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企业的运转总在不停地产生各种成本、费用，日常的报销反映着企业的经营活动投入，是大多数财务人员接触得最频繁的会计业务。那么哪些业务可以报销，报销执行怎样的审签流程，报销之后如何归集与核算，这就是本章要介绍的重点内容。
日常的报销通常分为两大类：管理费用报销和生产成本报销。（销售费用的报销可参照管理费用报销执行，本章不单讲。）
管理费用是指企业行政管理部门为组织和管理生产经营活动而发生的各项费用。不同的企业管理费用细分程度会有所不同，通常包括职工薪酬、业务招待费、差旅费、办公费等（见表2-1）。
表2-1 管理费用的种类和内容
企业可以根据自身管理需要，进行管理费用明细科目的设置，个数建议在5～15个。过少显得笼统，不利于管理费用的控制；过多显得烦琐且增加工作量，不利于会计核算。
提示
根据《财政部关于印发〈增值税会计处理规定〉的通知》规定，房产税、土地使用税、印花税、车船税不再通过管理费用科目核算，而是通过税金及附加科目进行核算。因此，做账时首先要做计提，然后缴纳时对应冲减“应交税费”科目。
生产成本是企业为生产产品而发生的成本。通常包括直接材料费、直接人工费、机械使用费、其他直接费、制造费用（见表2-2）。
提示
制造企业的核算科目“生产成本”对应建筑施工企业是“工程施工”，对应房地产业则为“开发成本”，不同行业要注意区分。
表2-2 生产成本包含的种类
管理费用与生产成本最终都是服务于企业的价值创造，是企业总成本的构成部分，但它们主要有以下两点不同。
（1）核算对象不同。管理费用的核算对象为企业管理活动发生的支出，是不直接作用于产品的；生产成本的核算对象为产品生产所发生的支出，往往是直接作用于产品的。
（2）结转方式不同。管理费用按照会计期间直接结转至本年利润；生产成本往往按照销售时点，先结转至营业成本，再将营业成本按照会计期间结转至本年利润。
根据企业规模、报销金额、领导管理风格的不同，日常报销的流程也会有所不同。
（1）企业规模越小，管理层级相对扁平，审核流程通常越少；相反，企业规模越大，流程相对会越复杂；
（2）报销金额不同，审核流程要求可能不同。比如，甲企业设定一次性报销的金额为500元以内，由主（分）管领导终审，财务总监/总经理（Chief Execu-tive Officer, CEO）不再进行审核/审批。
（3）领导在管理风格上如果侧重集权式管理，那么往往报销审签流程会比较多；相反，侧重于分权式管理的企业，流程会相对简化。
企业日常报销要求业务真实、审签规范，在归集和核算上执行权责发生制。
（1）业务真实。财务核算应当以实际发生的经济业务和事项为依据，如实反映企业的各项经营支出。财务人员应对原始凭证进行审核，并根据审核无误的原始凭证进行凭证登记和资金支付。
例2-1
小王从深圳出差回来，报销的住宿发票中有一张显示昆明某酒店开具，经查，小王为多报销差旅费，从朋友那里找了这张发票。该发票没有以真实的经济业务为基础，财务人员有权拒绝签字和付款。
（2）审签规范。报销单据应粘贴规范、签章齐全，并且应符合《中华人民共和国发票管理办法》（2010）及企业报销制度的要求。
例2-2
小王报销一笔569元的办公费，因为不小心写成了566元，小王心想就差3块钱，为了省事，直接进行了涂改。稽核会计没有签字（同意），因为金额填写错误，不论金额大小，都应重新填写报销单，不得在原单据上涂改后报销。
（3）权责发生制。当期已经发生或应当负担的费用和成本，不论款项是否支出，都应作为当期的费用和成本；不属于当期的费用和成本，即使款项已经在当期支付，也不应作为当期的费用和成本。
例2-3
小王报销了一款价值9599元的画图软件，软件的款项一次性全额支出，成本会计直接计入了当期成本，财务负责人审核该凭证时，指出该软件应首先计入无形资产，然后根据其预计使用年限，按月做摊销，逐月计入成本，并要求成本会计更正了原凭证。
