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以上是对出纳相关基础知识的介绍，相信读者通过阅读，已经对出纳工作形成了一个基本的认知框架。但是出纳的具体工作内容是比较繁杂的，那么在实际工作中应该怎样才能做好出纳工作呢？这就需要出纳人员有意识、主动地去找寻和学习提升工作效率的方法和技能。本节将向读者介绍和讲解一些提高工作效率的实用技能和方法，希望能切实地帮助出纳人员解决工作中的难题，高效率、高质量地完成工作目标。
“一家企业就像一个家庭”，在企业日常经营活动中，每天都会不可避免地发生类似“开门七件事”式的各种费用支出，大量的费用报销也会接踵而来。其实报销工作本身并不复杂，但是由于大多数企业中的其他部门人员对报销流程并不熟悉，操作上也不规范，常常出现报销单填写错误、附件粘贴不规范、审批签字不齐全等情况。这些不仅会在无形之中给出纳人员增加工作量，也会给报销工作带来一定程度的阻碍，使报销程序无法顺利进行，从而影响工作效率。针对这类情况，出纳人员可运用Word中的SmartArt图形工具快速制作一份费用报销流程图，张贴于公告栏中，要求各部门人员学习并熟悉，按照既定的规范流程有序地履行报销手续，以便高效完成费用报销工作。
下面参照比较通用的报销流程（报销人填写报销单、粘贴附件→部门直属领导审核签字→财务部门经理或主管审核签字→总经理审批签字→出纳向报销人支付报销费用）讲解运用Word快速制作流程图的方法和步骤。
步骤1 新建一份Word文档，命名为“费用报销流程图”→单击【插入】选项卡【插图】组中的【SmartArt】按钮，如图1-8所示。
图1-8 单击【SmartArt】按钮
步骤2 系统弹出【选择SmartArt图形】对话框。❶选择对话框左侧列表框中的【流程】选项；❷选择图形候选框中的【垂直V形列表】选项；❸单击【确定】按钮，如图1-9所示。
图1-9 选择SmartArt图形
步骤3 此时系统将自动生成一份默认样式的流程图，为方便后续操作，可关闭【导航窗格】。默认流程图样式如图1-10所示。
图1-10【垂直V形列表】默认样式
步骤4 自动生成的默认V形图为3个，而流程步骤数为5个，接着再添加2个V形图即可。右击其中一个V形图，在弹出的快捷菜单中选择【添加形状】→【在后面添加形状】选项，重复操作两次即可，如图1-11所示。
图1-11【添加形状】快捷菜单
步骤5 快速调整SmartArt图形的整体颜色。❶单击其中一个V形图，按【Ctrl+A】组合键，选中所有图形；❷单击【设计】选项卡【SmartArt样式】组中的【更改颜色】按钮；❸在弹出的下拉列表中选择【透明渐变范围-个性色3】样式，如图1-12所示。
图1-12 更改图形颜色
步骤6 更改文本颜色。单击【自定义快捷工具栏】中的【字体颜色】按钮，在调色板中选择黑色，如图1-13所示。
图1-13 更改文本颜色
步骤7 依次在5个V形图中输入费用报销流程的5个步骤→在每个V形图旁的文本框中添加每个步骤的详细说明文字→添加流程图标题。效果如图1-14所示。
图1-14 费用报销流程图
提示
单击选中流程图后，按住鼠标左键不放，拖动边框，即可调整流程图大小。如果内容较多，流程图较大，可将纸张方向调整为横向（单击【布局】选项卡中【纸张方向】选项中的【横向】按钮即可）。
资金信息是企业的高度商业机密，不可向无关人员透露。因此，出纳人员要格外注意对工作中使用的计算机及存放在其中的相关文件做好防护保密措施。同时设置计算机登录密码和文件密码，为机密文件加上“双保险”，可充分保护机密文件。下面以Windows 7系统为例分别讲解操作方法与步骤。
（1）计算机登录密码设置。
设置计算机系统登录密码，如同给家里大门上锁一般，是防止他人进入计算机系统的第一道防线。下面介绍计算机登录密码的设置方法。
步骤1 单击系统桌面左下角的【开始】菜单按钮，在弹出的菜单中单击【用户账户】按钮，如图1-15所示。
图1-15【用户账户】按钮
步骤2 系统弹出【用户账户】对话框→单击【为您的账户创建密码】按钮，如图1-16所示。
图1-16【用户账户】对话框
步骤3 系统弹出【创建密码】对话框，在密码设置文本框中两次输入相同密码→单击【创建密码】按钮即可，如图1-17所示。
图1-17 创建密码
提示
①密码可设置为数字、大小写英文字母或数字+字母，但是不能设置为文字。如有必要，还可设置“密码提示”（可设置为文字）。
②密码设置成功后，注销账户或重启计算机后需要在“欢迎登录”界面输入登录密码才能进入系统桌面。
③如果出纳人员工作中需要暂时离开座位，不必注销账户或重启计算机，直接按【Windows+L】组合键快速启动屏幕保护程序，系统会立即跳转至“欢迎登录”界面，同样需要输入登录密码才能进入系统桌面。
（2）文件密码设置。
财务人员应该直接对重要的机密文件设置密码，这样即使他人进入计算机系统，也无法查看文件。密码设置方法同样简单快捷，Microsoft Office各组件如Word、Excel、PowerPoint等文件密码设置方法相同，下面以Excel文件为例，介绍操作步骤。
步骤1 打开“素材文件\第1章\库存现金交接清单.xlsx”文件。单击窗口左上角的【文件】菜单→选择列表框中的【信息】选项→选择主窗口中【保护工作簿】选项菜单中的【用密码进行加密（E）】选项，如图1-18所示。
图1-18 保护工作簿
步骤2 系统弹出【加密文档】对话框。❶在密码文本框里输入数字、字母或数字+字母形式的密码，如“123456”→单击【确定】按钮，如图1-19所示；❷系统弹出【确认密码】对话框，再次输入相同密码→单击【确定】按钮→保存并关闭文件，如图1-20所示。
图1-19【加密文档】对话框
图1-20【确认密码】对话框
步骤3 测试效果。重新打开文件即弹出【密码】对话框，正确输入密码并单击【确定】按钮才能真正打开文件，如图1-21所示。
图1-21【密码】对话框
提示
如果需要加密的文件较多，逐一加密比较麻烦，建议下载具有加密文件夹功能的第三方软件，可直接对文件夹进行加密，将所有机密文件存放在加密后的文件夹里即可。