下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
拟录用人员的背景信息核查是企业在招聘过程中一项非常重要的工作。实践中，该项工作主要放在面试通过后进行，其主要目的就在于防止员工的入职欺诈。对于拟录用人员背景信息的核查，企业应当从背景信息的主要核查范围、核查方式、入职欺诈的认定与处理及个人信息保护等方面加以把握。
《劳动法》第15条规定：“禁止用人单位招用未满十六周岁的未成年人。文艺、体育和特种工艺单位招用未满十六周岁的未成年人，必须遵守国家有关规定，并保障其接受义务教育的权利。”
对于违反上述规定使用童工的，根据《禁止使用童工规定》第6条的规定，用人单位使用童工的，由劳动保障行政部门按照每使用一名童工每月处5000元罚款的标准给予处罚；在使用有毒物品的作业场所使用童工的，按照《使用有毒物品作业场所劳动保护条例》规定的罚款幅度，或者按照每使用一名童工每月处5000元罚款的标准，从重处罚。基于上述规定，用人单位在招聘时一定要确保拟录用人员年龄符合法定要求，避免非法用工行为。
在求职者找工作的过程中，学历及专业资质起着敲门砖的作用。现实中，求职者采取学历欺诈及专业资质欺诈骗取单位信任的现象不少。根据《劳动合同法》第26条的规定，以欺诈、胁迫的手段或者乘人之危，使对方在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同的，劳动合同无效或者部分无效。因此，如果用人单位在相关人员入职前未发现其存在学历欺诈等行为，而在事后才发现，就会引发劳动合同效力的争议。所以，用人单位一定要事先仔细核查拟录用人员的学历及专业资质信息。
《劳动合同法》第91条规定，用人单位招用与其他用人单位尚未解除或者终止劳动合同的劳动者，给其他用人单位造成损失的，应当承担连带赔偿责任。据此，企业如果招用了还在其他单位任职的劳动者，就有承担潜在的连带赔偿责任的法律风险。因此，企业在招聘过程中，一定要仔细核查拟录用人员是否与其他单位还存在劳动关系。
《劳动合同法》第23条规定，用人单位与劳动者可以在劳动合同中约定保守用人单位的商业秘密和与知识产权相关的保密事项。对负有保密义务的劳动者，用人单位可以在劳动合同或者保密协议中与劳动者约定竞业限制条款，并约定在解除或者终止劳动合同后，在竞业限制期限内按月给予劳动者经济补偿。劳动者违反竞业限制约定的，应当按照约定向用人单位支付违约金。
因此，企业在招录可能接触到商业秘密的人员时，一定要注意审查该类人员是否与上家单位签署了相应的《保密协议》和《竞业限制协议》。实践中，此类人员主要涉及三种岗位：一是高级管理岗位，如总经理、副总经理、财务总监等；二是技术研发岗位；三是掌握上家单位核心客户资源的销售人员。在招聘过程中，如果企业对上述岗位人员未审查到位，事后第三方公司极有可能主张拟录用人员违反了竞业限制约定，此时，不仅拟录用人员无法正常入职工作，企业自身还有可能被第三方公司主张实施了侵犯商业秘密的行为。
针对一些对个人信用状况要求较高的岗位，我国相关规定对此有着明确的任职资格限制。比如，对于金融机构高管，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加快推进失信被执行人信用监督、警示和惩戒机制建设的意见》规定，限制失信被执行人担任银行业金融机构、证券公司、基金管理公司、期货公司、保险公司、融资性担保公司的董事、监事、高级管理人员。