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说到出差管理，很多公司的员工都把出差当作一项“意外收入”，而且不少企业业务部门领导还把差旅费用当作一项员工的“福利政策”，这些想法和做法都是错误的。作为行政管理人员，应该非常清楚差旅费用作为企业人力资源成本之外第二大可控成本，若能有效地控制，将直接为企业节省一笔很大的成本支出，大大提高企业的盈利能力，同时也能反映出企业良好的管理水平。本节通过对出差管理的深入认识，为读者解开出差管理过程中的困惑。
在出差管理过程中，行政人员不能走两个极端：要么一味地节约、省钱，要么一味地追求排场、安逸，这些都是不可取的。作为管理人员，要从实践出发、考虑周全，如考虑出差人的个人感受、出差人代表公司的身份等，所以要制订一定的原则以鞭策管理者。
（1）合情合理原则。根据出差的时间、地点、时限等制作出差管理计划书，让计划与实际支出的数额尽可能吻合。现在很多企业制订的差旅标准完全不切合实际，并且缺乏有效的依据，费用过高会造成资源浪费；费用过低又难以刺激员工出差热情。所以，这就要求行政人员在出差管理上具体情况具体分析，本着符合当下行情的原则进行灵活的管理。
（2）坚持规范原则。坚持按照制度、流程、标准执行，让员工有章可循、按章办事，这样员工在出差时，就知道怎样合理利用预支借款。
（3）厉行节约原则。必须严格控制差旅成本，企业应积极提倡让员工本着高效、经济、安全、便捷的差旅方式出行，并以此标准进行监督、管理和执行。
（4）特例特办原则。针对一些非常规的出差，企业应根据员工出差的重要和紧急程度等灵活地进行出差管理。
出差管理其实是一门很深的学问，行政管理人员一味地省钱并不是一种完全适当的做法，有时甚至会引起更多的矛盾。所以，需要行政管理人员进一步地明确出差管理的目的。
（1）搞好出差的总体成本控制，对差旅活动进行整体规划，提前做出具体的预算，并全面进行执行与控制。
（2）通过优化差旅管理政策与流程，明确出差任务及出差的交通、住宿、餐费、补贴等支出标准，规范相关费用预支与报销程序。
（3）不断地强化出差人员的成本管理意识，让出差人员合理控制差旅费开支和个人预支借款，在不影响企业业务开展和出行的前提下，降低差旅成本并提高出行效率，实现提高企业经济效益的最终目标。
如今，许多公司已经意识到，要想对出差进行有效管理，就必须对出差管理进行更精细化、更深入全面的分析。下面提出几点出差管理的建议。
（1）出差前要先制订行之有效的出差管理计划，包括最佳时间、最佳线路、最佳交通工具等。
（2）由专人负责出差管理工作，把公司所有将要出差的信息收集到一起，可更好地进行出行优化，合理节约开支（这一职位可以不是专职岗位，可能兼管其他工作）。
（3）平时要多收集和分析差旅资料，因为精确的数据对制订出差管理计划的成功至关重要，同时也会为企业节省不必要的支出。
（4）制订完善的出差管理制度，这样出差人员可以依此执行，但前提必须要争取到高层管理人员的支持，这样才能保证制度的真正落实。
（5）通过对公司以往详细的出差数据进行综合评估，最终选定3～5个定点合作酒店，并确定首选计划，设法与合作酒店建立紧密的关系，以便得到更加互惠互利的价格。
（6）加强对出差管理制度执行情况的监督和跟踪，用于分析问题并制订适合企业实际情况的管理规定。
（7）指定1～3家旅行社帮助整理出差的相关信息，并及时提供有关行业动态的咨询服务，有助于公司制订出差管理规定，理顺相关出差流程。
（8）可以汇总企业内的出差需求，尽可能地利用批量的形式，促进合作酒店的紧密关系，并从中以量的优势获得更多的优惠政策。
（9）提供出差专用银行卡以作为全面而精确的差旅数据来源：一是可以作为评估出差管理计划的科学有效性的参考资料；二是可以作为一种支付工具，为员工提供更多的便利和安全；三是公司专用出差银行卡还可以提供刷卡交易的综合电子数据信息，从而便于查找员工记忆模糊的开支，使报销更加便利。
企业为了节约出差成本可谓煞费苦心，制订规范的出差制度、流程、表格是企业势在必行的管理手段。以下是某公司员工的出差管理制度、流程、表格，供读者参考。
员工出差管理制度为出差人员指明了方向，阐明了出差人员应参照怎样的标准合理、适度开支。
下面是某公司的出差管理办法。
一、目的
为保障出差人员工作与生活的需要，规范出差及差旅费的管理，特制订本办法。
二、适用范围
本办法适用于集团总部及下属分（子）公司员工。
三、职责
（一）部门负责人
负责本部门出差人员的监督管理。
