4.3 采购付款和月末对账

除了进行会计处理外，采购付款和月末对账也是企业必不可少的环节。企业应根据合同履行进度支付相关采购货款，严格执行资金支付制度，保障企业的权益，并按流程与供应商进行对账，确保相关业务准确无误。

4.3.1 采购付款

采购部门在相关人员办理完采购物资验收入库工作后，应尽快从供应商处取得采购发票，采购物资和采购发票核对一致后，应根据采购合同或订单约定的付款期限，填制付款申请单的相关信息，并后附验收单、入库单、采购发票等相关原始凭证，发起付款申请审批流程。

财务部门复核付款申请单，主要复核的内容包括付款金额的核算是否正确；验收单、入库单、采购发票等相关原始凭证是否与采购事项一致；收款方是否与采购发票的开具方一致，是否与采购合同或订单的签订方一致；付款金额是否已编报资金计划，是否在资金计划的范围内；付款方式是否符合公司利益；等等。经复核无误的，由财务部门负责人签名确认。

经审核并确认的付款申请单由总经理进行审批，签名确认后交给财务部出纳付款处理。

在未收到采购物资并须提前预付货款时，同样须由采购部门人员填制付款申请单，并按上述审批流程审批后支付。

经审批确认的付款申请单交予出纳，出纳在支付款项前，应独立复核所有的审批手续是否齐全、所有的原始凭证与付款申请是否相符等，再根据付款方式办理款项支付手续。须支付现金的，由出纳支付现金，并加盖现金付讫章或签名确认，并经领款人签收后将相关原始凭证转交会计人员进行账务处理。须通过网银支付或办理银行汇兑的，经网银支付或银行支付审批流程后办理，并将相关原始凭证转交会计人员进行账务处理。出纳在办理完资金支付后，应根据支付的款项登记现金日记账或银行日记账。付款申请单的样式如表4.1所示。

4.3.2 月末对账

企业在每月末还应该进行对账工作，以确保本月所发生的业务核算无误。月末对账工作分为内部对账和外部对账，内部对账是指有关业务部门与本企业财务部门进行对账，外部对账是指本企业与供应商进行对账。

采购人员应定期与财务人员进行对账，时间最好定在每月末，因为一般这时候财务人员已经完成了相关账务处理。与财务人员对账的主要内容包括收货情况、款项支付情况以及应付账款明细余额情况等。对账应采用书面形式，在核对一致时，应由采购人员及财务人员共同签名确认；核对不一致时，应查明原因，并与财务人员进行沟通，及时进行处理。

采购人员与财务部对账一致后，应及时与供应商对账，与供应商对账的主要内容包括采购数量、采购单价、采购金额、预付款情况及应付款余额等。对账应采用书面形式，核对一致时，应由供应商跟单人员签名并加盖公章后回寄给采购人员，如果因供应商原因不能加盖公章，至少应要求供应商书面授权相关人员签名生效；核对不一致时，应查明原因，并与供应商进行沟通，及时进行处理。对账单的样式如表4.2所示。