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行政管理工作虽说是千头万绪、纷繁复杂的，但又是细致入微的。企业行政人员可能每天都会面临大量的、琐碎的、不起眼的事务性工作，但这些仅是行政管理中的一些“小分支”而已，并非行政管理的主要功能和特点。那么，行政管理到底具有哪些功能和特点呢？本节将详细地为大家介绍。
行政管理在企业中的功能主要包括管理、协调和服务。我们可以把管理作为主干、协调作为核心、服务作为根本。简而言之，行政管理的实质就是服务。行政管理部门作为公司的核心部门，在日常工作中，既要做到“上得厅堂”，又要做到“下得厨房”。
行政管理者不仅要在日常工作中做好“管家婆”“参谋与助手”“打杂高手”“总务”“公司代表”等角色，还要处理好企业日常事务，确保企业顺利运行。同时，要“吃透”企业的经营理念、经营策略、管理方法、企业精神、企业文化等，把对企业的全面认知和理解，融合到工作中。管理过程中要及时发现企业运行中所存在的问题，积极地向公司领导层献计献策，为高层最终决策提供有价值的参考意见和建议。
行政管理者在工作中不能只做命令的传达者，也不能不清楚自己的岗位职责，更不能自恃清高、仗势欺人。在行政管理过程中，要想把工作做好，就要在执行制度或落实指令时，既要让行政管理不流于形式，又能做到“接地气”、不失人性化。因此，在做事前要考虑周全，做好横向和纵向沟通，实现企业不同层级、不同部门、不同岗位之间的良好沟通，以保证领导的命令或交办的任务得到有效的落实。
行政管理的目的和本质就是为企业服务，既要为企业高层和部门服务，又要为企业员工服务。行政部门是以服务为根本，为企业的业务部门做好支撑与保障服务的部门。作为行政部门内部的工作人员，更要把自己定位成服务类岗位，既要有甘于奉献的精神，又要有极高的觉悟、境界和格局。虽然行政人员不是主角，但所做的工作是企业发展必不可少的一环。所以，行政人员要有放下小我，实现大我的工作精神，为企业各部门的运转提供后勤保障，为助力企业的高速发展保驾护航。
行政管理在企业里的工作重心可以概括为搞好服务、管好事务、参与业务。行政管理的显著特点可以归纳为从属性、敏捷性、权威性、实质性、纵向性、灵活性、亲民性。理解并掌握行政管理的特点，可以帮助行政人员有重点、有目的地开展行政工作。
企业行政管理是不可能脱离一定的管理目标而独立存在的，它必须依附于某个管理目标。换句话说，企业行政管理如果脱离实际，就失去了存在的价值。如果行政管理只是一味地搞表面工作，那么对企业而言，做得再好，也都是白费力气，根本没有任何的实际价值。因此，企业行政管理具有一定的从属性，必须从实际出发，以一定的管理目标为导向，服务于企业的各个环节，这样它才能真正在企业的生存和发展中发挥积极的推动作用。
在企业的经营管理过程中，企业行政管理大多采用直接的、针对性较强的指示、命令、奖罚等手段和方式，快速调整企业产、供、销和人、财、物等方面的生产经营活动，所以行政管理还有着非常明显的敏捷性。如果细心观察就会发现，在企业大量的日常性经营活动中，一旦企业出现突发事件或企业内外部环境存在不稳定因素时，企业行政管理就会及时、迅速地加以应对，充分发挥其积极正面的作用，这些都凸显了企业行政管理的敏捷性特点。
在中国，企业行政管理的有效形式是建立在企业内部组织结构清晰明朗、企业领导者具有绝对的权力及权威的基础上的管理行为，是企业将其决策、行政命令、制度、规定、指示、条例、奖惩等全权交给行政管理者去发布和落实的管理职能。所以，行政管理具有权威性的特点。它的所有行为都代表了企业最高领导的最终决定，不容任何人质疑，唯有服从和支持。但是，在权威性的运用方面要讲究艺术，不能过于直接，要在保证上级权力运用得当、公平公正的基础上，再行使其权威性。
与政府行政管理相比，企业行政管理更侧重于管理实际，如制订、监督、执行规章制度等；采取各种方式激发员工的工作热情，使员工能够充分发挥主观能动性；控制企业的办公用品成本，对企业人、财、物进行有效配置等。企业行政管理要做看得见、摸得着的实事。例如，如何使企业资源实现效能最大化，如何降低企业的总体成本等这些才是企业行政管理存在的实质意义。因此，企业行政管理的实质性也是不能忽视的特点之一。
