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规范的数据源是顺利进行数据分析的前提，因此数据源的录入和整理至关重要。下面对Excel中常用的数据录入和整理方法进行详细介绍。
在编辑数据的过程中合理使用移动或复制功能，可以减少重复性工作，提高工作效率。
执行移动或复制的方法有很多种，用户可以使用功能区命令按钮、右键菜单、快捷键等方式执行移动或复制操作。
在表格中选中目标单元格或数据，打开“开始”选项卡，在“剪贴板”组中单击“剪切”按钮，随后选中新单元格或单元格区域，单击“粘贴”按钮，即可将目标单元格中的内容移动到新单元格中。
在表格中选中目标单元格或数据，单击“复制”按钮，随后选中新单元格或单元格区域，单击“粘贴”按钮，即可将目标单元格中的内容复制到新单元格中，如图2-14所示。
在表格中选中目标单元格或数据，随后在所选内容上右击，在弹出的快捷菜单中包含“剪切”“复制”以及“粘贴”选项，用户可通过这三个选项对所选数据执行剪切或复制操作，如图2-15所示。
图2-14
图2-15
移动数据时可使用Ctrl+X组合键剪切数据，用Ctrl+V组合键粘贴数据。
复制数据时可使用Ctrl+C组合键复制数据，用Ctrl+V组合键粘贴数据。
复制数据时，默认将数据以及单元格格式一起复制。但是在工作的过程中往往要面对很多不同的情况，例如只复制内容不复制格式、复制公式时只复制结果值而不复制公式、将内容复制为图片、让复制的内容与源数据保持链接、复制时自动实现行列转置等。此时便要选择相应的粘贴方式。
执行复制操作后，选中需要粘贴的单元格区域，然后在“开始”选项卡中执行如图2-16所示的操作，或在如图2-17所示的右键菜单中选择需要的粘贴方式。
图2-16
图2-17
粘贴选项说明如图2-18所示。
图2-18
在Excel中，不管是重复的数据，还是有规律的数据，都可以使用自动填充功能进行快速录入。
填充序号时可以使用拖曳填充柄的方式进行操作。下面介绍具体操作方法。
Step 01
分别在单元格中输入数字1和数字2，随后将这两个单元格选中，将光标移动到单元格的右下角，此时光标会变成
形状，这个黑色的十字形图标即为填充柄，如图2-19所示。
图2-19
Step 02 按住鼠标左键并向下方拖动，如图2-20所示。拖动到目标位置后松开鼠标，单元格中随即被自动填充序号，如图2-21所示。
图2-20
图2-21
拖曳填充柄完成填充后，区域的右下角会显示
按钮。单击该按钮，通过下拉列表中提供的选项可更改当前填充效果。例如，选择“复制单元格”选项，如图2-22所示，单元格区域随即复制第一个单元格中的数据，如图2-23所示。
图2-22
图2-23
当需要在连续的区域中填充相同的文本内容或日期序列时，也可以使用填充柄进行操作，操作方法与填充序号基本相同。在填充日期序列时只需要选中一个包含日期的单元格，然后拖动鼠标即可实现序列填充。
文本型数字和数值型数字虽然外观看起来一样，但本质是不同的数据类型。文本型的数值只能参与四则运算，无法参与函数公式运算，如果参与运算，可能造成计算错误或者不显示计算结果。
当在Excel中输入位数较多的数字时会遇到以下两个问题：
①超过11位的数字，会自动转换为科学记数法的形式显示。
②Excel的数值精度为15位，超过15位的数字会自动转换为“0”，如图2-24所示。
图2-24
为了避免上述情况，可以先将单元格设置成文本格式，再输入数字，这样所输入的数字便不再受到位数的限制。下面以输入身份证号码为例进行讲解。
Step 01 选择需要输入身份证号码的单元格区域，在“开始”选项卡的“数字”组中单击“数字格式”下拉按钮，在下拉列表中选择“文本”选项，如图2-25所示。
Step 02 所选区域随即被设置为文本格式，此时在该单元格区域中的任意一个单元格内输入的数字即为文本型数字，如图2-26所示。
图2-25
图2-26
除了更改单元格格式，用户也可先输入一个英文状态的单引号，然后再输入数字，这样也可以将所输入的数字转换为文本格式，如图2-27所示。
图2-27
若数字已经被输入到单元格中，将单元格格式转换为“文本”并不能让数字直接转换成文本格式，此时还需要多执行一步操作。下面介绍具体操作方法。
Step 01 选中包含手机号码的单元格区域，在“开始”选项卡的“数字”组中单击“数字格式”下拉按钮，在下拉列表中选择“文本”选项，如图2-28所示。
Step 02 保持所选区域不变，按Ctrl+C组合键进行复制，随后在“开始”选项卡的“剪贴板”组中单击“剪贴板”对话框启动器按钮，如图2-29所示。
