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如今，财务人员的大部分手工操作已经由计算机代劳，但是在很多日常工作场景中仍然要求财务人员手工书写，如书写现金、银行票据等。不过，出纳工作书写时却不能像其他非财务人员一样“任性”，必须要遵循一定的规则。“不以规矩，不能成方圆”，要成为一名专业出纳人员，首先应从学习如何规范书写开始。本节将介绍出纳书写文字、小写数字与金额和大写数字与金额的规范要求。
事实上，文字书写规范的要求不仅适用于出纳人员，也是书写数字及其他从事重要文字书写工作的人员应当遵循的通用规则。出纳人员应该遵循的书写规范一般有以下几点要求。
（1）使用钢笔、签字笔书写，不得使用铅笔和圆珠笔（用复写纸复写除外）。可使用蓝、黑、蓝黑墨水或碳素墨水，红色墨水通常只在修正和冲销、结账划线时使用。
（2）工作中使用的账簿，以及各种表单、票据通常为表格形式或留有下画线，书写文字时要注意紧靠表格左竖线或下画线前面的第一个文字或符号，不得在其间留有空白，避免给舞弊行为以可乘之机。
例2-1
出纳人员收到现金10000元，在开具收据填写金额时本应紧贴人民币符号“¥”书写，如应书写为“¥10000.00”，但是却写成了“¥10000.00”，这样很容易被别有用心之人在符号和数字之间任意添加一个数字，那么账面金额与实收金额就会出现巨大差异。
（3）文字不能顶格书写，不能过大或过小，一般占据空格的1/2或2/3较为合适。
（4）使用正楷字体书写，保证文字清晰可见，纸面清爽整洁。书写时要专心致志，避免书写错误。如果偶尔写错，确实需要修正，也不得随意涂改，应当使用红笔以直线划掉，再在原文字上方空白处填写正确文字。
这里所讲的“小写数字”是指全世界通用的阿拉伯数字。在财会领域中，数字有着特殊的作用，它不仅仅是对文字记录的补充说明，更是会计信息的最主要和最重要的组成部分，直接影响会计资料的准确性和完整性。因此，对于小写数字与金额的书写，除要遵照前面文字书写规范的一般要求之外，还应当遵循其字形、大小、位置、格式等各个方面的规则和标准。下面分别介绍小写数字和金额的书写规范。
对于小写数字的书写主要有以下规范性要求。
（1）数字应从左向右书写，保持间距均衡，排列整齐有序。
（2）每个数字各自成形，不能连笔书写。
（3）数字自身大小匀称，一组数字中各数字的大小也要均匀。
（4）数字整体自上而下、从右上方向左下方倾斜45°至60°左右，不能颠倒倾斜方向或者不倾斜。
（5）数字之间上下垂直对齐，除“7”和“9”之外，其他数字都要紧靠底线书写。
对于笔顺相近、形体相似、容易混淆的数字，书写时更要特别注意区分，避免被恶意篡改。主要注意以下几点。
（1）数字“0”形状为椭圆形，注意与英文字母“O”的区分。
（2）数字“1”注意长度要符合规则，不能写得过短，避免被改为“4”或“7”。数字的倾斜度也必须符合要求，否则容易被改为“6”或“9”。
（3）数字“2”的底部拐折部分应绕圈书写，避免与英文字母“Z”混淆或被改为“3”。
（4）数字“4”的顶部开口，竖划部分应短于数字“1”。
（5）数字“6”可以比其他数字略大，起笔时应比其他数字高出1/4，以防止被改为“8”。
（6）数字“7”和“9”的下端伸出底线外1/4，避免被改为“8”。
（7）数字“0”“6”“8”“9”的圆圈部分注意一定要封口，不能留有缺口。
（8）数字“0、8”“3、8”“6、8”的写法应有明显不同，以免前者被改为“8”。
（9）除数字“4”“5”外，其他数字均应一笔写成，不能自行添加笔画。
小写数字的会计规范写法如图2-1所示。
图2-1 小写数字规范书写示例
以上是对各个小写数字的书写规范要求，那么当多个数字组合成为一个小写金额时，在书写时，则应遵循以下3个规则。
（1）三位一节。
三位一节是指金额中的数字应当以每三位为一个节点，用千分位符号“，”分隔开。例如，“123，456.78”。不过这项规则在日常工作中并不常用，一般在书写特别重要的文件时使用。
（2）尾数到分。
尾数到分是指金额按标准是以元为整数单位，而在书写时，一律应写至分位，因此，会计中所有数字无论是否为整数都保留至两位小数。对于没有角、分的金额，填写数字“0”补位即可。例如，“168.6”的规范写法是“168.60”，“168”的规范写法是“168.00”。
（3）首尾添加。
