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机关事务管理服务于机关的核心职能，是机关单位和组织实现正常运转、正常行使职能的重要基础和保障。因此，机关事务管理与机关职能密切相关，并随着机关自身的发展和需求的变化而不断变化。
机关事务管理是政府机关履行职能的基础，是机关事务工作高效、有序运转的保证，同时还是机关工作人员社会生活的依托。
因此，从一定意义上说，在政府机关，若没有机关事务管理，就没有业务职能，也就没有社会事业的发展和进步。
首先，机关事务管理是机关单位和组织履行工作职能、开展业务工作的基础。任何单位和组织要履行职能，发展业务，必须具备三个基本条件：一是物质条件，二是生活条件，三是服务条件。只有物质条件而没有生活条件，从事生产的工作人员就没有生活依托；只有物质条件和生活条件，但服务条件缺乏，没有人愿意去组织服务和提供保障，导致现成的物质条件和生活条件运转不起来，也就成了摆设。
其次，机关事务管理是机关单位和组织高效、有序运转，推动事业发展的保障。机关事务管理的基本任务就是保证机关工作正常运转和各项业务工作的顺利完成。在日常工作中，机关事务管理部门的主要作用是统筹兼顾、按部就班，保证各项服务保障工作的正常进行，从而确保主业工作的正常开展。在应急状态下，机关事务管理部门往往处在紧急任务的最前沿，从物资筹备、经费调度、生活安排、通信联络到现场保障和后勤服务等方面，都担负着繁重的任务和责任。在恢复重建过程中，机关事务管理部门又成为最基础的保障部门和最得力的支持部门。无数事实证明，职能工作的正常开展和事业的顺利发展，在一定程度上取决于机关事务管理工作的状况。
最后，机关事务管理是单位和组织内干部职工的工作前提和生活依托。在单位办社会的计划经济时代，机关事务管理部门承担了大量的住房保障、餐饮服务、理发洗浴服务、汽车维修服务、小区与物业服务等功能，因此，离开了本部门、本单位的机关事务管理工作，该组织的业务工作就无法正常开展。在市场经济条件下，机关单位虽然不再过多地承担职工的直接生活服务，但仍然要承担购买社会服务、监督和评价社会服务的职能。因此，解除干部职工的后顾之忧，使干部职工能够心情舒畅、体魄健全、精神饱满地投入工作，机关事务管理部门的保障作用必须首先到位，其生活依托的功能要首先得到保证。
机关事务管理的作用是由机关事务管理的基本任务、性质和在本单位、本部门的重要地位决定的，反映了单位和组织对机关事务管理的基本要求，也彰显了干部职工对机关事务管理工作的基本愿望。具体来说，主要表现在以下方面
：
机关事务管理的管理作用是指对保障机关运转的人、财、物实行有效的组织配置和有效使用的管理活动。为使机关能够正常、有序、高效运转，在机关内部，必须有相关的部门和人员对机关运转涉及的资产资源、设备设施、经费预算以及人员编配、手段工具等进行科学合理的计划、组织、指挥、协调、配置，这样才能保障机关主要业务工作的顺利开展。从这个意义上说，机关事务管理构成了政府行政管理的基础和前提。
机关事务管理的服务作用是指机关事务主体、客体及其关系都围绕服务工作展开，因服务工作而升华。具体来说，机关事务管理和机关其他职能相比较有一个显著特点，即主要围绕机关中心工作的顺利进行而展开。机关事务管理的主体是机关工作人员的一部分；机关事务管理的客体是机关资产、经费等具体工作对象；两者共同为机关及其工作人员服务。二者之间的关系是服务与被服务的关系，机关事务管理离不开服务，离开了服务就不称其为机关事务管理。所以，服务是机关事务管理的核心。
任何政府机关都是由若干职能部门的公职人员组成的，要顺利地开展业务工作，完成党和人民赋予的任务，无论是高级领导干部还是普通职工，都有赖于机关事务管理部门的保障和服务。做好机关事务管理工作，能够为机关和各部门提供可靠、充足和及时的保障，为业务工作的顺利开展奠定基础。机关事务管理做不好，则在机关工作的干部职工就会受到影响，进而影响到其他机关职能的发挥，甚至会导致机关工作的停顿和瘫痪。因此，保障是机关事务管理的根本目标。