图2-28
图2-29
Step 03 窗口左侧随即自动打开“剪贴板”窗格，该窗格中显示被复制的所有电话号码，单击“全部粘贴”按钮，此时所选区域中每个单元格的左上角均出现了绿色的小三角标志，说明手机号码已经被转换为文本类型，如图2-30所示。
图2-30
为了不影响数据的计算，可以将表格中的文本型数字转换为数值型数字，下面介绍具体的操作方法。
Step 01
选中包含文本型数字的单元格或单元格区域，此时单元格右侧会显示
按钮，单击该按钮，在下拉列表中选择“转换为数字”选项，如图2-31所示。
图2-31
Step 02 所选单元格区域中的所有数字随即被转换为数值型，如图2-32所示。
图2-32
为了避免在表格中输入超出范围的数值或日期，可以通过“数据验证”功能限制数据的录入范围。
下面以只允许在单元格中输入“2023/10/1”至“2023/10/31”的日期为例。
Step 01 选中需要限制数据输入范围的单元格区域，打开“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“数据验证”按钮，如图2-33所示。
图2-33
Step 02 弹出“数据验证”对话框，在“设置”选项卡中单击“允许”下拉按钮，在下拉列表中选择“日期”选项，如图2-34所示。
图2-34
Step 03 单击“数据”下拉按钮，在下拉列表中选择“介于”选项，如图2-35所示。
图2-35
Step 04 随后输入开始日期为“2023/10/1”，结束日期为“2023/10/31”，设置完成后单击“确定”按钮关闭对话框，如图2-36所示。
图2-36
Step 05 此时，在设置了验证条件的单元格中输入超出范围的日期，将弹出错误提示对话框，如图2-37所示。
图2-37
设置数值的输入范围与设置日期的输入范围的操作方法基本相同。例如需要将输入的数值限制为1～100，可以先选中单元格区域，打开“数据验证”对话框，设置“允许”输入“整数”，“数据”使用默认的“介于”，接着输入“最小值”为“1”，“最大值”为“100”，单击“确定”按钮即可，如图2-38所示。
图2-38
当数据源中包含重复内容时，需要将重复的部分删除。为了防止向表格中输入重复的数据，从根源解决重复内容的问题，可以设置禁止输入重复内容。
当数据源中包含重复记录时，若用眼逐一查找，不仅浪费时间，而且容易漏掉。此时可使用Excel内置的“删除重复值”功能快速删除重复记录，具体的操作方法如下。
Step 01 选中包含重复值的单元格区域（连同标题一起选中），打开“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“删除重复值”按钮，如图2-39所示。
图2-39
Step 02 弹出“删除重复值”对话框，在“列”列表框中包含了所选数据源中的所有列标题，将不需要排查重复值的列取消勾选，此处取消“序号”复选框的勾选，单击“确定”按钮，如图2-40所示。
图2-40
Step 03 系统随后弹出对话框，提示删除的重复项数量以及保留的唯一值数量，单击“确定”按钮，即可将表格中的重复项删除，如图2-41所示。
图2-41
表格中有些数据具有唯一性，此时可以使用“数据验证”功能设置指定的区域内禁止输入重复内容，具体的操作方法如下。
Step 01 选中需要禁止输入重复数据的单元格区域，此处选择A2:A11单元格区域，打开“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“数据验证”按钮。
Step 02 弹出“数据验证”对话框，在“设置”选项卡中设置验证条件“允许”为“自定义”，接着设置“公式”为“=COUNTIF($A$2:$A$11,A2)=1”，单击“确定”按钮，如图2-42所示。
图2-42
Step 03 设置完成后，在所选单元格区域中输入重复的数据，系统将弹出停止对话框，用户可单击“重试”按钮，重新输入数据，或单击“取消”按钮，取消当前输入的内容，如图2-43所示。
图2-43
COUNTIF函数用于统计所选区域内符合指定条件的单元格数目。作为本例数据验证的条件，统计$A$2:$A$11区域内从A2单元格开始，每个单元格中所包含的内容只能出现1次。
在整理数据源的过程中，拆分与合并数据是比较常见的操作。用户可以使用多种方法拆分或合并数据。