企业行政管理主要是通过企业行政组织内部的行政隶属关系，进行自上而下的指挥和协调。例如，企业上级行政机构对下级下发的指令性要求、下级安排员工具体实施等，或者基层员工反映的一些工作上的意见或建议，行政管理人员呈报上级领导等，因此企业行政管理具有纵向性的特点，既要做到上情下达，又要做到下情上传。
企业行政管理往往根据企业的实际需要，对行政管理的诸多制度、程序、环节、文件等进行适度的增减和调整，使其变得更加精练、实用和高效。因此，企业行政管理又显现出了灵活性的一面，既不拘泥于形式，又不生硬死板。
要想使企业高层的决策、指示、规定落实到位，首先要考虑如何让员工接纳，再来谈服从，因此，企业行政管理应具有亲民性，重视人性化。当员工遇到困难时，应想方设法为员工解决困难，排除员工的后顾之忧，或者开展“合理化建议”“员工宿舍和食堂管理”等活动，以此拉近与员工的距离。通过不断地关爱员工，增加员工的归属感，使企业政策得到更好的贯彻与实施。
行政管理人员主要是做上情下达和下情上传、企业内外部及部门间沟通协调等工作，所以这个岗位的工作人员必须要有一定的大局意识和高于常人的格局，只有这样，才能把行政管理工作真正做到位，且做到得心应手，发挥其应有的作用。
企业行政管理工作的最终目标是通过各种规章制度和人为努力使企业与部门之间、部门与部门之间、部门与员工之间、员工与员工之间，或者企业与关联企业之间形成紧密配合的关系，使整个企业在运作过程中成为一个高速、稳定运转的整体，用合理的成本激发员工最高的工作积极性，提高工作效率，完成企业既定的战略目标或发展任务。
企业要想更好地适应当今社会风起云涌、变化多端的大环境，要想使自己的战略思想和战略任务得到有效的贯彻落实，并以此指导和促进企业更好地发展，就必须结合企业行政管理自身所具备的从属性、敏捷性、灵活性、实质性、纵向性、权威性等特点，灵活应对多变的环境。企业只有在行政管理的作用下不断创新、升级、转型，才能更好地适应瞬息万变的社会大环境，始终保持发展的势头，在众多企业中立于不败之地。
企业的核心竞争力除了指经济实力和企业规模、技术领先外，在一定程度上还体现为企业的决策能力、可持续发展能力、科技创新能力和资源优化配置能力等。从一定意义上来说，企业的决策能力体现为能否高瞻远瞩、科学合理、切实可行地辨别发展中的危机和市场中的机会，对环境变化做出及时、有效的反应，并制订出正确的企业发展目标；企业的可持续发展能力体现为能否推动企业进步，是否满足企业现在及未来的发展需要；企业的科技创新力体现为能否始终站在同行业的前沿，有自己独特的、个性化的、难以复制的产品；企业的资源优化配置能力体现为能否迅速地对企业内部的人、财、物、科技、信息等资源进行整合，优化升级。在现代企业中，行政管理要在企业发展中通过辅助企业决策、推动创新意识、促进持续发展、优化资源配置使企业不断提升核心竞争力。所以，企业行政管理在企业发展中发挥着举足轻重的作用。
企业在发展中会遇到各种各样的困难，如资金困难、技术困难、管理困难等；企业的员工也会存在理想和现实上的诸多问题，如个人职业定位、收入、成长空间等。以上问题都是不利于企业稳定、有序、健康、长远、快速发展的因素。同时，企业要想稳定、有序、健康、长远、快速地发展还需要获得项目和资金的支持。企业行政管理的重要任务就是通过各种途径解决企业职工面临的诸多困难和多重困境。企业行政管理一方面要为企业发展创造良好的内部环境，一方面又要积极同政府部门打交道，向其展示企业良好的形象，与之建立良好的公共关系，为企业争取更多的外部机会和资金支持。只有这样，才能确保企业平稳、有序、健康、长远、快速地发展。
企业行政管理的地位和作用是举足轻重的，所以行政管理人员一定要正确地认识自己的岗位职责，努力成为领导的“左右手”和同事的“大当家”。
（1）存在的问题。
