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《条例》规定“公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作”。它是公文活动中必不可少的一项工作，我们只有对它加以一定的认识，才能更全面地理解公文的特点。下面介绍公文处理的一些主要内容。
关于公文处理的基本原则，《条例》规定：“公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。”
行文应根据实际需要，公文内容应有针对性，从实际出发，注重实效，这是做到精简高效的基础。《条例》规定：“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”“公文起草应当做到：（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行”。实事求是是我党的优良传统和作风。公文能否体现实事求是的精神，不仅是衡量公文质量高低的重要标志，而且能反映公文制发机关的思想政策水平和工作作风。因此，公文拟制、公文办理和公文管理等公文处理的各个环节都应坚持做到实事求是。
文件内容必须真实、准确，公文办理各环节也应准确无误。要加大审核把关的力度，保证公文质量。《条例》规定：“公文起草应当做到：……（四）文种正确，格式规范。”“各级党政机关应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用”。具体指文件在办理过程中，应一环扣一环，不要出现差错，也不要出现遗漏。例如马虎大意，将一份该送某机关的公文却送给了另一机关；又如在登记归档时，将甲文件误作乙文件，都是属于文件在办理中不准确的问题。
《中华人民共和国保守国家秘密法》《国家秘密文件、资料和其他物品标志的规定》都是保守国家秘密的保障。有些公文的内容涉及党和国家的秘密，为此，《条例》对文件的保密提出了严格的要求。《条例》规定：“涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。”“党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。”“公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。”“公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。”“复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。”“涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁”。可见，安全保密的原则落实到文件上就是不出事故，不发生文件被窃丢失，不泄密。
作为依法行政和进行公务活动的重要方式，公文处理必须坚持精简高效的原则，这对转变工作职能、工作作风都有很大的影响。《条例》规定：“公文起草应当做到：……（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。”处理公文要求精简，精简既是理念的总要求，应当贯穿于公文处理工作中，也是实际操作具体的指导原则，应当落实到行动上。其核心是精简数量、控制篇幅和提高质量。要严格按照行文规则，对可发可不发的文件，从严控制；不该发的一件也不发。效率是衡量一项工作的标准之一。要求公文的处理高效，这是党政机关职能不断完善的表现，公文的处理是否高效，将直接影响很多相关的工作是否能够顺利地开展。在实际工作中，要尽量简化文件的审查层次和文件运转的中间环节，加强相互协调，转变工作作风和工作方式，提高工作效率。对于一些紧急公文要格外重视，高看一眼，做到办文“零停留”；对于不符合规范的公文要作出退文重发；关注领导行程，及时提示领导批阅，做好催办和督办；等等。这些相关的处理办法都能够有效地帮助提高效率。目前很多党政部门都实现了办公信息化，极大地提高了公文的处理效率。借助科学技术的运用，按照《条例》的相关规定，增强文秘人员的责任意识，才能够有效提高公文处理水平。
《条例》第十八条：“公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。”
公文的起草有时是本单位领导交办的，有时却要据上级对来文的批办意见。如属上述第一种情况，可称之为“主动发文”，此时，要据本单位领导的意图认真研究机关工作的方方面面，并在遵守有关方针、政策和法规的基础上起草公文；如属上述第二种情况，可称“被动发文”，此时，就要认真研究上级的批办意见，弄清它的目的和要求，并针对具体情况起草公文。还有一种情况是据同级机关或不相隶属机关的公务办理起草公文，因部门内设机构除办公厅（室）外不得对外行文，在此情况下，它对外承办有关公务，要以办公厅（室）的名义行文。文件承办人如有权答复另一部门内机关的来文，可不必请示上级领导，如超出其职权范围，就必须请示上级领导，在得到领导的明确指示后再起草公文。公文起草应符合下列要求：
（1）符合党的理论、路线、方针、政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。
（2）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（3）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。
（4）文种正确，格式规范。
（5）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。
（6）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。
（7）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
公文的审核是指公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。
1.公文审核的重点
（1）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（2）内容是否符合党的理论、路线、方针、政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
（3）涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（4）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。
（5）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
2.需要经过审议的公文，在提交会议研究之前，公文稿件的处理
对于需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核。
3.公文审核后的处理
经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。
公文的审核是公文处理中一个十分重要的环节，工作最大的特点是要细致。目前，这方面的问题较突出，例如某省人大一公文原标题《关于禁止赌博的处罚条例》，就把原意搞反了（后经该省人大改正），又如某省一公文标题《关于禁止招收适龄儿童的规定》，是哪方面的适龄儿童？是接种防疫疫苗或是受教育方面的适龄儿童？像这类例子，都和文件的审核疏忽有关，是亟待纠正的现象。
公文的签发即是领导人对文件的签名、核准发出之意。文件一经签发，就具有行政效力。由于文件的签发是文件生效的具体表现，所以，它是一件极其严肃的事情，必须遵照要求进行。
（1）公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。
（2）党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。
（3）签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。
（4）联合发文由所有联署机关的负责人会签。
