财务管理与财报分析高效工作手册最新章节_吴沁罡著

第3章
备用金借支管理
——用途合规，按期返还

成本部小李准备去上海出差，打算向企业借6500元。这里所说的借，即备用金借支。哪些业务可以借支备用金？借支需要履行怎样的审签流程？借支之后如何返还？这就是本章要介绍的主要内容。

3.1　备用金借支的总体要求及用途

备用金借支首先应明确用途，对于不符合规定的备用金借支，财务人员有权拒绝支付。借款人应按约定用途借支备用金，并及时做好备用金的返还。

3.1.1　备用金借支的总体要求

备用金借支总体有以下三点要求。

（1）用途合规。借款人不得随意编写借款理由，套取企业资金。借款用途应符合《现金管理暂行条例》的相关要求和企业制度的相关规定。

（2）金额合理。借支的金额应根据实际工作需要而定，借支金额如果显著高于实际需要，审核人员有权拒绝签字。

例3-1

小李准备去上海出差，预计时间为7天，往返交通费为3000元，食宿费为3500元，因此向企业借支6500元是合理的。如果借支20000元，借支金额明显高于预计的合理支出，则是不合理的。

（3）专款专用。已借支的备用金原则上应专款专用，不得用于借支理由外的经济业务和事项。

例3-2

小李以去上海出差的名义借支备用金6500元，由于临时取消了出差任务，小李便将该款用于了办公用品的采购。

①如果是小李擅自随意改变用途，那么财务人员有权要求小李先将借支的6500元返还，再行单独支付办公用品采购的报销款；

②如果该行为出于企业经营管理的特殊需要，那么小李应在报销单上说明原因，并经报销审核人员签字同意后，直接冲抵原借支。

（4）按期返还。备用金借支应约定返还的时间。返还形式上，一是报销已花销部分冲抵借支，二是将结余备用金进行现金（或转账）返还。

3.1.2　备用金的借支用途

备用金是企业借给职工（或内部单位）用作差旅费、零星采购支出、零星费用支出等现金支出的款项。备用金的具体使用范围可以参照现金支出范围执行。

（1）出差人员的差旅费；

（2）零星采购支出；

（3）零星费用支出；

（4）职工工资、津贴、奖金、福利；

（5）向个人收购农副产品等；

（6）符合国家和企业规定的其他支出。

例3-3

企业修建一座大型桥梁，需要采购50吨钢筋，钢筋价格为4000元/吨，小王打算借支200000元进行钢筋采购，是不合理的。

备用金可用于零星采购，大宗材料的采购应通过企业对公账户（企业银行间的账户）操作。营业税改增值税后，要求“三流合一”，即“业务流”“资金流”“发票流”统一，才能够实现进项税额的抵扣。例如，甲企业与乙企业签订采购合同（业务流：甲乙），甲企业向乙企业支付货款（资金流：甲乙），乙企业向甲企业开具发票（发票流：乙甲），这样才能形成一个完整的抵扣链条。

3.2　备用金的管理模式和借支流程

备用金的管理模式通常有非定额管理模式和定额管理模式，通常以非定额管理模式为主。在借支流程上与报销的一般流程基本相同，因为没有原始的发票单据，所以通常可以取消稽核会计审核环节。

3.2.1　备用金的管理模式

1.非定额管理模式

非定额管理模式是根据具体经济业务或事项的需要，进行备用金的逐笔借支，待对应业务或事项处理完毕，即进行备用金的返还，做到“多退少补，一事一了”。

2.定额管理模式

定额管理模式即对使用单位授予一个固定备用金借支金额，如5万元，且规定当使用单位剩余备用金低于某一限额时，如5000元，可以再行借支固定金额。在具体使用上，须符合备用金使用范围，但可以不局限于单一业务和事项。

定额管理模式适用于日常零星支出非常频繁的单位，如行政部。该部门通常负责企业日常业务招待，办公用品采买，车辆加油、维修等，如果执行逐笔借支，业务量会很大，借支不及时还可能影响工作的正常开展。

在定额的确定上，可以参考使用单位上年备用金借支的月平均值。如果是新的使用单位，那么有参照单位的可以按参照单位执行，或初设一个金额，并根据使用反馈情况予以调整。如有明显盈余，则应降低定额；如存在不足，则要调高定额，满足需要。

3.2.2　备用金的借支流程

企业备用金的借支审签流程，通常会根据借支金额的不同而有所不同，比如，甲企业设定借支1万元以内，由主（分）管领导终审，财务总监和总经理不用再进行审核（审批）。

备用金借支的一般流程：借款人填制备用金借支单→车间/部门负责人审核→财务负责人审核→主（分）管领导审核→财务总监审核→总经理审批→借款人到财务部领款（见表3-1）。

