4.3　原始凭证

原始凭证是指经办单位或人员在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录经济业务发生或完成情况、明确经济责任的会计凭证。

4.3.1　原始凭证的基本内容

由于各项经济业务内容和经济管理的要求不同，各个原始凭证的名称、格式和内容也多种多样。但是，所有原始凭证（包括自制的和外来的凭证），都作为经济业务的原始证据，必须详细载明有关经济业务的发生或完成情况，必须明确经办单位和人员的经济责任。因此，各种原始凭证都应具备一些共同的基本内容。原始凭证包括的基本内容通常称为凭证要素，如图4-2所示。

4.3.2　原始凭证的种类

原始凭证可根据来源、填制手续和内容、格式等标准不同进行分类。

1．按照来源分类

按照原始凭证的来源，可以分为外来原始凭证和自制原始凭证。

·外来原始凭证，指在经济业务发生或者完成时，由经办人员或者相关人员从其他单位或者个人直接取得的原始凭证，如购买货物取得的增值税发票、向外单位支付款项取得的发票、员工出差取得的飞机票、火车票等。其格式如表4-3和表4-4所示。

·自制原始凭证，指本企业内部经办相关经济业务的部门以及经办人员，在执行或者完成某项经济业务时自行填制的、仅供本企业内部使用的原始凭证，例如收料单、领料单、限额领料单、产品入库单、产品出库单、借款单、工资单、折旧计算表等。其格式如表4-5所示。

2．按照填制手续和内容分类

按照填制手续和内容，分为一次凭证、累计凭证和汇总凭证三类。

·一次凭证，指一次性填制完成，只记录一笔经济业务的原始凭证。例如收据、领料单、借款单、银行结算凭证等。一次凭证是一次有效的凭证。

·累计凭证，指在一定时期内多次累计记录发生的同类型经济业务的原始凭证。累计凭证的特点是，在一张凭证上可以连续登记相同性质的经济业务，随时结出累计数以及结余数，并按照企业内部规定的费用限额进行费用控制，期末按照实际发生额记账。累计凭证是多次有效的原始凭证，具有代表性的累计凭证是限额领料单，其格式如表4-6所示。

·汇总凭证，指将一段时期内发生的相同经济业务进行汇总的凭证。汇总原始凭证时对同类型经济业务进行了合并，从而可以有效简化记账的工作量。常用的汇总原始凭证有：工资结算汇总表、发出材料汇总表、差旅费报销单等。发出材料汇总表格式如表4-7所示。

3．按照格式分类

按照格式，分为通用凭证和专用凭证。

·通用凭证，指格式统一、使用方法一致的原始凭证，由有关部门统一印制。通用凭证可以在某一地区、某一行业使用，也可以是全国通用。例如某省（市）印制的收据、支出凭证等，在该省（市）是通用的；又如由人民银行制作的银行转账结算凭证，在全国通用等。

·专用凭证，指由企业自行印制且仅在本企业内部使用的原始凭证。如领料单、差旅费报销单、折旧计算表、工资费用分配表等。

4．按照经济业务的类别分类

·款项收付业务凭证，指记录银行存款和现金收付业务的原始凭证。例如现金借款单、现金收据、支出凭单、零星购物发票、车船机票、银行支票、付款委托书等。

·出入库业务凭证，指记录原材料、产成品出库、入库等情况的原始凭证。这类凭证可以是一次性凭证，也可以是累计凭证，如入库单、出库单、领料单、提货单等。

·成本费用凭证，指记录生产产品费用的发生以及分配情况的原始凭证。这类凭证大多是企业内部自制的凭证，如工资费用汇总表、折旧费用分配表、制造费用分配表、产品成本计算单等。

·购销业务凭证，指记录材料采购或者劳务供应、产成品（商品）或者劳务销售情况的原始凭证，前者为外来的凭证，后者为自制的凭证。如提货单、发货单、交款单、运费单据等。

·固定资产业务凭证，指记录固定资产购置、调拨、报废和盘盈、盘亏业务的原始凭证。如固定资产调拨单、固定资产移交清册、固定资产报废单和盘盈、盘亏报告单等。

·转账业务凭证，指会计期间终了，为了结平收入和支出等账户，计算并结转成本以及当期利润等，由会计人员根据会计账簿记录整理后制作的原始凭证。这类原始凭证没有固定格式，需要注明制单人并由会计主管签章。

4.3.3　原始凭证的填制要求

原始凭证是根据经济业务活动执行和完成情况填制的，具有法律效力的书面证明。为了保证原始凭证能够正确、及时、清晰地反映各项经济业务活动的真实情况，提高会计核算的质量并真正具备法律效力，原始凭证的填写必须严格按如下要求进行。