（二）行政部
负责本办法的起草与修订，经批准后公布和组织实施。
四、方法与过程控制
（一）出差定义
1.指因工作需要而离开工作单位所在市区。
2.公司安排的外出培训、学习、参观、参加会议等。
（二）出差审批权限
1.除董事会成员外，其他人员出差前均应填写《出差申请单》，出差申请单上须写明出差期限、出差目的地、出差事由、要求乘坐的交通工具等。
2.出差时限由派遣领导予以核定。因公务紧急未能履行出差审批手续的，出差前可以口头方式请示，出差结束需补办手续后方可报销出差费用。
（三）差旅费标准
1.差旅费管理原则。勤俭节约，严格按照差旅费标准执行，凭有效发票报销，超标自负。董事会成员的差旅标准按实报实销执行。
2.交通工具标准。
（1）除董事会成员以外的其他员工，交通工具标准如下表所示。
出差交通工具标准表
（2）出差员工乘坐火车、轮船、飞机及其他交通工具，按以下实际票额报销交通费。
①乘坐汽车及火车，原则上应出具公路局、铁路局或汽车公司的购票凭证。
②乘坐轮船应出具轮船公司的购票凭证或船票存根。
③因公务必须搭乘飞机者，应事先报请出差最终审批人批准，原则上统一由行政部订票，凭机票存根报销交通费。
④凡由公司安排出行交通工具者，不再报销其他交通费。
（3）省内出差期间，在公司不能派公务车的情况下，须搭乘大巴/火车等交通工具；省外出差期间，出差的目的地机场/车站与出差目的地不在同一城市，亦须乘坐大巴/火车等交通工具。以上的交通工具均不能使用（或有紧急情况时使用）出租车，并报上级领导批准。
3.住宿费报销标准。住宿中，同性人员两人一间（每间按照以下标准）。在标准以内按实际金额凭票实报；超过标准，按标准报销。出差住宿报销标准如下表所示。
出差住宿费报销标准表
4.餐费补贴标准。
（1）员工出差餐费补贴标准如下表所示。
出差餐费补贴标准表
（2）餐费补贴以津贴形式发放，无须出具报销凭证，出差人员凭《出差申请表》到财务部领取。
（3）如遇特殊情况或不可抗拒的原因，导致费用超出报销标准，分（子）公司员工需报分（子）公司总经理、集团总部员工需报总裁审批后方可办理报销。
（4）出差地点公司/接待方已安排宿舍、就餐、交通工具的，不得再报销出差期间的差旅费用。
5.其他。
出差期间，非工作需要所产生的费用，均由个人承担。
（四）差旅费预借
1.出差需借款的，按公司财务制度办理。
2.出差期间有借款的，在出差返回公司后一周内必须结清借款。
（五）出差费用的报销
1.出差费用在规定标准范围内，凭有效票据实报实销。
2.出差返回后，应于一周内凭《出差申请单》到公司财务部办理报销手续。否则，财务部门可不予办理报销。
3.集团总部或分（子）公司主动提出需集团下属公司员工出差至本公司进行工作协助，在1～6个月以内的出差，其间所有费用（住宿费、餐费、交通费、社保、工资等）均由提出公司承担。其中住宿由提出公司安排，其他生活补贴按出差标准的80%给付（员工社保、工资由原公司代付，出差结束后提出公司需将该费用支付给原公司；其他所产生的费用由提出公司当月支付给出差员工）。
4.陪同公司客户外出或其他特殊情况产生的差旅费用超支或超规格乘坐交通工具，须事先征得分（子）公司总经理/总裁的同意。否则，超额费用由个人承担。
5.出差过程中发生的招待费用，按照公司接待管理办法实施。
（六）出差的管理
1.严禁以出差为借口游玩，浪费差旅资源500元（含）以下的集团通报批评并追回所报差旅费；500～2000元（含）的记大过并追回所报差旅费；2000元以上的属于严重违反公司规章制度，公司可予以解除劳动关系，并追回所报差旅费且不支付辞退经济补偿金。
2.工作确实需要安排出差的，必须填写《出差申请单》，经批准后实行。
3.出差期间必须注意差旅安全，不可从事违法乱纪的活动。
4.结伴同行的，需事先选定召集人或负责人，确保通信畅通，由负责人负责差旅活动安排。
五、附则
1.本办法自发布之日起在全体员工范围内公示，公示期为7个日历天。公示期内，员工有任何异议可向行政部书面提出；如无异议，自公示结束之日起执行。由行政部负责解释和修订。
2.此前公司的相关管理规定，凡与本管理办法有抵触的，均依照本管理办法执行。
因为出差涉及费用支出，所以任何的出差行为都要经过上级领导的批准。表3-20所示为某公司的员工出差管理流程。
表3-20 员工出差管理流程表
员工出差前，一定要先做好出差计划，然后提申请向领导说明出差的目的和预期达到的目标。表3-21所示为某公司的员工出差申请。
表3-21 员工出差申请表