又比如，《公司法》第178条规定，有下列情形之一的，不得担任公司的董事、监事、高级管理人员：（一）无民事行为能力或者限制民事行为能力；（二）因贪污、贿赂、侵占财产、挪用财产或者破坏社会主义市场经济秩序，被判处刑罚，或者因犯罪被剥夺政治权利，执行期满未逾五年，被宣告缓刑的，自缓刑考验期满三日起未逾二年；（三）担任破产清算的公司、企业的董事或者厂长、经理，对该公司、企业的破产负有个人责任的，自该公司、企业破产清算完结之日起未逾三年；（四）担任因违法被吊销营业执照、责令关闭的公司、企业的法定代表人，并负有个人责任的，自该公司、企业被吊销营业执照之日起未逾三年；（五）个人因所负数额较大债务到期未清偿被人民法院列为失信被执行人。违反前款规定选举、委派董事、监事或者聘任高级管理人员的，该选举、委派或者聘任无效。董事、监事、高级管理人员在任职期间出现本条第一款所列情形的，公司应当解除其职务。
企业在招聘的过程中，须重视对拟录用人员身体健康状况的核查。关于身体健康状况的合格判定标准，目前企业可以参考国有企业和事业单位的规定，通常要求拟录用人员不存在严重影响正常工作且未治愈的重大疾病，如需要手术治疗的器质性心脏病、恶性肿瘤、肝硬化、类风湿性关节炎等。企业如果未能准确判定拟录用人员的身体健康状况，不仅会严重影响相关岗位职能效率，事后企业也极有可能因为员工请病假、医疗期等各种问题而承担较高的用工成本。
实践中，不同类型的背景信息，其核查方式存在差异。对于拟录用人员的年龄，主要通过审查其身份证原件信息来核查；对于学历及专业资质信息，企业可以通过学信网等第三方网站平台加以查询；对于拟录用人员当前的劳动关系状态，具体的核查方式是要求拟录用人员提交离职证明并对上家单位进行电话回访；对于拟录用人员是否属于承担保密和竞业限制义务的人员，有效的方式是直接询问之前的用人单位；对于一些有资信状况要求的岗位，企业则可以通过中国裁判文书网、中国执行信息公开网等渠道主动查询拟录用人员的涉诉情况，进而合理评判其是否符合法定的任职资格要求；对于拟录用人员的身体健康状况，企业则可以要求拟录用人员进行规范的入职体检。
典型案例 ：〔2020〕浙0109民初2965号
2019年，斯某经某公司邀请参与了该公司的面试。在面试过程中，斯某向公司提供的简历、应聘登记表等材料中，均表明：自身有7年的私募从业经历、5年的保险从业经历及相应的组建、领导团队的经历。基于斯某提供的上述履历，公司决定录用其为财富管理部经理，并安排其组建销售团队进行产品销售。
试用期内，公司最终以斯某不符合录用条件为由对其进行了辞退。斯某对此不服，遂提起仲裁，要求公司支付违法解除赔偿金。审理中，公司则以斯某虚构履历，构成入职欺诈，劳动合同无效为由，抗辩无须支付任何赔偿。为此，公司提交了斯某的简历、应聘登记表、人事登记表、邮件截图，以及公司与中国人寿保险股份有限公司客服的通话记录（含光盘）、杭州中慕投资管理有限公司企业信用信息公示报告、劳动合同、民事判决书等材料来证明斯某在入职时存在造假、欺诈公司的行为。本案的争议焦点在于公司提供的应聘登记表等证据能否证明斯某存在入职欺诈行为。
裁判结果 ：
斯某自己承认其私募从业和保险从业实际工作时间分别为8个月左右和10个月左右，该工作时长与斯某应聘时在应聘登记表等材料中的陈述有较大出入，应属于虚假陈述且其程度已经达到了欺诈的标准，故案涉劳动合同应属无效，双方之间的劳动合同不存在违法解除的情形，公司无须支付违法解除劳动合同赔偿金。
律师分析 ：
作为本案中重要证据材料之一的应聘登记表，其作用主要有两点。首先，它是企业问询员工基本信息及核查其背景信息的工具。对此，《劳动合同法》第8条规定，用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，劳动者应当如实说明。其次，它连同简历等证据材料，是事后认定员工存在入职欺诈行为的重要证据。
