行政管理贯穿于企业运行的整个过程。在现实工作中,企业的行政管理更多的是在推动和保障企业的生产(施工)、发展(开发)、技术(设计)、经营(销售、市场、运营)、资金(财务)、服务(售后)等部门的正常运行及相互协作与促进。它既是上级领导同各部门、众员工之间的桥梁和纽带,也是实现企业规范化管理的手段。
一直以来,大家对企业的行政并不陌生,但理解却比较模糊,一些人认为行政是“权力”,一些人认为行政是“打杂”。现代企业行政是企业的重要组成部分,它涉及企业内部全方位的沟通和协调。同时,行政还有广义和狭义之分。
广义的企业“行政”指的是企业在生产经营活动过程中进行的各种计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、监督指导、检查总结等全部运作过程的总称。狭义的企业“行政”指的是企业中除业务、财务、人事以外的全部职能的总称。
广义的行政管理,简单地理解就是企业除了基本的“研发”“生产”“销售”等直接创造企业效益的业务性工作之外的全部事务。
广义的企业行政管理包括以下7个方面。
(1)企业行政规划:行政组织设计、办公环境设计、办公自动化建设、企业规章管理制度等。
(2)行政事务管理:接待工作管理、值班工作管理、会务工作管理、企业印信管理、保密工作管理、表单管理、印刷品管理、行政经费管理、出国出境工作管理等。
(3)行政人事管理:人员聘用及变动管理、培训管理、薪酬福利管理、人事评定与考核管理等。
(4)行政办公事务管理:文书档案管理、文件收发管理、文书撰写与管理、文书归档管理。
(5)行政礼仪接待:办公室接待礼仪、电话接听礼仪、会议礼仪、外宾接待礼仪、宴会与舞会组织礼仪、庆典礼仪。
(6)行政后勤管理:财产管理、物资管理、员工食堂宿舍管理、安全卫生管理、环境绿化管理。
(7)财务会计管理:资金管理、财务预算管理、会计资料档案管理、财务收支管理等。
狭义的行政管理指的是以行政部为主,负责行政规划、行政事务、办公事务和后勤事务,是将比较专业的“业务管理”“财务管理”“人事管理”剥离后的事务性工作。
狭义的企业行政管理除包括相关制度的制订和执行、企业文化管理、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、档案管理、会议管理、涉外事务管理外,还涉及出差、财产设备、生活福利、车辆、安全卫生管理等。
随着企业管理的不断进步,各部门的工作也在不断地细化,所以广义的行政管理对于当今社会的现代化企业已经不太实用。而狭义的行政管理,由于把财务和人事剥离了出去,变得更加专业化和精细化,因此,受到了很多现代化企业的认可,从而得以广泛应用。