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首先，在招聘和录用阶段，用人单位收集应聘者个人信息的渠道是多元的。如收到应聘者投送的个人简历，在面试和笔试阶段记录应聘者信息，收到猎头输送的应聘者信息，对拟录用员工进行背景调查，收到新员工入职时提供的银行账户、体检报告等信息，以及进行新员工考勤所需的信息采集工作……这些信息均属于“与已识别或者可识别的自然人有关的各种信息”，属于《中华人民共和国个人信息保护法》（以下简称《个保法》）的规制范围。
其次，用人单位应掌握处理个人信息的合法性基础（属于法定的个人信息处理情形），在处理员工个人信息时需要符合最小必要原则。
1.个人信息处理的合法性基础的法律依据是《个保法》的第13条。该条规定了个人信息处理者合法处理个人信息的情形共有七类。除了“取得个人同意”这一规定，《个保法》第13条第2款和第7款还提供了人力资源场景下的另两种合法性基础，即在“按照依法制定的劳动规章制度和依法签订的集体合同实施人力资源管理所必需”以及在“法律、行政法规规定的其他情形”
（兜底条款）下，用人单位均无须获得员工同意即可处理个人信息。可知若想适用“实施人力资源管理”的合法性基础，用人单位需满足以下两大条件：一是用人单位应当已经合法、合规建立起了劳动规章制度、制定了集体合同等
，其相关条款已明确约定员工信息处理规则；二是处理员工个人信息应符合“实施人力资源管理所必需”的规定，用人单位应采取对员工权益影响最小的方式。
2.坚持最小必要原则的法律依据是《个保法》的第6条，它要求用人单位处理个人信息应“采取对个人权益影响最小的方式”，收集时仅限于“实现处理目的的最小范围”，该最小必要原则贯穿个人信息处理的方方面面，同时体现在《个保法》的其他相关条款中。《个保法》第13条第2款所规定的“必需”，本质上就是贯彻对个人信息处理的最小必要原则。建议用人单位以“不处理该个人数据则处理目的无法实现”作为满足“最小必要”的标准（参照《深圳经济特区数据条例》第11条）。
根据《个保法》第17条，用人单位需要在收集个人信息之前，以显著的方式和清晰的语言，真实、准确、完整地向求职者告知其联系方式、个人信息的处理情况、行使权利的途径等。为此，建议用人单位做好以下合规措施，防范风险。
1.正确处理求职者的个人简历。用人单位收集简历主要有两种渠道，一是求职者主动投递，二是用人单位通过第三方途径获取，如猎头推荐、求职招聘网站等。一般地，前者被认为是已经获得了求职者的授权同意，而后者则需要用人单位关注简历来源的合规性。因此，合规措施如下：（1）通过第三方途径获取求职者简历的，需要注意与招聘网站签订的会员协议、与猎头公司签订的合作协议等，是否明确界定了个人信息来源的合规义务与责任。（2）未入职人员的求职者简历，用人单位应及时彻底删除（电子版）或者销毁（纸质版）。（3）如果用人单位计划利用求职者简历建立人才库，其应事先告知求职者并取得授权同意。
2.合法合规地开展背景调查。对应聘者或入职员工展开背景调查（以下简称“背调”）是有必要的，用人单位既可以自己开展此项工作，也可以委托第三方背调机构进行背景调查。建议采取以下合规措施：（1）用人单位需要与背调机构签署委托协议，明确后者的个人信息保护义务，如后者通过第三方获得应聘者个人信息，要约定背调机构自负责任，同时要求背调机构在完成委托后立即删除个人信息，用人单位还应对受托机构的处理活动持续监督。（2）用人单位应与应聘者或入职员工签订背调信息使用授权书，明确授权用人单位使用应聘者信息进行背调；同时基于背调的目的，授权了解相关情况的第三方用人单位如实披露有关情况；授权书应获得应聘者的签字确认，用人单位应妥善留存纸质授权书或线上沟通记录。
3.合法合规地收集新员工的入职信息。在新员工入职阶段，用人单位往往要求新员工填写入职信息收集表。在此环节中，用人单位需要关注个人信息处理的正当性，掌握员工的个人信息相关权利行使保障制度，重视对员工的敏感个人信息采取特殊处理措施。建议采取以下合规措施：（1）用人单位收集的个人信息应与员工的入职、就业相关且必要，如餐饮行业可向求职者收集额外的健康状况信息（如痢疾、伤寒、甲肝等疾病情况）。（2）对于必要性较弱的个人信息，如家庭成员、宗教信仰等，用人单位应事先说明信息收集的必要性，如因向员工提供家庭福利所需等。（3）入职信息收集表建议一式两份，用人单位应在表中补充个人信息使用条款，提供信息管理人员的联系方式、信息更新路径，最后由员工签字确认。（4）对于敏感个人信息，建议用人单位要求员工逐个确认、勾选同意；对于诸如身份证复印件、入职体检报告等信息，可由员工在文件上手写“同意提供该文件用作人力资源管理”并签名确认。