安排、任命、被安排的工作、作业、让渡
拉丁语“signare”的意思是做标记。在“sign”上加上表示“向……”的前缀词“as-”就是“assign”。本来,“assignment”是法律术语,意思是“签字让渡权利”,也是签字后的让渡证书。之后,“assignment”这个词广泛用于指定什么。后来发生转义,成为商务领域经常使用的术语,意思是“安排任务”。
在欧美企业中,人员配置的基本概念是“right person for right job”,意思是合适的工作安排合适的人来做,要合理安排人才的使用。这种做法的思维方式是先有工作和职位,然后在那里安排人来做。也可以说先有组织图,若因为某种原因,职位出现空缺的话,就进行人员配置。
相反,也有因人设岗的情况。“Assignment”的意思是给人分配业务、角色,比如,“你来做这项工作,你就担当这个角色。”这种思维方式就是“right job for the right person”,意思是“合适的人才,要给一个合适的岗位”。有时候企业或者公司估计将来业务会有所发展,会安排新的工作。作业是老师对学生分配的某种业务,从这个意义上讲,“assignment”就是“被安排的业务或者作业”。
“因岗位而安排人”的做法正确还是“因人设岗”的做法正确?某个公司的业务部门的部长曾经主持过很多项目,如下说道:“不是说哪种做法正确,而是两种情况会同时发生。”
的确如此,首先有项目,然后再考虑安排谁来做这个项目。他是不是合适?谁闲着呢?如果他要是忙的话,是不是安排别人来做?但是,在下达通知时,事情不知不觉就反了过来,就变成了因人设岗,为闲着的人找事情做了。
“Assignment”这个词里含有“sign”(签字)的意思。假如认为主语是“公司或者上司”的话,就是上司在文件上签完字交给部下,如果主语是员工或者部下的话,就是员工或者部下要做某项工作,让上司签字。
被安排的工作各种各样,有的工作是决定公司命运的大规模工作,有的则是日常的业务分工。不论事情大小,都要负责任地完成,这才是“assignment”这个词的本质含义。签字伴随着权限的让渡和担负责任。
有一个词容易和“assignment”混淆,这就是“delegation”(权限的委让)。“Delegation”的原意是把代表派到远方,言外之意就是“之后的事情都委托给代表了”(参照“delegation”一项)。与此相比,“assignment”则是上司在看得见的地方把工作委托给部下来做。可以看出这两个词是有区别的。
把项目分解成具体的任务,落实到具体的措施中,这就是让“assignment”更加明晰的窍门。这样的话,目标就会清晰,员工就会有工作积极性。因此,如何做才能实现“assignment”是有基准的。相关人员要事先就这一基准进行讨论、商量,就基准达成共识,这一点非常重要。
当上司对部下说“你把这个事情处理一下”时,部下很难分清楚这是“assignment”还是“delegation”。假如部下自己做主去处理这件事情的话,上司会说:“谁让你这么干的?”“为什么你不跟我商量?”相反,有一种情况是部下去找上司商量,上司会说:“我不是说了吗?你就放手干吧!”为了防止意思上的误解,还是从平时就进行商量、沟通,这一点非常重要,这一结论其实也是个常识。