2.3　数据的排序和筛选

为了更好地进行数据分析。Excel中包含很多实用的数据分析工具，例如常用的排序、筛选、分类汇总、合并计算等。下面对数据的排序和筛选进行详细介绍。

2.3.1　简单排序

简单排序即对某一列中的数据进行“升序”或“降序”排序。“升序”可将数据按照从低到高的顺序进行排序，“降序”则是将数据按照从高到低的顺序排序。用户可通过“数据”选项卡中的“升序”和“降序”按钮，对目标列中的数据进行相应排序。具体操作方法如下。

Step 01 选中“销售金额”列中任意一个包含数据的单元格，单击“升序”按钮，将该列中的数值按照从低到高的顺序进行排列，如图2-83所示。

Step 02 单击“降序”按钮，将值按照从高到低的顺序排列，如图2-84所示。

动手练 根据笔画顺序排序

Excel在对汉字进行排序时，默认按照汉字拼音的首字母顺序进行排序，用户也可以根据需要，将汉字的排序方式设置为按笔画排序。

Step 01 选中数据源中的任意一个单元格，打开“数据”选项卡，在“排序和筛选”组中单击“排序”按钮，弹出“排序”对话框，单击“选项”按钮，如图2-85所示。

Step 02 打开“排序选项”对话框，选中“笔画排序”单选按钮，单击“确定”按钮，如图2-86所示。

Step 03 返回“排序”对话框，单击“主要关键字”右侧的下拉按钮，在下拉列表中选择“姓名”，设置完成后单击“确定”按钮，如图2-87所示。

Step 04 表格“姓名”列中的姓名按照首字笔画从少到多进行排序，如图2-88所示。

2.3.2　多列同时排序

当需要对多列中的数据同时排序时，可以通过“排序”对话框来操作，例如对“数量”和“金额”同时进行降序排序，下面介绍具体操作方法。

Step 01 选中数据表中包含内容的任意一个单元格。打开“数据”选项卡，在“排序和筛选”组中单击“排序”按钮，如图2-89所示。

Step 02 打开“排序”对话框，设置“主要关键字”为“数量”，排序次序为“降序”，单击“添加条件”按钮，如图2-90所示。

Step 03 对话框中随即添加一个“次要关键字”，设置“次要关键字”为“金额”，排序次序为“降序”，最后单击“确定”按钮，如图2-91所示。

Step 04 此时“数量”列中的值随即按照降序排序，当数量相同时，“金额”列中的值也按降序排序，如图2-92所示。

2.3.3　特殊排序

Excel对所选列的默认排序依据为“单元格值”，除此之外，也可将排序依据设置为单元格颜色、字体颜色以及条件格式图标。打开“排序”对话框，选择“主要关键字”的列字段，单击“排序依据”下拉按钮，从下拉列表中即可更改排序依据，如图2-93所示。

动手练 根据字体颜色排序

当某一列中的值被设置了多种字体颜色，每种颜色被用来表示不同的属性，此时可以按照字体颜色进行排序。

Step 01 选中数据源中的任意一个单元格，打开“数据”选项卡，在“排序和筛选”组中单击“排序”按钮，打开“排序”对话框，设置“主要关键字”为“商品名称”，单击“排序依据”下拉按钮，在下拉列表中选择“字体颜色”选项，如图2-94所示。

Step 02 “排序”对话框中的“次序”组中随即新增一个下拉选项，单击该下拉按钮，在下拉列表中可以看到所选主要关键字列中包含的所有字体颜色，选择需要在最顶端显示的颜色，如图2-95所示。

Step 03 单击“复制条件”按钮，根据“主要关键字”复制出一个“次要关键字”，如图2-96所示。

Step 04 设置“次要关键字”的字体颜色为绿色，如图2-97所示。

Step 05 接着继续复制条件，向对话框中添加“次要关键字”并设置字体颜色，直到所有颜色设置完毕，单击“确定”按钮关闭对话框，如图2-98所示。

Step 06 返回工作表，此时“商品名称”列中的值已经根据指定的字体颜色顺序进行了重新排序，如图2-99所示。

2.3.4　启动筛选模式

进行数据筛选之前需要先启动筛选模式。选中数据表中的任意一个单元格，打开“数据”选项卡，在“排序和筛选”组中单击“筛选”按钮，数据标题行中的每个单元格中随即出现下拉按钮图标，此时数据表进入筛选模式，如图2-100所示。

