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行政部的职责只有划分到行政部的各个岗位上，明确各岗位的职责，才算真正落地。本节详细介绍了行政部各岗位的通用工作职责，读者可根据实际情况，结合行业特点进行组合分解与增减，从而规范行政部各岗位的工作职责。
行政总监在工作岗位上行使对公司行政人事日常工作监督、管理的权利，并承担执行各项规章、工作指令的管理责任，对所分管的工作全面负责。具体来说，行政总监的岗位职责如下。
（1）协助参与公司经营战略策划的制订，完成公司行政管理规划，协调各部门关系，积极配合各部门做好内部管理工作。
（2）制订公司综合管理工作目标、计划，并组织实施，做到计划明确、方法灵活。
（3）负责发挥总经理参谋、协调和综合管理职能，直接处理尚未分清职能的公司事务。
（4）负责协助总经理完善公司总体制度规划并监督实施，运用先进的管理模式进行现代管理，做到依章办事、有章可循，规划公司的各项行政运营管理。
（5）负责所辖各部门的机构设置和管理制度的制订、各项工作的开展和督导及绩效考核。
（6）根据公司经营管理工作情况，按公司领导的要求，负责组织起草综合性业务规划。
（7）筹备股东会、董事会、总经理办公会议的召开，组织编写会议纪要和决议，并检查各业务部门贯彻执行情况。
（8）在公司负责人领导下，协调、平衡各部门之间的关系。
（9）组织、安排重要客人来访的接待工作，协调内外关系，宣传企业文化和公司理念，树立公司的良好形象。
（10）负责公司公共关系、企业形象、品牌建设的规范和提升。
（11）处理行政方面的重要函件。
（12）组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督、检查公司保密工作的执行情况。
（13）掌握行政系统工作情况和公司行政管理工作的运作情况，适时向总经理汇报。
（14）代表公司与外界有关部门和机构联络，并保持良好的合作关系。
行政部经理主要协助公司行政总监负责行政部的日常管理工作，同时还负责公司行政管理体系、制度与流程的建设与完善，以及公司行政管理、后勤事务管理、对外公共关系的协调与处理等工作。行政部经理岗位职责如下。
（1）根据公司年度经营计划，组织拟订本部门年度工作计划及阶段性工作计划。
（2）分解部门年度工作计划和阶段性工作计划，并督促指导部门员工执行。
（3）定期完成部门工作总结。
（1）负责部门内工作任务分工，合理安排人员。
（2）负责本部门员工建设、员工培养，以及选拔、调配和绩效考核。
（3）指导、监督和审核部门内各岗位工作的执行，对出现的问题及时处理，保证部门工作的顺利完成。
（1）参与并推动公司战略建设，配合各项计划目标的执行与监控。
（2）负责公司行政类制度体系的建立与完善，对各项行政制度、流程的执行情况进行监督管理。
（3）协调公司各级部门之间和下属机构之间的关系，上传下达公司各项制度要求，并配合执行监控工作。
（4）负责部门团队管理工作，根据岗位合理分配工作，指导培训、考核下属业务工作。
（1）负责公司与部门行政办公费用预算的编制与执行，监管各项费用开支，合理地控制费用成本。
（2）负责公司各类资产、物品、物料的管理督导工作，监控各项资产的使用、维护、维修、添置等情况。
（3）负责公司行政办公费用的审核。
（1）负责公司对外公共关系的日常维护，指导并协助下属项目（公司）进行公共关系的维护工作。
（2）负责公司与政府机关之间的危机公关处理工作，协助下属项目（公司）处理危机事件，并督导处理结果。
（3）负责协调公司与各级政府部门、合作单位、社会团体的沟通联系，维护公司对外业务合作关系。
（4）负责公司来访的重要业务单位及重要宾客的接待。
（5）负责建立公司重大危机事件处理体系，配合危机领导小组开展工作。
（1）负责公司下属项目（公司）的设立、撤并、注销等工商手续的办理。
（2）监督公司各项证照的办理和政府性审核工作手续的办理。
（1）负责公司行政督导类奖罚工作的牵头与执行。
（2）负责建立公司《制度流程管理手册》，指导并监督下属项目（公司）组织实施。
（1）负责公司印章的使用监管工作。