用作数据分析的数据源，要求行列清晰，属性明确，一个单元格中通常只输入一种属性的数据。当多种属性的数据混合出现在一个单元格中时，需要对数据进行拆分。在Excel中拆分数据有很多种方法，拆分数据前应先观察混合数据的特点，然后根据特点选择合适的拆分方法。下面使用“分列”功能拆分数据。
Step 01 选中需要拆分的数据所在的单元格区域，打开“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“分列”按钮，如图2-44所示。
图2-44
Step 02 弹出“文本分列向导-第1步，共3步”对话框，此处保持默认选中“分隔符号”单选按钮，单击“下一步”按钮，如图2-45所示。
图2-45
Step 03 打开“文本分列向导-第2步，共3步”对话框，勾选“其他”复选框，并在右侧文本框中输入所选混合数据的分隔符，单击“下一步”按钮，如图2-46所示。
图2-46
Step 04 打开“文本分列向导-第3步，共3步”对话框，保持所有选项为默认，单击“完成”按钮，如图2-47所示。
图2-47
Step 05 混合数据随即根据分隔符位置自动拆分为多列，如图2-48所示。
图2-48
若单元格中要拆分的数据每种属性的字符宽度基本相同，可以使用“分列”功能，根据字符宽度进行拆分。
Step 01 选中需要拆分的数据所在的单元格区域，打开“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“分列”按钮，打开“文本分列向导-第1步，共3步”对话框。在对话框中选中“固定宽度”单选按钮，单击“下一步”按钮，如图2-49所示。
图2-49
Step 02 在“数据预览”区域中要分列的位置单击，添加分隔线，随后单击“下一步”按钮，如图2-50所示。
Step 03 在“目标区域”文本框中引用存放拆分后数据的首个单元格，单击“完成”按钮，如图2-51所示。
Step 04 所选单元格区域中的混合数据根据对话框中添加的分隔线自动分列显示，如图2-52所示。
图2-50
图2-51
图2-52
使用“分列”功能拆分数据时，也可以跳过某些不需要在拆分后显示的列。在“文本分列向导-第3步，共3步”对话框中的“数据预览”区域单击要跳过的列，选中“不导入此列（跳过）”单选按钮，最后单击“完成”按钮即可，如图2-53所示。
图2-53
“快速填充”是Excel 2013版本新增的一种功能，使用该功能可以轻松完成各种数据拆分或合并。
Step 01 分别在B2、C2、D2单元格中手动输入A2中第一条信息的拆分示例，如图2-54所示。
Step 02 选中B3单元格，按Ctrl+E组合键，即可拆分出A列所有合并信息中的姓名，如图2-55所示。
图2-54
图2-55
Step 03 依次选中C3单元格，按Ctrl+E组合键，拆分出性别信息；选中D3单元格，按Ctrl+E组合键，拆分出年龄信息，如图2-56所示。
图2-56
合并数据的方法与拆分数据基本相同，下面介绍具体操作方法。
Step 01 在D2单元格中输入一个A2、B2和C2单元格的合并示例，随后选中D2单元格，或选中其下方的单元格，如图2-57所示。
Step 02 按Ctrl+E组合键，即可根据合并示例合并左侧多个列中的数据，如图2-58所示。
图2-57
图2-58
使用“快速填充”功能时，被拆分或合并的数据必须与原始数据表相邻，中间不能有空白列，否则无法完成拆分。
在表格中输入的或从外部导入的日期，如果格式不规范，Excel不会将其识别为日期，如图2-59所示，从而对数据的统计和分析造成不便。因此当数据源中包含格式不规范的日期时，需要将其转换为标准的日期格式。
图2-59
当日期使用统一的符号作为分隔符时，可使用“查找和替换”功能替换日期中的分隔符，具体的操作方法如下。
Step 01 选中包含日期的单元格区域，按Ctrl+H组合键，打开“查找和替换”对话框。在“替换”选项卡中的“查找内容”文本框中输入当前日期中的分隔符号，在“替换为”文本框中输入日期的标准分隔符“/”，单击“全部替换”按钮，如图2-60所示。
图2-60
Step 02 系统随即弹出对话框，提示完成了多少处替换，单击“确定”按钮关闭对话框，如图2-61所示。
Step 03 此时所选区域中所有日期的分隔符已经被替换，日期被转换为标准格式，如图2-62所示。
图2-61
图2-62
使用“分列”功能，可以将多种不规范的日期格式快速更改为标准的日期格式，具体操作方法如下。
Step 01 选中包含日期的单元格区域，打开“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“分列”按钮。弹出“文本分列向导-第1步，共3步”对话框，单击“下一步”按钮，如图2-63所示。