单击任意一个标题中的下拉按钮，打开一个下拉列表，该下拉列表称为“筛选器”，用户可以在“筛选器”中执行需要的筛选操作，如图2-101所示。

2.3.5　通用的筛选方式

筛选器中提供的“搜索”框，可以根据所输入的关键字快速搜索相关信息，另外筛选器中还为当前列中的所有数据提供了复选框，通过复选框的勾选也可以快速筛选出相应内容。

1．快速筛选指定信息

单击“销售商品”标题单元格中的下拉按钮，在打开的筛选器中取消勾选“全选”复选框，随后勾选“精华液”和“柔肤水”复选框，单击“确定”按钮，如图2-102所示。数据表中随即筛选出被勾选的商品信息，如图2-103所示。

2．根据关键字筛选

单击“销售商品”标题单元格中的下拉按钮，打开筛选器，在“搜索”文本框中输入关键字“霜”，此时筛选器下方会显示包含“霜”的商品名称，单击“确定”按钮，如图2-104所示。数据表中随即筛选“销售商品”列中包含“霜”的商品信息，如图2-105所示。

2.3.6　根据数据类型执行筛选

一个数据表通常包含多种类型的数据。当数据类型不同时，筛选器中提供的选项也会有所不同。下面介绍不同类型数据的常用筛选方法。

动手练 筛选不包含指定项目的信息

当对文本类型的列执行筛选时，筛选器中会提供“文本筛选”选项，下面介绍如何执行文本筛选。

Step 01 单击“销售商品”标题单元格中的下拉按钮，打开筛选器，选择“文本筛选”选项，在其下级列表中选择“不包含”选项，如图2-106所示。

Step 02 弹出“自定义自动筛选”对话框，对话框中包含两组下拉选项，在第一组右侧下拉列表中选择“隔离霜”（也可直接手动输入），如图2-107所示。

Step 03 在第二组左侧下拉列表中选择“不包含”，在右侧下拉列表中选择“防晒霜”，单击“确定”按钮，如图2-108所示。

Step 04 数据表中筛选出“销售商品”中不包含“隔离霜”与“防晒霜”的所有销售信息，如图2-109所示。

动手练 筛选销售金额排名前5的数据

筛选数值型数据或日期型数据与筛选文本型数据的方法是相通的，只是筛选器中提供的选项有所不同，下面筛选“销售金额”排名前5的数据。

Step 01 单击“销售金额”标题单元格中的下拉按钮，在筛选器中选择“数字筛选”选项，在其下级列表中选择“前10项”选项，如图2-110所示。

Step 02 弹出“自动筛选前10个”对话框，修改中间数值框中的数字为“5”，单击“确定”按钮，如图2-111所示。

Step 03 数据表中筛选出销售金额最大的前5条信息，如图2-112所示。

动手练 筛选指定日期之后的所有数据

日期筛选器会根据日期的范围按照年、月进行分组，用户可以通过筛选器下提供的复选框快速筛选指定年份或月份的日期，如图2-113所示。

另外“日期筛选”列表中还提供更多的筛选项，下面筛选“1990/1/1”之后出生的员工信息。

Step 01 单击“出生年月”标题单元格中的下拉按钮，打开筛选器。选择“日期筛选”选项，在其下级列表中选择“之后”选项，如图2-114所示。

Step 02 打开“自定义自动筛选”对话框，在第一组下拉列表的右侧列表框中输入“1990/1/1”，单击“确定”按钮，如图2-115所示。

Step 03 数据表中随即筛选出“出生年月”在“1990/1/1”之后的所有员工信息，如图2-116所示。

2.3.7　清除筛选

筛选过的字段，其筛选按钮会变成 样式。若要清除该字段的筛选，可以单击筛选按钮，打开筛选器，选择“从×××中清除筛选器”选项，如图2-117所示（图中×××为“出生年月”）。

若数据表中对多个字段执行了筛选，可以在“数据”选项卡的“排序和筛选”组中单击“清除”按钮，清除所有筛选，如图2-118所示。

2.3.8　高级筛选的应用

高级筛选能够设置复杂的筛选条件，而且筛选的方法更为开放和自由。执行高级筛选必须先设置筛选条件，然后才能执行筛选操作。

1．高级筛选的条件设置规则

条件区域由标题和条件两个部分组成，缺一不可，具体设置要求如下。

·　条件区域的标题不能写错，必须和数据源中的标题相同。

·　一行中设置多个条件时，表示筛选结果必须同时满足这一行中的所有条件。

·　一行可以看作一组条件，如果有多组条件，则需要写在多行中，如图2-119所示。

2．执行高级筛选

条件设置完成后便可以执行高级筛选，下面介绍具体操作方法。

Step 01 选中数据表中的任意一个单元格，打开“数据”选项卡，在“排序和筛选”组中单击“高级”按钮，如图2-120所示。

Step 02 弹出“高级筛选”对话框，在“列表区域”文本框中引用数据表区域，在“条件区域”文本框中引用条件区域，单击“确定”按钮，如图2-121所示。

Step 03 数据表中随即筛选出符合多组条件的数据，如图2-122所示。