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此次内蒙古自治区公共机构能耗定额项目的数据主要来源于内蒙古自治区机关事务管理局。项目实施计划进度见图3-1。
内蒙古自治区机关事务管理局提供的数据是从全区各公共机构单位2016-2019年能源使用状况概要统计报表中汇总得来。由于公共机构能源使用状况概要统计报表主要用于衡量各单位两年之间能源使用状况变化（用于计量各单位能源消耗是否逐渐减少而制定的统计报表），因此在报表的设计结构上、数据的内容上，与本次公共机构能耗定额项目所要求的数据类型存在较大差异，需要对该报表的数据进行转化与整理才可以使用。
图3-1 项目实施进度计划
为了保证标准制定的科学与严谨，在此次内蒙古自治区公共机构能耗定额工作中将2016-2018年的数据定为分析数据，2019年的数据定为验证数据。
而在项目进展的后期，项目组又得到了电力部门的帮助，对部分盟市公共机构的有关电力能耗数据进行了侧面验证。
此次数据收集工作由内蒙古自治区机关事务管理局牵头，各有关部门进行配合。为推进定额标准编制工作的顺利进行，分别组织了不同级别的动员、培训、启动会议，在会议上对定额标准编制、应用目的和意义、工作计划和步骤、调研内容和方法等进行了介绍，并对各级公共机构负责统计能源数据的工作人员，就数据收集工作的重要性、意义以及行动方案进行了宣传和动员。在对有关工作人员进行了线上和线下的培训后，由各公共机构负责统计能源数据的工作人员以公共机构能源使用状况发票为依据填写统一的数据报表。然后由内蒙古自治区机关事务管理局的工作人员，对这些报表数据进行初步汇总。
最后共收集了2万余家公共机构能源使用状况数据，基本收录了拥有公共机构能源统计部门功能的公共机构，其2016-2019年的能源使用状况数据超过了全区在册公共机构的96%。应该说此次数据收集工作收集的数据是比较完备的。
数据库内涵盖内蒙古自治区内2万余家公共机构能源使用状况数据，从行政区域上看，包含内蒙古自治区及其下辖的12个盟市级各个公共机构能源使用状况数据。从行业分类上看，包含国家机关教育事业单位、科技事业单位、文化事业单位、卫生事业单位、体育事业单位、团体组织及其他全部或者部分使用财政性资金的事业单位（除教育机构与医疗机构）和团体组织的能源使用状况数据。从气候区域分类上看，涵盖高原、山地、丘陵、平原、沙漠、河流、湖泊等地貌气候区域公共机构能源使用状况数据。
在该次数据收集过程中，核心原则为确定数据的对标值和调整方法。对标值包括确定采集数据的时间边界、确定与能耗数据相关建筑物的物理边界、确定此次数据收集过程中能源种类的边界、确定此次数据收集过程中涉及能源消耗与用能人员的边界、确定各类能源的合理使用边界。确定有关能源数据的调整方法，例如对不同的能源如何进行折算，折算后以何种方式统一计量与表述等。
在此基础上，确定各公共机构能耗数据的分类边界，如温度区域划分边界、行政统属划分边界、行政区域划分边界及行业分类划分边界。不同分类边界的划分会产生一定的矛盾带来数据上的噪声，要确定降噪、去噪的原则与方法。
以内蒙古自治区区级直属公共机构为例，在采集数据过程中发现直接管理的单位共有270余家，几乎全部为合署办公主管单位，其中包括70余个党政机关（省级单位）、10余家教育机构（含高等教育与中等教育）、近200家其他机构、6家医疗机构（6家三级机构）。但是从单位所在地来看，虽然大部分单位都在呼和浩特市，但其中包头轻工职业技术学院和内蒙古自治区镫口扬水灌区管理局位于包头市，内蒙古自治区人民政府外事办公室签证处（北京）位于北京市。在研究区域能耗特点时如果没有对这些单位的能耗数据做规划处理，就会产生噪声。
依据国家机关事务管理局《指南》的指导，为保证所收集数据的有效性和稳定性，在收集公共机构能耗数据的过程中，项目组确立了所收集能耗数据的时间边界。首先，尽力扩展所能收集的相同类型能耗数据的年限边界。将数据的年限设置为2016-2019年，超出国家的近3年能耗数据的规定。其次，根据数据源自公共机构能源使用状况发票数据报表的时间特性，将每年数据的起始日期定为该年的1月1日，截止日期定为该年的12月31日。
依据《指南》的指导，为保证收集数据的统一性和合理性，项目组确立了所收集能耗数据中建筑物的物理边界为该建筑物的建筑面积。这一部分是考虑到在公共机构工作运行过程中，建筑中的非使用面积仍可能产生照明插座、空调、动力等能源的消耗。还有一部分是出于数据的真实性考量，因为公共机构的建筑面积都是经过核实备份的，是有交叉数据可以验证的。考虑到可能存在某部分建筑面积不消耗采暖供能，又将采暖建筑面积数据项特殊划出，作为统计的参考值。
依据《指南》的指导，项目组确立了所收集能耗数据中能源种类的边界。出于鼓励公共机构节能减排的目的和标准保障公共机构工作运行的需求的考量，项目组只将公共机构日常工作过程中使用的煤、燃气、燃油、电、热力等产生碳排放的能源（含车辆能耗）计入统计范围。将风能、太阳能等清洁能源只计入附录，不计入能耗统计范围。
依据《指南》的指导，项目组确立了公共机构运行过程中与能源消耗有关的人员种类的边界。尽量从公共机构用能数据中收集所有使用能源的人员，以确保能源使用的合理性。例如，为保证所收集数据的合理性与可行性，项目组确立各公共机构用能人员应包含在编人员、长期聘（借）的编外人员、工勤保障人员、外来人员等可记录、可查验的用能人员，如学校应记录学生人数，医院应记录来访病人、陪护人员等。
依据《指南》的指导，项目组确立了公共机构运行过程中各类能源的合理使用边界。边界的确定参考了公共机构近几年能耗数据的分布曲线，对比了邻近省份各类型公共机构所划定的能源合理使用边界，综合了国家机关事务管理局专家的意见。召开专家研讨会与论证会讨论了边界设定的合理性与可行性。例如，在计算公共机构单位建筑面积能耗和单位建筑面积电耗时，考虑到建筑面积的统计范围由建筑能耗和电耗的统计范围来确定，没有计入建筑能耗、电耗统计范围的区域，应去除该区域的建筑面积。再如，根据计算，一般单位的合理能耗适用范围：人均综合能耗应为200～2000kgce/p，单位建筑面积能耗应为25～75kgce/m 2 。
为了保证能耗数据便于统计和计算，将石化能源数据的计量单位统一为标准煤的发热量kgce，电耗统一为kW·h。例如，固体燃料发热量按GB/T 213的规定测定，液体燃料发热量按GB/T 384的规定测定，能源的低位热值原则上以实测为准，若无条件实测，可通过热值折算为标准煤，进行综合计算所得能源消耗量。
在上述基础上，还要确定各其他有关公共机构能耗数据的分类边界，如温度区域划分边界、行政统属划分边界、行政区域划分边界及行业分类划分边界。这部分内容将在第4章详述，在此不再赘述。