（2）负责公司级行政会议的组织、管理，做好相关会议的跟进工作。
（3）参与公司股东会、董事会日常事务工作。
（4）负责公司车辆、安保、环卫、食堂等工作。
行政主管在公司行政经理的领导下，全面负责公司的行政事务和档案管理工作，保障公司在任何情况下都能顺利地开展各项工作，确保公司的安全稳定与正常运作。具体来说，行政主管岗位职责如下。
（1）组织公司各项会议（主管会、季度会、年会等）、管理会议室。
（2）组织公司的各项活动（运动会、省内省外旅游等）。
（3）组织各种员工福利活动及公司庆典活动（节日礼品、新店开张等）。
（4）负责宣传文体工作，办好黑板报、宣传栏。
（5）协助制订、监督、执行公司行政规章制度。
（6）拟定公司办公费用的使用计划，以及组织办公用品的购买、管理和发放工作。
（7）负责公司办公室水电费、物业管理费的计量、核算、收缴。
（8）负责员工宿舍水电费的计量、核算、收缴。
（9）负责员工社会保险的办理。
（10）负责公司证照、资质办理及管理。
（11）负责全公司人员考勤、处理各种假期。
（12）负责各项文件的收发。
（13）完成直属上司交办的临时性工作。
（14）协助各部门办理行政所需事项。
车辆主管主要负责公司车辆年检、保险购买、车辆维修保养、车辆调度及驾驶员日常管理等，其岗位职责具体如下。
（1）在行政部经理的领导下，全面负责公司车队的管理工作。认真贯彻公司车队管理条例，落实“安全第一”的宗旨，积极完成上级交付的各项工作，规范车队管理。
（2）负责制订车队的各项管理制度，做好驾驶员的日常管理和考核工作，为调动车队队员积极性提出建议。
（3）在保证公司员工用车需求、公司送货需求的前提下，努力降低运营成本。
（4）严格规范车队财物使用，为制作车队管理所需报表提出建议并认真填写各种报表。所有报表资料需存档，并做出月度、季度、年度分析报告给上级领导参考。
（5）积极了解车队的各种情况，公正合理地处理问题，随时掌握路况、天气状况，并及时做出相应调整，做到以身作则、坚持原则、赏罚分明、关心司机。
（6）掌握各车辆动态，做好车辆出车计划，合理安排出车任务，要确保重点、兼顾全面，真正做到安全、及时、无误。做好出车前、收车后的检查工作，认真填写各类报表及行车记录。
（7）认真执行车辆保养制度，督促、检查车辆的维护保养工作，并做好记录。
（8）负责处理车辆行驶过程中的突发事故，做好交管部门的协调工作，并定期办理车辆年审、运营手续等。
（9）当违章、交通肇事等事故发生时，及时向上级汇报，提出处理意见和改进措施，并积极处理问题。
（10）倡导司机遵守职业道德，改进工作作风，保持车容整洁、车况良好。
（11）负责车队车辆的节能降耗工作，努力降低营运成本，提高经济效益。
（12）抓好日常的安全教育工作，定期组织司机召开安全会议，分析影响安全行驶的各类问题和事故隐患，并提出防范措施和处理意见。
（13）积极完成公司交付的其他任务。
（14）虚心听取客户意见，及时向主管部门反馈。
（15）积极完成公司领导交办的其他工作。
后勤主管在公司行政经理的领导下全面负责公司的后勤保障工作，其岗位职责主要如下。
（1）全面负责后勤部门全体人员的日常管理工作，合理分工和配置人员，做到人尽其才、各尽其能，负责督导和分配所属人员的各项工作。
（2）负责拟定公司后勤相关制度与经批准后制度的执行与监督。
（3）根据规定考核下属的工作业绩。
（4）全面负责员工食堂的管理，及时妥善处理员工对食堂服务质量问题的投诉，提高食堂伙食质量，强化伙食成本核算，重视食品安全。
（5）全面负责员工宿舍的管理，确保员工住宿安全，维持宿舍秩序。监督各项制度、计划的执行情况。
（6）根据公司发展及员工建议，负责适时对员工食堂、宿舍条件提出改进建议。
（7）负责对公司公共区域的卫生、清洁、环境维护及绿化工作进行指导，定期或不定期对此进行检查，发现问题及时纠正。
（8）负责严格执行后勤部门各项费用审批制度，确保后勤费用支出控制在预算范围内。
（9）完成上级领导临时交办的其他工作。
信息主管岗位职责主要如下。
（1）负责制订公司信息化中长期战略规划、当年滚动实施计划，以及公司信息化管理制度、信息化标准规范。