表3-1　备用金借支流程

3.3　备用金的返还与核算

借款人要保存好原始使用票据，及时履行返还手续。财务部门也要做好备用金借支、返还的统计核算工作。

3.3.1　备用金返还的时间要求

备用金的借支返还时间有以下两点要求。

（1）企业应约定备用金在经济业务或事项完成后多少天内完成返还工作。

例3-4

甲企业规定备用金在经济业务或事项完成后5个工作日内完成返还工作。小李出差回来为2018年2月1日，扣除周六、周日，小李应在2月8日前完成备用金的返还。如果发生领导外出等客观原因，不能完成审签工作，那么可以适当延期。

（2）部分企业按照季度进行财务报表的填报并披露，因此要求季度末备用金借支清理为零，即借支的备用金已经使用的要履行完审签程序，财务部计入相关费用或成本；尚未支出的则应返还给企业。避免财务账面为资产（其他应收款—备用金）的，实际上已经支出形成了费用或成本，进而导致账实不符。对于存在客观原因，确实无法按照季度节点完成返还的，借款人应出具书面的情况说明，并经审核人员签字同意。

例3-5

12月31日，小李接到一项紧急任务，出差去哈尔滨协助处理一批产品的法律诉讼问题，并打算借支差旅费5000元。为保证企业业务的正常开展，经相关审核人员同意，小李的行为是可以的。如果该业务符合披露条件，则应在企业财务报表附注部分予以披露说明。

3.3.2　备用金返还的注意事项

对于借支的备用金，如果刚好等于开支，那么报销之后借支余额就平了。然而更多的情况是借支与开支不相等，这就要“多退少补”。

（1）借支金额小于开支金额（超支）。小李借支6500元，实际支出6800元，如果支出均符合企业规定，且履行完审签手续，超支的300元由企业以报销形式补付。

（2）借支金额大于开支金额（结余）。小李借支6500元，实际支出6300元，审签程序已完成，小李应将结余的备用金200元返还给企业。

（3）借支人完成借支返还，财务部应出具借支回执单，一式两份，一份给借支人，一份用作财务部门留存入账。

（4）对未按期返还且无正当理由的借款人，财务部门有权从其工资里扣除对应金额。

（5）对于员工离职，离职前如存在备用金借支，则应清理完毕；如未清理，企业应及时告知借款人并暂缓办理离职手续。

3.3.3　备用金借支的会计核算

备用金的使用通过“其他应收款”核算，在报销备用金时，往往要根据用途具体列支。如果是企业管理部门的开支，往往对应“管理费用”；如果是生产车间的支出，则通常对应“制造费用”。

例3-6

借支备用金。1月26日，成本部小李借支6500元到上海出差，审签手续完成，款项已支付。

借：其他应收款—备用金—小李　6500

贷：库存现金/银行存款　6500

例3-7

返还备用金，存在超支。承“例3-6”，2月5日，小李完成报销审签手续，实际支出6800元，企业补付300元。

借：管理费用—差旅费—成本部　6800

贷：其他应收款—备用金—小李　6500

库存现金/银行存款　300

例3-8

返还备用金，存在结余。承“例3-6”，2月5日，小李完成报销审签手续，实际支出6300元，小李已返还企业200元。

借：管理费用—差旅费—成本部　6300

库存现金/银行存款　200

贷：其他应收款—备用金—小李　6500

例3-9

扣工资，冲销借支。承“例3-8”，结余的200元，经催要，小李迟迟不予返还，财务部门按规定从其工资里扣除。

借：管理费用—差旅费—成本部　6300

应付职工薪酬—工资（小李）　200

贷：其他应收款—备用金—小李　6500

专家支招

01：前账不清，后账不借

在备用金非定额管理模式下，备用金管理要求“专款专用、一事一了”。但俗话说“借钱容易，还钱难”，在实际的财务工作中，为了规范备用金的管理，避免个人借支越来越多，就有了“前账不清，后账不借”的管理要求。

在备用金定额管理模式下，当备用金低于约定金额时，借款人即可进行备用金借支，限额之下通常不需要清理。

例3-10

小李因到上海出差借支备用金6500元，迟迟未履行报销审签手续。此次小李要去北京出差准备再借支备用金5000元，因为是非定额管理模式，所以财务部有权拒绝支付。如果已履行完审签手续，但还应返还企业200元，那么应在返还后才可重新借支。

02：合理确立有权借款人

对于备用金借支人员众多，借支金额大，且长期挂账不归还的情况，财务部门要变被动等待借支人返还为借支人积极主动上门返还，合理确定有权借款人是一个行之有效的方法。

（1）各单位报送有权借支备选人至财务部门，财务部门通过账目比对，将借支按时返还的备选人确定为有权借款人。有权借款人可以进行备用金借支，而未得到授权的人，则不得进行备用金借支，即非有权借款人出差，要自行垫付相关费用，报销审签后才能收回垫付的资金。