提高机关工作效率是政府机构改革的重要目标之一。在科学技术飞速发展的今天，机关工作效率高、运转快、指挥灵、决策果断，不仅可以产生良好的政治效果，而且意味着产生巨大的经济和社会效益。机关工作效率的高低以其时间利用、物质消耗和工作成效为衡量标准，时间利用少，物质消耗低，工作成效大，也就说明工作效率高。这对机关工作就有了一定的要求：一是时效，即工作要讲究及时性；二是质量，即不出差错和避免无效劳动；三是决策，即讲求科学决策；四是运转快捷，即不能扯皮推诿；五是大局观念，即不能因为个人行为影响全盘工作；六是节省，包括节省时间和物耗。机关事务管理与机关工作之间存在一种对应的关系：机关事务管理做得好，可以充分发挥机关事务中人、财、物的综合效能，促进机关工作效率的提高。也就是说，机关事务管理的好坏直接关系到机关工作效率的高低，既可以产生正效应，也可以产生负效应。
无论对上还是对下，无论在系统内还是在系统外，机关事务管理部门是沟通四面八方的“窗口”，如机关事务管理部门接待上级领导的视察、检查和兄弟单位负责人的考察访问以及处理各种公务往来等。外界对本单位、本部门的第一印象也往往通过机关事务管理部门的精神面貌、思想作风、管理水平与工作效率来评论。因此，在一定意义上说，机关事务管理的好坏关系到本地区、本单位干部职工的形象和声誉，关系到本单位事业的改革和发展。
机关事务管理与机关工作和职工生活紧密相关，是增强领导与群众联系的纽带，体现党和国家对职工的关怀，也是团结和带领全体干部职工一心一意干事业、团结协作谋发展的重要保证。机关事务管理工作做好了，就能将组织的关怀和关心送到职工的心里，帮助职工排忧解难，产生巨大的凝聚力和向心力，使职工更加热爱自己的本职工作，在平凡的岗位上做出不平凡的成绩。相反，机关事务管理工作做不好，特别是在住房配售、小区物业、餐饮服务、公务接待等方面没有处理好，轻则引发矛盾冲突，造成新的不稳定因素，重则造成人心涣散，失去凝聚力和向心力，影响到业务工作的开展和事业的顺利发展。
总结以往我国机关事务管理的发展规律可以发现，我国机关事务管理的发展一直是在提高保障能力和运行效能的根本目标的指引下不断向前推进和发展的。过去为了顺应我国的经济体制从计划经济到社会主义市场经济发展的转变需求，我国机关事务管理经历了三次大的改革，基本完成了体系构成和职能定位的阶段性发展。而在可预见的一段时期内，我国的机关事务管理工作将继续围绕提高保障能力和运行效能的根本目标，在推进国家治理体系和治理能力现代化的需求下，将工作的重点转向现代化体系和能力的建设上来。
机关事务管理处在不断的变化发展之中。通过对我国机关事务发展历史的考察，由于不同时代的生产方式和社会环境存在不同，机关事务管理的内容、形式和手段也各不相同。从新中国成立前到新中国成立，从改革开放到社会主义市场经济体制的建立，我国机关事务管理经历了三次重大转变，这三次转变明确了机关事务管理的科学定位，彰显了机关事务管理工作着力点的转移，展现了当前和今后一段时期内我国机关事务管理工作的重点和核心。
