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序言

考查一个人Excel的水平,其实重点就是考查Excel函数与公式的运用能力。

为什么这么说呢?

因为函数与公式是Excel数据计算与分析的核心功能。与包括数据透视表在内的其他Excel功能相比,几百个函数的任意组合,可以面向各种数据形式,在指定的任意单元格(区域)里面返回任意指标的计算。这个特点,决定了函数与公式既可以计算非常简单的指标,比如区域求和;也可以计算非常复杂的指标,比如按条件多表查询汇总;还适用于制作任意布局的报表模板——一劳永逸地解决周期性的报表制作问题。

我在给企业员工上Excel课的时候,哪怕只有半天的课程,通常也会被要求讲一些常用的Excel函数应用,大家对于Excel函数的重要性认识还是很深刻的。

既然如此,为什么很多人(其实我想说的是大多数人)的Excel函数水平总是难以提高呢?是因为Excel函数很难学吗?

是的,很难。

Excel Home技术论坛有近1 000万个帖子,图1展示了不同版块的帖子数量。实际上,基础应用版块和其他各版块里面也有大量关于函数应用的帖子,所以关于函数应用的帖子的占比肯定超过了36%从这组数据里,我们可以看出,大部分上网寻求解决方案的人问的都是哪些问题。如果函数不难,就不会有这么多问题了。

图1 Excel Home技术论坛各版块帖子数量

另外,我在多年的授课过程中,发现一个比较有趣的现象。当我教授一些短、平、快的操作技巧时,学员们通常热情高涨,眉开眼笑,因为他们很快就能弄明白、学会了。而当我开始函数与公式方面的讲解时,尽管我已经使出浑身解数,但随着案例的深入,学员们的面色仍免不了越来越凝重,还会经常要求我就某个知识点再讲一次,甚至最后干脆把答案拍照保存了事。

这么难学,又必须学,怎么办呢?其实,只要有正确的方法,完全可以降低学习难度。

回想当初我自己学习Excel函数时,进度也是异常缓慢。我现在还清楚地记得,1998年的春节前夕,我需要在一张报表中完成一组按条件统计的计算,SUM函数的功能在当时明显不够用。我翻了一遍手头唯一的一本Excel教材,这是一本外国作者写的“傻瓜书”,里面只讲了最简单的几个函数。那时候市面上讲Excel的图书很少,上网也非常不方便;就算能上网,也只能用雅虎搜索数量非常有限的网页,百度、谷歌还没问世。那时,身边也没有可以请教的同事。当时虽然不知道怎么完成这个计算,但我坚信用Excel肯定可以。于是我就细细地翻看Excel的帮助文件,终于发现了两个比SUM更高级的求和函数——SUMIF函数和DSUM函数。我把这两个函数的帮助文件打印出来,反复揣摩,并在计算机上对照示例做数据实验。讲到这里,不得不“吐槽”一下Excel帮助文件,里面写的内容真的让人难以理解,特别是对于Excel“小白”来说,只是把示例文件实现出来都会费很大的劲。

在接下来的两天里,我一有时间就在脑海中琢磨。还记得那天天气非常冷,地面还有积雪,我因为想得过于投入,走在路上时还差点滑倒了。听着脚踩在积雪上发出的“咯吱咯吱”的声音,我突然一下子就想明白了。回到办公室,赶紧在计算机上试了一下,果然解决了我的问题,当时心里别提有多高兴了。我有了这次经历,之后再自学其他新函数就顺利多了,对Excel帮助文件的理解能力也提高了很多。现在回想起来,如此简单的函数,我都花费了那么长时间,主要原因是学习资料匮乏,也缺乏可以交流的人。

那么,如今Excel的学习资料随手可取,网上随时可搜,为什么学习起来还这么难呢?我觉得主要是以下两个方面的原因。

1.学习资料过于泛滥、易得,造成我们的思考力下降。我们对外界的“帮助”过于依赖,计算机里虽然下载了一堆学习资料,却不安排时间进行学习,或者学习的时候总想找捷径,避重就轻,除非到了火烧眉毛的时刻,否则能拖就拖。

2.资料虽多但质量参差不齐,自学能力较弱的人缺乏高手引导。比如很多人习惯事事用百度,但是没有意识到百度得来的一些碎片化信息中很多都是错的,或者即使是正确的也可能比较片面,对于系统化地建立数据思维是非常有害的。更糟糕的是搜来一个可用的答案,用的时候完全不走心,用过就会忘,下次遇到同样的问题时还要继续搜,永远学不会。真正的高手在学习任何技术的时候,都不会只停留在功能表面,而是独立思考,精确提问,探究背后的逻辑和思路。有了系统化的思维框架,以后的学习就能事半功倍。

Excel Home技术论坛创办至今,有无数的“小白”通过泡论坛、爬帖子,从提问者最终成长为助人为乐的高手。本书的作者小翟老师就是一位“土生土长”的“EH”人,他通过自身的努力,不但成为论坛上的高手,还多次当选微软全球最有价值专家,并且在Excel Home云课堂上开设了自己的Excel函数课程。小翟老师被学员们评价为Excel界最会讲相声的人,因为他不仅在授课过程中常常妙语连珠,他本人长得也非常像著名相声演员冯巩,不信的话您看看他的照片(封面勒口处)。

