高效工作之道

日常工作中，出纳人员时常收到各类款项，随即就应为交款单位或个人开具收款收据。目前大多数企业通常购买或定制预先印刷的空白收据，开具时由出纳人员填写。虽然这项工作非常简单，但是频繁的手工填写，不仅效率较低，而且在汇总金额和书写大写金额时极易出错，重新开具则更影响工作效率。其实，可以运用Excel自行制作电子收据，同时还可通过其中的函数设置公式自动汇总金额、自动列示大写金额，而出纳人员只需在其中输入少量内容（如日期、交款单位名称、摘要内容、收款项目金额），即可迅速开具完成一份收据。因此本章“高效工作之道”主要讲解如何充分运用Excel中的功能、函数制作“智能化”电子收据，以帮助读者提升工作效率。

01　制作空白电子收据，简化手工输入

首先运用Excel绘制电子表格，设置基础格式，将其变换为空白“收据”样式，并运用不同功能对其中部分项目进行设置，以简化部分手工输入工作，包括日期、收据编号、小写金额、交款方式。下面讲解简化手工输入的具体方法与步骤。

（1）自定义单元格格式，简化输入日期、收据编号、小写金额。

步骤1　新建一份Excel工作簿，命名为“电子收据”，绘制基础表格，设置好收据的基本样式，如图2-12所示。

步骤2　右击D4单元格→在弹出的快捷菜单选择【设置单元格格式】选项，或按【Ctrl+1】组合键即可打开【设置单元格格式】对话框，如图2-13所示。

步骤3　在弹出的【设置单元格格式】对话框的【数字】选项卡左侧列表框内选择【自定义】选项→在【类型（T）：】文本框中输入“"收款日期："yyyy"年"m"月"d"日"”（注意文本字符必须添加双引号，并且在英文输入法下添加，否则设置无效）→单击【确定】按钮即可，如图2-14所示。

步骤4　以同样的方法和步骤设置I4单元格、I6单元格格式，在【设置单元格格式】对话框【数字】选项卡的【自定义】选项中的【类型（T）：】文本框里分别输入以下内容。

◆I4单元格：“No：000000”（设定编号位数为6位，不足6位添“0”补位）

◆I6单元格：“¥0.00"元"”

步骤5　测试自定义单元格格式效果。

◆在D4单元格输入任意日期，如“1-18”，即自动显示“收款日期：2019年1月18日”。

◆在I4单元格输入任意编号，如“156”，即自动显示“No：000156”。

◆在I6单元格输入任意金额，如“1250.8”，即自动显示“¥1250.80元”，效果如图2-15所示。

（2）【数据验证】简化输入“交款方式”。

交款方式一般为两种：现金和银行转账，通过【数据验证】功能设置下拉菜单，填写“交款方式”时就不必手工输入文字，直接在菜单中快速选取即可。

步骤1　选中I5单元格→在【数据】选项卡下的【数据工具】组中单击【数据验证】按钮，在展开的列表中选择【数据验证（V）……】选项，如图2-16所示。

步骤2　弹出【数据验证】对话框，选择【设置】选项卡→在【验证条件】的【允许】下拉列表中选择【序列】选项，如图2-17所示。

步骤3　在【来源（S）：】文本框中输入“现金，银行转账”（如果还有其他交款方式，可在后面继续添加，用英文符号“，”间隔即可）→单击【确定】按钮，如图2-18所示。

步骤4　此时I5单元格右下角会出现小方框，单击小方框中的倒三角按钮，出现下拉列表，即可选取交款方式，如图2-19所示。

提示

收据中的“收款人”“开票人”项目同样可运用“数据验证”制作姓名下拉菜单，制作方法与设置“交款方式”相同。

02　大写金额同步“书写”

大写金额虽然比较简单，但由于中文大写金额的每个文字笔画较多，手工书写既费力又容易出错，所以书写大写金额对于出纳员人而言，也是影响工作效率的一个“难题”。而Excel中强大的函数功能能轻松地解决这个难题，只需运用函数嵌套设置一个公式即可根据小写金额同步自动生成规范的大写金额。

步骤1　选中E6单元格，设置以下公式：=IF（I6=""，""，IF（INT（I6）=0，""，TEXT（TR UNC（I6），"人民币[DBNum2]G/通用格式"）&"元"）&IF（TRUNC（I6*10）-TRUNC（I6*10，-1）=0，IF（TRUNC（I6*100）-TRUNC（I6*100，-1）＜＞0，"零"，""），TEXT（TRUNC（I6*10）-TRUNC（I6*10，-1），"[DBNum2]G/通用格式"）&"角"）&IF（TRUNC（I6*100）-TRUNC（I6*100，-1）=0，""，TEXT（TRUNC（I6*100）-TRUNC（I6*100，-1），"[DBNum2]G/通用格式"）&"分"）&IF（TRUNC（I6*10）-TRUNC（I6*10，-1）=0，"整"，""）），如图2-20所示。

公式含义

上面这个公式比较复杂，是几个函数技巧的综合运用，这里解释一下几个函数与公式的含义。

（1）INT函数：将数值向下舍入直接取整为最接近的整数，语法是“INT（number）”。无论“I6”的值是“1250.80”还是“1250.30”，运用INT函数取整后的值均为“1250”。

