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4.1 采购环节的主要业务活动

本节通过介绍采购部门的职责和采购环节的主要业务活动,让读者对企业的采购活动有一定的了解,有助于理解以后环节的账务处理。

4.1.1 采购部门的主要职责

采购部门的主要职责包括但不限于以下流程。

(1)负责制定、修改采购管理制度、流程。

(2)负责制订采购计划和采购预算。

(3)负责调查采购市场,包括资源分布情况、供应商情况、品种质量、价格情况等,并掌握供货渠道。

(4)负责供应商的准入、初步评审、年度评估,合格供应商的管理及更新,以及供应商档案资料的管理。

(5)负责实施采购计划。

(6)负责采购谈判管理,包括确定价格、交货期、质量及价款结算等相关条件。

(7)负责组织实施比质比价流程。

(8)负责签署采购合同或编制采购订单,规范合同的签订,降低采购的风险。

(9)负责采购预付货款及结算货款的申请,避免因盲目采购而造成资金积压。

(10)负责采购物资的质量跟踪,以及呆料、废料的预防及处理。

(11)负责物料信息管理,包括建立物料编码规则。

(12)负责建立采购管理台账。

(13)负责与财务部及供应商定期对账。

(14)负责控制采购价格、采购成本及建立成本分析机制。

(15)负责与采购活动相关的其他工作。

4.1.2 采购环节的主要业务活动

每一家企业的采购业务活动视企业的实际经营情况会有所不同,但大多数工业企业采购环节都包含以下流程。

(1)确定需求:由生产部提出需求,采购部结合仓务部提供的该需求物品库存数量,制订采购计划。

(2)选择供应商:采购部应至少比对3家供应商,然后选择性价比最高的一家。

(3)订单处理:采购部与供应商签订合同,落实采购计划。

(4)物料接收:采购部与质检部、仓务部共同对物料进行验收并办理入库,确保质量合格及数量相符。

(5)发票校验:采购部应要求供应商提供所采购物料的全部增值税发票,不得以收据代替,并将发票交予财务部,核对无误后方可入账。

(6)付款:采购部应根据合同上约定的履约进度办理付款业务,把所有付款所需凭证交予财务部,由财务部负责付款。 Xz1I30iOJkP7z5Zy1tiFYMV16bsVjaBD9o1tcpZxferSz95T8nAChAROzl/myExc

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