签发人首先要明白自己对该文是否有权签发。一般来说，重要的公文要由机关正职负责人签发；一般性的文件，据下行文、平行文性质可由正职负责人授权其他负责人签发（可参考“公文格式”中“签发人”一栏），在签发人一栏中写明“代签”；如文件涉及特别重大的问题，须经会议通过或机关集体讨论后才能签发；以机关部门名义发的文件，由机关部门负责人签发，但如果部门负责人认为该文超出自己的职权范围，就要将文件送主要领导，经主要领导审阅后并加上批示意见才能签发。签发文件的负责人要对文件负全责，因此，文件的签发除要明确职权范围外，还要求签发人能透彻理解公文文字、文句的内容，要时时注意一个文字或一个文句的不同可能产生不同解释的现象；公文的文字具有权威性，任何可产生不同解释的语言现象都应当避免。为此，一个机关的领导人在签发文件前，应该让该机关懂文法的领导人把好文字关；中共中央《关于纠正电报、报告、请示、决定等文字缺点的指示》中要求：“地方党委、县政府以上、军队师以上负责干部，至少有一人学会文法，以便于负责修正文电字句……”文件在签发前，要在签发栏内写明“发”“印发”“急发”等各个不同的项目。文件签发后如发现错误，没有得到签发人的意见之前，不得作任何修改。
《条例》规定：“公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。”
收文办理即对来文的处理。来文分两种：一是上级机关发下的公文，二是其他机关发来的公文。这方面的程序包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等。
1.签收
收文办理的签收是指收文单位可以负责签名的人在文件投递单或送文簿上签名，也可以盖章代替。它的作用是明确双方文件交接的责任，保证文件在传递过程中不致出差错。签收时对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。签收工作一般要清楚以下各事项：
（1）看清来文的机关名称，送达是否有错投现象。
（2）认真清点文件件数是否和机要交通簿上所标的数字相同（以上两点可指加密级由专人专送的文件）。
（3）核对信封号码是否与投递人在签收记录本上所登记的号码一致。
（4）检查文件原包装是否有拆口及散包重封现象（以上两点适用于邮递文件）。
在上述四方面认真检核清点后，方可在投递回执或送文登记本上签字，并注明收到时间，以便备查。
2.登记
收文办理的登记是指对公文的主要信息和办理情况应当详细记载到文件登记簿。它的作用旨在“账目”清楚了然，如发生责任事故，可有清楚的线索加以查找，同时，也便于文件的统计和催办、检查和查阅等。
文件登记项目包括收文顺序号、收到日期、来文机关、来文字号、密级、标题、份数、承办单位、签收人等。
文件的登记一般采用以下三种方式：
（1）簿册式。这是指采用簿册页码顺序登记的方式。其优点是可按顺序查找来文的时间，办文机关可按一定的时间段统计来文资料以方便明白文件的来源、范围、性质等。它是机关最普遍使用的登记方式。
（2）卡片式。卡片式登记是用单张卡片式登记的方法。它的作用类似于图书馆的书名登记号，它按文件的性质或来文机关加以分类，有时是按必须办理的文件分类，再加上时间顺序号。
（3）联单式。这是指用复写纸复写的联单登记方法。它的作用是简化登记手续，避免重复登记。例如上述簿册式，它既要在簿上签名登记，又要开回执凭据；又例如卡片式登记也是在签收的第一道工序后再进行的。当然，各种登记方法的运用，还要视收文机关专办人员的习惯和爱好而定。
3.初审
《条例》第二十四条规定，对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：
（1）是否应当由本机关办理。
（2）是否符合行文规则。
（3）文种、格式是否符合要求。
（4）涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。
经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
4.承办
收文办理的承办是指主管部门对文件需要办理的事项加以落实。它包括贯彻落实文件，写出答复。承办公文有时是本机关的事，有时是本机关某一部门的事。一般来说，凡属全局性的工作，应由承办的领导机关执行；如属领导机关某职能部门的事，应由职能部门加以贯彻执行。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
承办公文时，应做到“紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明”（第三十三条）。“对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的”，承办部门“应当及时退回交办的文秘部门并说明理由”（同上条）。
承办公文时，有时会涉及其他部门职权的事项，这时，主办部门要与有关部门协商一致，如有分歧，应报请上级机关协调或裁定。
5.传阅
根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
6.催办
催办是指由文秘部门负责的催促公文的办理。《条例》第二十四条：“（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。”
7.答复
公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
发文办理指文件从签发后到印制发出的系列工作过程。这一程序有以下四个环节：
1.复核
复核是指公文正式印刷前，由文秘部门对文件的复核。发文机关负责人已经签批的公文，印发前应当对公文进行复核，复核的重点是：审批手续、内容、文种、格式等。经复核如发现文稿需作实质性内容修改的，要按正式程序复审。
2.登记
对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。它的作用在于方便文件的管理和查找。发文登记要使用专门的“发文登记簿”，登记的项目有入册顺序号、文件标题、文号、密级、发文机关、成文日期、份数、发文日期等。
3.印刷
印刷是指对经签发的文件进行印刷。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
4.核发
公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。以邮件发出的文件为例，封装时文件不要顶着封口，以免收文单位在拆封时损毁文件，封好后要核对邮政编码、地址等，如是急件、密件，则要加上急件戳、密件戳等。
其实在核发之前还应有一个环节，即用印，但《条例》第二十五条仅规定了发文办理主要程序的复核、登记、印刷、核发四个环节。用印是公文生效的凭证。一般中下层单位，印章由专门的负责人掌管，高级机关单位有专门的文秘人员掌管，用印的文件必须是经领导人签发的文件，没有领导签发或签发手续不齐备的文件，一律不得用印。用印时要核对签发的份数，然后按份数一一盖印。公文用印前按规定填写《用印登记表》。
1.涉密公文的收发
涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
2.公文的归档
需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。
《条例》第二十八条规定：“各级党政机关应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。”
经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
（1）党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
（2）公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。
（3）公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。
（4）复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。
（5）涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。
（1）公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
（2）不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
（3）机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。
（4）工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位；机关合并或者撤销时，进行相应调整。