①企业行政管理制度的制订不够规范。当下很多企业的行政管理还没有完全建立系统的、符合国家法律法规要求的制度，所以很多时候并没有得到员工的广泛认可和遵守，尤其是在组织架构、职责分工、逐级授权等方面，都存在着不明确或双重管理的现象。行政部门的人员更多的是人浮于事，管理无章法、无依据，企业行政管理决策层更是主观决策严重，缺乏令人信服的客观研究、考察及落实，使行政管理部门形同虚设，没有发挥其应有的作用，管理较为混乱，严重影响了员工的工作效率和行政管理效率，同时也导致了人、财、物的巨大浪费。
②企业行政管理工作不切实际。在企业中，经常会看到行政管理工作脱离实际的现象，这使行政管理人员不能准确、及时地了解企业各部门的情况，给企业带来不良后果；同时，行政管理人员在管理过程中，也经常会发生一些没有结合部门实际或严重偏离部门实际的情况，直接导致所发布的管理措施不能得到有效落实。企业行政管理人员与企业各部门之间如果不能保持良好的沟通与联系，就极易受到各部门的反感与排斥，长此以往，就会使行政管理人员开展工作更加艰难，形成一种恶性循环的态势。
③企业行政管理模式守旧，官僚化严重。在行政管理实际工作中，大多数企业的行政管理人员还存在思维固化、因循守旧的官僚习气和官僚作风。面对当今日益激烈的市场竞争环境，企业行政管理人员如果不脚踏实地地考虑企业实际需要，只做表面文章，大搞形式主义，不讲究实效性，那么，不仅会导致员工士气低落、行政管理效率低下，而且不利于企业整体效益的提升。
④企业行政管理体系未能成形。现代企业行政管理关注点主要放在档案管理、办公室管理、总务管理、后勤管理等具体的行政事务中，并没有深入透彻地进行科学研究，将管理形成一套可行性的完整体系。这样长此以往，缺乏科学、必要的创新激励性措施，就会导致企业行政管理体系难以形成和建立。
（2）解决办法。
要想解决企业行政管理中存在的问题，就要从企业实际出发，从管理体系、管理模式、管理制度等各方面着手，制订相应解决办法，并积极开展实施，使行政管理工作能够有章可循。
①企业行政管理体系规范化。企业应结合国家相关法律和企业内部的实际情况，经过客观研究制订出能够被员工广泛认可和遵守的管理体系，尤其是在组织架构、责权利、分工、逐级授权等方面，都应做出明确的规定，并不断创新管理模式，推进企业行政管理的有效落实。企业行政管理体系的构建应由制度、流程和表格3个要素组成，不仅涉及制度的制订和执行推动、企业文化、日常办公事务、办公物品、文书资料、档案、会议、涉外事务等方面，还涉及出差、财产设备、生活福利、车辆、安全卫生等，只有把这些进行系统化管理与统筹，才能使各部门各司其职、通力合作。
②企业行政管理模式标准化。现代企业行政管理应将重心放在合理的、行之有效的组织架构体系和管理规章制度的设置上，使各部门处于一种良性的、标准化的运作状态下。在企业行政管理工作中，明确上下级关系、各部门及岗位的职责与权利，可以减少管理人员之间的相互推诿，提高企业的整体工作效率。
③企业行政管理应从实际出发。首先，应对企业行政管理机构的人员配置进行资源整合、合理优化，规范其管理行为，明确其机构职能。其次，应针对企业的需求合理调配、引进人才及先进管理技术，建立人才培训机制，培养高素质的行政管理人才。再次，针对行政工作脱离部门实际的现象，应明确自身岗位职责，强化权利义务，将自身管理职能与实际工作有机结合，加强各部门沟通与联系。最后，提升员工职业道德素养，增强其忠诚度和责任意识。
④企业行政管理理念人性化。随着社会的文明与进步，人性化管理已经成为企业发展的有效推动力。人性化管理是符合现代企业发展规律的一种管理模式，在管理中以人为主导，重视人的主观能动性，调动人的积极性，充分发挥人的智慧、创造力及主导作用是企业管理的首要任务；同时，还要增强企业行政管理手段的艺术适用性，从而形成合力，助力企业长远、健康地发展。
根据行政管理的对象和作用，一般行政管理人员要从成长的3个阶段来实现自我价值。