第一次转变是由政务、事务不分向政务、事务区分转变。新中国成立前，在根据地、边区和解放区都设有不同类型的后勤管理部门。土地革命战争时期，中华苏维埃共和国临时中央政府设立总务厅以管理内部事务。抗日战争时期，各抗日根据地建立了抗日民主政权，都设有后勤管理机构并配备专门的工作人员。此后中共成立中央管理局，统一管理中央直属机构的机关事务工作。解放战争时期，各解放区都设有不同形式的后勤管理部门，为促进政治工作和生产运动，克服经济困难并最终取得解放战争的胜利创造了物质条件。新中国成立以后，由于政府管理工作点多面广、情况复杂，战时后勤保障体制已不适应新形势发展的需要。因此，中央人民政府设立了政务院机关事务管理局，专门从事中央行政经费概预算、全国性会议接待、大宗物资采购、公馆管理以及警卫、汽车、宴会、典礼等工作。1954年设立国务院机关事务管理局，作为国务院的直属机构，负责国家领导人的生活服务和安全警卫、中央级单位经费和财务管理、大型会议总务、有关人员接待、办公用房和宿舍的基建、调整、修缮以及机关所需汽车的管理、分配等工作。
至此，我国机关事务管理完成了第一次转变，这就是由政务、事务不分向政务、事务区分的转变。之所以发生这种转变，主要原因是：新中国成立前，由于中国共产党还是一个领导人民浴血奋斗、夺取革命政权的政党，所以在根据地、边区和解放区保障工作实行的是军政结合、军民结合、官民一体，着眼于搞生产、行节俭、聚资财，“一切为了部队，一切为了前线，一切为了胜利”，实行战时大后勤服务保障模式，没有政务与事务之分，也没有条件将政务与事务工作分开。新中国成立后，由于中国共产党掌握了全国政权，工作重点转移到接管城市、恢复国民经济、稳定人民生活、建立新的人民政权上来，再加上政府工作内容复杂，保障工作千头万绪，特别是供给制的废除和等级工资制的实施，单纯的后勤工作转向制定保障政策、确立服务标准、拟定保障规划等方面，战时后勤开始向机关事务转变。在这种情况下，迫切要求将机关政务工作与机关事务工作分开。1950年，周恩来总理明确指出，政务院的工作是政务和事务两个部分，这两个部分要分开，不分开工作则难以搞好。党和国家领导同志也多次强调，战争时期，部队由司令部、政治部和后勤部构成，没有后勤部，无法保证革命战争的胜利。现在虽然是和平建设时期，但是没有后勤工作，机关队伍就不能稳定，机关工作也不可能搞好。因此，有国务院存在就有事务工作，有事务工作就应该有管理事务工作的单位。事务工作的存在有其客观性，与政务工作进行区分有其发生发展的历史必然性。
第二次转变是由管理、服务不分向管理、服务区分转变。新中国成立初期，保障工作同时兼具服务和管理的任务，工作重点是保障供给、恢复生产、确保政权运转。由于当时国民经济尚处于恢复阶段，机关事务部门自办有多种不同形式的生产服务实体，担负着经济生产、物资流通、机关建设、经费保障等多项职能。20世纪50年代末，中央政府进行了服务社会化的改革尝试，剥离了经济生产职能，将自办的企业性质生产机构交由地方管理。但由于受到短缺经济的影响，时机不成熟，当时不具备管理与服务分离的条件，各部门又不得不重建企业性质生产机构以满足机关工作的需求，结果导致新一轮的重复建设。改革开放以来，特别是党的十五大以来，由于我国从计划经济向社会主义市场经济转变，思想解放、社会发展、经济繁荣、第三产业崛起，机关事务部门承担的服务产品生产的任务转由社会同行业提供成为可能，机关事务部门按照管理、服务两个职能分开的要求，将工作重点转移到规范管理、强化保障、改进保障、改进服务、推进服务社会化等事项的条件已经具备。1983年6月，中共中央书记处第70次会议在讨论机构改革问题时指出，“服务工作社会化的问题，要逐步解决”，并提出了“三步走”的具体要求。1987年，中央国家机关后勤管理和服务部门开始按照行政编制和行政附属编制分开的办法，实施人员编制和经费的分类管理。为配合政府机构改革、职能转变和公务员制度的建立，1993年，中央国家机关按照管理、服务两个职能分开的要求，改革后勤机构，分流富余人员，开展两面服务，搞活服务经营，完善保障机制，初步突破传统体制的藩篱，使机关事务逐步由计划体制向市场体制转轨，由自我生产、自我消费的方式向社会化生产、商品化交换的方式转变。