日常报销的一般流程：报销经办人填写费用（成本）报销单→车间/部门负责人审核→稽核会计审核→财务负责人审核→主（分）管领导审核→财务总监审核→总经理审批→报销经办人到财务部报销（见表2-3）。
表2-3 日常报销流程
报销过程中写数和读数讲求规范，尤其是财务人员，这是基本功。
1.写数规则
（1）大写金额数字：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整（正），不得用一、二（两）、三、四、五、六、七、八、九、十、廿、毛、另（或0）填写，不得自造简化字。
（2）大写金额数字前应标明“人民币”字样，大写金额数字应紧接“人民币”字样填写，不得留有空白，以防止他人添加内容；小写金额数字前面应有人民币符号“¥”。
（3）大写金额数字到“元”为止的，在“元”之后写“整”（或“正”）字；“角”之后可以不写“整”（或“正”）字；大写金额数字有“分”的，“分”后面不写“整”（或“正”）字。
例2-4
¥1549.00，对应人民币（大写）：壹仟伍佰肆拾玖元整，必须有“整”（或“正”）；
¥1549.23，对应人民币（大写）：壹仟伍佰肆拾玖元贰角叁分，不能有“整”（或“正”）；
¥1549.20，对应人民币（大写）：壹仟伍佰肆拾玖元贰角，可以没有“整”（或“正”），也可以有“整”（或“正”）。
（4）阿拉伯数字金额中有“0”时，中文大写金额应按照汉语语言规律中的金额数字构成和防止涂改的要求进行书写。
（5）大小写金额应保持一致。
2.读数规则
（1）万以下的数，每读一个数字，便读一个计数单位。
（2）万以上的数只读一个计数单位“万”。
例2-5
¥2569327.14，对应读数：贰佰伍拾陆万玖仟叁佰贰拾柒元壹角肆分。
（3）数字中间的“0”要读出来，中间连续有两个及两个以上的“0”时只读一个，数字末尾的“0”不读出来。
例2-6
¥70050400.00，对应读数：柒仟零伍万零肆佰元整。
（4）对于数字，三位一撇，一撇前千，两撇前百万，三撇前十亿，比如，1，000，000，000.00代表十亿，注意这一撇，不是逗号，而是千分号（占半个字符）。
（1）管理费用报销的注意事项如表2-4所示。
表2-4 管理费用报销的注意事项
如果对方单位是行政事业单位，其从事非经营性活动有权不开具发票，那么对方单位提供的收据（如图2-1所示的成都市郫都区不动产登记中心开具的收费票据），财务上视同发票列账。如果从事经营性活动，则应开具发票。
图2-1
（2）生产成本报销的注意事项如表2-5所示。
表2-5 生产成本报销的注意事项
表2-6 材料入库单
表2-7 材料领用单
（3）根据《国家税务总局关于做好国税地税征管体制改革过渡期有关税收征管工作的通知》以及《国家税务总局关于税务机构改革有关事项的公告》的规定，2019年1月1日起，报销的发票应有新版发票监制章（国家税务总局统一印制的税收票证在2018年12月31日后继续使用），否则将不予报销。新版发票监制章启用情况如表2-8所示。
表2-8 新版发票监制章启用情况
报销单签章完备后，就要进行费用（成本）的归集与核算。归集即考虑将这笔开支放在费用（或成本）的哪项具体类别中，而核算则侧重金额的统计。
提示
费用（成本）的归集与核算应注意会计科目的设置/录入。比如，M企业账面显示应付账款100万元，但因为没有明细科目，我们不知道该款的性质是材料款还是人工费，也不知道应该付给谁。此时就需要进一步设置/录入二、三级科目或者辅助科目，比如，应付账款—直接人工费—百旺企业（100万元），这里的“直接人工费”是二级科目，“百旺企业”是外部企业辅助科目。这样就能通过财务账面更准确、更全面地反映经营活动的信息了。