1．记录要真实

原始凭证填列的经济业务内容和数字必须是真实发生的，符合实际情况。

2．内容要完整

原始凭证需要填制的内容必须完整，不能有漏项。填写日期应该按照经济发生之日填写，不能空着不填；名称要填写齐全，不得简化；品名或用途要填写明确，不能含糊不清；有关人员的签章必须齐全。

3．手续要完备

企业自制的原始凭证必须有经办经济业务的部门和人员签名盖章；对外部单位开出的原始凭证必须加盖本单位公章；从外部单位取得的原始凭证，要注意是否加盖了单位的印章（公章、财务章或者发票专用章）。只有手续完备了，才能分清经济责任，才能够保证原始凭证的真实并且合法。

4．书写要清楚、规范

原始凭证要按照规定填写，文字要简洁明了，字迹要工整清楚易于辨认，不得使用未经国务院公布的简化汉字。大小写金额必须相符且填写规范，小写金额用阿拉伯数字逐个书写，不可以写连笔字，在金额前要加上人民币符号“¥”，人民币符号“¥”和阿拉伯数字之间不能留有空白，金额数字一律填写到角分；没有角分的，写“00”或者“—”；有角无分的，分位写“0”，不得用符号“—”代替；大写金额用汉字壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等，一律用正楷或者行书书写；大写金额前没有印“人民币”字样的，应加写“人民币”三个字，“人民币”字样与大写金额之间同样不得留有空白；大写金额到元或角为止的，后面要写“整”或者“正”字；有分的，不写“整”或者“正”字。

5．编号要连续

各种凭证要连续编号以方便查询。如果凭证已预先印有编号，如发票、支票等重要凭证，在写坏作废时，应加盖“作废”戳记，妥善登记保管不得撕毁。

6．不可以涂改、刮擦以及挖补

原始凭证如果有错误，应该由出具单位重新开具或者更正，更正处应加盖出具单位的印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重新开具，不得在原始凭证上更正。

7．填制要及时

各种原始凭证一定要填写及时，并按规定程序及时送交到会计机构、会计人员进行审核，如表4-8所示。

4.3.4　原始凭证的审核

各种原始凭证除由经办业务部门审核外，财务部门还必须认真、严格地审查及核对。只有经过审核合格的原始凭证，才能作为编制记账凭证和登记账簿的依据。原始凭证的审核具体包括以下几项。

·审核原始凭证的真实性。原始凭证作为会计核算的基础信息源，其真实性对会计信息的质量具有至关重要的影响。真实性，指该原始凭证是根据真实的经济业务编制的，也就是说其包含的日期、内容、金额等都与事实相符。如果是企业自制的原始凭证，必须有经办部门和经办人员的签名或盖章。另外，如果是通用原始凭证，还需审核凭证本身是否真实，以防假冒。

·审核原始凭证的合法性。审核原始凭证所记录的经济业务是否有违反国家法律法规的情况，是否履行了规定的凭证传递和审核程序、是否有贪污腐化等行为。

·审核原始凭证的合理性。审核原始凭证所记录的经济业务是否符合企业生产经营活动的需要、是否符合企业制订的有关计划以及预算等。

·审核凭证的完整性。审核原始凭证各项基本内容是否齐全，是否有漏项的情况，日期是否填写完整，数字是否填写清晰，文字是否工整，相关人员签章是否齐全等。

·审核原始凭证的正确性。审核原始凭证各项金额的计算以及填写是否正确，包括：阿拉伯数字分位填写，不得连写；小写金额前要加“¥”符号，中间不得留有空位；大写金额前要加“人民币”字样，大写金额和小写金额要相符；凭证中如有书写错误，应当采用规定的正确方法更正，不能采用涂改、刮擦、挖补等不正确方法。

·审核原始凭证的及时性。及时性是收到原始凭证后应当及时传递，最好不要跨月，不可拖延时间进行传递，否则会影响原始凭证的时效性，影响原始凭证的使用。审核时应当注意审查凭证的填制日期，尤其是支票、银行汇票、银行本票等时效性比较强的原始凭证，更应当仔细验证其签发日期。

原始凭证的审核是一项十分重要工作，审核后的原始凭证应该根据不同审核结果进行不同的处理。

·对于符合要求的原始凭证，应当及时传递并编制记账凭证。

·对于真实、合理、合法但是内容不完整或者填写有错误的原始凭证，应当退回给有关经办人员，由经办人员负责将有关凭证补充完整或者更正错误或者重开后，再进行正常的传递及记账程序。

·对于不真实且不合法的原始凭证，会计机构、会计人员有权不予受理，并有责任向单位负责人报告。