第一个阶段，负责处理一些日常性行政事务工作，包括文件的收发与传递、一般性的接待、日常的考核、卫生检查、会议的安排、食宿的安排、福利的发放、档案和劳动人事关系的管理、文件打印等工作，这既是最基本的工作，也是最烦琐的工作。只要行政管理人员仔细、认真，一丝不苟地对待工作，就是一种自我价值的体现。
第二个阶段，对一些稍微复杂的行政性事务的管理，如组织贯彻执行上级的决策、一些文件的起草工作、员工的培训与安置工作、车辆的调配和管理工作、部门间的协调工作、信息的收集和反馈工作、一些重要的接待工作、检查工作、工作中一些突发事件的处理及日常办公用品的采购工作等。在这个阶段，行政管理人员如果具备一定的管理知识和技巧、具备不错的人际关系协调能力和应变能力，就能够根据工作的轻重缓急合理安排其先后顺序。
第三个阶段（高级阶段），相当于企业中的总经理或行政总监，其主要职责包括但不限于：监督、督促中底层行政管理的实施；监督企业的整体运行情况，并及时处理工作中遇到的重大突发性事故、高层次人才的引进和管理工作、根据企业的发展情况制订企业的发展规划、收集信息协助董事会进行决策、重要文件、制度的审批工作、上级来访的接待工作；一些重要的谈判工作等。这个阶段的行政管理人员相当于企业的左膀右臂，承担着企业大部分重要的管理性工作。因此，行政管理人员不仅要具备扎实的管理学知识，而且要熟知企业的每个部门、每处环境，并能敏锐捕捉变化的信息，及时提出相应的方案和建议，供高层管理者进行参考和决策，减轻高层的压力。
归根结底，无论行政管理人员处于什么岗位，要体现核心价值，都要遵守一个原则：把领导和员工从繁重、琐碎的行政事务和生活琐事中解放出来，使他们能全身心地投入企业创收中去。
（1）要在个人素养上提升自己，包括在道德素质（个人修养）、智力素质、身体素质、审美素质、劳动素质等方面提升自己，自觉树立和维护自身良好的形象，如待人接物要有礼貌、着装要得体、举止要优雅等。
（2）在管理能力上提升自己，包括物资财产的合理控制能力、信息资源的管理能力、会议的高效组织和控制能力、建立完善健全规章制度的能力、优雅的沟通与协调能力。
（3）在业务能力上提升自己，丰富自身知识结构体系。行政工作的性质要求行政管理人员必须具备丰富的专业知识，包括行政学、人事管理学、组织行为学、公共关系学、文书学、档案管理学、应用写作学、领导学等学科知识及所在行业的专业知识。同时，还要具备与行政工作密切联系的相关知识，如系统论、信息论、控制论等现代管理学知识，管理心理学、领导心理学、秘书心理学、人际关系心理学等心理学知识，行为科学、社交礼仪等公关知识，管理学、预测学、决策学等软科学知识，市场学、物价学、管理经济学、股票、证券等经济理论知识，以及法学、新闻学、情报学、计算机应用等相关科学知识。
（4）要在演讲与口才方面锻炼自己。作为行政工作人员，与内外部打交道的次数是比较多的，语言表达能力的好坏不仅直接关系到企业的形象，同时也关系到企业内部信息传播的有效性，所以演讲与口才对于行政岗位至关重要。那么，如何才能锻炼自己的演讲与口才能力呢？首先，要自我鼓励，正确看待说话的对象，保持头脑清醒，不要与他人相比较，不要害怕犯错误；其次，要多听、多练。
（5）要在公文写作方面提升自己。公文是企业实施领导、履行职责、处理公务的具有特定效力和规范模式的文书，是传达企业发展战略、公布规章制度、通报、批复、指示、命令、纪要、布置工作等的重要工具。那么，如何才能锻炼公文写作能力呢？首先，要掌握公文的功能和分类、文体与格式，了解行文规则；其次，内容要合法、规范、实事求是，语言准确、简明扼要、结构层次分明；最后，要想在短期之内提高公文写作能力，只有多分析范本、多写，才能有实质性的提高。
（6）在思想高度上提升自己。要想在企业行政管理工作中游刃有余，就要有坚强的意志力、顽强的自制力、宽宏豁达的气度、稳定乐观的情绪，并且要具备健全的心理素质。在处理各种各样的行政事务或协调各个层次的员工关系时，会面对巨大压力，此时行政人员必须调整好心态，同时还要以身作则、公私分明、严守信用。
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