管理费用通常按部门进行归集，具体分为行政部、财务部、成本部、企划部、研发部、人事部、审计部、党委、工会等。这样归集的好处是可以清楚地看到每个部门当年的具体费用的开支情况，以便于部门之间的横向比较以及实际情况与部门预算的比较，有利于成本管控和绩效考核。
提示
对于总经理、营销总监、生产总监等人发生的费用，无法按具体部门进行划分，可以根据管理需要单设辅助科目“企业高管”进行归集和核算。
例2-7
小王报销行政部门打印纸费用200元。
借：管理费用—办公费—行政部 200
贷：银行存款—XX银行（库存现金） 200
例2-8
甲企业2018年管理费用预算为500万元，实际支出536万元，总体超支36万元。作为财务管理者，需要查清楚超支费用的类别和部门，并进一步分析出现差异的原因。
（1）查找管理费用超支的费用类别。通过列表比较不同类别管理费用实际支出与预算支出的差异（见表2-9）。
表2-9 不同类别管理费用的实际支出与预算支出的差异
通过表中数据进行不同类别管理费用超支情况分析。
①总量的超支。以职工薪酬超支21万元为例分析其原因，是否存在人员超编或工资超标发放，比如，预算编制40人，实际为42人。
②比例的超支。差旅费超支比例为30%，是否存在超标准乘坐交通工具的情况，比如，正常应乘坐火车的，实际乘坐了飞机；又或者存在正常应该乘坐飞机经济舱的，实际乘坐了头等舱。
提示
总量分析和比例分析要结合起来看，因为预算基础不同，相同的增量变化，其变动比例是不一样的。
（2）查找管理费用超支的部门。通过列表比较不同部门管理费用实际支出与预算支出的差异（见表2-10）。
表2-10 不同部门管理费用实际支出与预算支出的差异
通过表中数据进行部门管理费用超支情况分析，可以参考类别超支情况的分析来进行。
①总量的超支。研发部总超支13万元，居首位，其原因可能是增加了额外的研发项目。
②比例的超支。工会的超支比例为25%，工会虽然总超支只有3万元，但因为预算基数小，所以超支比例居首，其超支原因可能是增加了额外的工会活动。
提示
辩证地看待超支与节约。表2-9显示无形资产摊销节约3万元，其原因可能是原计划购买一项专利使用权，但因为价格上未达成一致意见，所以被迫放弃，进而对应的无形资产摊销费用较预算减少。对此，企业将外购转为内部研发，出现了表2-10显示的研发部门超支13万元的情况。一旦研发成功，企业将降低企业成本，形成自有核心竞争力，拓宽企业的国内外市场。
案例中列举的原因分析并不全面，在具体的经营过程中，企业管理费用超支的原因是多种多样的。实际分析中还需要各个部门共同参与，同一事件可能会导致多项费用的增加，比如，增加职工一名，增加职工薪酬的同时，办公等相关费用也会增加。对于以企业为结算单位的费用，要进行合理的分摊，如物业费，通常需要按照部门的面积来分摊，单一划入某个部门显然是不合理的。
在实际工作中，财务人员往往并不清楚买进的木材是用于生产了桌子还是柜子，或者一批钢筋是用在了桥梁的墩身还是承台，而生产成本占总成本的比重通常会超过60%，因此，生产成本的归集相比管理费用更加复杂、更加重要。
要把这项复杂的工作简单化，生产成本的归集需要要素部门协同配合。要素部门必须清楚成本去向，并反映在传递给财务部门的单据中。
（1）对于一般的制造企业，通常生产成本的归集是按产品来划分的。
例2-9
某家具生产厂主要生产床、柜子、桌子、凳子。财务部门会计收到车间主任交来的木材领用单一份，上面注明了用途：生产桌子，金额700元。
借：生产成本—直接材料费—桌子 700
贷：原材料—木材 700
（2）对于建筑施工企业而言，生产的产品是桥梁、房子、公路等，这类特殊的产品单件金额大，生产周期长。成本的归集上种类较多，比如，桥梁通常按照承台、墩身、桥面来进行成本归集；房屋修建如果是多栋，则可以按照楼号来归集，如果是独栋，则可以按照主体、外装、内装来归集。
例2-10
