会计凭证的传递,指会计凭证从编制时起到归档时止,在单位内部各有关部门及人员之间的传递程序和传递时间。为了能够利用会计凭证、及时反映各项经济业务、提供会计信息、发挥会计监督的作用,必须正确、及时进行会计凭证的传递,不得积压。正确组织会计凭证的传递,对于及时处理和登记经济业务、明确经济责任、实行会计监督具有重要作用。
根据企业生产特点、经济业务内容以及管理要求的不同,会计凭证的传递方式也有所不同。因此,企业应当根据具体情况制定每一种凭证的传递程序和方法。例如,收料单的传递应当规定:材料到达企业后多长时间内需要验收入库,收料单由谁负责填制,一式几联,各联的用途是什么,分别传递到哪些部门,何时传递到会计部门,会计部门由谁负责收料单的审核工作,由谁根据收到的原始单据据以编制记账凭证、登记账簿以及整理归档等。会计凭证的传递是否科学、严密、有效,对于加强企业内部管理、提高会计信息质量具有很重要的作用。
会计凭证传递是会计制度的一个重要组成部分,在会计制度中应当制定明确的规定并且正确组织会计凭证的传递,对于及时处理经济业务和实行会计监督具有重要意义。正确组织会计凭证的传递,便于及时、真实反映发生和完成情况,便于有关部门和人员及时沟通加速业务处理过程,便于分工协助和发挥会计的监督作用。
制定合理的会计凭证传递程序和传递时间,应当注意以下几个问题。
(1)应根据经济业务的特点、企业内部的部门设置和人员分工不同以及管理的要求等,具体规定各种凭证的联数和传递的环节。既要使相关部门和人员能够按照规定处理经济业务,又能通过凭证了解业务情况并提供数据,还要注意制定的流程合理,避免不必要的环节影响传递速度。
(2)应根据有关部门和人员办理经济业务手续的需要,确定会计凭证在各个环节停留的时间。既要防止时间过于紧张,影响业务手续的完成质量,又要避免时间过长,影响工作效率。
(3)建立凭证交接的签收制度。为了确保会计凭证的安全和完整,在各个环节中应当指定专人办理交接手续,制作交接单,做好登记,做到责任明确、手续完备、严密。
会计凭证的传递办法,在报经本企业领导批准后,各有关部门和人员必须遵照执行。会计部门应当对执行情况进行监督和检查,发现不合理、不完善之处,应及时研究并加以修改重新制定。