定的语言环境中，模糊语言不仅不是模糊的，反而是明确的。如“择机出台×××××方案”“择机”是什么时候？这是个模糊的、不明确的时间概念。“择机”，即为出台的时间，在当时的语言环境，不便具体指明。采用模糊词语，既符合事物本身需要，也符合实际。
在公文里使用模糊语言是必然的，但却不能滥用；否则，就会适得其反，使模糊语言变成了语言模糊，从而造成概念不清并产生歧义。
公文中常用的模糊词语主要有以下六类：
（1）表示时间的，如现在、正在、将来、将要、同时、曾经、有时、最近、适当时候、一直、一度、一段时间等。
（2）表示范围的，如有关、各部门、上下、左右、国内外、个别、有的、部分、少数、一些、某些、某种、许多、以上、以下等。
（3）表示数量的，如许多、多数、广大、一些、某些、个别等。
（4）表示程度的，如很、一般、更加、极、特别、显著、逐步、有所、普遍、比较、相当、十分、进一步、大体上、基本上等。
（5）表示频率的，如经常、有时、不断、反复、再三、多次、往往、一再、三令五申等。
（6）表示条件的，如在可能的情况下、在×××××基础上、符合一定条件等。
汉语中，有许多同义词和近义词，尽管它们的意义很相近，但在公文的语言环境中，常常不能相互替代。比如“妻子”和“爱人”，在一般语言环境中是可以相互代替的，但法律文书中表述“某一男性的合法配偶”时，只能用“妻子”，而不能用“爱人”。“责成”和“责令”是近义词，都有强烈要求对方做某件事的意思，但“责令”带有更明确的强制性，往往用于被管制的对象或对立面的一方，而“责成”一词程度上比“责令”一词轻微，因而常常用于上级对下属提出某种较强烈的要求的语言环境。
公文写作中，选用词语要因文而异。政策性、指导性强的公文，如命令、决定、通知等，多选用概括性词语。公告、通告等公布性公文，选用说明性词语，语言力求简明扼要、通俗化。报告、请示等报请性公文要选用陈述性和说明性词语，做到恳切明白。用于单位之间联系工作、沟通信息的函，要选用商洽性、征询性词语，不卑不亢，措辞得体。
根据公文内容表达的需要，以及公文事务语体的特点，公文多用陈述句、判断句，不用或少用疑问句、感叹句，多用长句少用短句。采用介词结构作修饰语的长句，能够使句子表意更为严密。