图2-63
Step 02 进入第2步对话框，保持默认设置，再次单击“下一步”按钮，打开第3步对话框，选中“日期”单选按钮，单击“完成”按钮，如图2-64所示。
Step 03 所选单元格区域中的日期随即被更改为标准日期格式，如图2-65所示。
图2-64
图2-65
当数据源区域包含空白单元格、空行或空列时，空白单元格代表数据的缺失，空行和空列还会破坏数据源的完整性，很容易造成数据源的割裂，会将一份完整的数据源分隔成多段，用户需要根据实际情况对数据源中的空值进行处理。
当需要在不相邻的多个区域中批量填充相同内容时，可以先定位要输入内容的单元格区域，然后一次性输入内容。例如，在指定区域中的所有空白单元格内输入数字0，具体操作方法如下。
Step 01 选中包含空白单元格的区域，按Ctrl+G组合键打开“定位”对话框。单击“定位条件”按钮，如图2-66所示。
图2-66
Step 02 系统弹出“定位条件”对话框，选择“空值”单选按钮，单击“确定”按钮，如图2-67所示。
图2-67
Step 03 所选区域中的空白单元格全部被选中。直接输入0，然后按Ctrl+Enter组合键，空白单元格全部自动填充数字0，如图2-68所示。
图2-68
若数据源中的空白单元格形成无效信息，则可将包含空白单元格的行或列删除，以清除无效数据。下面以删除包含空白单元格的行为例进行介绍。
Step 01 选中包含数据源的单元格区域，按Ctrl+G组合键，打开“定位”对话框，单击“定位条件”按钮，如图2-69所示。
Step 02 打开“定位条件”对话框，选中“空值”单选按钮，单击“确定”按钮，如图2-70所示。
图2-69
图2-70
Step 03 数据源中的所有空白单元格被选中，右击任意被选中的单元格，在弹出的快捷菜单中选择“删除”选项，如图2-71所示。
Step 04 打开“删除文档”对话框，选中“整行”单选按钮，单击“确定”按钮，如图2-72所示。
图2-71
图2-72
Step 05 数据源中包含空白单元格的行被全部删除，如图2-73所示。
图2-73
若要删除包含空白单元格的整列，只需在“删除文档”对话框中选择“整列”单选按钮即可，如图2-74所示。
图2-74
批量删除空行的方法不止一种，使用上述定位空值的方法可以批量删除数据源中的空行和空列。将整个数据源选中，随后使用“定位”功能定位所有空白单元格，所有空行或空列被选中，最后执行删除操作即可。此处介绍另外一种常用操作，使用“筛选”功能批量选择空行，然后进行删除。下面介绍具体的操作方法。
Step 01 选中包含空行的数据源区域，打开“数据”选项卡，在“排序和筛选”组中单击“筛选”按钮，将数据源切换到筛选模式，如图2-75所示。
Step 02 数据源中的每个标题单元格内均显示下拉按钮，单击任意标题中的下拉按钮，在下拉列表中取消勾选“全选”复选框，只勾选最底部的“空白”复选框，单击“确定”按钮，如图2-76所示。
图2-75
图2-76
Step 03 数据源中的所有空行随即被筛选出来，选中所有空行，并在选中的空行上方右击，在弹出的快捷菜单中选择“删除行”选项，即可删除所有空行，如图2-77所示。
Step 04 打开“数据”选项卡，在“排序和筛选”组中单击“清除”按钮，使被隐藏的数据重新显示，如图2-78所示。
图2-77
图2-78
数据源中的合并单元格会对数据分析造成很大影响，例如，用户无法使用常规方法对包含合并单元格的数据表进行排序。创建数据透视表后，合并单元格所对应的数据也无法被准确提取。因此应取消数据源中的合并单元格。
取消合并单元格的方法很简单，但是取消合并单元格后，部分数据会丢失，形成空白单元格，用户需要将空缺的信息补全。具体操作方法如下。
Step 01 选中包含合并单元格的区域，打开“开始”选项卡，在“对齐方式”组中单击“合并后居中”下拉按钮，在下拉列表中选择“取消单元格合并”选项，如图2-79所示。
图2-79
Step 02 合并单元格随即被拆分，保持所选单元格区域，按Ctrl+G组合键打开“定位”对话框，单击“定位条件”按钮，如图2-80所示。
Step 03 打开“定位条件”对话框。选中“空值”单选按钮，然后单击“确定”按钮，如图2-81所示。
图2-80
图2-81
Step 04 所选区域中的所有空白单元格随即被选中，直接输入公式“=B2”。按Ctrl+Enter组合键，所有空白单元格自动填充与上方单元格相同的内容，如图2-82所示。
图2-82