任务3
市政工程资料的组卷与归档

任务目标

市政工程资料的组卷是指按照一定的方法和原则将工程资料分类整理成案卷的过程。市政工程资料的归档是指把工程资料整理与组卷并按照规定移交给档案管理部门的工作。通过本任务的学习，学生能够对市政工程资料进行组卷和归档。

1.3.1 市政工程施工资料组卷认知

1）市政工程资料的组卷形式

①工程资料应使用纸质载体和光盘载体两种形式。

②纸质载体和光盘载体的工程资料应在工程建设过程中形成、收集和整理。

③光盘载体的电子工程档案应符合下列规定：

a.城建档案馆首先对纸质载体的工程档案进行验收，合格后再进行电子工程档案的核查，核查无误后，最后进行电子工程档案的光盘刻录。

b.电子工程档案的封套、格式必须按城建档案馆的要求进行。

2）市政工程资料组卷的要求

对属于归档范围的工程资料进行分类，确定归入案卷的资料；对卷内资料进行排列、编目、装订、装盒；排列所有案卷，形成案卷目录。

（1）市政工程资料组卷原则

①立卷应遵循工程资料的自然形成规律和工程专业的特点，保持卷内资料的有机联系，便于档案的保管和利用。

②工程资料应按不同形成、整理单位及建设程序，按工程准备阶段资料、监理资料、施工资料、竣工图、竣工验收资料分别进行立卷，并根据数量多少组成一卷或多卷。

③建设工程项目由多个单位工程组成时，工程资料应按单位工程立卷。

④建设工程项目由多个单位工程组成时，多个单位工程共用一份的资料可单独组卷；当同一项目中多个单位工程要求归档的资料出现重复时，其原件可归入其中一个单位工程，其余单位工程可不归档，但应说明情况，以备互查。

⑤不同载体的资料应分别立卷。

（2）案卷的厚度要求

案卷不宜过厚，文字材料卷厚度不宜超过20 mm，图纸卷厚度不宜超过50 mm。

（3）外文资料的相关规定

工程资料为外文版的，应用中外两种文字准确表达，并应符合下列规定：

①有关资料的中文翻译件应由翻译责任者签字认证，并与原件一并归档。

②如无翻译件的材料，案卷目录中的案卷题名和卷内目录中的资料（图纸）名称应用中外文两种文字准确表达。

（4）建设工程电子资料的相关规定

①归档的建设工程电子资料应采用表1.1 所列的资料格式或通用格式进行存储。专用软件产生的非通用格式的电子资料应转换成通用格式。

②归档的建设工程电子资料应包含元数据，保证资料的完整性和有效性。元数据应符合现行行业标准《建设电子档案元数据标准》（CJJ/ T 187—2012）的规定。

③归档的建设工程电子资料应采用电子签名等手段，所载内容应真实可靠。

④归档的建设工程电子资料的内容必须与其纸质档案一致。

⑤离线归档的建设工程电子档案载体，应一次性写入光盘，光盘不应有磨损、划伤。

⑥存储移交电子档案的载体应经过检测，应无病毒、无数据读写故障，并应确保接收方设备读出数据。

3）市政工程资料的卷内排列

①文字材料应按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一资料的印本与定稿、主体与附件不应分开，并应按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列。

②图纸应按专业排列，同专业图纸应按图号顺序排列。

③当案卷内既有文字材料又有图纸时，文字材料应排放在前面，图纸应排放在后面。

4）市政工程资料的案卷编目

（1）编制卷内资料页号的规定

①卷内资料均应按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。

②页号编写位置：单面书写的资料在右下角；双面书写的资料，正面在右下角，背面在左下角；折叠后的图纸一律在右下角。

③成套图纸或印刷成册的资料材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

④案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

（2）卷内目录的编制规定

①卷内目录排列在卷内资料首页之前，式样如图1.1 所示。

注：1.尺寸单位统一为：mm；

2.比例1∶2。

②序号应以一份资料为单位编写，用阿拉伯数字从1 依次标注。

③责任者应填写资料的直接形成单位或个人。有多个责任者时，应选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

④资料编号应填写资料形成单位的发文号或图纸的图号，或设备、项目代号。

⑤资料题名应填写资料标题的全称。当资料无标题时，应根据内容拟写标题，拟写标题外应加“[]”符号。

⑥日期应填写资料的形成日期或资料的起止日期，竣工图应填写编制日期。日期中“年”应用四位数字表示，“月”和“日”应分别用两位数字表示。

⑦页次应填写资料在卷内所排的起始页号，最后一份资料应填写起止页号。

⑧备注应填写需要说明的问题。

（3）卷内备考表的编制规定

①卷内备考表应排列在卷内资料的尾页之后，式样如图1.2 所示。

注：1.尺寸单位统一为：mm；

2.比例1∶2。

②卷内备考表应标明卷内资料的总页数、各类资料页数或照片张数及立卷单位对案卷情况的说明。

③立卷单位的立卷人和审核人应在卷内备考表上签名；年、月、日应按立卷、审核时间填写。

（4）案卷封面的编制规定

①案卷封面应印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。案卷封面的式样如图1.3 所示。

注：1.卷盒、卷夹封面 A × B =310 mm×220 mm；

2.案卷封面 A × B =297 mm×210 mm；

3.尺寸单位统一为：mm，比例1∶2。

②案卷封面的内容应包括档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、本案卷所属工程的案卷总量、本案卷在该工程案卷总量中的排序。

