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行政部是企业中不可或缺的部门，其组织结构是对应企业发展实际情况，根据企业类别、规模、行业、发展的阶段不同而制订的，并且在企业发展中根据管理需要不断调整变化，逐步完善和健全。
企业要想提高工作效率，保证企业生存和发展，就必须做到规范化、标准化，建立一套能够满足自身需要的严谨、科学的行政管理运作体系，包括但不限于企业人员、物资、信息等若干资源的调配中枢。但是，建立这样一个运作体系的前提条件是必须做组织架构规划。
（1）要确定企业目标、愿景及发展方向，这样行政部才能结合实际来设定自己在企业发展各个时期的目标和所处的位置，以更好地发挥其应有的作用。
（2）充分了解企业的组织架构，因为企业行政部是企业组织的一部分，必须清楚该部门在企业中的位置及其与其他部门的关系，才能切合实际地设置自身的组织架构。
（3）了解所处企业的企业类型，企业类型包括以下几种。
①有限责任公司制：简称有限公司，是指根据《中华人民共和国公司登记管理条例》规定登记注册，由50个以下的股东出资设立，每个股东以其所认缴的出资额对公司承担有限责任，公司以其全部资产对其债务承担责任的经济组织。
有限责任公司包括国有独资公司及其他有限责任公司。在工作中，有限公司是比较常见的企业类型，它所分布的行业涵盖制造业、建筑业、房地产业、金融业、IT业、文化业、娱乐业等。
②子公司制：指一定比例的股份被另一公司持有或通过协议方式受到另一公司实际控制的公司。虽然子公司受母公司的控制，但在法律上，子公司仍是具有法人地位的独立企业，它有自己的名称和章程，并以自己的名义进行业务活动，其财产与母公司的财产彼此独立，对各自的债务也各自负责、互不连带。子公司在国际商务中又指由母公司投入全部或部分股份，依法在世界各地设立的东道国法人企业，它在法律上独立于母公司，并拥有独立且完整的公司管理组织体系，因此在经营方面具有较大的独立性和一定的灵活性。同时，子公司的经营活动也要受到母公司的控制，要服从母公司的总体战略和总体利益的需要。但这种控制是间接的，与母公司拥有股权的比例正相关。
③连锁经营制：指经营同类商品或服务的若干企业，以一定的形式组成一个联合体，在整体规划下进行专业化分工，并在分工基础上实施集中化管理，把独立的经营活动组合成整体的规模经营，从而实现规模效益，这是一种经营模式。连锁经营包括3种形式：直营连锁、特许经营和自由连锁。
④事业部制：指为满足企业规模扩大和多样化经营，以某个产品、地区或顾客为依据，将相关的研究开发、采购、生产、销售等部门结合成一个相对独立单位的组织结构形式。它表现为在总公司领导下设立多个事业部，各事业部有各自独立的产品或市场，在经营管理上有很强的自主性，实行独立核算，是一种分权式管理结构。事业部制又称M型组织结构，即多单位企业、分权组织或部门化结构。
（4）了解行政部组织所要履行的核心职能，包括管理职能、参谋职能、沟通协调职能、服务职能。
（5）根据行政部现阶段的职能，初步拟定人员岗位、编制及职责，只有这样，才能使管理运作程序更加规范化，使工作命令、工作汇报、跨部门联络更加明晰化。
行政部要以因事设岗、因岗设人，或者一人多岗的思路去开展工作，合理配置人员，保证行政部人员工作的饱和度；但如果出现一人多岗造成工作效率下降的情况，就要对人员配置做出相应的调整。
行政部是公司的综合办事部门，其核心职能包括以下4个方面。
行政部不仅要在日常事务方面做好上级领导的“参谋”和“助手”，还要做好信息搜集、决策参谋、督导监察服务，及时、准确地将捕捉的信息、收集的意见和建议反馈给高层领导，适时为高层提供有效的方法、制度、策略的支持；在经营理念、管理策略、企业精神、企业文化及用人政策等重大问题上提出有建设性意义的见解，从而真正成为上级领导不可或缺的“参谋”与“臂膀”。
行政部在企业经营过程中，往往起到统揽全局、承上启下、内外兼顾的作用，所以在工作中，既要从企业利益出发，又要从员工角度出发，通过沟通协调、流程梳理提高企业运作效率。行政部应清晰传达上级领导指令，与各部门进行有效的沟通和协调，保证高效地完成企业制订的各项工作任务。
行政部担负着文件归档、办公自动化、会议组织、人员接待、设备维护与维修、车辆调度、后勤保障（卫生、食堂、员工宿舍）、安全保卫、物品采购与发放等方面的管理工作。
行政部应保证企业的正常办公不受影响、保证企业的正常运转不出问题、保障员工的工作安全不出意外，积极为企业各部门及全体员工提供全方位的服务。
行政部应根据公司所属行业和规模，设计不同的组织结构。图2-1所示为依据行政部职能分类设计的组织结构。
图2-1 按职能分类设计的行政部组织结构
工作命令呈报程序依据组织架构箭头图示从上逐级向下下达，各级人员非特殊情况不得隔级命令；工作汇报呈报程序与工作命令是呈反向的，从下逐级向上汇报，各级人员无特殊情况不可越级汇报，如果越级，上级主管有权不予受理。