某建筑企业从事桥梁施工任务，项目人事部主管交给财务部门会计劳务结算单一份，结算内容：桥面抹灰施工，金额100000元。
借：工程施工—直接人工费—桥面 100000
贷：应付账款—直接人工费—XX企业 100000
为了便于凭证的装订、保管，在粘贴单据时要做到整齐、有序。
（1）原始单据按“鱼鳞式”由下到上、由右到左依次粘贴，每一张单据都要独立地粘贴在粘贴单上，不得将一张单据粘贴在另一张单据上，粘贴要均匀、整齐（见图2-2）。
（2）原始单据与粘贴单规格一致的，应按顺序摆放，不粘贴，装订前可以用回形针别在费用（成本）报销单后。
（3）原始单据规格大于粘贴单的，不粘贴，应折叠摆放，折叠后应查看自如。
（4）使用固体胶粘贴，粘贴单不会起皱，如果用液体胶，胶干后往往容易起皱。
图2-2
（5）使用“层层控制法”计算附件张数，即原始凭证的自然张数，然后记入
费用（成本）报销单的相关栏内。费用（成本）报销单及所附所有单据粘贴单上的原始凭证，被视为记账凭证的一张附件。
发票代码是税务部门给予发票的编码。其中，普通发票的发票代码为12位，增值税专用发票的发票代码为10位，增值税普通发票的发票代码为12位。
（1）普通发票的发票代码以《四川省国家税务局关于贯彻落实〈国家税务总局普通发票简并票种统一式样工作实施方案〉的通知》（川国税发〔2010〕28号）为例进行介绍。
第1位，国/地税代码（1-国税、2-地税）；
第2-5位，普通发票监制单位所在地区的行政区划代码前4位，如“5101”代表成都市；
第6-7位，年份代码，表示印制发票的年度，取后两位数字，如“18”代表2018年；
第8位，发票格式代码。各类普通发票格式的代码如表2-11所示。
表2-11 普通发票的代码
第9位，发票规格代码。各种发票规格的代码如表2-12所示。
表2-12 各种规格代码
第10-12位，年度内印制批次代码。
如图2-3所示为四川省××市票样。
图2-3
票面尺寸210mm×139.7mm（其中内框尺寸为170mm×95mm）；
票头字体为方正仿宋体，17.5磅；
发票联字体为方正黑体，17.5磅；
票面上其他字体为方正楷体，10磅（其中脚码为8磅，“#”为5磅）；
“手开无效”为方正黑体，10磅。
（2）《国家税务总局关于统一编印1995年增值税专用发票代码的通知》（国税函发〔1995〕18号）对增值税专用发票的发票代码规定如下：
第1-4位，代表各地市；
第5-6位，代表制版年度；
第7位，代表批次；
第8位，代表语言文字版本（1-中文、2-中英文、3-藏汉文、4-维汉文）；
第9位，代表发票联次（4-四联、7-七联）；
第10位，代表发票的金额版本（0-电脑发票、1-万元版、2-十万元版、3-百万元版、4-千万元版）。
例2-11
发票代码“1100183142”，其中，1-4位的“1100”表示北京，5-6位的“18”表示2018年版，第7位的“3”表示第三批，第8位的“1”表示中文，第9位的“4”表示四联，第10位的“2”表示十万元版。
（3）根据《国家税务总局关于增值税普通发票管理有关事项的公告》，从2018年1月1日开始，增值税普通发票的发票代码由10位调整至12位。
第1位为0，代表国家税务总局；
第2-5位，代表省、自治区、直辖市和计划单列市；
第6-7位，代表年度，取年份的后两位数字；
第8-10位，代表批次；
第11-12位，代表票种和联次，其中04代表二联增值税普通发票（折叠票）、05代表五联增值税普通发票（折叠票）。
提示
税务机关库存的和纳税人尚未使用的发票代码为10位的增值税普通发票仍可继续使用。
一张发票并不能由发票代码“唯一标识”，即多张发票可能存在发票代码相同的情况，因此，税务部门给予了发票另一个8位数编码—发票号码。发票代码和发票号码共同对一张发票进行“唯一标识”，可称为发票的“身份证”。