③档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由档案保管单位填写。

④案卷题名应简明、准确地表示卷内资料的内容。

⑤编制单位应填写案卷内资料的形成单位或主要责任者。工程准备阶段资料和工程竣工资料的编制单位应为建设单位；勘察、设计资料的编制单位应为工程勘察、设计单位；监理资料的编制单位应为监理单位；施工资料和竣工图的编制单位应为施工单位。

⑥起止日期应填写案卷内全部资料形成的起止日期。

⑦保管期限应根据卷内资料的保存价值在永久保管、长期保管、短期保管3 种保管期限中选择划定。当同一案卷内有不同保管期限的资料时，该案卷保管期限应从长。

⑧密级应在绝密、机密、秘密3 个级别中选择划定。当同一案卷内有不同密级的资料时，应以高密级为本卷密级。

（5）案卷题名规定

①道路、桥梁工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、分部工程或专业名称及卷内资料概要等内容，必要时可增加工程地址内容。

②地下管线工程案卷题名应包括工程名称（含单位工程名称）、专业管线名称和卷内资料概要等内容，必要时可增加工程地址内容。

③卷内资料概要应符合《建设工程文件归档规范（2019 版）》（GB / T 50328—2014）中所列案卷内容（标题）的要求。其内容可扫二维码进行阅览。

④外文资料的题名及主要内容应译成中文。

（6）案卷脊背规定

案卷脊背应由档号、案卷题名构成，由档案保管单位填写；案卷脊背的式样如图1.4 所示。

注：1. D =20，30，40，50 mm；

2.尺寸单位统一为：mm，比例1∶2。

（7）卷内目录、卷内备考表、案卷内封面的要求

卷内目录、卷内备考表、案卷内封面宜采用70 g以上白色书写纸制作，幅面应统一采用A4 幅面。

5）市政工程资料的案卷装订与装具

①案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必须装订。装订时不应破坏资料的内容，并应保持整齐、牢固，便于保管和利用。

②案卷装具可采用卷盒、卷夹两种形式，并应符合下列规定：

a.卷盒的外表尺寸应为310 mm×220 mm，厚度可为20，30，40，50 mm。

b.卷夹的外表尺寸应为310 mm×220 mm，厚度宜为20~30 mm。

c.卷盒、卷夹应采用无酸纸制作。

1.3.2 市政工程资料的归档认知

1）市政工程资料归档质量要求

①归档的纸质工程资料应为原件；若为复印件时，提供单位应在复印件上加盖单位印章，并应有经办人签字及日期。提供单位应对资料的真实性负责。

②工程资料的内容应符合国家现行有关勘察、设计、施工、监理等标准的规定。

③工程资料的内容必须真实、准确，应与工程实际相符合。

④工程资料的纸张应采用能长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。工程资料应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸等易褪色的书写材料。计算机输出文字和图件应使用激光打印机，不应使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机。

⑤工程资料应字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字盖章手续应完备。

⑥工程资料中文字材料幅面尺寸规格宜为A4 幅面（297 mm×210 mm），图纸宜采用国家标准图幅。不同幅面的工程图纸，应统一折叠成A4 幅面（297 mm×210 mm）。图面应朝内，首先沿标题栏的长边方向以W形折叠，并使标题栏露在外面。

2）建设工程资料的归档规定

①归档资料必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程。

②列入城建档案管理机构档案接收范围的工程，竣工验收前，城建档案管理机构应对工程档案进行预验收。

③建设单位在组织工程竣工验收前应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。

④城建档案管理机构在进行工程档案预验收时，应查验下列主要内容：

a.工程档案应齐全、系统、完整，全面反映工程建设活动和工程实际状况。

b.工程档案已整理立卷，立卷符合第1.3.1 节的相关规定。

⑤竣工图的绘制方法，图式及规格应符合专业技术要求，图面整洁，并盖有竣工图图章。

⑥资料的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的资料，其签章手续完备；资料的材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求；电子档案格式、载体等符合要求；声像档案内容、质量、格式符合要求。

⑦归档时间应符合的规定：根据建设程序和工程特点，归档可分阶段分期进行，也可在单位或分部工程通过竣工验收后进行。勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。

⑧归档顺序应符合的规定：勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。

⑨归档数量应符合的规定：工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，另一套（原件）移交当地城建档案馆（室）。列入城建档案管理机构接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3 个月内，必须向城建档案管理机构移交一套符合规定的工程档案。

⑩停建、缓建工程的档案，可暂由建设单位保管。对改建、扩建和维修工程，建设单位应组织设计、施工单位对改变部位据实编制新的工程档案，并应在工程竣工验收后3 个月内向城建档案管理机构移交。

⑪当建设单位向城建档案管理机构移交工程档案时，应移交案卷目录，办理移交手续，双方签字、盖章后方可交接。 TUpKJbjnKM5BmZgpgxqivm5LDWmP6NcFS4T5RBG0AIAaYXj+bwYCjvNG0TkijU2S