本案中，公司抗辩无须支付斯某任何赔偿的主要事实依据是斯某存在入职欺诈行为。而公司之所以取得理想的结果，就是因为其对斯某的入职欺诈行为进行了充分的举证。其中，斯某的简历、应聘登记表、人事登记表等，对于证明斯某实施了入职欺诈行为发挥了重要作用。
合规建议 ：
为了最大限度地发挥应聘登记表的作用，企业在设计其内容时，应当注意两点：一是应聘登记表的待填信息，一定要全面反映与岗位相关的、需要核查的背景信息；二是应聘登记表一定要设置诚信义务条款，并告知入职欺诈的法律后果。具体来说，条款内容可以设计为“本人承诺上述所填信息的真实性、完整性、合法性，如有虚假，则构成入职欺诈或者不符合录用条件”。
企业在对拟录用人员进行背景信息调查的过程中，如果发现最终核实的信息与劳动者在求职时陈述的事实不符，将涉及对入职欺诈行为的认定，以及后续对欺诈员工的处理问题。实践中，由于这些问题牵扯到对法律条文的理解和对事实的认定，因此争议颇多，企业一定要审慎对待。
典型案例 ：〔2021〕粤01民终7366号
2018年，陆某入职某公司任电商运营经理。2020年4月15日，公司以陆某入职时虚构过往产品经理的工作年限，构成入职欺诈为由向其发出了书面解除劳动合同的通知。陆某认为公司的做法属于违法解除，遂提起仲裁，要求公司支付违法解除赔偿金，最终仲裁委支持了陆某的请求。对此，公司不服裁决，遂提起诉讼，要求无须支付任何赔偿，具体理由是陆某在入职时虚构岗位工作年限，构成入职欺诈，双方的劳动合同应属无效。本案的争议焦点在于陆某虚构产品经理工作年限的行为是否构成入职欺诈。
裁判结果 ：
陆某在履历上确有将其在第三方公司任产品经理的工作期限从4个多月谎报为9个月的情形。但是，陆某在职近两年，公司均未对此提出异议。另外，陆某虽然谎报了工作经历的时限，但其曾任产品经理属实，其填报产品经理的任职时间与实际任职时间差异不大，不影响简历的整体真实性。综上，陆某的行为并不必然导致公司因此违背真实意思与其签订劳动合同，双方签订的劳动合同应当有效。
律师分析 ：
根据《劳动合同法》第8条的规定，用人单位在招用劳动者时，有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，劳动者应当如实说明。同时，《劳动合同法》第26条第1款第1项明确规定，以欺诈、胁迫的手段或者乘人之危，使对方在违背真实意思的情况下订立或者变更劳动合同的，劳动合同无效或者部分无效。据此，如果劳动者面试时违反如实告知义务构成入职欺诈，双方签订的劳动合同涉嫌无效。根据《劳动合同法》第39条第5项的规定，因本法第26条第1款第1项规定的情形致使劳动合同无效的，用人单位可以解除劳动合同。基于上述规定，企业一旦发现已入职的员工在应聘时存在欺诈行为，大多会对相关员工进行劝退或者以不符合录用条件、劳动合同无效为由做单方辞退处理。
但是，企业对于入职欺诈容易存在一些误区，认为只要应聘人员在求职和面试过程中存在虚假陈述行为，就可以认定构成入职欺诈，劳动合同应属无效，实际上并非如此。具体来看，如果在以下两种情形下主张入职欺诈，法院一般不会认同：一种是企业自身未尽到基本的审查义务，而是在员工入职了一段时间且表现良好的情况下，才去主张存在欺诈行为；另一种是员工虚假陈述或者隐瞒的事实不属于企业决定录用的重要因素。对此，如果员工虚假陈述或者隐瞒的事实，企业并未明确将其作为招聘或者录用条件，或者纯属个人隐私，与所涉岗位无直接关系，如个人婚姻、生育情况，欺诈行为就很难成立。
本案中，公司关于陆某存在入职欺诈行为、劳动合同应属无效的主张之所以未得到法院支持，主要原因在于两点：一是公司自身未尽到审查义务，在陆某入职两年后才提出存在入职欺诈行为；二是陆某虚构的事实仅是工作时限上的些许差异，对公司是否录用陆某并不产生决定性影响。