首尾添加是指在小写金额的前面添加货币符号，即“¥”“$”等，同时在其后面添加“元”字。这样可有效防止他人在数字前后添加数字。例如，人民币金额“168.68”应书写为“¥168.68元”。
提示
由于金额数字统一保留至两位小数，所以在金额后面添加数字其实意义不大，因此日常工作中，通常只在数字前面添加货币符号，数字后面也可以不加“元”字。
在实际工作中，无论是日常填写报销单，还是书写重要凭证、文件，除要规范书写小写金额外，还应当添加大写中文数字，这样可以有效防止他人篡改数据。下面介绍中文大写数字和大写金额的规范书写方法。
大写数字是指以汉字代表数字，是我国独有的记数形式。在阿拉伯数字传入我国之前，人们都是采用大写数字进行记数和记账。大写数字最早的写法为“零、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十”等，但是这种书写形式仍然容易被人篡改，如“一”加一竖即可被修改为“十”。明朝时对此加以改进，颁布法令明文规定用于记账的数字必须修改为“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟”等更为复杂的汉字。这种书写形式加大了涂改数字的难度，从而能够有效防止数字被他人篡改，因而一直被沿用至今。现将阿拉伯小写数字与标准的中文大写数字一一对应，以便读者对照书写，如表2-1所示。
表2-1 小写数字与大写数字对应表
书写大写金额时，要按照标准格式，并遵循特定的规则。下面介绍大写金额的标准格式和书写规则。
（1）标准格式。
大写金额主要由以下几个部分组成。
①币种：大写金额前要添加币种名称，如“人民币”。
②大写数字：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖。
③数位：拾、佰、仟、万、亿、元、角、分。
④“整”或“正”：大写金额后面加文字“整”或“正”，写至元位或角位（分位为“0”）即止，分位后面不加“整”字。
大写金额的标准格式：币种+大写数字+穿插数位+文字“整”或“正”（写至元位或角位）。
例2-2
小写金额¥16815.00元，应写为“人民币壹万陆仟捌佰壹拾伍元整”；小写金额¥16815.30元，应写为“人民币壹万陆仟捌佰壹拾伍元叁角整”；小写金额¥16815.36元，应写为“人民币壹万陆仟捌佰壹拾伍元叁角陆分”。
（2）书写规则。
大写金额书写时除上述加“整”字的规则之外，在其他细节方面还要遵循以下几项规范。
①如果文件或票据上预留填写大写金额的空白处前面没有印制“人民币”字样，书写时应当在大写金额前自行添加“人民币”字样。“人民币”字样和金额首位数字之前不得留有空格，也不得在“人民币”后面添加冒号，如“人民币：”，数字之间更不能留有空格，数字的读写顺序要一致。
②金额数字中间只有一个“0”且不在元位上，或有几个连续的“0”，都只写一个“零”，如¥10000.10元，应写为“人民币壹万元零壹角整”；¥1001.00元，应写为“人民币壹仟零壹元整”。如果数字中间只有一个“0”且在元位上，或分位为“0”的则不写“零”字，如¥1230.50元，应写为“人民币壹仟贰佰叁拾元伍角整”。大写金额的写“整”和写“零”的规则如表2-2所示。
表2-2 大写金额写“整”和写“零”规则
③金额为十几、十几万时，注意大写文字前必须添加数字“壹”字，因为“拾”字代表位数，而不是代表数字。例如，¥10.00元，应写为“人民币壹拾元整”，而不能写为“人民币拾元整”；¥180000.00元，应写为“人民币壹拾捌万元整”，而不能写为“人民币拾捌万元整”。
④大写数字必须按照标准的文字书写，不能擅自乱用简化字，更不能写成错别字。例如，“零”不能用“0”代替，数位“角”不可写为“毛”。
（3）修正方法。
书写大写金额的文字比较复杂，略有难度，因此出纳人员要勤加练习，在实际书写时，务必做到大小写金额一致，文字正确，书写熟练、流利，保证工作顺利完成。如果大写数字及金额不慎写错或漏字，注意不能涂改，也不能用“划线更正法”在错字上方修正。规范的处理方法：在账簿中书写的，应将整行划掉另起一行重新书写；填写票据的，则应将原票据作废后重新填写一张。下面列举大写金额书写的常见错误并解析原因，以便出纳人员随时提醒自己和检查对错，如表2-3所示。
表2-3 大写金额书写常见错误分析
