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本节通过介绍采购部门的职责和采购环节的主要业务活动，让读者对企业的采购活动有一定的了解，有助于理解以后环节的账务处理。
采购部门的主要职责包括但不限于以下流程。
（1）负责制定、修改采购管理制度、流程。
（2）负责制订采购计划和采购预算。
（3）负责调查采购市场，包括资源分布情况、供应商情况、品种质量、价格情况等，并掌握供货渠道。
（4）负责供应商的准入、初步评审、年度评估，合格供应商的管理及更新，以及供应商档案资料的管理。
（5）负责实施采购计划。
（6）负责采购谈判管理，包括确定价格、交货期、质量及价款结算等相关条件。
（7）负责组织实施比质比价流程。
（8）负责签署采购合同或编制采购订单，规范合同的签订，降低采购的风险。
（9）负责采购预付货款及结算货款的申请，避免因盲目采购而造成资金积压。
（10）负责采购物资的质量跟踪，以及呆料、废料的预防及处理。
（11）负责物料信息管理，包括建立物料编码规则。
（12）负责建立采购管理台账。
（13）负责与财务部及供应商定期对账。
（14）负责控制采购价格、采购成本及建立成本分析机制。
（15）负责与采购活动相关的其他工作。
每一家企业的采购业务活动视企业的实际经营情况会有所不同，但大多数工业企业采购环节都包含以下流程。
（1）确定需求：由生产部提出需求，采购部结合仓务部提供的该需求物品库存数量，制订采购计划。
（2）选择供应商：采购部应至少比对3家供应商，然后选择性价比最高的一家。
（3）订单处理：采购部与供应商签订合同，落实采购计划。
（4）物料接收：采购部与质检部、仓务部共同对物料进行验收并办理入库，确保质量合格及数量相符。
（5）发票校验：采购部应要求供应商提供所采购物料的全部增值税发票，不得以收据代替，并将发票交予财务部，核对无误后方可入账。
（6）付款：采购部应根据合同上约定的履约进度办理付款业务，把所有付款所需凭证交予财务部，由财务部负责付款。