（2）负责公司信息化网络规划、建设组织，制订IT基础资源（硬、软件）运行流程，制订网络安全、信息安全措施并组织实施，实现IT资源集约化管理。
（3）负责公司集成信息系统总体构架，构建公司信息化实施组织，结合业务流程重组、项目管理实施公司集成信息系统。
（4）负责集团公司网站建设及总体规划。
（1）根据公司发展战略和实际需要，组织实施公司办公自动化系统、网站的运行管理、维护与更新，协助信息管理工作。
（2）负责公司办公自动化设备（计算机及其软件、打印机）的维护、管理工作。
（1）根据企业发展战略和信息化战略要求，负责公司内外部信息资源开发利用。
（2）导入知识管理，组织建立公司产业政策信息资源、竞争对手信息资源、供应商信息资源、企业客户信息资源、公司基础数据资源五大信息资源库。
根据公司信息化战略和实情，建立公司信息化评价体系和执行标准，制订全员信息化培训计划。
负责信息的收集、汇总、分析研究，定期编写信息分析报告并上报公司领导；参与公司专用管理标准和制度的制订与修改。
（1）负责公司计算机开发应用计划，有步骤地开发使用应用管理软件，逐步实现公司管理现代化、信息化。
（2）负责公司ERP系统项目的论证、引进（或开发）与实施，组织ERP系统与公司状况之间关系的分析，确保公司ERP系统顺利运行。
负责控制部门预算，降低费用成本，组织公司计算机相关设备的维护、添置、验收、发放、登记、归档，以及管理软件的咨询、设计、采购、测试、验收、日常维护，并提出可行性方案等。
协助其他部门实施CAD、PDM、CAPP等项目信息管理，协同其他管理部门实施设备、人事、客户关系等信息化管理。
行政部组织结构是按照完整的行政部职责进行设置的，在实际操作中，可以根据公司所处的发展阶段、公司的现有规模和公司所在行业的特点等灵活地进行行政部组织架构的调整。行政部各岗位的工作职责，可以根据公司实际情况，结合行业特点进行组合分解与增减，从而规范出符合公司特点的行政部岗位工作职责。
行政部岗位职责涉及内容较多，书中只列出了部分内容，详细内容读者可下载完整的岗位工作职责进行参考，下载方法见前言说明。
一般来说，公司的行政副总会分管公司的行政部与人力资源部，在公司管理层级上，行政副总属公司高层管理者，担负着为组织设定远景和长期目标，决定着组织的存亡。对内要负责组织内部的运作，对外要关注竞争环境，提高对外竞争力。因此，行政副总在公司的职责是战略层面，负责跨部门沟通协调、对外公关协调等工作事宜。
行政部经理在公司管理层级上属中层管理者，是将同层管理者拟定的目标发展为具体可行的方案，下达给基层管理者和员工，同时监督和指导下属完成具体的工作。因此，行政部经理的职责是战术层面的，负责本部门具体的行政事务。
本章介绍的行政部架构及人员编制，是按行政部工作内容及模块来划分的，但在很多中小型公司，并没有如此健全的架构和充足的人员配置。应根据公司的实际情况，结合行业特点及公司对行政部的定位需求，参照本章内容进行具体可行的人员编制。
中小型公司行政部人员编制一般可以设置为行政部设置部门经理或主管1名、行政前台1名，不考虑行政后勤人员（包括保洁、司机、保安等）。按照这样的架构设置人员编制，既可以精减人员，同时职责分工也清晰明了。部门经理除了督促管理本部门人员、组织本部门工作外，还要担负起一些具体的行政事务，如会务的组织与接待等，行政主管要全面负责公司行政的具体事务，行政前台还要兼顾行政部的档案管理、办公用品管理、会议室管理等职责。
现在很多公司为了减少劳动密集型人员招聘难、流动性强的难题，往往与一些劳务公司签订劳务外包合同。劳务外包在公司管理实践中，有以下好处。
（1）从公司用人方面来看，可以规避劳动纠纷，维护公司信誉。
被派遣员工的劳动关系隶属于人才派遣中介机构，派遣员工与用人单位之间没有劳动合同关系。所以，用人单位避免了与派遣员工之间的人事纠纷，大大节省了用人单位的管理精力。由于第三方人才中介的加入，其专业性、员工的素质等都能得到有效的保障，同时也大大降低和分解了单位的用人风险。
（2）从人力资源的角度来看，用人机动灵活，人事管理更简单。