第三次转变是由管后勤、办后勤不分向管后勤、办后勤区分转变。在计划经济时期，由于生产社会化程度低，物资匮乏，管后勤与办后勤一体、管办不分有其历史必然性，也为社会主义革命和建设做出了贡献。但是，随着我国经济体制由计划经济向市场经济转变，物质财富快速增加，第三产业日趋繁荣，全国统一开放的市场体系、城乡社会化综合服务体系和新型社会保障体系逐步建立，这就要求机关事务管理部门按照社会化大生产和深化行政管理体制改革的要求，改变后勤管办不分、管办一体的模式。1998年，中央国家机关按照管办分开的思路，进一步深化后勤体制改革，规范规划职能和管理职能，强化宏观管理，理顺工作关系，加强工作监管，转变服务机制，促进服务联合。在1993年进行后勤机构改革、成立机关服务中心、实行差额拨款的基础上，广泛建立后勤服务费用结算制度，改变财政关系，改革经费支付方式，实行分灶吃饭、合同结算，推动后勤服务经营单位内部劳动、人事、分配制度的改革，建立现代企业制度，促进服务的市场化、专业化、集约化和社会化，并在确立标准、完善制度、统筹资源、加强监管、搞活经营方面取得积极进展。各单位在推进管办分离的过程中，注意按照社会化大生产的要求，遵循市场规则和机关事务自身规律，引进市场机制，加强规划引导，实施宏观管理，规范机关事务管理程序和方式，妥善处理“管后勤”与“办后勤”“管政策”与“管操作”的关系。不过，管后勤不是简单地对后勤服务实行行政管理，而是按照市场规律的要求，宏观上管住管好，微观上放开搞活，使后勤服务规范、有序；办后勤也不是简单地提供后勤服务，而是利用市场手段，运用市场机制，搞好后勤服务的生产和供给。
从机关事务管理的三次重大转变可以看出，机关事务管理是一个与时俱进的发展过程，是一个“以不断提高保障能力和政府效能为根本目标”的发展过程。过去顺应我国社会主义市场经济体制发展的需求，经过三次大的改革，机关事务管理基本完成了体系构成和职能定位现代化的阶段发展。
作为国家治理的重要组成部分，机关事务的发展将继续围绕“提高保障能力和政府效能”的根本目标，将工作发展的重点转向治理体系现代化和治理能力现代化的建设上来。具体而言，紧密围绕党和国家的中心工作，以管理为基础，以服务为核心，以保障为目标，大力推进机关事务治理体系和治理能力的现代化水平；夯实职能化基础，彰显行业化特性，推进法治化治理，加快标准化建设，推广信息化应用，提高社会化水平；不断创新管理体制、机制，使制度更加成熟定型，发展更有质量水平，各级党政机关和人民群众的获得感更加明显。
职能化是适应“善治”需要，实现政府职能结构“帕累托最优”的持续追求，是行政权力的科学化配置问题。针对过去机关事务职能化内涵不清晰、外延不确定、内容不准确、权责不明晰等问题，在职能化建设中必须严格落实《机关事务管理条例》的规定，坚持集中统一、分级管理的原则，保持渐进性、连续性和有序性，稳步夯实职能化基础。
具体而言，首先要统一机构，建立国家总局和省、市、县局的体制架构，建立从中央到地方的全面业务指导关系，统一行业标准和工作要求，确保体制统一、法制统一和政令畅通。其次要明确职能，将运行经费、机关用地、办公用房和设备、职工住宅、公务用车、政府采购、能源节约、公务接待、差旅会议、领导同志服务等确定为核心职能；将信息服务、车辆服务、物业服务、餐饮服务、幼教服务、会议服务、宾馆服务等确定为一般职能；将培训教育、精神文明、爱国卫生、绿化美化、计划生育、综合治理等确定为辅助职能。最后要处理好关系法定问题。注重用法律、法规界定机关事务部门与其他部门的关系，特别是涉及政府和部门间的职能划分、权力配置、利益分配和责任分担等问题的府际关系。
我国后勤专业门类多。机关事务管理有其特有的专业门类和行业化特征，在推进治理体系和治理能力现代化的进程中必须彰显这些门类和特征，打造行业形象和行业品牌。