合规建议 ：
在员工招用实践中，企业应当谨慎对待员工入职欺诈行为的认定及后续的劳动关系处理。首先，企业要通过多种手段，审慎核查拟录用人员的背景信息，一旦发现不符合要求的，及时将其排除在最终录用人员之外。其次，如果事后发现已入职的员工在入职时存在虚假陈述或者隐瞒个人基本情况的行为，企业应当以是否符合招聘条件和录用条件为标准，审慎地评判该行为是否足以导致企业违背真实意思与其签订劳动合同，如果足以导致，则构成欺诈，企业可以对其及时做出劝退或者单方辞退处理。最后，企业一定要保存好招聘过程中劳动者自行制作的简历、填写的应聘登记表等材料，这些材料是认定入职欺诈的基础性证据。
为了保护个人信息不被泄露和非法利用，2021年，我国制定并颁布了《中华人民共和国个人信息保护法》（以下简称《个人信息保护法》）。该法对于违规处理个人信息的行为，规定了非常严厉的行政处罚责任。作为与个人信息处理密切相关的领域，企业人力资源管理属于该法重点规制的对象。据此，企业在劳动人事管理过程中处理员工个人信息时，应当严格遵守该法相关规定。
《个人信息保护法》第13条规定，符合下列情形之一的，个人信息处理者方可处理个人信息：①取得个人的同意；②为订立、履行个人作为一方当事人的合同所必需，或者按照依法制定的劳动规章制度和依法签订的集体合同实施人力资源管理所必需……据此，企业在收集、核查、使用员工个人信息时，应当取得其本人的同意，或者规章制度、集体合同中已经明确规定企业在实施人力资源管理时有权收集、核查员工个人信息。
同时，针对敏感个人信息，即一旦泄露或者非法使用，容易导致自然人的人格尊严受到侵害或者人身、财产安全受到危害的个人信息，包括生物识别、宗教信仰、特定身份、医疗健康、金融账户、行踪轨迹等信息，以及不满十四周岁未成年人的个人信息，《个人信息保护法》第28条规定，只有在具有特定的目的和充分的必要性，并采取严格保护措施的情形下，个人信息处理者方可处理。第29条规定，处理敏感个人信息应当取得个人的单独同意。
《个人信息保护法》第5条规定，处理个人信息应当遵循合法、正当、必要和诚信原则，不得通过误导、欺诈、胁迫等方式处理个人信息。第6条规定，处理个人信息应当具有明确、合理的目的，并应当与处理目的直接相关，采取对个人权益影响最小的方式；收集个人信息，应当限于实现处理目的的最小范围，不得过度收集个人信息。第7条规定，处理个人信息应当遵循公开、透明原则，公开个人信息处理规则，明示处理的目的、方式和范围。
据此，作为一种典型的个人信息处理行为，企业对拟录用人员背景信息进行收集与核查时应当注意两个方面。首先，应当遵循正当、必要性原则。对此，一些与工作岗位不相关的个人隐私信息，企业应避免收集，如求职人员的婚孕情况，无论在面试过程中还是入职体检时均不应当涉及。其次，企业应当确保员工的知情权，即在收集和核查背景信息前，企业应当向其明确告知收集的目的及背景信息核查的方式。
作为个人信息保护的重中之重，同时也是法定义务，企业应当重视对员工个人信息的安全保管。对此，《个人信息保护法》第51条规定，个人信息处理者应当根据个人信息的处理目的、处理方式、个人信息的种类以及对个人权益的影响、可能存在的安全风险等，采取下列措施确保个人信息处理活动符合法律、行政法规的规定，并防止未经授权的访问以及个人信息泄露、篡改、丢失：（一）制定内部管理制度和操作规程；（二）对个人信息实行分类管理；（三）采取相应的加密、去标识化等安全技术措施；（四）合理确定个人信息处理的操作权限，并定期对从业人员进行安全教育和培训；（五）制定并组织实施个人信息安全事件应急预案；（六）法律、行政法规规定的其他措施。