4.7　会计凭证的保管

会计凭证是重要的会计档案和经济资料，每个单位都要建立保管制度妥善保管。对各种会计凭证要分门别类、按照编号顺序整理装订成册。封面要注明会计凭证的名称、起止号、时间以及有关人员的签章。要妥善保管好会计凭证，在保管期间会计凭证不得外借，对超过规定期限的会计凭证，要严格依照有关程序销毁；需永久保留的有关会计凭证，不能销毁。

对会计凭证的保管，既要做到完整无缺，又要便于翻阅查找。其主要要求有以下几项。

（1）会计凭证应当定期装订成册防止散失，具体方法如上所述，不再重复。另外要求装订成册的会计凭证应加贴封条，防止抽换凭证。

（2）各种经济合同、保证金收据等重要原始凭证，应当另外编制目录，单独进行登记保管，并在有关记账凭证和原始凭证上相互注明日期以及编号。

（3）会计凭证不能外借，其他单位如果因特殊原因需要借用会计凭证时，必须经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，可以复制。向外单位提供原始凭证复印件时，应当在专设的登记簿上进行登记，并由提供人员和收取人员共同签名或者盖章。查阅或者复制会计凭证的人员，不得在会计凭证上涂画、拆封和抽换。

（4）如果从外部单位取得的原始凭证丢失，应当由经办人员取得外部单位有效证明文件，加盖公章，证明文件中应当注明丢失的原始凭证编号、内容和金额等，然后需要由本单位负责人同意后才能代作原始凭证。确实无法取得证明的，如车票丢失，则应当由当事人写明详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，可代作原始凭证。

（5）每年装订完成的会计凭证，在年度终了后，可暂时由会计机构保管一年，期满后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构进行统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管，出纳人员不得兼管会计档案。

（6）移交本单位档案机构保管的会计凭证，原则上应当保持原卷册的封装，也就是保持原封不动。个别需要拆封重新整理的，档案机构应会同会计机构人员和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

（7）会计凭证的保管期限。按照目前实施的《会计档案管理办法》规定，原始凭证、记账凭证、汇总记账凭证的保管期限是30年，银行对账单、银行存款余额调节表的保管期限为10年。

（8）会计凭证的销毁。保管期满后的会计凭证，可按照规定程序进行销毁，但是保管期满而有未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完成时为止。