日常工作中，通过读取发票号码（代码）的基本信息可以进行发票真伪的判断。比如，发票代码少了一位或发票内容与代码不符，则该发票可能是假的。即使基本信息无误，发票也不一定是真的，因为存在套票行为，即发票号码（代码）与开票单位、金额、日期、业务内容不统一，这是假发票的常见形式。
发票真伪查询方法：可拨打“12366”根据语音提示进行电话查询，也可以选择通过网络查询增值税发票的真伪。具体操作步骤如下。
步骤1收藏网址。在浏览器中输入网址“https：//inv-veri.chinatax.gov.cn/”，进入国家税务总局全国增值税发票查验平台（可能提示有证书风险，不影响查询）。单击“收藏”按钮（见图2-4），将网址添加到收藏栏中，下次就可以通过收藏夹直接打开，不需要再进行网址输入。
图2-4
步骤2依次输入增值税发票的信息和验证码等，单击“查验”按钮，如图2-5所示。
图2-5
步骤3将查询到的信息（见图2-6）与发票票面信息进行比对查验，如果信息相符，则为真发票，否则为假发票。
图2-6
报销流程图是财务管理中经常需要制作的，虽然通过Word或Excel的形状功能也能制作出来，但相对较复杂。通过Visio专业的流程图和示意图制作软件，则可以快速完成报销流程图的绘制，效果如图2-7所示。
图2-7
具体操作步骤如下。
步骤1创建基本流程图。启动Visio软件，在打开的欢迎界面右侧选择“基本流程图”选项，在打开的窗格中单击“创建”按钮，如图2-8所示。
图2-8
步骤2扩大绘图区域。在“视图”选项卡“显示”组中选中“网格”复选框，显示出网格线。单击左侧“最小化‘形状’窗口”图标
，扩大绘图区域。按住“Ctrl”键，向前滑动鼠标滑轮，缩放级别扩大至“101%”，如图2-9所示。
图2-9
步骤3拖动左侧“流程”图形到绘图区，然后拉动左、右、中间的小圈，调整图形的水平长度为6格，垂直高度为3格不用调整（如需调整，拉动上、下、中间的小圈），如图2-10所示。
图2-10
步骤4将光标放在“流程图形1”上，会出现上、下、左、右4个箭头，如图2-11所示。将光标移至向下箭头处，在出现的界面中选择下一个形状图形（矩形-流程图形），效果如图2-12所示。
图2-11
图2-12
步骤5调整“流程图形2”的大小，使其与“流程图形1”一致。选中“流程图形2”→向右侧拉动“流程图形2”右边中间的小圈，直至上下同时出现双向绿色箭头，表示水平长度一致，如图2-13所示。
步骤6选中“流程图形2”→通过键盘的方向键进行位移，如图2-14所示，使“流程图形2”与“流程图形1”对齐，调整流程箭头的长度为1格。
图2-13
图2-14
步骤7将光标移至“流程图形2”向下箭头处，在出现的界面中选择下一个形状图形（菱形-判定图形），效果如图2-15所示。
步骤8调整“判定图形1”高度为2格，对应箭头长度为1格。选中“判定图形1”→向上拉动下方中间的小圈→通过方向键的“上”键进行位移，效果如图2-16所示。
图2-15
图2-16
步骤9将光标放在“流程图形2”向右的箭头处，在出现的界面中选择下一个形状图形（菱形-判定图形），效果如图2-17所示。
步骤10调整“判定图形2”垂直高度为2格，并与“流程图形2”水平对齐。选中“判定图形2”→向上拉动下方中间的小圈→通过鼠标垂直向下拉动→“流程图形2”中间出现绿色水平对齐虚线，如图2-18所示。
图2-17
图2-18
步骤11选择“开始”选项卡→选中连接线，选中“判定图形2”并将其拖至“流程图形1”右侧中间的黑点处，如图2-19所示。
步骤12选择“指针工具”，将光标定位在“判定图形1”向下的箭头处，在出现的界面中选择下一个形状图形（矩形-流程图形），调整流程图形大小和垂直箭头长度，效果如图2-20所示。
图2-19
图2-20
步骤13将光标定位在“流程图形3”向右的箭头处，在出现的界面中选择下一个形状图形（菱形-判定图形），然后调整判定图形大小。“判定图形3”与“判定图形2”水平间距调整为0格，如图2-21所示。
