3.6 名片管理

随着社会的进步，商业交往中交换名片成为必不可少的官方礼仪。所以，企业里的名片管理也是非常重要的。

3.6.1 企业名片的分类

名片的用途非常广泛，但在企业里最常见的是将名片分为以下三类。

（1）商业名片：主要用于商业方面的应酬活动，每次见到客户都应礼貌地向其递送一张自己的名片，以提高客户对自己的关注度，而不是只在初次见面时递送名片，此种商业名片大多以企业营利为目的。

（2）公用名片：主要用于代表公司的对外往来活动，如向某个单位的每个人递送名片（而不是只向该单位的负责人递送名片）或请接受者将名片转送给其他人，但此种公用名片的用途多是公益性质的，基本上不以企业营利为目的。

（3）个人名片：主要用于员工的工作联络，如工作中在每封信件、客户生日贺卡、节日贺卡和感谢信中放入个人名片，便于接收人对名片主人有更深刻的印象，目的是为以后工作的开展打下基础。

3.6.2 名片印制的管理要点

名片是代表公司形象的一个载体，所以它的文字内容、颜色搭配、图案配置、布局设计、尺寸大小、印刷方式、选择材质等都要有统一的标准。名片印制要考虑的具体事项如下。

（1）文字内容：包括内容展示、职位介绍、字体字号等，如字体可选择黑体或宋体、字号可选择六号字等。

（2）颜色搭配：结合公司的行业、LOGO等定色调，如环保类企业可能选择绿色居多、金融类企业选择金色居多等。

（3）图案搭配：图案的搭配一般都是有一定寓意的，它可以是公司LOGO，也可以是代表公司产品的图案等。

（4）布局设计：名片可以设计成横式、竖式、折卡式；在内容布局上，可以是先介绍公司再介绍个人，也可以是先介绍个人再介绍公司等。

（5）尺寸大小：通常名片的尺寸是通用的，但有的企业为了让他人对其印象深刻，别出心裁地特别定制非常规的尺寸。

（6）印刷方式：名片印刷方式通常是激光打印、胶印较多。

（7）选择材质：名片的材质有轻薄、厚重、毛绒、烫金、塑封等种类。

（8）制作标准：可以以部门为单位或以公司为单位进行统一设计制作。

3.6.3 范本：名片管理相关制度/流程/表格

名片是企业对外形象的一种展示，所以在印制时，绝对不允许随意处理，要严肃、认真地去对待。以下是某企业名片管理的相关制度、流程、表格，供读者参考。

1.名片管理制度

以企业名义印制的名片，都是代表企业的，所以要重视，并加以管理和约束，不能放任名片随便谁都能配备或头衔随意标注等。下面是某公司的名片管理制度。

公司名片管理制度

一、目的

为统一公司对外形象，规范名片管理，特制订本管理制度。

二、名片印制范围

公司正式员工且因工作所需，涉外业务人员，经部门负责人审批后可申请印制名片。

三、印制规范

1.公司名片版式应统一规格，由行政部负责，在公司指定印刷厂印制。

2.行政部负责收集员工信息，确保名片上印制的相关内容的准确性，包括公司全称、所属部门、职务、办公地址、电话、传真、电子邮件等，如发生变化及时修改。

3.名片的制作印刷需由行政部负责，各部门不得擅自印制名片。

4.印制完毕后由行政部负责保管样张。

四、使用规范

1.名片的使用涉及公司对外形象，使用人要注意名片的整洁和完整，交往中要掌握名片递送礼仪和交换规则，维护公司形象，不使用污损或过时的名片。

2.不得擅自使用他人名片进行对外交往。

3.不允许个人私自印制名片，或者擅自扩大使用范围，损害公司形象。

五、印制流程

1.行政部负责名片的版样审核、印制及样张保管，确保名片印制符合集团统一要求。

2.印制名片、增印名片需由申请人本人填写《名片印制申请单》，写清楚名片基本信息，由部门负责人批准。

3.经人力资源部确认名片基本信息中英文无误后，由行政部收集《名片申请表》，电子版统一交厂商制版，纸质版《名片申请表》存档备案。

4.名片样板（PDF格式）完成后，行政部与申请部门核对样板信息，信息核对无误后，在五个工作日内安排印制。加急名片需以邮件形式发送部门负责人审批并抄送行政部。

5.名片印好后，由行政部负责通知领取，并填写《名片领用登记表》，登记签字。

六、废弃收回

1.名片使用者离职后，部门负责将该员工未使用完的名片全部收回。

2.由于名片内容信息发生变更需要重新印制名片时，行政部负责将所有未使用完的旧名片全部收回。

3.回收的名片需由行政部彻底损毁后丢弃，不可挪作他用。

七、附则

1.本制度由行政部负责解释和修订。

2.此前公司的相关管理制度，凡与本管理制度有抵触的，均依照本管理制度执行。

2.名片管理流程

名片的印制必须由相关领导结合工作实际情况酌情给予批准，杜绝个人私自印制。表3-24所示为某公司员工名片印制管理流程表。

3.名片管理表格

名片印制和领取必须以个人或部门为单位进行，以下是某公司的名片管理相关表格，仅供参考。

（1）名片印制申请表。

申请制作名片时，最好把自己想在名片中展示的信息以书面形式表示出来，这样便于具体工作人员办理。表3-25为某公司员工名片印制申请表。

（2）名片领取登记表。

员工名片印制好后，要有签领手续进行备案，以防他人冒用。表3-26所示为某公司员工名片领取登记表。