（2）TRUNC函数：按指定的精度截尾取整，包含2个参数，语法是“TRUNC（number，number_digits）”，其中“number_digits”即代表取整的精度，如果不设置这个参数，则默认为“0”，表示直接取整。

公式中“TRUNC（B9*100，-1）”的含义是将“I6”的值乘以100之后得到的数值，再向左移一个数字取整数（负数即表示向左移动）。例如，“I6”的值为“1250.80”，则公式中“TRUNC（I6*100）-TRUNC（I6*100，-1）”计算过程与结果是125080-125080=0，其实这一部分公式主要是针对金额中含有“分”时的情形而设置，假设“I6”的值为“1250.85”，那么计算过程与结果则为125085-125080=5，以此类推，即可理解公式中“TRUNC（I6*10）-TRUNC（I6*10，-1）”部分是为“角”位而设置。

（3）TEXT函数：将数值转化为指定的文本。公式的含义是将计算得出的数字转化为中文大写数字，并在其后加上“元”“角”“分”，如果计算结果是整数，则在大写金额末尾添加“整”字。

（4）IF函数：条件函数，可根据指定的条件来判断其“真”（TRUE）或“假”（FALSE），并根据逻辑计算的真假值，返回指定的内容。IF函数可多层嵌套。例如，公式中“IF（I6=""，""，IF（INT（I6）=0，""，”部分的含义是如果“I6”的值为空值，则“E6”返回空值，如果取整“I6”中数值后的值为0，则“E6”返回空值，以此类推。

（5）公式中“人民币[DBNum2]G/通用格式”部分表示将小写金额设置为中文大写数字格式并在金额前面添加“人民币”字符。

步骤2　测试效果：分别在I6单元格中输入整数和含有“分”位的金额，测试公式的准确性，如图2-21和图2-22所示。

03　收据号码自动编排

第一份空白收据制作完成后，即可将其复制粘贴至下面区域，生成第二份收据继续使用，方便快捷。但此时还存在一个小问题：每份收据都需要手工修改收据编码。相信财会人员都清楚关于编码的基本常识：任何票据的编码都必须要保证统一性、顺序性、连续性及唯一性，如果每次增加新的收据时，手工输入编码，极易出现号码重复、断号等错误。对于这一问题，运用IF函数嵌套COUNTIF函数设置一个简单公式即能实现按规则、按序列自动编码，可有效避免编码错误，并确保编码的准确性。

步骤1　复制粘贴第一份收据至下方区域。单击行标“2”，即选中第2行整行→按住鼠标左键不放向下拖动至第10行，即选中了第一份收据占用的所有行次【2:10】→按【Ctrl+C】组合键复制→单击行标“12”→按【Ctrl+V】组合键粘贴即可。

注意，这是一个选择区域操作上的小技巧：选中第一份收据占用的所有行次“2:10”，整体复制粘贴至下方行次后才能保持第一份收据的行高尺寸，维持其原貌。如果仅选中收据所在区域【C2：L10】，那么复制粘贴后，第二份收据的行高会“缩水”，破坏收据的整体样式。以下是选择行次和选择区域进行复制粘贴后的效果图，如图2-23及图2-24所示，可见差别很明显。

步骤2　设置公式自动编码。I14单元格公式为“=IF（E13=""，""，I＄4+COUNTIF（E＄3：E3，＄E＄3））”→再次向下复制粘贴第三份收据，可看到收据编码自动递增，即变为“158”。效果如图2-25和图2-26所示。

公式含义

这个公式嵌套了条件函数IF和条件统计函数COUNTIF，下面是关于公式含义的解释。

（1）如果E13单元格为空，则I14单元格也为空。意思是如果E13单元格内没有内容，表明此处没有“收据”，那么自然不会存在编码。

（2）如果E13单元格不为空，表明此处有一份“收据”，则将I14单元格的值“156”加上“COUNTIF”函数统计得出的E$3：E3区域中E3单元格的值的个数。公式中“COUNTIF（E$3：E3，$E$3）”统计得到的个数为1，加上156后即得到数字“157”，即为第二份收据的编码，以此类推。

（3）公式“COUNTIF（E$3：E3，$E$3）”中添加符号“$”的作用是锁定列号和行号，固定公式区域范围或单元格。例如，“E$3”锁定第3行但不锁定列号，“$E$3”则锁定E列第3行，即锁定E3单元格。之后继续复制粘贴收据，其中被锁定的区域和单元格不会因收据所有区域发生变化而改变，因此这个公式计算得到的结果始终为“1”。

步骤3　最后取消工作表网格线，即可呈现清爽、整洁的“收据”界面。单击【视图】选项卡【显示】组→取消选中【网格线】复选框即可，如图2-27所示。

提示

电子收据开具完成后，使用两联压感纸在针式打印机中打印出纸质收据。第1联存根联作为企业留存，由出纳人员妥善保管，及时传递；第2联收据联作为收款凭证，加盖企业财务专用章或公章之后交付给交款单位或个人。 Yz7K+DuIQP42dGg8cJIIDRK0Cpb6AkZEbNXfxrdud7+15EdQstIbLZ0phOx43wzh