从聘用、异地人才引进、档案接转、流动手续办理、户口落实、建立员工档案，到员工工资、奖金的统计、发放，再到各类社会保障的建立及缴纳、工伤申报、劳动纠纷处理等是一项烦琐的人力资源管理工作。如果用人单位从派遣中介机构实现人才派遣，那么人力资源部可以从琐事中解脱出来，集中精力提高企业核心竞争力的管理。另外，公司用人也会变得更加灵活，可以根据业务和公司发展需要增减人员，既不会引起劳务纠纷，也不会出现人员在安排之中流失和“跳槽”的顾虑。
（3）从成本来看，管理和改革成本大幅度降低。
派遣员工由派遣中介统一管理，用人单位不仅节约了管理成本，还大幅度降低了招聘、培训等费用。另外，对需要裁减冗员和改制的公司而言，大大减少了下岗员工的安置成本。
组织结构图用于表现企业各组成部分之间的关系，是企业整个管理系统的框架，能有效地实现企业的流程运转、部门设置及职能规划。组织结构图既可以表现企业整体的组成部分，也可以表现某一部门的组成部分。如果需要编制的组织结构图组成部分较少，那么可以通过Word中提供的SmartArt图形功能快速实现，具体操作步骤如下。
步骤1 启动Word，新建一个【行政部组织结构图】文档，输入标题【组织结构图】，为标题应用【标题】样式，如图2-2所示。
步骤2 单击【插入】选项卡【插图】组中的【SmartArt】按钮，打开【选择SmartArt图形】对话框，选择需要的组织结构图，单击【确定】按钮，如图2-3所示。
图2-2 应用样式
图2-3 选择组织结构图
步骤3
选择助理形状，按【Delete】键删除，在形状中输入需要的文本，选择【行政部经理】形状，单击【SmartArt工具/设计】选项卡【创建图形】组中的【添加形状】下拉按钮
，在弹出的下拉列表中选择【在上方添加形状】选项，如图2-4所示。
步骤4
在所选形状上一级创建一个形状，输入【行政总监】，选择【行政部经理】形状，单击【组织结构图布局】按钮
，在弹出的下拉列表中选择【标准】选项，如图2-5所示。
图2-4 添加形状
图2-5 更改形状布局
步骤5 在【后勤主管】后面添加一个同级别的形状，输入【信息主管】，在几个主管形状下方分别添加需要的形状，并输入需要的文本，将几个主管形状的布局更改为【标准】，选择需要改变大小的形状，在【SmartArt工具/格式】选项卡【大小】组中的数值框中对形状高度和宽度进行设置，如图2-6所示。
步骤6 选择SmartArt图形，在【SmartArt样式】组中单击【更改颜色】按钮，在弹出的下拉列表中选择【彩色轮廓-个性色3】选项，如图2-7所示。
图2-6 调整形状大小
图2-7 更改SmartArt颜色
步骤7 至此，完成组织结构图的制作，最终效果如图2-8所示。
图2-8 最终效果
岗位说明书又称职务说明书或职位说明书，是行政人事管理中最基础的文档，无论是公司的招聘录用、工作分派，还是人员规划等，都离不开岗位说明书。岗位说明书需要根据公司的具体情况进行制订，其内容主要包括岗位的工作性质、任务、责任、权限、工作内容和方法、工作条件、岗位名称、职级及任职资格等。使用Word制作岗位说明书的具体操作步骤如下。
步骤1 启动Word，新建一个【岗位说明书】文档，输入标题【行政前台】，设置标题字体格式和对齐方式，单击【表格】组中的【表格】按钮，在弹出的下拉列表中拖动鼠标选择【1×7表格】，如图2-9所示。
步骤2 选择前3行单元格，在【表格工具/布局】选项卡【合并】组中单击【拆分单元格】按钮，打开【拆分单元格】对话框，设置【列数】为【6】，单击【确定】按钮，如图2-10所示。
图2-9 选择表格行列
图2-10 拆分单元格
步骤3
将最后4行拆分为两列，在表格中输入相应的岗位说明书内容，选择表格中需要添加编号的段落，单击【段落】组中的【编号】下拉按钮
，在弹出的下拉列表中选择需要的编号样式，如图2-11所示。
步骤4
使用相同的方法为其他段落添加编号，在表格下方输入需要的文本，选择文本后面的空格，单击【字体】组中的【下划线】按钮
，如图2-12所示。
图2-11 添加编号
图2-12 添加下划线
步骤5 为空格添加下划线，完成岗位说明书的制作，最终效果如图2-13所示。
图2-13 最终效果