具体而言，在行业规划方面，重点要在总体规划的基础上，尝试编制区域规划，加快完善专项规划和项目规划，建立规划检查落实机制和后评价制度，形成以规划统一意志，用规划引导工作，靠规划谋划发展的工作格局。在行业制度标准方面，建立科学规范、系统完善的保障制度，确保制度统一、标准统一、资源统筹、监管有力，建立定额完整、体系健全的工作标准，解决标准缺失、尺度不一、相互攀比、苦乐不均的问题。在行业学科方面，加强理论建设，着力建设和形成行业学科及其理论体系，解决学科缺失、政策缺位、人才不济、低层次低水平运行问题。在行业文化方面，以节俭效能为目标，着力打造先进的机关事务行业文化。在行业人才队伍方面，既要着眼于内部挖掘潜力提升培养能力，用专业的人干专业的事，也要善于引进和使用第三方力量，发挥外部智库和第三方机构作用，开展联合办学和双向培养。
习近平总书记指出，法律是治国重器，法治是国家治理体系和治理能力的重要依托。推进法治化治理，需要机关事务部门主动融入国家治理体系和治理能力现代化进程，用法治思维思考问题，用法治方式深化治理。近年来，机关事务管理法治化取得积极成效，但在立法工作方面还存在层次低、领域窄、质量不高的问题。
针对这些问题，新时代机关事务发展要加强政府内部基础制度建设，妥善处理政府机关结构与规模、数量与功能、需求与供给、配置与效率等矛盾，推动政府由全能向有限、管制向责任、威严向亲民的转变，建设有限、法治、伦理的服务型政府。在法律层面，要研究制定“机关运行保障管理法”；在法规层面，要着手起草“政府成本管理条例”等行政法规；在制度标准层面，要加快制定和完善保障机关运行和职工生活的实物定额和相关标准，构建机关事务制度体系。
习近平总书记指出，我们要完善科学标准体系，发挥标准在后勤保障中的主导、调节、约束、控制功能，做到按标准搞供应，依制度抓管理，提高后勤管理科学化、法治化、精细化水平。标准化是现代化的基本要素，标准化对于机关事务管理具有深远意义。
当前机关事务标准化还存在不够科学、不够合理、不够全面的问题。
在推进机关事务标准化建设中，要进一步落实《国家标准化体系建设发展规划（2016—2020年）》的要求，坚持政府引导、市场决定、标准先行、合力推进，坚持“量化、简化、固化、强化”的原则，在管理、保障、服务各领域，夯实工作基础，打造标准体系，推动标准实施，强化标准监督，提升标准化服务能力，建设具有适用性、综合性和前瞻性特点的标准体系。
随着云计算、大数据、物联网等技术的广泛应用，充分运用信息技术改造传统机关事务管理模式，大力推进“互联网+机关事务”已经成为共识。由于缺乏总体规划和顶层设计，当前机关事务信息化建设过程中还存在着重建设、轻应用，实用性不强，重复投资和浪费严重等问题。
因此，在下一阶段的发展中，要以信息化驱动管理的现代化，以建设机关事务大数据为目标，着力增强机关事务信息化发展能力，提高应用水平。一方面，推动信息基础设施和网络安全协调发展，实现基础硬件、软件协调发展，电子政务内网、外网协调发展。另一方面，以信息化重点项目为依托，对接国家电子政务工程，深化机关事务信息化应用，完善信息化发展环境，努力实现业务信息上下贯通、左右联通和内外融通，推动信息系统全面发展，最终使信息化在机关事务管理和政务服务中发挥更重要的作用。
改革开放以来，我国机关后勤进行了持续性的改革，取得了积极成效，但总体上看，还存在社会化、市场化程度偏低等问题。为此，深化后勤服务社会化是下一阶段机关事务发展的重要工作。这要求坚持市场化和契约化导向，围绕供给侧结构性改革，结合事业单位分类改革和行业协会、商会脱钩，通过简政放权、放管结合、优化服务和管办分离，全面推进机关购买后勤服务，有效满足机关需求。要贯彻国务院办公厅《关于政府向社会力量购买服务的指导意见》的具体规定，鼓励各级机关优先向社会购买房屋养护维修类、办公家具养护维修类、公共设施设备类、环境卫生类、秩序维护类、绿化服务类、会议服务类、文印服务类、餐饮服务类、代办服务类等后勤服务。