（2）有权借支人可以按年考核。已确立为有权人借支人的，如果不能按时返还备用金，财务部门有权取消其有权借款人资格，必要时还可以纳入企业员工考核的指标（诚信）范围；未被确立为有权借支人的，经车间/部门负责人推荐，可增立为有权借支人。

高效工作之道

01：用Word制作备用金借支单

在借支备用金的时候需要填制备用金借支单，借支单的要素包括借款人姓名、车间/部门、备用金管理模式、借还款时间、相关领导签字等。备用金借支单样式参考如下：

备用金借支单

制作借支单的具体步骤如下。

步骤1启动Word，新建“备用金借支单”文档，在文档中输入相应的内容，将标题字号设置为“二号”，在标题上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“段落”命令，打开“段落”对话框。将对齐设置为“居中”，将行距设置为“多倍行距”，行距值设置为“2.25”，如图3-1所示，然后单击“确定”按钮。

步骤2选择正文内容，将其字体设置为“宋体”，字号设置为“四号”，行距为“多倍行距”，行距值为“2.25”。选择需要添加下划线的空格符，选择“开始”→“下划线”→“下划线”，为选择的空格符添加下划线，如图3-2所示。

步骤3插入特殊符号“□”。将光标定位到“非定额管理模式”文本前，选择“插入”→“符号”→“其他符号”命令，在打开的对话框中设置“子集”为“几何图形符”，在出现的图形中选中对应图形（见图3-3），然后单击“插入”按钮即可在光标处插入符号。使用相同的方法在“定额管理模式”文本前插入相同的符号。

步骤4画分隔线。连续输入3个“*”，按“Enter”键即可输入分隔线，将分隔线上部的内容复制粘贴到分隔线下部即可。

图3-1

图3-2

图3-3

02：用Excel制作备用金借支回执单

借款人完成备用金的返还后，财务部门应出具备用金借支回执单，如图3-4所示。回执单一式两份，一份给借支人，一份财务部门留存入账。

图3-4

备用金借支回执单一般是通过Excel进行制作的，具体操作步骤如下。

步骤1打开素材文件“备用金借支回执单”，如图3-5所示。

图3-5

步骤2设置B列、D列右对齐，C列、E列左对齐（从书写习惯上讲，金额都要求顶格写）。按住“Ctrl”键选中B列和D列，选择“开始”→“右对齐”，如图3-6所示；按住“Ctrl”键选中C列和E列，选择“开始”→“左对齐”，如图3-7所示。

图3-6

图3-7

步骤3设置D2、E2合并后的单元格的选项内容：“财务部门留存”或者“借款人留存”。选中D2、E2合并后的单元格，选择“数据”→“数据工具”→“数据验证”命令，如图3-8所示。打开“数据验证”对话框，在“允许”下拉列表框中选择“序列”，在“来源”组合框中输入“财务部门留存，借款人留存”，注意二者中间用英文的逗号，单击“确定”按钮，如图3-9所示。设置后的效果如图3-10所示。

图3-8

图3-9

图3-10

步骤4设置A6单元格中的选项内容：“现金返还”或者“现金补付”。选中A6单元格，打开“数据验证”对话框，将允许条件设置为“序列”，并在“来源”组合框中输入“现金返还，现金补付”，然后单击“确定”按钮，如图3-11所示。

步骤5设置公式，“E5=E3-E4”“E6=ABS（E5）”（“ABS”为绝对值函数），如图3-12所示。

资源下载码：HT8nY56

图3-11

图3-12

步骤6设置公式将小写的货币金额自动转换为大写的货币金额。选中C3单元格，输入“=IF（E3=0，""，IF（E3＜0，"负"，""）&SUBSTITUTE（SUBSTITUTE（S UBSTITUTE（SUBSTITUTE（TEXT（INT（ABS（E3）），"[DBNum2]"）&"元"&TEXT（RIGHT（TEXT（E3，".00"），2），"[DBNum2]0角0分"），"零角零分"，"整"），"零分"，"整"），"零角"，"零"），"零元零"，""））”，如图3-13所示。

图3-13

提示

公式“=IF（E3=0，""，IF（E3＜0，"负"，""）&SUBSTITUTE（SUBSTITUTE（SUBSTITUTE（SUBSTITUTE（TEXT（INT（ABS（E3）），"[DBNum2]"）&"元"&TEXT（RIGHT（TEXT（E3，".00"），2），"[DBNum2]0角0分"），"零角零分"，"整"），"零分"，"整"），"零角"，"零"），"零元零"，""））”表示，如果E3单元格等于0，C3单元格中就返回空白；如果E3单元格小于0，就返回C3单元格中前面带“负”文本的值；如果E3单元格大于0，就返回C3单元格中的值，并且E3单元格小于或大于0返回的值都将带元、角、分单位。

步骤7设置C4、C5、C6单元格的转换公式。选中C3单元格，在其右下角出现黑色十字叉时，垂直向下拉动光标至C6单元格，如图3-14所示。