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3.1 认识日常办公事务管理

行政部日常办公事务通常涉及的内容比较多,相对来说也比较烦琐,需要行政人员进行梳理,并进行有效管理。因此,行政部日常办公事务管理中的“管理”就显得尤为重要。

3.1.1 日常办公事务管理内容

在企业中,日常办公事务管理的工作内容通常都是一些比较常规的工作,主要包括行政督查管理、员工考勤管理、员工出差管理、员工票务管理、员工名片印制管理、员工违纪管理、员工着装管理、员工满意度调查、行政经费管理、办公设备管理、办公用品管理、印章和介绍信管理、证照管理、图书资料管理、接待工作管理、值班工作管理、会务工作管理、保密工作管理、印刷品管理、文件收发管理、文书管理、档案管理等。

这些事情通常是做得好,可能没有人注意到,但是做得不好很快就会被察觉到。所以,行政人员在工作中不仅要抓重点,还要抓细节。而抓好细节的前提就是要梳理好日常办公事务管理的工作内容,只有在了解并掌握这些工作内容的基础上,才可能做得更好。

3.1.2 日常办公事务管理注意事项

有一句说的是:做得多,错得就多。日常办公事务管理工作内容非常烦琐,如果不细心、不认真,那么结果很可能就是做多少错多少。如何才能打破“做得多,错得多”的魔咒呢?相信通过以下几点日常办公事务管理注意事项,大家一定会找到属于自己的答案。

(1)做事要做到事无巨细。在日常办公事务管理工作中,一定要经常问自己是否所有的细节都注意到了,哪怕是小到一张纸、一分钱、一度电、一滴水,都要事无巨细地管理好。只有把这些细节都做到了,老板才会放心地把事情全权交托给你。

(2)处理问题时一定要面面俱到。只要有需要服务的地方,就一定要有行政人员的身影出现,要学会多方面考虑问题。

(3)工作方式要灵活多样。在日常办公事务管理中,行政人员将会面对各种各样的问题、对象、场合及突发事件等,当应对这些事件时,如果只靠一种定式去开展工作,是远远不能满足实际工作需要的。所以,行政人员要学会变通,在日常办公事务管理过程中采用更加灵活、多样的方式来应对工作,才可能真正满足实际工作的需要。

(4)轻重缓急的拿捏要适度。在日常办公事务管理工作中,行政人员要依据紧急重要、紧急不重要、重要不紧急、不紧急也不重要的先后顺序来处理工作,只有这样,才能确保高效率地完成工作。

(5)时时心态管理。作为行政人员,在日常办公事务管理中,要时刻坚定自己的信念,时刻保持积极向上的空杯心态,努力学习、周到服务,以敢于付出、宽容忍让,以及感恩、理智平和的态度去处理事务。

Tips

日常办公事务管理涉及的事情多且杂,行政人员一定要保持良好的心态,有担当、不推诿、多包容,真正做到有所作为,才能胜任此岗位。 9r+R9805FMA1gRNvNMyWjqyIQrnI16toozLVbgUT382azBV9j4n4ai21Vum5CpZM

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