小翟老师课程的最大特点是以教授Excel函数的运用思路为核心:无论多复杂的任务,他都会教读者剖析背后隐藏的逻辑,然后用最简单的方法搞定;无论多复杂的公式,他都有办法掰开了、揉碎了让读者明白。

比如,课程中有这样一个例子。图2是一张销量记录表,销售人员的奖金是与销量挂钩的,为了避免某位员工由于销量过多而导致超出奖金系数上限,或者销量惨淡没有奖金,规定销量超过120的以120计算,销量低于80的以80计算。

图2 销量记录表

这种情况下,稍微有点儿函数基础的朋友可能第一反应就是用逻辑判断函数IF,而且得用两个才行。但是,小翟老师经过一番剖析,告诉你:不用IF函数,用MIN函数和MAX函数就行了。这个问题表面上是一个条件判断问题,但实际上是一个极值问题,极值问题用MIN函数和MAX函数更简单!所以,I5单元格的公式可以写为:

这比用IF函数要简单得多:

课程中还有很多类似的例子,这些案例的解题思路是非常有价值的,理解了之后,可以为己所用,一通百通,用少量的函数解决更多的问题。

小翟老师的课程在4年时间里更新了多次,本书在最新的课程内容基础上又反复打磨了两年多。本书的内容是视频课程中的精华部分(我和小翟老师在策划本书之初就定下了图书要100%继承视频课程精华的目标)。视频课程是以视频的形式展现,有些东西更容易表达,有些话也可以讲得更通俗。图书是以图文的形式展现,篇幅有限,但拿在手里能反复观摩、感悟,利于学习。图书和视频教程如果能结合使用,学习效果会事半功倍。

本书经过一遍又一遍地修改和完善终于能呈现给读者了。交稿前一统计,还好,修改了不到1万次(尴尬笑脸.jpg)。

好了,优秀的学习资料有了,领路高手也就位了,接下来就看您的了!

Excel Home创始人、站长周庆麟 fPq3DfVmvUwo6qRG6nFBS6DsFolYHHK3zRq9yv4hqrLajtcoNgUDOQATaeyJQiyw



前言

为什么写这本书?

我最早接触表格是在上中学时,那时还是DOS命令下的CCED。后来在学校学习Excel,用的是Excel 97版本。当时学习Excel时,我对一个操作印象很深刻:在一个单元格中输入数字1,然后向下拖动鼠标,就能生成连续的数字序列。这个简单、神奇的操作当时完全震撼了我。后来买了计算机,安装了Excel 2000,对这个版本的唯一印象就是那个“曲别针”。

真正大范围地使用Excel是从上班开始的,因工作需要,每天都需要手动输入一些信息,熟练后很快发现许多内容是重复的,于是就摸索着写出了第一个“智能”公式:根据数字编号1~7,使用IF函数生成不同的中文类别名称。一个IF嵌套的公式解决了工作中的很多问题,使我兴奋了很久。

工作半年后,我突然意识到,以后可能就要靠Excel“吃饭”了。于是,马上买了一本Excel Home出版的《Excel应用大全》,然后开始了长达一年的精读、摸索、反复练习。之后阅读了十几本其他的关于Excel技术方面的书,并在Excel Home官方论坛上疯狂回帖、解答问题,与Excel各路高手在竞赛板块交流。

我在使用Excel工作的过程中逐渐发现,使用最广泛的工具就是函数。工作中的所有表格因为使用了函数变得越来越智能化,我由此总结出了一整套函数在工作应用中的经验,开发了《白话Excel函数100例》课程,通过视频直播的方式讲解了若干期,向大家介绍在工作中如何正确学习和使用函数,建立数据计算思维,颇受好评。

本书特色

本书内容最初萌芽于2016年年底并在授课过程中进行了多次完善,调整了书的整体结构,使每章内容的学习时长基本控制在30分钟以内。每天拿出30分钟的时间学习本书,40天后你就会成为Excel函数高手!

本书最大限度地还原了视频课程中的语言和教学风格,使用简单易懂的语言聊一聊函数的“来龙去脉”,通过100个实战案例,讲解了70个常用Excel函数的使用方法。

本书讲了哪些内容

下面先简单介绍本书的整体安排,如表1所示。

表1 本书内容总览

本书将函数的功能分为3类:数据整理、统计分析和查找匹配。

整本书中,前5篇会学习50多个函数,不要担心内容太多吸收不了,每个函数都会从基础的用法讲起,层层递进。让大家学完之后,既认识了函数,又学习了“思路”,并且“思路”会贯穿本书的始终。

第6~14篇虽然只讲解了十几个函数,但是当前流行的各种算法都会在这里见到。我在讲解的同时会列举它们的优缺点,并且将各种算法的计算效率进行对比,其效率高低即可一目了然。

除了书您还能得到什么?

1.180分钟与书配套视频讲解课程。

2.本书“实战练习”全部答案。

3.本书示例文件。 fPq3DfVmvUwo6qRG6nFBS6DsFolYHHK3zRq9yv4hqrLajtcoNgUDOQATaeyJQiyw

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