步骤14选中连接线，选中“判定图形3”并将其拖至“流程图形1”右侧中间的黑点处，如图2-22所示。
图2-21
图2-22
步骤15按上述介绍，完成剩余图形、箭头和连接线的绘制，效果如图2-23所示。
图2-23
步骤16双击流程/判定图形，输入文字。按“Ctrl+A”组合键选中全部图形，选择“开始”→设置字体（黑体）、字号（10pt）、字体颜色（黑色），如图2-24所示。
图2-24
步骤17按“Ctrl+A”组合键选中全部图形，选择“开始”→“线条”→设置颜色为黑色，如图2-25所示。
步骤18按“Ctrl+A”组合键选中全部图形，选择“开始”→“填充”→设置图形填充为“无填充”，如图2-26所示。
图2-25
图2-26
步骤19选择“视图”→取消选中“网格线”复选框，隐藏明细工具栏，按住“Ctrl”键缩放绘图区，查看整体效果，如图2-27所示。
图2-27
步骤20选择“文件”→“另存为”→“浏览”→选择保存路径→设置“文件名”为“日常报销流程图”→选择“保存类型”→单击“保存”按钮，如图2-28所示。
图2-28
报销人的原始票据需要进行粘贴，并完成审签手续方可报销，财务人员会以此作为列账的附件，这就需要编制一张费用（成本）报销单，并将其打印出来。效果如图2-29所示。
图2-29
具体操作步骤如下。
步骤1打开素材文件“费用（成本）报销单”，如图2-30所示。
图2-30
步骤2调整列宽和高度。
（1）调整列宽。选择“A：J”单元格区域，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“列宽”命令，在打开的对话框中设置列宽为“13.5”，然后单击“确定”按钮，如图2-31所示。
（2）调整行高。按住“Ctrl”键，依次选中第2、3、4、30行，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“行高”命令，在打开的对话框中设置行高为“25”，然后单击“确定”按钮，如图2-32所示。
图2-31
图2-32
步骤3进行打印设置，保证打印效果。
（1）选择“文件”→“打印”命令，进入打印页面，如图2-33所示。
图2-33
（2）设置打印方向。在设置区域的“纵向”下拉列表中选择“横向”选项，如图2-34所示。
（3）设置打印缩放。在设置区域的“无缩放”下拉列表中选择“将工作表调整为一页”选项，如图2-35所示。
图2-34
图2-35
（4）进行页面设置。选择“页面设置”→“页边距”→“自定义页边距”命令，打开“页面设置”对话框。在“页边距”选项卡中设置左、右边距为“1”，在“居中方式”选项区选中“水平”和“垂直”复选框，然后单击“确定”按钮，如图2-36所示。
图2-36
步骤4回到打印界面，查看打印预览效果后，选择“保存”命令，如图2-37所示。如需改变表格名称和存储路径则选择“另存为”→“浏览”命令，设置存储路径，并输入新的名称，然后单击“保存”按钮。
图2-37
出差人员要报销相应补助，需要填制差旅费补助单，并需要对差旅费中的补助金额进行计算。对于一些简单的计算，在Word中也能完成，效果如图2-38所示。
图2-38
接下来介绍利用Word进行补助金额的自动计算，具体操作步骤如下。
步骤1打开素材文件“差旅费补助单”，输入出差天数（3）和补助标准（120），如图2-39所示。
图2-39
步骤2将光标移动至“补助金额（元）”下方空格处，单击“表格工具/布局”选项卡“数据”组中的“公式”按钮，如图2-40所示。
图2-40
步骤3打开“公式”对话框，在“公式”文本框中输入“=PRODUCT（LEFT）”，单击“确定”按钮，如图2-41所示。返回文档中即可查看到计算的结果，如图2-42所示。
图2-41
图2-42